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Radicado No.: 20255000235921  

Fecha: 12/05/2025 12:09:37 p.m.  

  

Bogotá D.C.  

  

 

 

 

Referencia: Respuesta consulta sobre auditoria a la oficina de inspección de policía. Radicado No. 20252060230842 del 03 de abril de 2025. 

 

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

“(...) de manera respetuosa me permito solicitar se conceptúe respecto de los siguientes interrogantes.

 

1. Actualmente fungo como inspector de policía de un municipio. Este año la administración municipal creo el cargo de oficina de control interno.

 

2. Dentro del plan de auditoria aprobado por el comité, dispuso realizar auditoria a la oficina de inspección de policía.

 

3. Teniendo en cuenta que el manual de procesos y procedimientos en primera instancia se encuentra desactualizado y no contempla ningún proceso ni procedimiento para la inspección de policía, me informan que la realizarán fundamentados en la ley 1801 de 2016, procesos verbales abreviados de competencia de los inspectores de policía art. 206 atribuciones. Insiste el auditor de control interno en revisar los procesos basado solamente en la ley 1801 de 2016 código de policía.

 

4. El proceso único de policía en especial los procesos verbales abreviados poseen una reserva legal art. 173 ibidem.

 

5. Es dable que el auditor de control interno manifieste qué el puede realizar la auditoria directamente sobre los procesos verbales abreviados soportado en la ley 1801 de 2016, sin existir para dicha entidad manual de procesos y procedimientos adoptado por el municipio?

 

5. El auditor debe tener conocimientos certificados del conocimiento en temas de convivencia y seguridad contemplados en la ley 1801 de 2016. O si por el contrario legalmente puede auditar directamente estos procesos especiales de policía?

 

6. En qué términos de auditoria deberá realizar la misma el jefe de control interno con relación a la inspección de policía del municipio 

 

7. Demás precisiones normativas del porque está facultado o no el auditor para inmiscuirse en los procesos verbales abreviados (tramite interno de los mismos)contemplados eren la ley 1801 de 2016. Y el derecho a solicitar piezas procesales de los mismos. (...)”.

 

 

ANÁLISIS:

 

Frente a esta consulta, es pertinente indicar en primera medida que en materia de control interno la Constitución Política de Colombia establece la obligatoriedad para todas las entidades públicas para su implementación, en los siguientes términos:

 

“ARTICULO 209. (...) Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.” (Subrayado fuera de texto).

 

Así mismo, el artículo 269 señala:

 

“ARTÍCULO 269.  En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.” (Subrayado fuera de texto).

 

De conformidad con la disposición constitucional, la administración pública, en todos sus órdenes debe tener un control interno, en los términos que señala la ley, y están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

 

En desarrollo de tales disposiciones, la Ley 87 de 1993 dispone:

 

“Artículo 6º.- Responsabilidad del control interno. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

 

(...)

Artículo 9º.- Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Subrayado fuera de texto)

 

Artículo 10.- Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley.” (Subrayado fuera de texto).

 

De conformidad con el artículo 9º de la ley 87 de 1993, la unidad u oficina de  coordinación del control interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de  los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

Es preciso señalar frente a las funciones designadas al Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades del Estado, que la misma Ley 87 de 1993, dispone en su artículo 12 lo siguiente:  

 

“ARTÍCULO 12º.- FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes: 

 

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control Interno; 
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;    
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;  
4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;  
5.  Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;  
6.  Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;
7.  Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;  
8.  Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
9.  Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que, en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
10.  Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
11.  Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
12.  Las demás que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

Parágrafo. - En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.” (Subrayado fuera de texto).

  

De acuerdo con lo anterior, se tiene que es función del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces verificar el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información de la entidad y recomendar a la alta dirección los ajustes necesarios considerando, como se mencionó anteriormente que a esta oficina le corresponde asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

De acuerdo con lo anterior, se debe precisar que la labor de las oficinas de control interno es preminentemente asesora y sus labores operativas incorporan el examen de evidencias necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis; conforme a ello, el asesor, coordinador, auditor interno no se encuentra facultado para participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.

 

En este sentido, a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación y utilizar métodos que le permitan conocer y pronunciarse sobre la efectividad de los controles en la gestión, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión administrativa.

 

En desarrollo de tales funciones, el artículo 17 del título 24 del Decreto 648 de 2017 establece los roles que deben desarrollar dichas oficinas, así: 

 

“ARTICULO 2.2.21.5.3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollan su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control”. (Subrayado fuera de texto) 

 

 

De este modo las Oficinas de Control Interno como agentes dinamizadores del Sistema de Control Interno realizan una gama de actividades en torno a los cinco (5) roles ya mencionados.

