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Con el fin de asesorar a las entidades públicas del país en el tema del Sistema de Gestión de la Calidad, Función Pública realizó el miércoles 30 de septiembre un chat temático en el que se resolvieron las inquietudes de los servidores.

A través de esta jornada, llevada a cabo entre las 8:30 a.m. y las 9:30 a.m., los servidores de las entidades públicas del país conocieron diversos aspectos acerca de la implementación del Sistema, actualizaciones y cambios.

A continuación se presentan las inquietudes manifestadas por los usuarios que participaron en el chat:

¿Qué es el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y cuál es su objetivo?
El Sistema de Gestión de la Calidad es una estructura de trabajo integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales de una entidad, que dirige y evalúa el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción del usuario; su objetivo es ser guía de las acciones de la fuerza de trabajo institucional.

¿Qué entidades deben implementar el SGC?
El SGC debe ser implementado por todas las entidades públicas, incluyendo las corporaciones autónomas regionales y empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública.

¿Cuáles son los beneficios que presta el SGC a las entidades que lo han implementado?
El SGC permite detectar y corregir oportunamente las desviaciones de los procesos, que pueden afectar el cumplimiento de los requisitos; Además, facilita el control político y ciudadano a la calidad de la gestión de las entidades públicas.

Si la Norma ISO se actualizara a la versión 2015, ¿la NTCGP 1000 será igualmente actualizada?
En el año 2014 Función Pública trabajó sobre este tema; no obstante, dado que por el artículo 133 del Plan Nacional de Desarrollo se van a unificar el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), se tomarán aspectos de actualización a la Norma ISO pero no se actualizará de versión la NTCGP1000.

En quién recae la responsabilidad del Sistema de Calidad cuándo se tienen armonizados los sistemas de Calidad, MECI y Sistema de Desarrollo Administrativo, Sisteda?
Se debe revisar la estructura que tenga la entidad en cuanto a la integración de comités: el Comité de Coordinación de Control Interno es estratégico y desde allí pueden tratar los temas sobre los tres sistemas, en el caso del nivel territorial, para el nivel nacional existen los Comités de Desarrollo Administrativo donde tratan los temas de Sisteda. Por otro lado, el comité operativo MECI-Calidad les va a permitir desarrollar las actividades de sostenimiento de los tres sistemas.

En cuanto a los procesos de evaluación independiente deben trabajar de forma conjunta con el Jefe de Control Interno de su entidad, quien es el líder de las auditorías, incluyendo las auditorías de calidad.

Si una entidad está llevando a cabo la implementación del Sistema Integrado de Gestion de Calidad, pero por motivos diversos como el cambio permanente del representante de la dirección y del profesional de planeación aún no se ha certificado,

¿Qué medidas se podrían tomar?
En primer lugar es importante tener en cuenta que la certificación de calidad no es obligatoria, por lo que los esfuerzos esencialmente deben orientarse a la implementación de los sistemas y en este caso a la integración de los mismos. Será preciso revisar en un tiempo prudencial la madurez del sistema, con el fin de determinar si optan o no por la certificación.

Si una entidad está certificada en NTCGP1000, pero el ente certificador también da el certificado en ISO9001, ¿Cómo se daría la certificación en las dos normas si las estructuras de la ISO y de la NTCGP1000 son diferentes?
La prioridad debe estar sobre los lineamientos que se generen sobre la norma NTCGP1000, ya que la ISO9001 no es obligatoria para las entidades públicas; en este caso, se sugiere aplazar los cambios generados por la actualización de la ISO9001 para evitar invertir recursos en un tema que no es de obligatorio cumplimiento.

¿Qué cambios han surgido en cuanto a Calidad?
En este momento, Función Pública está trabajando en la unificación del Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento del artículo 133 del Plan Nacional de Desarrollo que así lo exige, no obstante hasta tanto no se cuente con toda la estructura y reglamentación correspondiente, seguimos trabajando bajo el esquema actual de la NTCGP1000:2009.

¿Es obligatorio para una entidad acceder a la certificación NTCGP1000?
De acuerdo con los lineamientos de la Ley 872 de 2003 La certificación de calidad no es obligatoria, lo que es obligatorio es implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo el esquema de la Norma Técnica NTCGP1000:2009.

