Para seleccionar los 5 valores, el equipo de trabajo revisó los más votados por servidores y ciudadanos en el proceso participativo e integró los valores que más se asemejaban unos con otros. Así, se definió que el código estaría compuesto por los siguientes valores: Honestidad (integración de honestidad y transparencia – 13.879 votos), Respeto (1.168 votos), Compromiso (integración de Actitud de Servicio y Compromiso – 4.137 votos), Diligencia (Integración probidad, idoneidad y eficiencia – 2.138 votos) y Justicia (643 votos). Una vez seleccionados los valores, el equipo de Función Pública trabajó en la redacción de las definiciones, así como de los principios de acción, buscando mantener un lenguaje simple y cercano. También se le apostó a un diseño fresco y agradable, con fotos de servidores públicos reales.

¿Qué condiciones deben tener los empleos para ser considerados Gerencia Pública?

En las entidades del orden nacional es gerente público quien cumple las cuatro condiciones siguientes: 1. Ser funcionario público 2. Pertenecer al nivel directivo 3. Ocupar un empleo de libre nombramiento y remoción 4. No haber sido nombrado directamente por el Señor Presidente de la República. En las entidades del orden territorial es gerente público quien cumple las cuatro condiciones siguientes: 1. Ser funcionario público 2. Pertenecer al nivel directivo 3. Ocupar un empleo de libre nombramiento y remoción 4. No estar desempeñando el cargo de: Secretario de Despacho, Director, Gerente, Rector de Institución de Educación Superior distinto a los entes universitarios autónomos. (Ver artículo 47 de la Ley 909 de 2004).

¿Los secretarios de despacho de las alcaldías son gerentes públicos?

No. Los empleos de secretario de despacho de las entidades del orden territorial no se consideran gerentes públicos y por lo tanto no están obligados a concertar acuerdos de gestión. En igual situación están los directores, gerentes o rectores de instituciones de educación superior distintas a los entes universitarios autónomos. (Art. 47, Ley 909 de 2004).

¿Qué otros empleos del nivel territorial no se consideran Gerencia Pública?

En el nivel territorial, no se consideran empleos de Gerencia Pública aquellos que han sido considerados de Alta Dirección Territorial, de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo del artículo 4 del Decreto 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. Estos empleos son: Diputados, Gobernadores, Concejales, Alcaldes Municipales o Distritales, Alcalde Local, Contralor Departamental, Distrital o Municipal, Personero Distrital o Municipal, Veedor Distrital, Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos, Gerentes de Unidades Administrativas Especiales, Directores, Gerentes o Presidentes de entidades descentralizadas.  Así mismo, de conformidad con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, el empleo de Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en el nivel territorial, a partir de la vigencia de la citada ley pasa a clasificarse como de período fijo de cuatro (4) años que comienza en la mitad del respectivo período del Gobernador o Alcalde. Por lo cual también quedan exceptuados.

¿Quien está en calidad de encargado en un empleo de gerencia pública, concerta acuerdo de gestión?

Si se trata de un encargo en situación de vacancia definitiva, el encargado no concerta acuerdo de gestión porque esta situación administrativa no puede superar los tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo debe ser provisto en forma definitiva (artículo 24. Ley 909 de 2004), y de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.13.1.9 del Decreto 1083 de 2015, para que el gerente público y su superior jerárquico concerten y formalicen el acuerdo de gestión se prevé un plazo no mayor a cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de posesión del cargo; se entendería entonces que en la situación de encargo antes mencionada no se alcanzaría a concertar el acuerdo de gestión. Si se trata de un encargo en situación de vacancia temporal el encargado si debe suscribir acuerdo de gestión con su superior jerárquico, siempre y cuando dicha vacancia supere los cuatro (4) meses antes mencionados.

