*20255000491331*

 

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Radicado No.: 20255000491331

 

Fecha: 06/10/2025 03:19:02 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: Solicitud de Concepto sobre la participación del Asesor de la Oficina de Control Interno en comités y consejos de la entidad. Radicado No 20259000589642 del 08 de abril de 2025

 

CONSULTA:

 

“(...).¿Me permito solicitar de manera respetuosa concepto jurídico sobre el rol que corresponde al Asesor o Jefe de la Oficina de Control Interno en los siguientes comités y consejos que funcionan en las entidades públicas:

 

- Comité de Contratación Comité de Conciliación

 

- Comité de Sostenibilidad Contable

 

- Comité de Gestión y Desempeño Institucional

 

- Comité de Coordinación de Control Interno

 

- Comité de Bajas

 

- Consejo de Gobierno

 

El interés principal de la consulta es contar con una definición clara sobre si resulta jurídicamente procedente que, en los actos administrativos de conformación de estos órganos, la Oficina de Control Interno o su asesor aparezcan referenciados como “invitados permanentes”, o si, por el contrario, no debe incluirse de manera expresa al Jefe de Control Interno en dichos actos administrativos.

 

De igual manera, solicito se precise si, en caso de asistir a estos espacios en calidad de invitado, corresponde o no la firma de las actas de reunión. Este aspecto resulta especialmente relevante a la luz de lo señalado en el Concepto 28831 de 2015, en el cual se estableció que la participación del Jefe de Control Interno debe limitarse a emitir opiniones de asesoría o recomendación, preservando su independencia mediante la firma exclusiva de listas de asistencia, mientras que las actas deben ser suscritas únicamente por los miembros oficiales de cada comité.(...)”.

 

A continuación, procedo a dar respuesta a su requerimiento en los siguientes términos:

 

ANÁLISIS:

 

Para dar respuesta a sus inquietudes, es importante hacer las siguientes precisiones:

 

En primer lugar, se debe señalar que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, define:

 

ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (Subrayado fuera de texto)

 

ARTÍCULO 9.- DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Subrayado fuera de texto)

 

ARTÍCULO 10.- JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. (Subrayado fuera de texto)

 

De conformidad con las anteriores disposiciones es posible determinar que:

 

a) El Representante Legal en las entidades públicas tiene la responsabilidad de asegurar que se implementen y se mantengan adecuados métodos y procedimientos de control interno, es decir que se cuente con un Sistema de Control Interno acorde a los lineamientos establecidos en la normatividad.

 

b) La unidad u oficina de coordinación del control interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

c) Finalmente, los servidores públicos en todos los niveles de la organización que tienen la responsabilidad de aplicar los métodos y procedimientos de control interno diseñados para asegurar de forma razonable que se cumplirán los objetivos y metas institucionales.

 

En relación con las funciones para los Jefes de Control Interno o quienes hacen sus veces en todas las entidades, la misma Ley 87 de 1993 establece en su artículo 12 lo siguiente:

 

ARTÍCULO 12.- Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes:

 

a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control Interno;

 

b)Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

 

c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

 

d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

 

e)Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

 

f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

 

g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;

 

h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;

i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana,queen desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;

 

j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

 

k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;

 

l) Las demás que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

 

PARÁGRAFO. - En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.” (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con lo anterior, la labor que ejecutan los Jefes de Control Interno es preminentemente asesora y sus actividades operativas se limitan exclusivamente a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis; conforme a ello, el asesor, coordinador, auditor interno debe ocuparse de verificar que los controles establecidos en los diferentes procesos, procedimientos, políticas de operación, entre otros elementos del Sistema de Control Interno, se cumplan, que existan responsables, adecuados mecanismos de seguimiento, segregación de funciones, entre otros aspectos que garanticen de forma razonable el cumplimiento de los objetivos y metas, así como generar alertas y recomendaciones que puedan llegar a evitar situaciones no deseadas o posibles actos de corrupción.

 

En consecuencia, a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación frente a los procesos de Talento Humano y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten, sin que tal labor signifique su participación directa en comités internos como el que indica en su consulta, ya que esto entraría a afectar su independencia y objetividad a la hora de evaluar los temas en cuales haya tenido conocimiento o bien algún tipo de participación.

 

Frente a la convocatoria de comités, es necesario que tenga en cuenta que el Decreto 338 de 2019, “Por el cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Control Interno y se crea la Red Anticorrupción” en su artículo 2.2.21.7.3 establece lo siguiente:

 

ARTÍCULO 2.2.21.7.3. Asistencia a comités: Los representantes legales de las diferentes entidades deberán invitar a los Comités Directivos o instancia que haga sus veces, con voz y sin voto a los jefes de Control interno, con el fin de brindar las alertas tempranas sobre acciones u omisiones que pueden afectar el manejo de los recursos de la entidad.

 

La anterior disposición, permite que el Jefe de Control Interno asista a los Comités Directivos o instancia similar, como invitado, con voz y sin voto, considerando que dicho servidor cuenta con información clave producto de sus auditorías internas, así como de sus seguimientos, que le debe permitir generar alertas de carácter preventivo relacionadas con las decisiones de la administración, sobre temas de alto impacto y donde se estén dando importantes inversiones de recursos, que permitan promover la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública, tal como lo define el decreto al que nos estamos refiriendo.

