*20246000196741*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

 

Radicado No.: 20246000196741

 

 

Fecha: 05/04/2024 11:56:55 a.m.

 

 

Bogotá D.C.

 

 

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. ENCARGO – RADICADO: 20242060165442 del 22 de febrero de 2024.

 

Acuso recibo de su comunicación, a través de la cual consulta: 1. ¿Es jurídicamente correcta la respuesta que da la Subdirección de Gestión del Talento Humano del Ministerio de Salud y Protección Social frente a las reclamaciones de servidores donde alegan vulneración del derecho al encargo por la situación mencionada cuando dicen: "la actualización de la hoja de vida en el SIGEP no constituye como tal una limitante para el proceso de encargo"?

 

2. ¿Cómo debe proceder el servidor público que siente vulnerado su derecho al encargo porque fue elegido otro candidato que no cumple con la obligación de mantener la hoja de vida actualizada en SIGEPII, pero a quien la SGTH le responde que no procede recurso de reclamación porque los datos en la historia laboral si está actualizada?

 

En atención al oficio de la referencia, tenemos que, el encargo es una situación administrativa regulada por disposiciones, las cuales establecen los términos, condiciones y requisitos para su otorgamiento, en este sentido la Ley 1960 de 2019¹ dispone:

 

“ARTÍCULO  1. El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:

 

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique”.

 

Del mismo modo, el Decreto 1083 de 2015² señala:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. (...) 

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera”.

 

Ahora bien, frente a la posibilidad de encargar tenemos que la Comisión Nacional del Servicio Civil, en el Criterio Unificado Provisión de Empleos Públicos Mediante Encargo y Comisión para Desempeñar Empleos de Libre Nombramiento del 13 de agosto de 2019 consideró

 

El encargo recaerá en el empleado de carrera que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente. La Unidad de Personal o quien haga sus veces, con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de Ia planta de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica, el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004. 

 

En tal orden, para el otorgamiento del derecho de encargo se debe verificar inicialmente el empleo inmediatamente inferior, con el fin de establecer si existe un titular de carrera que acredite todas las condiciones y requisitos definidos por Ia norma. Así y en ausencia de servidor con calificación "Sobresaliente" en su última evaluación del desempeño laboral, el encargo recaerá en el servidor que en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás requisitos y cuente con calificación "Satisfactoria", procedimiento que deberá realizarse sucesivamente descendiendo en Ia planta de personal de Ia entidad. 

 

De no existir servidor de carrera que reúna los requisitos, se podrán tener en cuenta los servidores que acaban de superar el periodo de prueba que, cumpliendo con los demás requisitos para el encargo, hayan obtenido una calificación "Sobresaliente" en la evaluación de dicho periodo de prueba o, en su defecto, una calificación "Satisfactoria". Al respecto, se precisa que es posible que un funcionario pueda ser encargado en un empleo, pese a estar gozando actualmente de otro encargo, pero para ello, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, se ha de entender como referente que el empleo inmediatamente inferior, a que alude la norma, para el otorgamiento del nuevo encargo es necesariamente el cargo del cual es titular de derechos de carrera administrativa, y no del que está ocupando en ese momento en encargo. (Negrillas y subrayas por fuera del texto original).

 

Por lo tanto, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces en la respectiva entidad, con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica, el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior en el mismo nivel jerárquico, a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos para el empleo objeto de encargo. 

 

Conforme con la normativa citada anteriormente, podemos establecer que los empleados de carrera, tendrán derecho a proveer mediante encargo los empleos en vacancia temporal o definitiva, siempre y cuando posean las habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y que su última evaluación de desempeño sea sobresaliente; ahora bien, en caso de no existir empleados con calificación sobresaliente, se continuará con aquellos que presenten las más altas calificaciones, descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, pero siempre en el mismo nivel jerárquico.

 

En consecuencia, el encargo es un derecho para los empleados con derechos de carrera administrativa que cumplan con los requisitos anotados, sin que resulte viable condicionar su otorgamiento a concursos internos.

