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Radicado No.: 20236000227891

Fecha: 09/06/2023 07:14:34 a.m.

Bogotá D.C.

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Rad. 20232060302562 de el 25 de mayo del 2023.

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública, en atención a la comunicación de la referencia, solicita se emita un concepto en respuesta a la siguiente pregunta: “En tal sentido y en aplicación de meritocracia se consulta sobre la viabilidad para remitir a las pruebas aplicadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a los aspirantes a ocupar mediante encargo vacantes de empleos del Nivel Profesional, Técnico y Asistencial”.

Previamente debe indicarse que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. En ese sentido, la resolución de los casos particulares no es competencia de este Departamento y corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal.

Dicho lo anterior, se procede a dar información general respecto del tema objeto de consulta

Respecto a la figura de encargo la Ley 909 de 2004², modificada por la Ley 1960 de 2019, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. (Subraya y negrilla fuera de texto)

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.” (Subraya nuestra)

Por su parte el Decreto 1083 de 2015³, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.”

De acuerdo con lo anterior, mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos establecidos en las normas transcritas, sin que en los requisitos se determine la aplicación de pruebas de meritocracia por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, en consecuencia no se les puede imponer un requisito adicional

Ahora bien, en relación con la provisión de empleos públicos mediante encargo y comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período, en Criterio Unificado 13082019 de 2019 emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil con ponencia del Comisionado Dr. Fridole Ballén Duque, en sesión del 13 de agosto de 2019 se determinó lo siguiente:

“b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo a proveer mediante encargo

El requisito de aptitud y habilidad, corresponde a la idoneidad y capacidad que ostenta un servidor para obtener y ejercer un cargo. De ahí que el análisis y valoración de su cumplimiento recaiga en el Jefe de Talento Humano o quien haga sus veces en la entidad, servidor que, con fundamento en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente al momento de la provisión transitoria del empleo de carrera vacante de forma definitiva o temporal, deberá evaluar de forma objetiva y

soportado en evidencias las aptitudes y habilidades de los servidores que integran la planta de personal, con el f in de determinar cuál(es) de ellos reúnen las condiciones para desempeñar el empleo

que será provisto.

Al respecto, la CNSC había conceptuado lo siguiente, "[...] la unidad de personal de la entidad o quien

haga sus veces en la respectiva entidad, deberá conceptuar sobre este aspecto y pronunciarse positiva

o negativamente sobre el cumplimiento de este requisito, sustentando las razones de su pronunciamiento. (...)3

Para ilustrar lo antes señalado, se traen elementos sobre las aptitudes y habilidades desde el punto de

vista Psicológico, las cuales son definidas de la siguiente manera:

Aptitud o capacidad: Atributos permanentes del individuo que influencian su desempeño frente a diferentes labores o actividades.

Habilidad: Destrezas desarrolladas o aprendidas que facilitan el aprendizaje o la adquisición más rápida de un nuevo conocimiento

Con el objeto de orientar a los Jefes de Talento Humano de las entidades, la CNSC ha elaborado una serie de recomendaciones técnicas que deben seguir al momento de realiza r la evaluación de Aptitudes y Habilidades.

Para evaluar las aptitudes y habilidades de un servidor de carrera en el ejercicio de las funciones del respectivo cargo. los Jefes de Talento Humano o quienes hagan sus veces, deben tener en cuenta lo siguiente:

1. Identificar las aptitudes y habilidades propias del empleo que se va a proveer, las cuales se encuentran relacionadas con las competencias funcionales y comportamentales que están establecidas en el Manual Especificas de Funciones y Competencias de la Entidad. En algunos manuales esta información no está explicita y se requiere interpretar las funciones del empleo para identificarlas.

2. Se deberán recolectar evidencias de las aptitudes y habilidades de estos servidores, preferiblemente

aquellas que sean más predictivas 5. Algunos de los métodos que pueden usarse para recolectar estas

evidencias son: a) pruebas psicométricas; y b) nivel de desarrollo obtenido en los compromisos comportamentales de la Evaluación de Desempeño Laboral, siempre que tales compromisos incluyan las conductas asociadas establecidas en la norma vigente sobre la materia, las cuales deben coincidir

con las "aptitudes y habilidades" que se definieron para el cargo a proveer.

3. Realizar un contraste entre las evidencias obtenidas y clasificar en orden de mérito a los servidores

según las aptitudes y habilidades evaluadas. Hay algunos métodos que incluyen escalas de calificación

como. por ejemplo, las pruebas psicométricas y el nivel de desarrollo obtenido en los compromisos comportamentales de la Evaluación de Desempeño Laboral; en tal caso, la clasificación se realizaría con los resultados obtenidos6.

Es importante resaltar que el éxito de este proceso de evaluación depende de la correcta identificación

de las aptitudes y habilidades indispensables para ejercer de forma idónea las funciones del empleo a

proveer.” (Subraya fuera de texto).

Ahora bien, en el caso de la provisión de empleos mediante encargo, y con el fin de determinar el empleado público que cuenta con las aptitudes o habilidades para ejercer un cargo, el Jefe de Talento Humano o quien haga sus veces en la entidad deberá realizar un análisis y valoración de su cumplimiento.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Mcaro

Revisó: Maia Valeria Borja Guerrero.

Aprobó: Armando López Cortes.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1“Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.”

2“Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”.

3“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”.