 

En este caso, si bien la anterior reglamentación exige a los representantes legales invitar a los Jefes de Control Interno a los Comités Directivos o la instancia que se asimile en su caso, se limita solo a estos espacios y tal exigencia no puede ser extendida a otros, por lo que sugerimos generar espacios de comunicación con el Representante Legal de su entidad, a fin de dar a conocer su labor de forma proactiva, haciendo énfasis en sus análisis de riesgos y poner a disposición sus esquemas de auditoría como herramienta de apoyo a la toma de decisiones, de manera tal que pueda acordar que sea invitada a los comités que son de su interés, sin entrar en controversias que dificultan su relacionamiento con la administración y pueden afectar el desarrollo de sus funciones.

 

Así mismo, es importante que analice la pertinencia de asistir a todas las sesiones de los comités existentes, considerando las agendas de cada uno, teniendo en cuenta la relevancia y criticidad de los temas que serán tratados, de manera tal que, aplicando un criterio profesional puedan definir en cuáles es indispensable su asistencia y que se pueda llegar a estos escenarios con información clave de auditorías, seguimientos u otras fuentes que permitan generar valor agregado en relación con la toma de decisiones que a los miembros principales les corresponde, facilitando su labor, optimizando tiempos y recursos.

 

CONCLUSIONES:

 

Para dar respuesta a sus inquietudes, es preciso señalar que la participación del Jefe o Asesor de la Oficina de Control Interno en los órganos consultados, Comité de Contratación, Comité de Conciliación, Comité de Sostenibilidad Contable, Comité de Gestión y Desempeño Institucional, Comité de Coordinación de Control Interno, Comité de Bajas y Consejo de Gobierno debe enmarcarse en un rol estrictamente asesor, con voz pero sin voto, en calidad de invitado permanente. Su presencia en estas instancias es de carácter preventivo y estratégico, orientada a la emisión de recomendaciones y observaciones que apoyan la gestión, pero sin incidir en la adopción de decisiones, salvo en el caso del Comité de Coordinación de Control Interno, donde la normativa lo reconoce como miembro formal en condición de secretaría técnica, manteniendo, en todo caso, su imparcialidad al no contar con voto decisorio.

 

En consecuencia, resulta jurídicamente procedente que en los actos administrativos de conformación de estos comités y consejos se consigne al Jefe de Control Interno como invitado, figura que permite su participación estratégica sin comprometer la independencia ni confundir su función con la gestión administrativa.

 

En lo referente a la firma de documentos, corresponde al Jefe de Control Interno dejar constancia de su asistencia únicamente en las listas de asistencia, mas no en las actas de decisión, las cuales deben ser suscritas únicamente por los miembros oficiales. Así se salvaguarda la independencia de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con lo reiterado en el Concepto 28831 de 2015, según el cual sus aportes son de carácter consultivo y preventivo, y no pueden generar corresponsabilidad en la adopción de determinaciones administrativas.

 

De este modo, la Oficina de Control Interno fortalece su papel estratégico en cada comité y consejo, aportando valor mediante alertas tempranas y recomendaciones útiles, al tiempo que preserva su autonomía y objetividad, condición indispensable para garantizar la transparencia y el mejoramiento continuo de la gestión institucional.

 

Al respecto la Guía Rol de las Oficinas de Control Interno v3, emitida en la vigencia 2023, en su numeral 3.2 Escenarios Estratégicos de Interacción entre la Alta Dirección y el Jefe de Control Interno, se describen algunos de los escenarios estratégicos donde se desenvuelven y se explican los principales comités con sus alcances, como ejemplo se extractan de la guía 3 instancias clave así:

 

Tabla 3 Escenarios estratégicos de interacción y su relacionamiento

 

 

Fuente: Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces

 

En este caso, dado que la guía desarrolla de forma amplia otros escenarios, la invitamos a consultar el documento completo en el siguiente enlace: https://n9.cl/7oalqy, que le servirá para profundizar y precisar los alcances de su oficina en estos escenarios, así como para analizar las actividades que atienden los 5 roles establecidos en el Decreto 648 de 2017 para las Oficinas de Control Interno.

 

Finalmente, le extendemos una cordial invitación a explorar el Espacio Virtual de Asesoría (EVA), accesible a través del siguiente enlace: www.funcionpublica.gov.co/eva. En dicho entorno digital, tendrá acceso a una diversidad de recursos especializados, que incluyen normativas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos y publicaciones vinculadas con la Función Pública. Estos recursos han sido meticulosamente elaborados con el propósito de ofrecer un sólido respaldo a su desempeño profesional, constituyendo herramientas de gran valía para su gestión laboral.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

LUZ DAIFENIS ARANGO RIVERA

 

Directora de Gestión y Desempeño Institucional

 

Datos de quien Proyectó	Diego Alejandro Machuk Arias - DGDI
Datos de quien Revisó	Iván Arturo Márquez Rincón - DGDI
Datos Vo.Bo.	Iván Arturo Márquez Rincón - DGDI
Código TRD	11302.8.2