¿Cuál es el procedimiento a seguir para incluir una dependencia en el mapa de procesos y que implicaciones trae para el sistema?
Al incluir un proceso nuevo, se genera una actualización del Sistema lo que deberá generar cambios en las versiones de los documentos y del mapa del procesos de la entidad, pero no debería acarrear mayores traumatismos; es relevante que ante estos cambios se generen procesos de re-inducción o bien de divulgación de los cambios realizados a todos los servidores.

¿Si una entidad sólo cuenta prestación de servicios de apoyo en la implementación del MECI, qué metodología se aconseja para comenzar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad?
Cabe precisar que para las entidades territoriales la implementación del SGC no es obligatoria; se sugiere revisar qué aspectos del MECI tiene implementados y trabajar sobre esta estructura y su fortalecimiento. Más adelante la entidad podría considerar la posibilidad de implementar la norma técnica.

Dada la actualización de la NTC ISO 9001:15, ¿Se está trabajando en la actualización de la NTCGP1000?
La actualización de la NTCGP1000 se trabajó en el año 2014, pero para esta vigencia el tema no continúa debido a que un artículo del Plan Nacional de Desarrollo exige unificar El Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad. No obstante se tomarán como insumo los análisis ya realizados sobre la actualización de la ISO9001.

¿Qué debe hacer una Empresa Social del Estado E.S.E. municipal para implementar el SGC?
La ESE está obligada a implementar el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención de Salud, tema sobre el cual el Ministerio de Salud genera los lineamientos correspondientes, estas entidades al dar cumplimiento a esta normatividad estarían dando cumplimiento a la Ley 872 de 2003, esto de acuerdo con el Decreto 4295 de 2007.

¿Qué estímulos y reconocimientos ha impulsado el Gobierno Nacional a las entidades que han implementado su sistema de gestión de calidad, principio establecido en el artículo 7 de la ley 872 de 2003, en el paragrafo 1?
Todos los años, a través de convocatoria del Premio Nacional de Alta Gerencia, se premian este tipo de iniciativas.

¿Si una entidad cuenta con 223 procedimientos, qué estrategias se sugieren para realizar el respectivo seguimiento y control en la implementación por parte de sus servidores públicos?
Se sugiere inicialmente revisar la pertinencia de todos los 223 procedimientos, ya que muchas veces se pretende llevar las actividades más elementales a procedimientos, lo que genera una recarga administrativa innecesaria, lo que complica su apropiación por parte de los servidores de la entidad. Por esta razón, el Sistema debe trabajar para que la operación de la entidad funcione en las mejores condiciones.

¿Qué perfil debe tener la personal que lidere la gestión de calidad en una E.S.E.?
Se sugiere en primera instancia que tenga conocimiento del Sector Público, que haya tenido experiencia implementando el SGC en otras entidades similares y que tenga habilidades de comunicación.

¿Quiénes conforman el comité de SGC en una universidad o Institución de educación superior?
Dependiendo de la complejidad de la entidad se sugiere que estos comités tengan niveles de autoridad, así por ejemplo debe existir un comité estratégico del cual hacen parte personas con capacidad de decisión (nivel directivo) y un comité operativo, en el cual deben participar representantes de cada uno de los procesos con que cuenta la entidad. En el primero se toman decisiones sobre el sistema y en el otro se desarrollan las actividades concretamente. Una de las observaciones que han realizado los entes de control es que todo debe estar documentado, pero la norma dice que deben estarlo los que la entidad estime necesarios El tema documental del que trata la norma técnica debe estar armonizado con las normas sobre gestión documental, ya que sobre esos aspectos normalmente los organismos de control verifican la documentación y registros correspondientes.

¿Las entidades podrían participar en mesas de trabajo en la unificación del Sisteda y el SGC?
Cuando se tenga la estructura definitiva del modelo unificado, Función Pública realizará grupos focales y consultas públicas, donde se espera la participación de las entidades y poder conocer sus experiencias frente a la implementación de ambos sistemas.