 

Es este punto es relevante precisar entonces que para la ejecución de las actividades mencionadas, la Oficina de Control Interno debe estructurar el Plan Anual de Auditorías, el cual bajo los lineamientos de la Guía de Auditoría Basada en Riesgos para entidades públicas v4, debe incluir no solamente las auditorías internas para la vigencias, sino también todas aquellas actividades que cubren cada uno de los roles establecidos en la normatividad, es decir que el plan cubre todas las actividades a realizar en el año para la Oficina de Control Interno.

 

Ahora bien, para el cumplimiento de las fases que se contemplan para el desarrollo del proceso auditor, la misma guía suministra orientaciones sobre el marco o alcance que debe establecerse para cada uno, y determina como elementos básicos los siguientes:

 

2.2.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

 

Son los propósitos establecidos, lo que se busca lograr con la auditoria, será relevante tener en cuenta las diferentes categorías de objetivos de la Entidad (estratégicos, de cumplimiento, operativos) y que serán de interés para la auditoría, en última instancia, el éxito del proceso dependerá de la claridad con que se establezcan los objetivos y que el equipo auditor conozca y entienda los objetivos de la Entidad, ya que su óptima alineación se ve reflejada en los resultados finales y el aporte de dicho proceso a la mejora de la entidad.  (Subrayado fuera de texto)

 

2.2.2 ALCANCE LA AUDITORÍA

Establece el marco o límite de la auditoria y los temas o actividades que son objeto de la misma.  Se define en función del objetivo de auditoría, del riesgo de auditoría, de la naturaleza y características del proceso. (Subrayado fuera de texto).

 

De acuerdo con lo anterior, es importante que, para cada una de las auditorías programadas, se defina claramente el objetivo y alcance de las mismas, con el fin de llegar a conclusiones que permitan establecer de forma estratégica los resultados frente al proceso, unidad o área auditada.

 

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/img-normas/concepto-235921-2025_imagen1.jpg 

 

 

En este mismo sentido, la Guía en mención a través del numeral 2.3.5 dispone lo siguiente en relación con los criterios.

 

 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/img-normas/concepto-235921-2025_imagen2.jpg 

 

 

Así las cosas, conforme lo señala la Guía, durante la fase planeación el auditor debe, entre otras cosas, hacer la identificación de los criterios a emplear así como su adecuación, de tal manera que durante la fase de ejecución el desarrollo de los procedimientos de auditoría definidos a través del programa de trabajo, observen la objetividad requerida durante la auditoría interna, y que así mismo, durante el desarrollo de los hallazgos identificados, estos sean presentados de forma clara y contundente juntos con los hechos basados en evidencias que encontró el auditor interno (realidad).

 

Al respecto entonces, se debe señalar que conforme dispone la Guía, los criterios se forman a partir de las normas, reglamentos, procedimientos, manuales, guías, instructivos  o políticas, bien sea estos internos o externos, dado que allí se establecen las expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).

 

En tal sentido, en lo que tiene que ver con la auditoría a la inspección de policía, en concepto de esta Dirección Técnica resulta viable, que ante la ausencia de proceso y procedimientos, se establezcan como criterios de auditoría el marco normativo aplicable a los asuntos bajo competencia de la inspección de policía

 

 

Ahora bien, en relación con la viabilidad para que la Oficina de Control Interno tenga conocimiento de los procesos verbales abreviadoses, es importante señalar que la Secretaría de Transparencia, como líder de la política de Transparencia y Acceso a la Información, en la Guía de instrumentos de gestión de información pública, con respecto a la Información clasificada y reservada expresa lo siguiente:

 

La Ley 1712 de 2014 señala que toda la información que esté en posesión, custodia o bajo control de las entidades obligadas de la Ley 1712 de 2014, es pública. Pero existen excepciones con el fin de evitar que se causen daños a derechos de las personas o a intereses públicos. Para aplicar estas excepciones se deben cumplir unos requisitos establecidos en esa Ley: (Subrayado fuera de texto)

 

• Que estén permitidas en una ley, o decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o en la Constitución;

 

• Que se relacionen con unos derechos o bienes establecidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014;

 

• Que se motive y prueben la existencia del daño presente, probable y específico, que se causaría con la divulgación de la información. (Para profundizar en estos conceptos se sugiere ver guía de Respuesta a Solicitudes de Información).

 

En este caso, el instrumento para su definición es el Índice de Información Clasificada y Reservada, frente al cual la misma guía indica:

 

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública que puede causar un daño a determinados derechos o intereses públicos (Reserva) o privados (Clasificación), por lo que no es publicable. (Subrayado fuera de texto)

 

Este índice cumple dos funciones:

 

1. Sirve para que la ciudadanía conozca cuáles son los documentos que tienen acceso restringido.
2. Facilita las respuestas a solicitudes de acceso a la información pública reservada o clasificada, dado que dichas respuestas deben basarse en este Índice, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.4.4.1 del Decreto 1081 de 2015. (Ver guía de Respuesta a Solicitudes de Información).

