Concepto 547981 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 10 de noviembre de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

ACTO ADMINISTRATIVO
- Subtema: Notificación

Para que pueda surtirse una notificación de forma electrónica, es indispensable que a quien se va a notificar, haya autorizado previamente la notificación electrónica, especificando la dirección electrónica para tal efecto. No obstante, se destaca que durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, prevalecerán las notificaciones por medios electrónicos, resultando obligatorio suministrar la dirección electrónica para recibir notificaciones.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

Para que pueda surtirse una notificación de forma electrónica, es indispensable que a quien se va a notificar, haya autorizado previamente la notificación electrónica, especificando la dirección electrónica para tal efecto. No obstante, se destaca que durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, prevalecerán las notificaciones por medios electrónicos, resultando obligatorio suministrar la dirección electrónica para recibir notificaciones.

*20206000547981*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000547981

 

Fecha: 10/11/2020 11:49:07 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: ACTO ADMINISTRATIVO - Notificación – Notificación por correo electrónico institucional. RAD. 20202060490422 el 08 de octubre de 2020.

 

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta sobre la procedencia de notificar al correo institucional de los empleados, los actos administrativos emitidos por la entidad, me permito informarle lo siguiente:

 

Inicialmente es necesario resaltar que la utilización del correo electrónico es un medio tecnológico válido para que la administración dé a conocer las decisiones que en un momento dado haya adoptado, para lo cual el artículo 53 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, consagran que los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos, de la siguiente manera:

 

“ARTÍCULO 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicosLos procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. 

  

En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen. 

  

“ARTÍCULO 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente

  

Las peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. 

  

Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil. 

  

“ARTÍCULO 56. Notificación electrónicaLas autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. 

  

Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título. 

  

La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.” 

  

“ARTÍCULO 57. Acto administrativo electrónico. Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley.” (Subrayas fuera del texto) 

 

De acuerdo a los anteriores artículos, los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos, es decir que las notificaciones electrónicas son válidas a la luz del artículo 53 y siguientes del CPACA.

 

A su vez se estableció que, toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. 

 

Adicionalmente señala la Ley que, siempre que el ciudadano o administrado haya aceptado el medio de notificación por medios electrónicos, las autoridades podrán notificar sus actos a través de estos medios de notificación, es decir que tan pronto los ciudadanos acepten que le sean notificado las actuaciones por correo electrónico, la entidad deberá notificarlo por dicho medio, hasta tanto el ciudadano o interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. 

 

En igual sentido, es importante traer a colación las normas que sobre la materia se han expedido recientemente, debido a la declaratoria de emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, se expidió la Resolución 385 del 20 de marzo de 20201 y al estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica declarado en todo el territorio Nacional por el Decreto 417 del 17 de marzo de 20202, expedido por el Presidente de la República.

 

Al respecto, el Decreto 491 de 2020, Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, señaló:

 

“ARTÍCULO 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

 

En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo.

 

El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.

 

En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

 

PARÁGRAFO. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. (Destacado nuestro)

 

De acuerdo al artículo 4 del Decreto 491 de 2020, hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

 

El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, debe contener copia electrónica del acto administrativo, debe indicar los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

 

Adicionalmente señala la norma que, en el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

 

Así las cosas, se tiene que, de manera general, para que pueda surtirse una notificación de forma electrónica, es indispensable que a quien se va a notificar, haya autorizado previamente la notificación electrónica, especificando la dirección electrónica para tal efecto. No obstante, se destaca que durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, prevalecerán las notificaciones por medios electrónicos, resultando obligatorio suministrar la dirección electrónica para recibir notificaciones.

 

Ahora bien, con relación al correo institucional, esta Dirección Jurídica considera que es el servicio de red que suministra las entidades y organismos a todos su colaboradores, cómo medio de comunicación, para notificar y solicitar información relacionada con todo lo que tenga que ver con la vinculación laboral de los mismos.

 

Aunado a lo anterior, es pertinente mencionar sobre la disposición de herramientas tecnológicas para la comunicación, lo que establece la Ley 734 de 2002, sobre los deberes de todo servidor público:

 

“ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

 

(…)

 

4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.” (Subraya fuera del texto)

 

De lo anterior se colige que, el deber del servidor público de usar recursos para el ejercicio de sus funciones, se limita a aquellos que sean asignados para tal efecto, por tal motivo, la entidad sólo podrá exigir el uso de aquellas herramientas tecnológicas que haya suministrado a los servidores públicos para el ejercicio de su cargo o función.

 

De acuerdo a todo lo antes anotado, frente a su consulta se concluye que si los actos administrativos a notificar, son relacionados con el ejercicio de la función o cargo del empleado público, podrá exigirse la recepción de la misma; no obstante, si las notificaciones se refieren a trámites administrativos que adelante en calidad de ciudadano y no de servidor público, será necesario que previamente el administrado autorice recibir notificaciones electrónicamente e informe la dirección electrónica en la que desea ser notificado.

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el vínculo “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por las Direcciones Técnicas de esta entidad.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Nataly Pulido

 

Revisó: José Fernando Ceballos

 

Aprobó: Armando López

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus

 

2. Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional.