¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que un contratista se postule al cargo de Congresista? 

De acuerdo con lo señalado en el artículo 179 de la Constitución Política, no podrá ser elegido Congresista quien haya intervenido en gestión de negocios ante entidades públicas, o en la celebración de contratos con ellas en interés propio, o en el de terceros, o haya sido representante legal de entidades que administren tributos o contribuciones parafiscales, dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la elección. Las inhabilidades previstas en los numerales 2, 3, 5 y 6 se refieren a situaciones que tengan lugar en la circunscripción en la cual deba efectuarse la respectiva elección.

Se debe tener en cuenta, que lo que constituye causal de inhabilidad es la intervención en la celebración de contratos y no su ejecución. En consecuencia, puede inferirse que la fecha que se debe tener en cuenta para que se configure la causal de inhabilidad relacionada con la celebración de contratos es el momento de su suscripción y no su ejecución.

¿Los miembros de una Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Congreso de la República pueden participar en las elecciones al Congreso a celebrarse en el año 2018, sin haber renunciado un año antes de la respectiva elección? 

Esta Dirección Jurídica considera que un Asesor de una Unidad Legislativa del Congreso al no ejercer autoridad administrativa o civil por sus funciones predominantemente asesoras para el logro de la función legislativa, no debe presentar renuncia a su empleo un (1) año antes de las respectivas elecciones. 

No obstante, el empleado público que no ejerza jurisdicción ni autoridad y que aspire a ser elegido como Representante a la Cámara o como Senador, deberá presentar renuncia a su empleo antes del día de la inscripción suya como candidato, toda vez que no podría participar en política como empleado público, teniendo en cuenta las disposiciones existentes sobre prohibición de participación o intervención en política de los servidores públicos.

De otra parte, un contratista de prestación de servicios vinculado en el Congreso de la Republica se encontrará inhabilitado para aspirar a ser elegido Representante a la Cámara o Senador si el contrato lo suscribió dentro de los seis meses (6) anteriores a las elecciones. 

Ahora bien, si el contrato lo suscribió con antelación mayor a los seis (6) meses de la fecha de las  elecciones, así el contrato se encuentre en ejecución, se colige que no existe inhabilidad, en razón a que la norma limita la inhabilidad a la suscripción pero no a su ejecución.

¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que quien presta sus servicios en una entidad pública sin que medie nombramiento y posesión o la suscripción de un contrato se postule para ser elegido como Congresista? 

Se considera procedente  analizar las funciones generales del empleo con el fin de determinar si las mismas implican ejercicio de autoridad política, civil, administrativa o militar. 

Si revisadas las funciones asignadas al empleo se determina que ellas implican poderes decisorios, de mando, imposición, vigilancia y control sobre los subordinados y las personas jurídicas y naturales, se presentaría la inhabilidad consagrada en el numeral 2 del artículo 179 de la Carta Política, razón por la cual el empleado deberá presentar renuncia a su cargo al menos doce (12) meses antes de las elecciones, en el caso que el interesado advierta que en el ejercicio de su empleo no ejerce autoridad civil, política o administrativa, no se presentaría la inhabilidad consagrada en el numeral 2 del artículo 179 estudiado, dicho análisis deberá realizarlo el interesado de acuerdo con las funciones de su empleo.

Por otra parte, es preciso señalar que los servidores públicos no podrán tomar parte en las actividades de los partidos y movimientos políticos y en las controversias políticas, sin perjuicio de ejercer libremente el derecho al sufragio; por tal razón, ningún empleado público podrá intervenir en política, hasta tanto el legislador no expida la ley estatutaria que establezca las condiciones en que se permitirá su participación.

Considerando lo anterior, en criterio de esta Dirección jurídica, se considera que el empleado público que no ejerza jurisdicción ni autoridad y que aspire a ser elegido como Congresista, deberá presentar renuncia a su empleo antes del día de la inscripción suya como candidato, toda vez que no podría participar en política como empleado público, teniendo en cuenta las disposiciones existentes sobre prohibición de participación o intervención en política de los servidores públicos. 

¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que un empleado público en uso de licencia no remunerada suscriba un contrato de prestación de servicios con otra entidad pública? 

Durante la licencia ordinaria el servidor público no pierde su calidad como tal, adicionalmente, se precisa que por expresa prohibición Constitucional y legal, los servidores públicos se encuentran inhabilitados para celebrar contratos Estatales, con las entidades u organismos públicos del Estado ya sea directa o indirectamente.

Así las cosas, se colige que el empleado público en uso de una licencia no remunerada se encuentra inhabilitado para suscribir un contrato de prestación de servicios con la misma u otra entidad pública.

¿Un concejal que ha finalizado su período Constitucional se encuentra inhabilitado para ser nombrado como empleado público o suscribir un contrato estatal con una entidad pública del respectivo municipio?

Se considera que al terminar el periodo constitucional las incompatibilidades de los concejales se extinguen, por consiguiente, no se encuentra impedimento legal para que la persona que ejerció como concejal de un municipio, aun en el caso que se haya desempeñado como presidente de la corporación, en la Administración siguiente se vincule como empleado público o celebre un contrato estatal en el mismo municipio, siempre que cumpla con el perfil y los requisitos para acceder a uno u otro.

¿Una persona que tiene suscrito un contrato de prestación de servicios con una entidad del Estado puede vincularse como empleado público en la misma entidad pública? 

En criterio de esta Dirección se considera que en el evento en que una persona haya celebrado contrato con una entidad oficial, se vincule como empleado público, le sobrevendría la inhabilidad contemplada en el artículo 8º literal f) de la Ley 80 de 1993, situación que le obligaría a ceder los contratos previa autorización escrita de la autoridad contratante, o si ello no fuere posible deberá renunciar a su ejecución.

¿Un Concejal de un municipio puede celebrar contrato estatal con una entidad pública de un municipio diferente al que es concejal? 

En criterio de esta Dirección Jurídica, como quiera que el concejal municipal es considerado un servidor público, se encuentra inhabilitado para celebrar contratos con entidades del Estado y con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 127 Constitucional y el numeral 1º, literal f) del artículo 8º de la Ley 80 de 1993.