 

De acuerdo con los anteriores lineamientos, es claro que cada entidad acorde con su naturaleza y normatividad que le es aplicable debe establecer el inventario de activos de información, a partir del cual podrá establecer aquella información que considera como clasificada y reservada, lo que impactará en el esquema para las publicaciones en su página web y para responder a las solicitudes de los usuarios.

 

Con base en su solicitud en la cual indica que el proceso único de policía en especial los procesos verbales abreviados poseen una reserva legal art. 173 ibidem¸ será necesario que analice el objetivo y alcance de las auditorías que tenga programadas para los procesos basado en la ley 1801 de 2016 código de policía, ya que si lo que requiere es revisar los procesos basado en dicha ley, es posible adelantar este tipo de análisis a través de información general que permita mejorar los procesos, sin entrar a solicitar datos sensibles.

 

Teniendo en cuenta el caso consultado, consideramos pertinente señalar que el Decreto 648 del 19 de abril del 2017 en relación con los instrumentos mínimos para la actividad de auditoría interna, señaló lo siguiente:  

 

(...)

Artículo 2.2.21.4.8 Instrumentos para la actividad de la Auditoría Interna. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán, de acuerdo con los lineamientos y modelos que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, adoptar y aplicar como mínimo los siguientes instrumentos:

 

1. Código de Ética del Auditor Interno que tendrá como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia de éste.
2. Carta de representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a las Oficinas de Control Interno.
3. Estatuto de auditoría, en el cual se establezcan y comuniquen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Unidad u Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría. d) Plan anual de auditoría.  (Subrayado fuera del texto) (...)  

 

De conformidad con la anterior reglamentación, todas las entidades del Estado deben adoptar y aplicar como mínimo los instrumentos de auditoria mencionados, en este caso, define como instrumento obligatorio la carta de representación, la cual permite garantizar que durante el proceso de auditoría, el auditado se comprometa a entregar la información requerida previamente, en los plazos señalados, con la calidad, consistencia e integridad requeridas para que la oficina de control interno pueda evaluar y tener un pronunciamiento objetivo sobre la unidad auditable.

 

De otro lado, en cuanto a la carta de compromiso, si bien el decreto en cita no la relaciona, se trata de un documento que hace parte de la planeación del proceso auditor, en la cual se describe la naturaleza y alcance de trabajo, la responsabilidad del auditor y la fecha en que se entregará el informe final, información que se formaliza con el cliente de auditoría, quien en nuestro ámbito se asimila al Representante Legal o bien el Líder del proceso. 

 

Esta carta de compromiso ayuda a mejorar la comunicación entre el auditor y el auditado, al conocer de antemano los temas que serán objeto de auditoría, el tiempo de duración, entre otros aspectos que puede incluir para mejorar la ejecución posterior del proceso auditor.

 

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, le confirmo que, la Oficina de Control Interno de gestión tiene dentro de sus funciones “Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función”, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, por lo tanto, es viable que se incluya en su Plan Anual de Auditorías a la Oficina de Inspección de Policía y considerar como criterios de auditoría, ante la ausencia en la documentación de procesos y procedimientos, la normatividad que regula y rige los inspectores de Policía rurales, urbanos y corregidores.

 

Me permito precisar, que, si bien no pueden existir áreas vetadas para la Oficina de Control interno, es claro que puede haber información reservada o confidencial sobre la cual la entidad debe establecer los mecanismos para su manejo, acorde con lo establecido en la política de Transparencia y acceso a la información pública y que en tal sentido dichos mecanismos deben ser considerados y acatados por parte de dicha oficina para el desarrollo de sus seguimientos y auditorías.

 

En este caso, frente a los temas señalados en su consulta que atañen los procesos verbales, será necesario revisar el objetivo y alcance de la auditoria, de manera tal que pueda reorientar los procedimientos aplicables y la información que viene solicitando, con el fin de poder llevar a cabo el ejercicio auditor en mejores condiciones; por ello es importante establecer el estatuto de auditoria interna con el propósito de definir el nivel de responsabilidad y autoridad para acceder a la información relevante hacia el cumplimiento de trabajo de auditoría y a su vez la carta de compromiso con las responsabilidades del auditor como del auditado de la información que sea entregada por cada una de las partes.

 

Consideramos pertinente reiterar lo expresado en el análisis, en el sentido de indicar que a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación, y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten frente a los procesos verbales, pero tal labor no puede significar que se vulneren o afecten datos sensibles u otra información que pueda llegar a definirse como clasificada o reservada.

 

En este caso, frente al tema indicado en su consulta, si lo que requieren es revisar los procesos basado en la ley 1801 de 2016 código de policía, es posible adelantar este tipo de análisis a través de información general que permita mejorar los procesos, sin entrar a solicitar datos sensibles.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

 

LUZ DAYFENIS ARANGO RIVERA

Directora de Gestión y Desempeño Institucional

Proyectó: Elisa Morales Orozco

 Revisó: Iván Márquez Rincón

 

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

^[1] Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

² Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública.