Concepto 26561 de 2016 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 10 de febrero de 2016
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
LICENCIA DE ESTUDIO
- Subtema: Vacancia temporal, para desempeñar periodo de prueba. docente
No existe un fundamento legal para incluir dentro de los viáticos y gastos de viaje elementos diferentes al alojamiento, alimentación y transporte. Por tanto, no es viable el reconocimiento por este concepto, de los costos asociados a los trámites para la obtención de pasaportes, visas, seguros personales u otros, de servidores y contratistas que sean comisionados o autorizados para viajar al exterior.
*20166000026561*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20166000026561
Fecha: 10/02/2016 06:37:18 p.m.
Bogotá D.C.
REF. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisiones al exterior. Gastos de viaje. Gastos originados en el trámite de visados. Radicado: 20162060004762 del 8 de enero de 2016.
En atención a la comunicación de la referencia, me permito dar respuesta a la misma en los siguientes términos:
PLANTEAMIENTO JURIDICO
¿Es procedente que en comisiones al exterior se incluya dentro de los gastos de viaje o se reconozca los dineros pagados por concepto de solicitud de visa?
FUENTES FORMALES
· Decreto 1083 de 20151
· Decreto 1042 de 19782
· Decreto 1063 de 20153
· Decreto 2550 de 20154
ANÁLISIS:
Para abordar el planeamiento jurídico enunciado, es indispensable analizar los siguientes temas:
La comisión de servicios es la situación administrativa que da lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, sin perjuicio de la remuneración ordinaria que corresponda al funcionario. A la luz de lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, el objetivo de las comisiones de servicio es el siguiente
“ARTICULO 2.2.5.10.18. Clases de comisión: Las comisiones pueden ser:
a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado. “(…)”
“ARTICULO 2.2.5.10.21. Comisión de servicio. Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional.” (Subrayado fuera de texto)
Con respecto a las condiciones para el reconocimiento de los viáticos, el Decreto 1042 de 1978 señala:
“ARTÍCULO 61º.- De los viáticos. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos”. (Subrayado fuera de texto)
“ARTÍCULO 64°. De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo.
Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62”.
El Decreto 1063 del 26 de mayo de 2015, fijó las escalas de viáticos en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 1°. A partir de la vigencia del presente decreto, fijase la siguiente escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1° de la Ley 4a de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país:
“(…)”
“ARTÍCULO 2°. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.
Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.
Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado”. (Subrayado fuera de texto)
“ARTICULO 3°. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.
No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.
Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.
PARAGRAFO. Los viáticos estarán destinados a proporcionarle al empleado manutención y alojamiento.
No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 2° de este Decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y. alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad.”
Así las cosas, se tiene que el reconocimiento y pago de viáticos es un derecho de los servidores que prestan sus servicios en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, cuya razón de ser es solventar los gastos adicionales en que incurre el comisionado por concepto de manutención, alojamiento, alimentación y transporte, y que no debe asumir de su propio peculio.
Frente al rubro que se afecta con el reconocimiento de viáticos, el Decreto 2550 de 2015, señala:
“Artículo 39. Las apropiaciones incluidas en el presupuesto para la vigencia fiscal de 2012 se definen en la siguiente forma:
“A. FUNCIONAMIENTO
“(…)”
2. GASTOS GENERALES
2.1. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
“(…)”
VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Por este rubro se le reconoce a los empelados (sic) públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.
Este rubro también incluye los gastos de traslado de los empleados públicos y sus familias cuando estén autorizados para ello y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales.
No se podrán imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad, ni viáticos y gastos de viaje a contratistas, salvo que se estipule así en el respectivo contrato.
Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-Ley 1045 de 1978.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República podrá pagar con cargo a este rubro los gastos de esta naturaleza al Personal Militar, de Policía, del INPEC a su servicio.
Las entidades públicas a las cuales la Unidad de Nacional de Protección, o la Policía Nacional presten servicios de protección y seguridad personal a sus funcionarios, podrán cubrir con cargo al rubro de viáticos y gastos de viaje de sus respectivos presupuestos, los gastos causados por los funcionarios que hayan sido designados por aquel para tal fin.
De igual forma la Unidad de Salud del Ministerio de Defensa Nacional, podrá pagar con cargo a este rubro los gastos de esta naturaleza al personal Militar del área asistencial -médicos, odontólogos, bacteriólogos, enfermeros, auxiliares de enfermería y psicólogos - que están al servicio del Subsistema de Salud de las Fuerzas militares.”
CONCLUSIONES:
Conforme lo anterior, se considera que no existe un fundamento legal para incluir dentro de los viáticos y gastos de viaje elementos diferentes al alojamiento, alimentación y transporte.
En ese sentido, esta Dirección Jurídica considera que no es viable el reconocimiento, por este concepto, de los costos asociados a los trámites para la obtención de pasaportes, visas, seguros personales u otros, de servidores y contratistas que sean comisionados o autorizados para viajar al exterior, de conformidad con las normas legales vigentes. Tampoco se encuentra fundamento legal para reembolsar los costos en que incurre el servidor o contratista en gastos de visado por parte de la entidad.
El anterior concepto se imparte en los términos del Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
JOSE FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE
Director Jurídico (E)
NOTAS DE PIE DE PÁGINA
1 Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del sector de Función Pública.
2 por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones
3 Por el cual se fijan las escalas de viáticos.
4 Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos
Jaime Jiménez/JFCA
600.4.8