 

Ahora bien, en caso que varios funcionarios de carrera administrativa cumplan con la totalidad de dichos requisitos; es decir, se esté frente a un empate, es necesario tener en cuenta lo mencionado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en criterio unificado de fecha 13 de agosto de 2019, en el cual establece:

 

“(...) Existirá un empate cuando varios servidores de carrera cumplan la totalidad de los requisitos exigidos en el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004 para ser encargados, caso en el cual Ia administración deberá actuar bajo unos parámetros objetivos y previamente establecidos con fundamento en el mérito, pudiendo aplicar entre otros y en el orden que estime pertinente, los siguientes criterios. 

 

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo a lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales).

 

b) Mayor puntaje en Ia Ultima calificación definitiva del desempeño laboral.

 

c) Pertenecer a Ia misma dependencia en Ia que se encuentra el empleo objeto de provisión.

 

d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los Últimos cuatro (4) años.

 

e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará Ia información que se encuentre en Ia historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al requisito mínimo.

 

f) El servidor con derechos de carrera que acredite Ia condición de víctima, en los términos del Artículo 131 de la Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado inferno y se dictan otras disposiciones"

 

g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de Ia entidad.

 

h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de Ia Ley 403 de 1997.

 

i) De no ser posible el desempate, se decidirá a Ia suerte por media de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de Ia entidad. entre ellos control interno. (...)”

 

De otra parte, Sobre su segunda inquietud tenemos que,el Decreto 1083 de 2015³

 

“ARTÍCULO 2.2.17.7 Responsabilidades de los representantes legales de las instituciones públicas que se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las entidades y organismos a quienes se aplica el presente título son responsables de la operación, registro, actualización y gestión de la información de cada institución y del recurso humano a su servicio. 

 

Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de manera oportuna y que esta sea veraz y confiable. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces, como responsables en el acompañamiento en la gestión institucional, deben realizar un seguimiento permanente para que la respectiva entidad cumpla con las obligaciones derivadas del presente título, en los términos y las condiciones en él establecidos y de acuerdo con las instrucciones que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública”.

 

De este modo, es claro que la Declaración de Bienes y Rentas es un requerimiento de carácter obligatorio para todos los servidores públicos de entidades y organismos públicos, para lo cual este Departamento Administrativo dispone del SIGEP II, con el fin de dar cumplimiento por parte de todos los sujetos obligados.

 

Del mismo modo, el Decreto Ley 190 de 2012⁴ preceptúa:

 

“ARTÍCULO 227. REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO - SIGEP. Artículo modificado por el Artículo 155 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: Quien sea nombrado en un cargo o empleo público deberá, al momento de su posesión, registrar su hoja de vida, su declaración de bienes y rentas y los soportes en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces. Al retiro del servicio la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas y los soportes deberán desvincularse del empleo en el SIGEP, sin perjuicio del deber de conservar las hojas de vida por la respectiva entidad, acorde con las normas vigentes.

 

Quien vaya a vincularse a las entidades del Estado y su hoja de vida se encuentre registrada en el citado Sistema, únicamente deberá actualizar los datos de la hoja de vida o de la declaración de bienes y rentas. (...)” (Destacado nuestro) 

 

 

De conformidad con las normas citadas, es de exclusiva responsabilidad del servidor público o contratista, realizar el registro o actualización de su hoja de vida en el SIGEP permanentemente. Así mismo, en cuanto a la veracidad y confiabilidad de esta información y la vinculación de los servidores en los empleos que hacen parte de la planta de personal, debe señalarse que la misma es responsabilidad de los representantes legales, a través de los jefes de talento humano o de contratos, según sea el caso. 

 

Igualmente, los jefes de control interno, o quien haga sus veces, deben realizar seguimiento permanente al cumplimiento de esta obligación.

 

En ese orden de ideas, las entidades públicas sujetas a la Ley 909 de 2004, en caso de encargo, deberán verificar el cumplimiento de la totalidad de requisitos a los empleados aspirantes, por lo que el jefe de talento humano o quien haga sus veces para garantizar el reconocimiento al derecho preferencial de encargo deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación el servidor de carrera que en el mismo nivel jerárquico acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por la Ley 1960 de 2019. 

 

Finalmente, respecto de las quejas por procesos de encargos, le informo que, corresponde a la Comisión de personal, en los términos del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 tramitar dichos requerimientos.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Jorge González

Revisó: Maia Borja

Aprobó: Armando López.

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”.
2. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
3. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública
4. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.