¿Cuál es la fecha máxima para concertar y evaluar el acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión está muy ligado a la planeación institucional; por lo tanto, debe concertarse en el momento en que se adopten las metas y planes institucionales. Su evaluación debe realizarse en un plazo no mayor de tres meses, contado a partir de la finalización de la vigencia del acuerdo; sin embargo, es conveniente que este proceso se realice antes de que se surtan las evaluaciones del desempeño de los servidores de carrera, para que sirva de referente de las mismas.

¿Cada cuánto se hace seguimiento a los acuerdos de gestión?

El artículo 2.2.13.1.10 del Decreto 1083 de 2015 estipula que los compromisos pactados deben ser objeto de seguimiento permanente, del cual debe dejarse constancia escrita de los aspectos más relevantes para que sirvan de soporte en la evaluación. Dada la relación tan estrecha que existe entre los acuerdos de gestión y la planeación institucional, sería conveniente ajustar el seguimiento de éstos a las fechas y condiciones de seguimiento de dicha planeación.

¿Quién debe evaluar el acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión debe evaluarlo el superior jerárquico del gerente público y esta función es indelegable.

¿Cuando el superior jerárquico del gerente público renuncia, debe efectuar la evaluación del acuerdo?

Si. Antes de retirarse de la entidad el superior jerárquico debe proceder a evaluar los acuerdos de gestión que haya suscrito con sus subalternos. El nuevo superior jerárquico debe revisar, con el gerente público, los compromisos concertados con el anterior jefe, ya sea para validarlos o para cambiar lo que considere pertinente y al finalizar la vigencia del acuerdo, éste deberá ponderar su evaluación con la del jefe anterior para calificar el acuerdo de gestión.

¿Cuál es la vigencia de un acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión debe pactarse para una vigencia anual que coincida con los períodos de programación y evaluación previstos en el ciclo de planeación de la entidad. Así mismo, habrá períodos inferiores dependiendo de las fechas de vinculación del respectivo gerente público (Art. 2.2.13.1.6 del Decreto 1083 de 2015).

¿Se debe formalizar el acuerdo de gestión?

Cualquiera sea el sistema de evaluación que se adopte, éste debe establecerse reglamentariamente. Dicha reglamentación deberá contemplar, entre otras cosas, los criterios para involucrar la evaluación de gestión de las oficinas de control interno, la escala de valoración del acuerdo de gestión, las condiciones para obtener la máxima calificación. Se sugiere que en dicha reglamentación se contemplen también aspectos como el número de seguimientos que se realizarán en la vigencia del acuerdo, las fechas de concertación y evaluación de los acuerdos y el tratamiento de las evidencias de desempeño.

¿Existe una metodología obligatoria para concertar los acuerdos de gestión?

El Departamento ha diseñado una metodología para concertar, hacer seguimiento y evaluar los acuerdos de gestión, la cual debe ser adoptada siempre y cuando la entidad no haya desarrollado su propio mecanismo de evaluación para los gerentes públicos.

¿Es viable el otorgamiento de Kits escolares para los hijos de los funcionarios de una E.S.E., dentro de programas de Bienestar Social?

Una vez revisada la legislación vigente para el tema de la consulta, consideramos que no resulta viable jurídicamente el otorgamiento de los Kits escolares mencionados en la pregunta, debido a que la normatividad no contempla ese tipo de ayudas dentro de los Programas de Bienestar; sin perjuicio de lo anterior, podría estudiarse la posibilidad de enfocar las ayudas educativas para los hijos de los empleados, subsidiando las matriculas para programas de básica primaria; reglamentando la materia con base en estudios técnicos que permitan determinar grupos de beneficiarios bajo criterios de equidad, eficiencia, economía, cobertura y siempre que la entidad cuente con el presupuesto para implementarlos. 2007EE5032 del 04 de Julio de 2007.

El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno anteriormente reglamentado a través del artículo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015, ha sido modificado, teniendo en cuenta que actualmente se elabora a través del aplicativo FURAG, en el cual se recolecta la información sobre el avance del Sistema de Control Interno en todas las entidades, por tratarse de una dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. 

