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Radicado No.: 20226000365871

Fecha: 03/10/2022 11:36:41 a.m.

Bogotá D.C

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Radicación No. 20229000450722 de fecha 02 de Septiembre de 2022.

En atención al escrito de la referencia, mediante el cual realiza la siguiente consulta:

“En un proceso de encargos en una entidad pública, que significa la expresión contenida en el literal a del artículo 8 de la Resolución 3313 del 5 de septiembre de 2019 expedida por el Ministerio del Trabajo pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión Además, solicito se me informe quien tiene la prioridad para acceder a este cargo o empleo: el funcionario de carrera que se encuentra nombrado en por encargo en esta dependencia o el funcionario de carrera que se encuentra con un memorando de apoyo en la misma dependencia.”

Me permito informarle lo siguiente:

De conformidad con el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

Por esta razón, no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, o seguimiento, ni señalar los procedimientos o las implicaciones legales derivadas de sus actuaciones.

Ahora bien, a manera de orientación, con respecto a la situación administrativa de encargo el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 1. El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

(...)

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”

Por lo anterior, se colige entonces que, el encargo en un empleo de carrera administrativa procede en dos eventos respectivamente; en los empleados de carrera que acrediten los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido disciplinariamente sancionados en el último año y su evaluación del desempeño del último año fue calificada en sobresaliente, y, en el evento que no hayan empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo recaerá en los empleados que tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.

Ahora bien, abordando su tema objeto de consulta, es preciso abordar la Circular 0117 de 2019 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en la cual se impartieron algunos lineamientos frente a la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 1960 de 2019, a saber:

“1. Derecho preferencial de encargo de los servidores de carrera administrativa del Sistema General, Sistemas Específicos o Especiales de origen legal y de los Sistemas Especiales a los que por orden de la Ley les aplica transitoriamente la Ley 909 de 2004.

(...)

Titulares del derecho de encargo: el encargo deberá recaer en el servidor de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior, siempre que cumpla con los requisitos para su ejercicio, posean las aptitudes y habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente.

En tal orden, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004; en ausencia de servidor con evaluación en el nivel sobresaliente , el derecho se predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás requisitos y cuente con calificación satisfactoria . Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente descendiendo en la planta y en caso de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya citados procederá el nombramiento provisional.

(...)

2. Criterios de desempate para la provisión de un empleo de carrera mediante encargo cuando existe pluralidad de servidores de carrera que cumplen requisitos.

Existirá empate cuando varios servidores de carrera cumplan la totalidad de los requisitos exigidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 para ser encargados, caso en el cual la administración deberá actuar bajo parámetros objetivos y previamente establecidos, basados en el mérito, entre otros, y en el orden que estime pertinente, podrá aplicar los siguientes criterios.

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo con lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales).

b) Mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral.

c) Pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión.

d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los últimos cuatro (4) años.

e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará la información que se encuentre en la historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al requisito mínimo.

f) El servidor con derechos de carrera que acredite la condición de víctima, en los términos del artículo 131 de la Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones ".

g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de la entidad.

h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 403 de 1997.

i) De no ser posible el desempate, se decidirá a la suerte por medio de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de la entidad, entre ellos control interno.”

De la circular de precedencia, se colige que dentro de la administración debe garantizarse el derecho preferencial de encargo para los empleados que ostenten derechos de carrera administrativa, para esto el área de Talento Humano o la Unidad de Personal deberá revisar e identificar de la totalidad de la planta de empleos de la entidad, de cualquier dependencia y/o ubicación geográfica el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos dispuestos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, si una vez realizado dicho proceso se verifica que dentro de la entidad no se encuentra un servidor que cumpla con estos requisitos, se podrá proveer mediante encargo con aquel servidor que en el mismo nivel los cumpla.

En cuanto a los criterios de desempate por acaecer el proceso de encargo con pluralidad de servidores que cumplen con los requisitos; estos deberán estar basados en el mérito principalmente, que entre otros, podrá ser por obtener mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral, con el servidor de carrera que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo con lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales), por pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión, con el servidor con derechos de carrera más antiguo de la entidad. Sin embargo, dichos parámetros objetivos deberán estar previamente establecidos en los procesos de provisión transitoria de empleos de carrera administrativa.

En todo caso, y abordando su tema objeto de consulta, el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, es clara al disponer que los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en empleos de carrera administrativa en vacancia definitiva, siempre que cumplan con los requisitos para su desempeño, posean las aptitudes y habilidades para ejercerlos, no haber sido sancionados disciplinariamente y acrediten evaluación con calificación sobresaliente en su última evaluación de desempeño, sin que para el efecto se dispongan otro tipo de requisitos para que sea procedente encargar a un empleado en un empleo de vacancia definitiva correspondiente a la carrera administrativa.

Por lo tanto, la Comisión Nacional de Servicio Civil, y en aras de establecer un instructivo para la provisión de empleos mediante la figura de encargo, expidió la Circular citada en precedencia, en donde presupone que en caso de presentarse dentro de una entidad pluralidad de servidores que cumplan con los requisitos para ser encargados, podrán establecer criterios de desempate.

Ahora bien, la resolución 3313 de 2019 mediante la cual se define el procedimiento para los encargos en cargos de carrera administrativa que se encuentren en vacancia en Ministerio del Trabajo establece criterios de desempate al interior de esa entidad, por lo que se considera que la interpretación de este acto administrativo deberá realizarse por parte de las autoridades de la misma entidad o por los jueces de la república en ejercicio de las acciones legales respectivas

En consecuencia de lo analizado anteriormente la verificación del cumplimiento de requisitos del cargo le corresponde al jefe de la unidad de personal o a quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento, según lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5. del Decreto 1083 de 2015.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Christian Ayala

Reviso: Maia Borja.

Aprobó. Armando Lopez Cortes.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”.