Este cambio implica que el reporte que se llevaba a cabo a 28 de febrero de cada vigencia, ya no se deba presentar teniendo en cuenta que la periodicidad para este reporte y las fechas de presentación, las publica anualmente Función Pública en el cronograma de medición del desempeño institucional, por lo cual las entidades deben estar atentas a nuestra página web:  https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-medicion donde oportunamente estaremos informando los lineamientos correspondientes.

¿ Es viable la entrega en dinero a los empleados públicos por concepto de dotación? 

Es posible cumplir con la obligación de entrega de la dotación  a los funcionarios que por ley tienen derecho cada año, a través del sistema de bonos contratados con personas o empresas que suministren el calzado y vestido de labor, que resulten adecuados  para la clase de labor que se desempeña, la naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad; sin embargo se resalta que su reconocimiento en dinero no será procedente, excepto cuando se pague como parte de la indemnización laboral al retiro del servicio, cuando no se reconoció en el momento que se encontraba vinculado el empleado, en razón a la naturaleza de dicha prestación.

Así las cosas, se precisa que mientras el vínculo laboral se mantenga vigente no hay lugar al pago en dinero, únicamente habrá lugar a reconocer la dotación en dinero cuando el servidor se retire del servicio y la administración le deba su reconocimiento.

¿Qué empleados tienen derecho a recibir dotación?

La dotación es una prestación social consistente en la entrega gratuita y material de un vestido y un calzado a cargo del empleador y para uso del servidor público en las labores propias del empleo que ejerce; los requisitos para acceder al derecho a la dotación son: que el servidor reciba una asignación básica mensual inferior a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, y que haya cumplido más de tres meses al servicio de la entidad.

¿Cuál es la prescripción de la dotación?

En virtud de lo dispuesto por el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo, las acciones que emanen de las leyes sociales prescribirán en tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible. El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpirá la prescripción pero sólo por un lapso igual.

Así las cosas, los derechos laborales que superaron los tres (3) años de causación sin que se hayan cancelado o se haya realizado la reclamación respectiva se encuentran prescritos, situación que deberá analizar la administración de manera particular.

No obstante lo anterior, la solicitud por escrito realizada por un empleado público, suspende los términos de prescripción por un lapso igual.

¿Quién tiene la competencia para fijar las asignaciones básicas e incremento salarial? 

En el orden nacional: El Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente de la República, dicta mediante Decreto en cualquier momento del año, las asignaciones básicas e incremento salarial de los empleados públicos, con la claridad de que una vez se tome una decisión, los decretos salariales tendrán efectos fiscales a partir del 1° de enero de 2017.

En el orden territorial: corresponde a la Asamblea departamental o al Concejo municipal, según sea el caso, fijar conforme al presupuesto respectivo y dentro de los límites máximos salariales establecidos por el Gobierno Nacional, las escalas de remuneración correspondientes a las diferentes categorías de empleo del municipio, dependiendo de las particularidades de cada entidad territorial y teniendo en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos para los entes territoriales previsto en el Decreto 785 de 2005. Dicha función también la puede cumplir el respectivo gobernador o alcalde dotado de facultades extraordinarias.

¿Se debe realizar incremento salarial cada año? 

Sí, por disposición constitucional y legal, el ajuste o incremento salarial es de carácter obligatorio. El ajuste salarial se efectúa reconociendo la pérdida de la capacidad adquisitiva del dinero y se actualiza año a año, así el reajuste del valor del salario se realizará de acuerdo al índice de precios al consumidor (IPC) y eventualmente a otros factores.

¿Qué elementos se deben tener en cuenta en el orden territorial para fijar la escala salarial y el incremento salarial? 

No sobrepasar el límite máximo salarial establecido por el Gobierno Nacional;

El salario del Alcalde, con el fin de que ningún funcionario devengue un salario superior al de aquel;

Las finanzas y presupuesto de la entidad, de manera que no se comprometa su equilibrio y sostenibilidad financiera; y

El derecho al incremento salarial de que gozan todos los empleados del ente territorial.

Los indicadores de gasto de funcionamiento que establece la Ley 617 de 2000.

¿Qué se entiende por estructura organizacional?

La estructura organizacional es entendida como el conjunto de dependencias y sus funciones, las cuales deben responder a los propósitos institucionales en términos de eficacia, eficiencia y efectividad para la prestación de los servicios por parte de las entidades, logrando la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

¿Cuál es la diferencia entre modernización institucional y rediseño institucional? 

No existe definición legal en el ordenamiento jurídico colombiano, siendo preciso anotar que este Departamento no pretende imponer una interpretación teórica, toda vez que existen múltiples de ellas según los diversos enfoques y tratadistas de la ciencia administrativa. No obstante lo anterior, se sugiere un texto académico que trata sobre la evolución de estos términos en las denominadas “reformas de primera y segunda generación en América Latina”, el cual ha servido como insumo para desarrollar la Cartilla de Administración Pública No. 19. “Guía de Modernización de Entidades Públicas”.  

Se puede inferir que reorganización, modernización reestructuración y rediseño administrativo, son sinónimos que se pueden definir como el análisis de la situación actual de una entidad pública respecto al cumplimiento de su objeto, funciones, procesos y prestación del servicio, y busca proponer alternativas de mejora en la organización de la entidad para su óptimo desarrollo.

¿Qué autoridad es la competente para aprobar la modificación de estructura de una entidad pública? 

En el orden nacional:

La competencia para la modificación de la estructura de las entidades del orden nacional, es del Presidente de la República conforme a lo señalado en artículo 54 de la Ley 489 de 1998.

Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del orden nacional requieren de concepto técnico favorable por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, previo a la expedición del acto administrativo correspondiente, de acuerdo con el artículo 95 del Decreto 1227 de 2005.

En el orden territorial:

Es necesario aclarar que la competencia para modificar la estructura de la administración municipal (creación o supresión de dependencias o entidades), le corresponde a los Concejos Municipales o al Alcalde dotado de facultades extraordinarias, conforme a lo señalado en el artículo 313 de la Constitución Política.

Las entidades territoriales, tanto del nivel central como descentralizadas, cuentan con autonomía administrativa, por lo tanto no requieren aprobación de ninguna entidad para llevar a cabo sus modificaciones a la planta de personal.

La competencia de la Función Pública, en lo que tiene que ver con los procesos de reforma administrativa en el nivel territorial, incluida la modificación de la planta de personal, es únicamente la de brindar la asesoría que tales entidades estimen necesaria. No obstante, cuando se trate de municipios clasificados en 5ª y 6ª categoría, aquellos contarán con el acompañamiento gratuito de la Escuela Superior de Administración Pública, según los términos del Artículo 5° de la Ley 1551 de 2012.

¿Qué proceso se debe adelantar para realizar la supresión de una entidad territorial? 

Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con una justificación asociada o por lo menos uno de los principios descritos en el artículo 52 de la Ley 489 de 1998. Así mismo, es importante tener en cuenta los parámetros establecidos en el Decreto 254 de 2000 y la Ley 1105 de 2006, que aun cuando aplica para entidades del orden nacional, señala las pautas para llevar a cabo dicho proceso de liquidación.

¿Es viable que a un empleado  se le asignen funciones diferentes a las contenidas para el empleo en el manual específico de funciones y competencias laborales?

En criterio de esta Dirección Jurídica, se considera pertinente que a un empleado se asignen funciones adicionales a las consignadas para su empleo en el manual específico de funciones y de competencias laborales, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza jerárquica y área funcional del empleo y sin desconocer las orientaciones de la sentencia C-447 de 1996, antes citada.

Así las cosas, la asignación de funciones es una figura a la que puede acudir la administración cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a los cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un  cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Cabe señalar, que esta figura no tiene una reglamentación para determinar por cuánto tiempo se pueden asignar las funciones adicionales a un empleado, ni cuántas funciones se le pueden asignar, siempre y cuando no se desnaturalice el cargo que desempeña.

¿Es viable asignar funciones de un empleo del nivel directivo a un empleado del nivel profesional?

Se considera procedente que a un empleado público se le asignen funciones adicionales a las establecidas en el manual especifico de funciones y de competencias laborales para el cargo del cual es titular, siempre que las funciones que se pretenden asignar, guarden relación con el empleo del cual se es titular, con el fin de no desnaturalizar el empleo.

Por lo anterior, es necesario que al interior de la entidad se revisen las actuaciones y actos administrativos del caso en atención a lo que se acaba de expresar, con el fin de que todos los empleos de la entidad, tengan definidas sus funciones, tareas y responsabilidades que correspondan al nivel jerárquico de los cargos.

¿Se considera viable que durante el disfrute de una comisión de estudios al exterior se sigan ejerciendo funciones propias del empleo?

Es procedente indicar que durante el disfrute de una comisión de estudios en el exterior, el empleado se separa de las funciones asociadas al cargo, por lo que no se considera viable que continúe ejerciendo funciones propias del empleo.

¿Qué normatividad rige la Convocatoria Anual al Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de Éxitos?

La Ley 489 de 1998 es clara en su mandato. Le establece la responsabilidad al Departamento de la Administración Pública para organizar y administrar el Banco de Exitos de la Administración Pública, y autoriza al Gobierno Nacional para que otorgue anualmente el Premio Nacional de Alta Gerencia.

Para ello expide el Decreto 922 de 2000, el cual fue derogado por el Decreto 20183 de 2015, mediante el cual se reglamenta la organización del Banco de Exitos de la administración pública y el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia.

¿Qué es el Premio Nacional de Alta Gerencia?

Es el incentivo, por excelencia, al buen desempeño institucional, a través del cual el Gobierno Nacional reconoce anualmente a los organismos y entidades que se destaquen por presentar iniciativas exitosas en aquellos aspectos que se consideren prioritarios para la consolidación del modelo de gestión pública colombiano.

¿Qué es el Banco de Exitos de la Administración Pública Colombiana?

Es un sistema de reconocimiento y difusión de experiencias exitosas que hayan contribuido a la solución de problemas de gestión y al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios de la Administración Pública colombiana. El Banco es una fuente de aprendizaje e intercambio de conocimiento entre las entidades públicas y de apoyo para la réplica de estas prácticas en contextos y problemáticas similares.

¿Donde consultar las experiencias exitosas de la Administración pública Colombiana?

El Departamento Administrativo de la Función Pública, con base en el acta de premiación por parte del Comité Evaluador, registra en el Banco de Éxitos las experiencias exitosas, con el fin de facilitar su réplica y difusión.

En la página web  www.funcionpublica.gov.co, link: Buenas Prácticas de la Gestión Pública Colombiana, podrá consultar la colección de prácticas destacadas de la Administración Pública. 

¿Qué metodología rige para postular experiencias a la convocatoria anual del Premio Nacional de Alta Gerencia?

El instructivo y las bases de la convocatoria se encuentran en el Manual Operativo, como guía conceptual y metodológica que anualmente la Función Pública coloca a disposición de las entidades para orientar el proceso de postulación de las experiencias. De igual forma acompaña a las entidades en el proceso de postulación de manera virtual, presencial y telefónica. 

¿Donde se encuentra publicada la convocatoria anual al Premio Nacional de Alta Gerencia?

Anualmente la convocatoria al Premio Nacional de Alta Gerencia se publica en la Página web de la Función Pública:  www.funcionpublica.gov.co.

¿Qué es una experiencia exitosa?

Es toda práctica documentada de gestión pública que agrega valor al cumplimiento de las obligaciones legales y misionales que tienen las entidades, contribuye a la generación de los resultados de las políticas públicas y es susceptible de replicarse en cualquier contexto de la Administración Pública colombiana.

Es importante resaltar que únicamente se reciben experiencias que estén implementadas y dando resultados, no proyectos, porque la filosofía del Banco de Éxitos es posibilitar la réplica para que esas experiencias puedan ser adaptadas o implementadas en las demás entidades del estado, con el fin de contribuir al mejoramiento de la Administración Pública. 

¿Qué se califica y por parte de quien, en las experiencias postuladas para merecer el Premio Nacional de Alta Gerencia?

El Comité Evaluador como instancia encargada de calificar y seleccionar las experiencias que se registrarán en el Banco de Éxitos y el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia, debe tener en cuenta los criterios de evaluación previamente definidos y demás requisitos contenidos en el manual operativo. Estos criterios son: Innovación, creación o adaptación de tecnologías; resultados e impacto; que sea sustentable en el tiempo y que tenga potencial de réplica.

¿Que debe hacer una entidad para inscribir una experiencia?

Es fundamental tener en cuenta los términos de referencia de la convocatoria, esto es, fecha de apertura y de cierre así como el énfasis temático que rige cada convocatoria; además las experiencias deben reunir los requisitos contenidos en el manual operativo y ser presentada de acuerdo con la metodología dispuesta para tal fin.

¿Cuáles ámbitos de la Función Pública pueden participar en la convocatoria?

Cualquier entidad u organismo de la Administración Pública del orden nacional y territorial, entidad autónoma o sujeta a régimen especial en virtud de mandato constitucional, en forma individual o asociada, puede postular experiencias.

¿Puede una entidad postular más de una experiencia?

Si, una entidad puede presentar varias experiencias de distintos casos de gestión. De igual forma, experiencias que hayan sido postuladas en el año inmediatamente anterior y que actualmente se encuentren actualizadas. 

¿Las entidades descentralizadas del orden territorial están obligadas al presentar la encuesta de calidad?

No, para las entidades del orden territorial no es obligatorio; sin embargo, si la entidad cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad la pueden responder.

¿Cómo puedo acceder a las instrucciones de diligenciamiento del formulario?

En la parte inferior de la la página del aplicativo se pueden descargar las instrucciones de diligenciamiento, para que pueda orientarse sobre toda la estructura del reporte.

¿El informe se puede enviar a algún correo?

El informe no debe enviarse a ningún correo, éste se diligencia en el mismo aplicativo en la pestaña de informe, donde se deben diligenciar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno.

¿Cuándo puedo consultar los resultados de mi reporte?

Una vez se dé el cierre del aplicativo se iniciará con el procesamiento de la información diligenciada y los resultados podrán visualizarse durante el mes de marzo del año en curso.

¿Qué debo hacer con los resultados cuantitativos obtenidos?

Los resultados cuantitativos deben ser utilizarlos para revisar las posibles acciones de mejora para el Sistema de Control Interno.

¿Puedo conocer un bosquejo general del contenido de la encuesta, antes de contestarla?

Debido a la finalidad del formulario, el cual no sólo indaga por la carencia o existencia de los elementos MECI, sino que también por la madurez, la previsualización del cuestionario definitivamente invalidaría las respuestas obtenidas. Por ende, obtener un bosquejo antes de diligenciar la encuesta no es posible, pero se puede revisar el instructivo que se encuentra en la página del aplicativo, donde podrá encontrar datos de relevancia para el informe.

¿Las empresas sociales del estado están obligadas a desarrollar la encuesta de calidad?

La encuesta de calidad puede ser diligenciada por estas entidades, dado que se indaga por temas generales de procesos, procedimientos, indicadores, entre otros comunes al sistema de acreditación que manejan estas entidades.