¿Existe algún tipo de inhabilidad para que un ex empleado del nivel directivo de una entidad del nivel municipal suscriba un contrato de prestación de servicios con la misma entidad? 

Las inhabilidades para que ex servidores públicos contraten con el Estado consagradas en los artículos 8 de la Ley 80 de 1993 y 4 de la Ley 1474 de 2011, aplica frente a la entidad respectiva para quienes hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

En ese sentido se considera que quien ejerció un empelo del nivel directivo en una entidad u organismo público, se encuentra inhabilitado para celebrar contratos estatales con la misma entidad durante los dos (2) años siguientes a su retiro.

¿Cuál es la jornada laboral de los empleados públicos?

La jornada ordinaria de trabajo que deben cumplir los empleados públicos corresponde a cuarenta y cuatro (44) horas semanales, podrá ser distribuida por el Jefe del Organismo de acuerdo con las necesidades del servicio, para ser cumplida de lunes a sábado, pudiendo compensar la jornada de este último día con tiempo diario adicional en los restantes.

¿Es viable el reconocimiento y pago de horas extras, dominicales y festivos a favor de empleados públicos del nivel profesional?

En el caso que las labores se presenten en forma habitual o permanente en días dominicales y festivos, el trabajador tiene derecho a una remuneración equivalente al doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de descanso compensatorio. Tendrán derecho a este reconocimiento los empleados sin importar el nivel jerárquico al que pertenezca.

El trabajo en dominicales y festivos de manera ocasional da lugar a la  compensación con un día de descanso remunerado o con una retribución en dinero, a elección del empleado. En este evento se deberá tener en cuenta los niveles y condiciones a que hace referencia el artículo 40 del Decreto 1042 de 1978, de manera que sólo tienen derecho a su reconocimiento los empleados del nivel técnico hasta el grado 9 y asistenciales hasta el grado 19 y su correspondiente en el nivel territorial.

Ahora bien, no existe disposición que permita el reconocimiento del trabajo suplementario o de horas extras a empleados públicos del nivel profesional; es por eso que se recomienda suplir el tiempo laborado por fuera de la jornada ordinaria con tiempo de descanso.

¿Es procedente el reconocimiento y pago del recargo nocturno a favor de los empleados públicos de las entidades del nivel territorial? 

Respecto del reconocimiento por el trabajo desarrollado en jornada nocturna, resulta procedente señalar que si las labores ordinaria o permanentemente se desarrollan en jornada nocturna, los empleados tendrán derecho a recibir un recargo del treinta y cinco por ciento sobre el valor de la asignación mensual; para este caso no se tiene en cuenta la clasificación, el nivel y el grado salarial de los empleados, por lo que tienen derecho a su reconocimiento los empleados de los niveles asistencial, técnico y profesional.

¿Qué es un Manual de Funciones y Competencias Laborales?

El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos. Es, igualmente, insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas.

¿Cómo se construye el manual específico de funciones y de competencias laborales? 

El manual debe contener los siguientes elementos:

1. Identificación y ubicación del empleo.

2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo.

3. Conocimientos básicos o esenciales.

4. Competencias Comportamentales.

5. Requisitos de formación académica y experiencia.

La Función Pública además expidió la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, actualizada en septiembre de 2015, y que se encuentra a disposición en nuestra página web: www.funcionpublica.gov.co/guias.

¿El número de fichas del Manual de Funciones y Competencias Laborales debe ser igual al número de empleos públicos que tenga la entidad? 

No necesariamente. El área funcional y el propósito principal del empleo son los elementos que permiten diferenciar los empleos en cada área o dependencia, por lo tanto, lo más recomendable es contar con fichas de empleo distintas para cada área funcional en donde vayan a ser ubicados los empleos de un mismo código y grado salarial. Por ejemplo, si en la planta de personal se cuenta con un profesional universitario grado 11 para el área de planeación y otro para el área jurídica, deberán elaborarse dos fichas de empleo separadas que contengan todos los elementos señalados en la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales (identificación del empleo, contenido funcional, conocimientos básicos, competencias y requisitos de estudio y experiencia).

Sin embargo, si la planta de personal cuenta con varios cargos con igual código, grado salarial, propósito principal y área funcional, la ficha de empleo puede ser la misma.

¿Qué son los núcleos básicos del conocimiento - NBC?

El Decreto 1083 de 2015, introduce los Núcleo Básico de Conocimiento – NBC como un elemento nuevo para los requisitos de estudio del Manual de funciones y competencias laborales. El Núcleo Básico de Conocimiento – NBC es la agrupación de disciplinas académicas o profesiones según la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES), a cargo del Ministerio de Educación Nacional. Los diferentes NBC se encuentran descritos en el artículo 2.2.2.4.9 del Decreto 1083 de 2015 establece:

Cada entidad puede definir en el manual de funciones, los Núcleos Básicos de Conocimiento - NBC que considere necesarios para el ejercicio de un determinado empleo, inclusive si pertenecen a áreas de conocimiento diferentes, siempre y cuando ellos estén relacionados con la naturaleza de las funciones del empleo. Es decir, el registro de varios núcleos de conocimiento para una determinada ficha de empleo es perfectamente válido.  

¿Para que sirven los núcleos básicos del conocimiento en los manuales de funciones y competencias laborales? 

El objetivo de la inclusión de los Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC), es facilitar el ajuste del manual de funciones respecto a sus modificaciones permanentes, las cuales implicaban incluir nuevas disciplinas académicas cada vez que surgían nuevas titulaciones que no aparecían en dicho manual; a razón de la multiplicidad desbordada de programas académicos de educación superior registrados en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior – SNIES.

Con esta disposición se concentran estos programas académicos en 55 Núcleos Básicos del Conocimiento, que permiten un manejo más simple, flexible y práctico tanto para la elaboración del manual de funciones, como para la provisión misma de los empleos, con las salvedades que ya se han hecho sobre el perfil ocupacional y las restricciones legales para algunos empleos específicos. 

¿Cuál es la consecuencia de no realizar los cambios y modificaciones a los manuales de funciones de la entidad pública, conforme a lo establecido en la normatividad vigente? 

No llevar a cabo estos cambios a los manuales de funciones puede conducir a sanciones disciplinarias establecidas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único). No obstante, si bien la acción de ajuste del manual específico no se realiza dentro del término, la respectiva autoridad no pierde la competencia para expedir el respectivo manual ajustado, en los términos del Decreto 1083 de 2015.

¿Cuándo se recomienda establecer alternativas de requisitos de formación académica y experiencia profesional en el manual específico de funciones y de competencias laborales? 

La fijación de alternativas al requisito básico del empleo, aplicando las equivalencias entre estudios y experiencia es discrecional de la entidad. Por lo tanto no es absolutamente necesario definir alternativas en todos los empleos sino en aquellos en los cuales la entidad lo considere pertinente, por razones de oferta laboral o porque las funciones no requieren un alto grado de especificidad en los requisitos.

Es decir, para aquellos empleos en los cuales la entidad ha dispuesto que se requiere de personal altamente calificado y especializado, no se recomienda definir alternativas con el fin de no perder el horizonte del cargo y se mantenga la integridad tanto del propósito principal como de las funciones esenciales del empleo.

Por otra parte, si no se precisan personas altamente calificadas y especializadas para un determinado empleo y se requiere una experiencia que pudiere ser compensada con requisitos diferentes a los exigidos inicialmente, seguramente y como excepción a la regla, pueden establecerse las alternativas que se consideren necesarias para poder obtener la flexibilidad en empleos cuyos perfiles pueden ser aplicables a diferentes dependencias de la organización. Lo ideal es que se establezca como máximo una alternativa de requisitos para mantener la integridad del perfil.

¿Existe algún formato especial para la actualización del manual de funciones? 

No existe un formato especial para realizar el manual de funciones, lo fundamental es que contenga los parámetros indicados en la Guía para establecer o modificar el manual de funciones y competencias laborales, y se hagan de conformidad con la normativa vigente, es decir, cuidando que no se desnaturalicen los empleos (que se asignen funciones que no correspondan a cada nivel), que los requisitos establecidos correspondan con los requisitos generales establecidos para entidades del orden nacional (art. 2.2.4.1 y subsiguientes del Decreto 1083 de 2015), y se respeten los límites mínimos y máximos para cada nivel de empleo en el orden territorial (art. 13 del Decreto 785 de 2005). 

¿Se pueden hacer ajustes parciales en los manuales de funciones? 

En efecto, tanto para las entidades del orden nacional como las territoriales, es función del área de talento humano mantener actualizado el manual de funciones y de competencias laborales, y dicha actualización implica en algunas ocasiones hacer modificaciones parciales, como por ejemplo adicionar funciones a un empleo, modificar requisitos o abrir nuevos perfiles (fichas) de empleo. En todo caso, cada modificación debe estar justificada técnicamente y se adopta mediante acto administrativo del jefe de la entidad.

¿El ajuste o actualización del manual se hace por medio de estudio técnico o diagnóstico? 

No es necesario realizar un estudio técnico. Sin embargo, cuando el ajuste implica precisar, adicionar, fusionar o suprimir funciones, es conveniente que se deje documentado el proceso de ajuste en esas materias.

Para las entidades territoriales no se encuentran estipulados los requisitos de experiencia como sí se establecen para las entidades del orden nacional ¿Cuál sería el parámetro para establecerlos? 

En el Decreto 785 de 2005 no se estipula el detalle de requisitos de estudios y experiencia por grado, en razón a que la adopción de las escalas salariales y la identificación de los grados para cada empleo es una autonomía de los entes territoriales y por lo tanto no son similares a las del nivel nacional. En consecuencia cada entidad territorial deberá diseñar su propia matriz de requisitos, a partir de los topes mínimos y máximos de los requisitos señalados en el Decreto 785 de 2005. Igualmente se puede tener como parámetro de progresividad, en la exigencia de estudios y experiencia.

¿Cuál es la diferencia entre empleado público y trabajador oficial? 

La diferencia entre empleado público y trabajador oficial radica básicamente en que el primero se rige por una relación legal y reglamentaria, esto es, establecida por ley o reglamentos, cuya modificación solo puede ser realizada por normas de la misma jerarquía de aquellas que las crearon.

Los trabajadores oficiales tienen una vinculación contractual, en donde existe la posibilidad de la previa deliberación sobre las condiciones y de las prestaciones correspondientes. Así pues, el trabajador oficial se rige por el contrato laboral de trabajo, la convención colectiva y el reglamento interno de trabajo y cualquier adición o modificación de las actividades a desarrollar por parte de trabajador, se realizan modificando dicho contrato.

¿Cuáles son las causales de modificación de la planta de personal de una entidad pública? 

La modificación de las plantas de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1227 de 2005, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

En este orden de ideas, las causas o motivaciones para modificar la planta de personal de una entidad pública son:

• Fusión, supresión o escisión de entidades

• Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad.
• Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro.

• Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones.

• Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios.

• Redistribución de funciones y cargas de trabajo

• Introducción de cambios tecnológicos

• Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad

• Racionalización del gasto público.

• Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.

¿Cómo se realiza la modificación de la planta de personal de una entidad pública? 

La entidad debe elaborar un estudio técnico que justifique, con base en las circunstancias que se mencionan en la respuesta anterior, la modificación de la planta de personal. Este documento o justificación técnica debe contener como mínimo:

• Análisis de procesos

• Evaluación de la prestación de los servicios

• Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

Para profundizar en la metodología aplicable, se le sugiere consultar la Guía de Rediseño Institucional de Entidades Públicas, publicada por Función Pública, la cual se encuentra disponible, en nuestra página web www.funcionpublica.gov.co, pestaña publicaciones, vínculo guías y cartillas.

¿Qué autoridad es la competente para modificar la planta de personal? 

En el orden nacional: El Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente de la República (Artículo 115 de la Ley 489 de 1998).

En el orden territorial: El Gobernador o Alcalde, según corresponda. (Art. 315 de la Constitución Política de Colombia).

¿Qué se entiende por planta de personal estructural y planta global? 

La planta estructural corresponde a aquella mediante la cual se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución. En este caso, ante cualquier modificación en su configuración o en la redistribución de los empleos, implica una modificación al manual de funciones para poder hacer un movimiento de cargos de una dependencia a otra. En consecuencia, habrá un solo perfil de empleo porque cada cargo está adscrito a una dependencia específica.

Por su parte, la planta de personal global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución.

Con este modelo el Jefe o Director General de la entidad correspondiente, distribuirá los empleos y ubicará el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad.

En el escenario de la planta global se pueden establecer tantos perfiles de empleo como áreas funcionales (o dependencias) se tengan contempladas para la ejecución de las funciones y el cumplimiento de la misión institucional de la Entidad.

¿Cuál es la diferencia entre traslado y reubicación de funcionarios? 

La reubicación se presenta cuando la planta de personal es global. En este caso se pueden hacer los movimientos de personal que el representante legal considere necesarios para el buen funcionamiento de la institución.

Por otra parte, el traslado es aplicable cuando la planta de personal es estructural, lo cual implica modificar el acto administrativo por el cual se establece la planta y el correspondiente manual de funciones y competencias laborales para trasladar el empleo de una dependencia a otra.

La figura del traslado se encuentra regulada en los artículos 29 y siguientes del Decreto 1950 de 1973, por lo que estas disposiciones aplican a todos los empleados públicos en entidades con plantas estructurales, es decir, en las que se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución.

¿Qué es planta temporal? 

Es un conjunto de empleos que se crean para atender procesos o actividades extraordinarias en la entidad. La creación de una planta temporal debe cumplir al menos con una de las siguientes condiciones:

a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración;

b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales;

d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a 12 meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

Esta figura está reglamentada en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004 y en la primera parte del Decreto 1227 de 2005.

¿Cuál es el procedimiento para establecer una planta temporal?  

La entidad deberá elaborar el estudio técnico que refleje la necesidad de crear empleos temporales, conforme a lo dispuesto en el artículo 95 y 96 del Decreto 1227 de 2005. En dicho estudio técnico debe justificarse la creación de estos empleos y la disponibilidad presupuestal requerida para pagar los salarios y prestaciones sociales que generen.

Le corresponde a la respectiva entidad hacer claridad respecto al tiempo de duración de los empleos temporales, conforme a lo establecido en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005.

¿Cuál es el mecanismo de provisión de los empleos en una planta temporal?  

En primer lugar se solicitará la lista de elegibles vigente a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que efectúe la revisión correspondiente en Banco Nacional de Listas de Elegibles y que correspondan a un empleo de la misma denominación, código y asignación básica del empleo a proveer.

En caso de ausencia de lista de elegibles se debe dar prioridad a la selección de personas que se encuentren en carrera administrativa, cumplan los requisitos para el cargo y trabajen en la misma entidad.

Si agotados los dos pasos anteriores quedan empleos vacantes, la entidad puede adelantar autónomamente un proceso de selección para vincular en estos cargos a personas que cumplan con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias laborales.

¿Es procedente crear una planta temporal para una Empresa Industrial y Comercial del Estado?  

Las plantas de empleos temporales aplican para los empleos señalados en el campo de aplicación de la Ley 909 de 2004, es decir, para los empleados públicos que laboran en este caso en una Empresa Industrial y Comercial del Estado, cuya relación es legal y reglamentaria, y no para los trabajadores oficiales que se vinculan a la entidad mediante contrato de trabajo. En otras palabras, la generalidad en este tipo de entidades, es que predominan los trabajadores oficiales y la planta de empleados públicos es mínima.

En este orden de ideas, para Empresas Industriales y Comerciales del Estado lo más recomendable es ampliar su planta de trabajadores oficiales y hacer las contrataciones que se requieran para el normal funcionamiento de la empresa, en lugar de crear plantas temporales de empleados públicos.

¿Qué se entiende por formalización laboral?  

La formalización laboral es un proceso mediante el cual se transforman en empleos los contratos de prestación de servicios cuyas obligaciones corresponden a procesos o actividades que la entidad adelanta de manera regular y continua.

Para adelantar este proceso de formalización, la entidad debe adelantar un estudio técnico, de acuerdo con los parámetros del Decreto 1227 de 2005, con el fin de ampliar su planta de personal y vincular a ella más empleados que cumplan las funciones permanentes que hasta el momento estén desempeñando contratistas por prestación de servicios.

¿Qué es la prima de servicios?

Es un elemento salarial, el cual consiste en el reconocimiento de una suma de dinero a favor del empleado público al completar un año de servicio cumplido al servicio de una entidad pública.

¿Quiénes tienen derecho?

Los empleados públicos vinculados a las entidades del orden nacional y territorial (a partir del año 2014), tienen derecho al reconocimiento y pago de esta prima.

¿Los trabajadores oficiales tienen derecho al reconocimiento y pago de la prima de servicio?

El reconocimiento y pago de la prima de servicio a los trabajadores oficiales es procedente siempre y cuando esté contemplado en el contrato de trabajo, el reglamento interno, la convención colectiva de trabajo o un laudo arbitral.

¿Cuándo debe pagarse?

Tanto las entidades del orden nacional como las entidades del orden territorial, deberán reconocer y pagar la prima de servicio a los empleados públicos en los primeros 15 días del mes de julio.

¿Cuál es el valor que deben pagar las entidades públicas?

El pago de la prima de servicio corresponde al equivalente a quince días de salario.
 

¿En qué periodo se causa la prima de servicio?

El derecho al reconocimiento y pago de la prima de servicio se causa en el periodo comprendido desde el 1 de julio al 30 de junio del año siguiente.

Se tiene derecho a la prima de servicios si al 30 de junio el empleado tiene menos de seis (6) meses de  vinculación a una entidad pública

Con la expedición del Decreto 1011 de 2019 aplicable al régimen general de empleados públicos de la Rama Ejecutiva, se modificó la forma de liquidar la prima de servicios, eliminando la condición de que el servidor público llevara 6 meses continuos para el pago proporcional de la prima.

Por lo tanto, los servidores públicos del orden nacional y territorial por expresa disposición legal, tendrán derecho a que en el mes de julio se les pague de manera proporcional la prima de servicios así hubieren prestado sus servicios  por un término inferior a seis meses.

¿Cuál normativa establece los factores de liquidación de la prima de servicios?

Para la liquidación de la prima de servicio a los empleados públicos del nivel nacional es aplicable el Decreto Ley 1042 de 1978. Para los empleados públicos del nivel territorial, les aplica los decretos 2351 de 2014 y 2278 de 2018.

¿Qué factores salariales componen la prima de servicio?

Para los empleados públicos vinculados a entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional, los factores de liquidación de la prima de servicio que deben ser tenidos en cuenta, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 59 del Decreto 1042 de 1978, son los siguientes:

a) El sueldo básico fijado por la ley para el respectivo cargo.

b) Los incrementos salariales por antigüedad.

c) Los gastos de representación.

d) Los auxilios de alimentación y transporte.

e) La bonificación por servicios prestados.

Para los empleados públicos vinculados a entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden territorial, los factores de liquidación de la prima de servicio que deben ser tenidos en cuenta, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 1 del Decreto 2278 de 2018 que modificó el Art. 2 del Decreto 2351 de 2014, son los siguientes:

a) La asignación básica mensual correspondiente al cargo que desempeña el empleado al momento de su causación.

b) El auxilio de transporte.

c) El subsidio de alimentación.

d) La bonificación por servicios prestados.

¿Cómo opera la no solución de continuidad en la prima de servicio?

Si un empleado público renuncia a su empleo y se posesiona inmediatamente en otro cargo de mayor remuneración en la misma entidad, se considera que no hubo retiro efectivo del servicio y, en consecuencia, se aplica el principio de favorabilidad de manera que:

1. No es procedente que se realice la liquidación de los elementos salariales y prestacionales por parte de la entidad.

2. Los elementos salariales y prestacionales del cargo que ocupaba se acumulan y se reconocerán al momento de su causación en el nuevo empleo.

En el caso de que un empleado renuncie a su empleo y se posesione en otro cargo pero cuya remuneración  sea menor, si se considera procedente que la Administración proceda con:

1. Liquidar los elementos salariales y prestacionales que correspondan a la relación laboral que finaliza.

2. Iniciar un nuevo periodo para el reconocimiento y pago acorde con el empleo que ocupa.

¿Qué es la prima de navidad?

Es una prestación social, que consiste en el reconocimiento y pago a favor del servidor público de una suma de dinero equivale a un (1) mes de salario en el mes de diciembre.

¿Cuándo se causa el derecho?

La prima de navidad se causa cuando el servidor público ha laborado para la entidad durante todo el año civil, precisando que el año civil es el mismo que coincide con el año calendario, esto es, del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año.

¿Cuándo debe pagarse la prima de navidad y qué salario debe ser tenido en cuenta para su liquidación?

La prima de navidad debe ser pagada los primeros quince (15) días del mes de diciembre, teniendo en cuenta el salario devengado por el servidor público al 30 de noviembre o el último promedio mensual si fuere variable.

¿Es posible pagar proporcionalmente la prima de navidad?
 

Sí, pues conforme al artículo 32 del Decreto 1045 de 1978 y el artículo 17 del Decreto 1011 de 2019 el servidor público que no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho al reconocimiento y pago de la prima de navidad en proporción al tiempo laborado, la cual se liquidará con base en el último salario devengado o en el último promedio mensual si fuere variable.
 

¿Qué sucede con el salario variable al momento de liquidar la prima de navidad?

Es necesario precisar, que se habla de salario variable cuando el empleado público, además de recibir el salario propiamente dicho, recibe también otras remuneraciones y beneficios en razón de su trabajo o con ocasión del mismo, tal como sucede con el reconocimiento de horas extras, recargos nocturnos y dominicales y festivos.

Por lo anterior, en caso de presentarse un salario variable, la liquidación de la prima de navidad debe hacerse con base en el promedio del último salario devengado, pero, si el tiempo de servicio fuera menor de un año se tomará como base el promedio de lo devengado en el año respectivo o tiempo servido.

¿Qué factores salariales componen la prima de navidad?

Para quienes laboraron completo el año civil, la prima de navidad está compuesta por los siguientes factores conforme con el artículo 33 del Decreto 1045 de 1978:
a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo
b) Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978
c) Los gastos de representación
d) La prima técnica
e) Los auxilios de alimentación y transporte
f) La prima de servicios y la de vacaciones
g) La bonificación por servicios prestados.
Para el reconocimiento de la prima de navidad de forma proporcional, también aplica el reconocimiento de los anteriores factores, siempre y cuando los haya recibido efectivamente el empleado durante el tiempo de servicio a la entidad.

¿Es viable el reconocimiento y pago de la prima por coordinación de grupos internos de trabajo en las entidades públicas del nivel territorial?

De acuerdo con lo expuesto, se concluye que si bien las entidades públicas del nivel territorial tienen la competencia para conformar grupos internos de trabajo, el reconocimiento salarial del veinte por ciento (20%) sobre la asignación básica mensual por la coordinación de los mismos, sólo tiene dentro de su ámbito de aplicación a las entidades públicas del orden nacional, razón por la cual se considera que no resulta viable hacer el reconocimiento por coordinación a empleados de una entidad descentralizada del orden territorial, como es el caso de una Empresa Social del Estado del orden Departamental.

¿Qué empleados públicos son beneficiarios del reconocimiento y pago del auxilio de transporte ?

El auxilio de transporte se reconocerá y pagará en todos los lugares del país donde se preste el servicio público de transporte, a favor de los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salarios mínimo legal mensual vigente, y tiene por finalidad subsidiar los gastos que ocasiona el transporte desde su residencia al sitio de trabajo y de éste nuevamente a la residencia del empleado.

Con fundamento en lo expuesto, se considera que los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente, tienen derecho al auxilio de transporte, siempre y cuando en dicho Municipio se preste el servicio público de transporte.

No se tendrá derecho al auxilio de transporte cuando el funcionario disfrute de vacaciones, se encuentre en uso de licencia, suspendido en el ejercicio de sus funciones o cuando la entidad suministre el servicio.

¿Qué empleados públicos son beneficiarios del reconocimiento y pago del subsidio de alimentación?  

Respecto al reconocimiento del subsidio de alimentación se circunscribe para los empleados públicos, a los que su asignación básica mensual no supere el valor señalado en los decretos salariales que expida el Gobierno Nacional año tras año, siempre que el organismo cuente con el presupuesto necesario para su reconocimiento, que la entidad no suministre directamente el alimento y que el empleado no se encuentre en vacaciones, licencia o suspendido del servicio.

Para el caso, de los empleados públicos que devenguen para el año 2017 una asignación básica mensual no superior a un millón quinientos cuatro mil cuarenta y siete pesos ($1.504.047) moneda corriente, tendrán derecho a cincuenta y tres mil seiscientos treinta y cuatro pesos ($53.634) moneda corriente mensuales por concepto de subsidio de alimentación, siempre y cuando la entidad no suministre la alimentación a los empleados.

¿Cuál es la oportunidad y el responsable de realizar el reconocimiento y pago de viáticos a favor de un empleado público en caso del otorgamiento de una comisión de servicios?

Como quiera que la comisión de servicios se otorga a un empleado público para que ejerza sus funciones y/o cumpla actividades que le interesan a la administración en una sede distinta de la entidad, se considera que antes de iniciar la comisión de servicios, la administración debió expedir el acto administrativo otorgando la comisión junto con el reconocimiento y pago de los viáticos y gastos de transporte a favor del empleado comisionado.

¿Es viable el reconocimiento y pago de la prima técnica a favor de los empleados públicos de las entidades del nivel territorial?

A partir de la vigencia de la sentencia con Radicado 11955 del 19 de marzo de 1988, proferida por el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, con ponencia del magistrado Dr. Silvio Escudero Castro, mediante la cual se decretó la nulidad del artículo 13 del Decreto 2164 de 1991, no hay norma que consagre la posibilidad de otorgamiento de prima técnica para los empleados de las entidades del nivel territorial.

Así las cosas, en criterio de esta Dirección Jurídica, no se considera procedente reconocer y pagar primas técnicas a favor de un empelado de una entidad u organismo público del nivel territorial.

¿Qué se entiende por cargo equivalente al momento de hacer una incorporación con ocasión de la modificación de la planta de personal?

El artículo 89 del decreto 1227 de 2005, reglamentario de la Ley 909 de 2004, modificado por el decreto 1746 del 1 de junio 2006, establece: “Artículo 1°. Se entiende que un cargo es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura diferente.” Por lo anterior, la noción de cargo equivalente se predica de empleos iguales o similares en cuanto a funciones, requisitos de experiencia, estudios, competencias laborales y que tengan una asignación salarial igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura de empleos, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura de empleos diferente.

SERVICIO ACTIVO

¿Cuándo se encuentra un empleado en servicio activo ?

Un empleado se encuentra en servicio activo cuando se encuentra desempeñando normalmente las funciones del empleo para el cual ha tomado posesión.

LICENCIA

¿En qué consiste la licencia?

Cuando un empleado se separa de manera transitoria del ejercicio de su cargo, bien sea por solicitud propia, por enfermedad, por maternidad o por luto.

¿El otorgamiento de una licencia ordinaria (no remunerada) a favor de un empleado público es facultativo de la entidad o es considerado un derecho a favor del empleado?

La licencia ordinaria o no remunerada es una situación administrativa en la cual se puede encontrar un empleado público por solicitud propia y a juicio de la entidad nominadora; es considerado un derecho del empleado público que no implica la terminación del vínculo laboral, y cuya consecuencia para el servidor es la no prestación del servicio y para la Administración el no pago de los salarios y de las prestaciones sociales durante su término, en ese sentido se colige que los empleados públicos tienen derecho a obtener licencias, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias que regulen la materia. El tiempo de la licencia y el de su prorroga, si la hubiere, no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio.

Es decir, que los empleados públicos tienen derecho a licencia no remunerada durante sesenta (60) días al año, que pueden ser continuos o discontinuos, y puede ser prorrogada a criterio de la Administración hasta por treinta (30) días más, si concurre justa causa. Cuando la solicitud de la licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o caso fortuito, la autoridad nominadora decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

¿Existe alguna restricción durante la licencia ordinaria para que el servidor desempeñe otro cargo?

Según lo dispone el artículo 2.2.5.10.9 del Decreto Sectorial de Función Pública, (Decreto 1083 de 2015), mientras un empleado público se encuentre en licencia ordinaria, no podrá desempeñar otro cargo dentro de la administración pública.  El incumplimiento a esta disposición tendrá como consecuencia sanción disciplinaria y la revocatoria del nuevo nombramiento.

Adicionalmente a los empleados que se encuentren en licencia ordinaria, les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política.

¿Cuál es la forma como se deben reconocer y pagar los dos primeros días de licencia por enfermedad? 

De conformidad con el artículo 18 del Decreto 3135 de 1968 y el artículo 9 del Decreto 1848 de 1969, el empleado incapacitado tendrá derecho al pago de un subsidio en dinero correspondiente a un salario completo durante ciento ochenta días (180), cuando la enfermedad fuere profesional y a las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días y la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes, cuando la enfermedad no fuere profesional.

Ahora bien, cuando la enfermedad sea catalogada como profesional o se considere como accidente de trabajo, la ARL respectiva deberá reconocer y pagar el 100% de la asignación salarial a favor del empleado público, de otra parte, en el caso que se trate de enfermedad general o accidente no laboral, la entidad u organismo público deberá asumir el 100% de la asignación salarial del empleado por los primeros dos (2) días, a partir del tercer (3) día, la Entidad Promotora de Salud (EPS) a la que se encuentre afiliado el empleado público deberá asumir las dos terceras partes 2/3 partes del salario.

¿ Por cuánto tiempo se concede la licencia por luto?

Respecto del término por el que se concede la Licencia por luto, el Congreso de la República expidió la Ley 1635 del 11 de junio de 2013, “por medio de la cual se establece la licencia por luto para los servidores públicos”, que dispuso en su artículo 1º:

“Conceder a los Servidores Públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una: licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles”. 

Debe entenderse, entonces, que el hecho del fallecimiento del cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, se considera como una circunstancia sobreviniente que altera su relación laboral, familiar y personal y la ley le otorga una licencia remunerada por el término de cinco (5) días hábiles.

Licencia de maternidad. ¿Su reconocimiento y pago debe hacerlo la Entidad Pública o la EPS? ¿Cuál es el porcentajeque debe reconocer la Entidad Pública por este concepto? ¿ Puede la Entidad reconocer su valor y recobrar  ante la EPS?

Conforme a  la ley 1822 de 2017, la prestación social por maternidad es un derecho de toda trabajadora en estado de embarazo consistente en el descanso de diez y ocho  semanas remuneradas, contadas a partir del día del parto o del tiempo que estipule el médico que debe ausentarse de su trabajo, las cuales se liquidarán con el 100% del salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso. Se trata así de un derecho laboral de carácter sustantivo con efectos económicos y temporales en la relación laboral de la cual se origina, en favor del sector de los trabajadores públicos y privados, a cargo del sistema de régimen contributivo al cual se encuentre afiliada, o del propio empleador si no lo está, independientemente de si estén o no cobijadas por el sistema integral de seguridad social en salud de la ley 100 de 1993. Está a cargo del empleador el pago de la referida licencia, teniendo éste el derecho a solicitar el reembolso a la EPS en caso de cumplir las exigencias legales, como quiera que de esta forma se brinda la protección especial que la madre y el menor requieren frente a sus necesidades básicas y se evita que puedan verse afectados como consecuencia de demora o conflictos en la reclamación del dinero.

PERMISO 

¿ En qué consiste el permiso remunerado?

El artículo 2.2.5.10.16 del Decreto 1083 de 2015 dispuso el derecho de los funcionarios a solicitar permisos hasta por 3 días cuando medie justa causa. Del mismo modo, en estos casos será el superior del empleado el encargado de autorizar o negar según las necesidades del servicio y conforme al principio de razonabilidad.

En consecuencia, se considera que los permisos se pueden conceder hasta por tres (3) días hábiles sin que la norma establezca la cantidad de veces que se pueden solicitar y/o conceder. Por consiguiente, el empleado podrá solicitar los días de permiso remunerado cuando así los requiera siempre y cuando, a juicio del nominador se configure una justa causa.

COMISIÓN DE SERVICIOS

¿ Qué es una comisión de servicios?

La comisión de servicios es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; no genera vacancia del empleo; puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la comisión y el comisionado tiene derecho a la remuneración del cargo del cual es titular.

Es viable otorgar una comisión de servicios al empleado, cuya duración podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más.

Conforme a las normas que regulan las comisiones de servicios, antes del desplazamiento del empleado, es necesario que se haya proferido un acto administrativo en el que establezcan las condiciones de la comisión, el valor de los viáticos y del transporte. Una vez se ha regresado de la comisión, el empleado tiene la obligación de rendir informe de cumplimiento respectivo.

Por lo tanto, en la comisión de servicios el empleado ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular, sin que esta situación constituya una forma de provisión de empleos.

COMISIÓN DE ESTUDIOS

¿Cuáles son los requisitos para solicitar una comisión de estudios en el exterior?

Los servidores públicos tendrán derechos a solicitar a la entidad que le otorgue una comisión de estudios en el exterior, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

• Los estudios que vaya a realizar guarden relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña.
• Tenga por lo menos un año continuo de servicio en la respectiva entidad.
• Suscriba Convenio mediante el cual se comprometa a prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión y,
• Presente la Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.

ENCARGO

¿Cuándo procede un encargo?

Cuando las entidades del Estado por necesidades del servicio requieran proveer en forma transitoria los empleos de carrera administrativa que se encuentren vacantes temporal o definitivamente, deberán hacerlo mediante la figura del encargo con el empleado de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior de la planta de personal que le asista el derecho, por acreditar los requisitos para su ejercicio, poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño, no haber sido sancionados disciplinariamente en el último año, su última calificación del desempeño sea sobresaliente.

¿El encargo es un derecho preferencial para los empleados con derechos de carrera?

El empleado de carrera administrativa que reúna los requisitos señalados en el artículo 24 de la ley 909 de 2004, para desempeñar el cargo a proveer por vacancia temporal o definitiva, que no haya sido sancionado disciplinariamente en el último año, que desempeñe el empleo inmediatamente inferior y que la última evaluación de desempeño sea sobresaliente, tendrá derecho preferencial a ser encargado de dicho empleo. Vale mencionar, que para el empleado que no obstante reunir los requisitos señalados en la norma, pero que su evaluación del desempeño no sea sobresaliente, será a consideración del nominador encargar al empleado con derechos de carrera no en dicho empleo.

¿Cuándo procede el nombramiento en provisionalidad?

Los nombramientos provisionales se constituyen en un mecanismo de carácter excepcional y transitorio que permite proveer temporalmente un empleo de carrera administrativa, con personal que no fue seleccionado mediante el sistema de mérito, en aquellos casos que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos para ser encargados y no exista lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada para proveer la respectiva vacante.

¿Es viable encargar en los empleos vacantes a quienes tienen nombramiento en provisionalidad?

La provisión de los empleos de carrera administrativa mediante la figura del encargo es procedente con empleados de carrera administrativa de acuerdo a lo anteriormente expuesto; mientras que, las vacancias temporales o definitivas en los empleos de libre nombramiento y remoción, se suplen a juicio del nominador con empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan con los requisitos y el perfil para su desempeño; lo cual significa, que no es procedente nombrar mediante encargo en un empleo de carrera o de libre nombramiento y remoción, a un empleado vinculado con carácter provisional.”

VACACIONES 

¿Qué son las vacaciones?

Es el descanso remunerado a que tiene derecho todo servidor público cuando ha laborado por un (1) año al servicio de la entidad pública a la que está vinculado, considerada, además, como una situación administrativa y una prestación social que tiene incidencia como factor salarial.

¿A qué suma de dinero equivalen las vacaciones?

El valor en dinero de las vacaciones equivale a quince (15) días de salario.

¿En qué momento deben pagarse las vacaciones a los servidores públicos?

De acuerdo con lo señalado en el Decreto 1045 de 1978, las vacaciones deben ser pagadas al menos cinco (5) días antes de la fecha para iniciar el disfrute de las mismas.

¿Qué factores de liquidación componen las vacaciones?

Para liquidar las vacaciones, se tienen en cuenta los siguientes factores:
a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo
b) Los incrementos de remuneración a que hacen referencia los artículos 49 y 97 del Decreto Ley 1042 de 1978
c) Los gastos de representación 
d) La prima técnica
e) Los auxilios de alimentación y transporte
f) La prima de servicios
g) La bonificación por servicios prestados.

¿Qué es la interrupción de las vacaciones y en qué eventos se produce?

La interrupción de las vacaciones ocurre cuando el servidor público se encuentre disfrutándolas y el jefe de la entidad o su delegado, ordene la suspensión del disfrute.

Las vacaciones pueden interrumpirse por parte de la Administración por las siguientes causas, conforme a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 1045 de 1978:
•    Por necesidades del servicio
•    Incapacidad por causa de enfermedad o accidente de trabajo, eventos que deben ser debidamente acreditados.
•    Incapacidad por maternidad o aborto, debidamente acreditados
•    Por concederle al empleado público una comisión
•    Por llamamiento a filas
•    Por licencia de luto (Ley 1635 de 2013)

¿Qué es el aplazamiento de las vacaciones y en cuáles eventos procede?
 

El aplazamiento ocurre cuándo el jefe de la entidad o su designado, habiendo otorgado las vacaciones y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza y procede por necesidad del servicio.

¿Qué es la compensación de vacaciones?

Los eventos para compensar las vacaciones son taxativos y de acuerdo con el artículo 20 del Decreto 1045 de 1978, procede en los siguientes casos:
•    Cuando el jefe de la entidad lo estime necesario, con la finalidad de evitar perjuicios en la prestación del servicio público. Pero, solo se puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año.
•    Cuando opere el retiro definitivo del servicio del empleado público o trabajador oficial, sin haber disfrutado de las vacaciones causadas en ese momento.

Liquidación de vacaciones en encargo y comisión

En el caso de que un servidor público se encuentre en una situación administrativa como es el encargo o una comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción en la misma entidad, debe tenerse en cuenta que las vacaciones se liquidarán con base en el salario que devengue el empleado al momento de iniciar el disfrute.

En el caso particular, de que un empleado esté en una comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción en una entidad diferente en donde está vinculado en carrera administrativa, es preciso indicar, que dicha situación implica un cambio de régimen jurídico en cuanto a su remuneración y sus prestaciones sociales, por lo tanto, las vacaciones que se causen y deban reconocerse en dicha entidad, se liquidarán por el tiempo prestado en la misma mientras perdure la comisión en libre nombramiento y remoción. 

¿Qué sucede con las vacaciones reconocidas entre una vigencia y otra mientras ocurre el incremento salarial?

Es preciso tener en cuenta que el reajuste salarial realizado en una vigencia tiene efectos fiscales a partir del 1° de enero, por lo tanto, cuando un empleado público sale a disfrutar del periodo de vacaciones, el descanso remunerado, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación son liquidadas con base en los factores salariales que el empleado esté percibiendo al momento de disfrutarlas.

Por lo anterior, si el inicio del periodo de descanso comienza al final de un año y termina durante el siguiente año; la prima de vacaciones y la bonificación por recreación NO deberán tener ajustes; pero, el sueldo de vacaciones (que es recibido por adelantado) SI deberá ser reajustado, pues el aumento salarial tiene el carácter de retroactivo a partir del 1° de enero de cada año.

¿Se debe pagar el reconocimiento por coordinación, en las vacaciones del coordinador? 

Debe tenerse en cuenta, que una de las consecuencias de las vacaciones es la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones, además de la no concurrencia al sitio de trabajo durante el período de vacaciones. Por lo tanto, si el coordinador de un grupo de trabajo se encuentra en disfrute de sus vacaciones, al separarse temporalmente del ejercicio de su cargo y no ejercer las funciones propias del empleo, tiene como consecuencia, que durante el disfrute de las mismas el empleado designado coordinador de un grupo no tendrá derecho a percibir este beneficio.

¿Cómo operan las vacaciones colectivas?

Conforme con lo dispuesto en el artículo 36 del Decreto Ley 2150 de 1995, se pueden conceder vacaciones colectivas con la autorización de los Ministros, Directores de departamentos administrativos, Superintendentes, Directores de establecimientos públicos, Gerentes de empresas industriales y comerciales y los Jefes de unidades administrativas especiales.

En el evento de conceder vacaciones colectivas, puede ocurrir que se dé el caso de servidores que no hayan completado el año continuo de servicio, situación por la cual se entenderían que son vacaciones anticipadas y en el caso de ocurrir el retiro del servicio, dichos servidores públicos deben autorizar el descuento del valor que hayan recibido por descanso vacacional y prima de vacaciones de sus emolumentos y prestaciones sociales.

PRIMA DE VACACIONES

¿Qué es la prima de vacaciones y a cuánto equivale?

Es un auxilio económico que percibe el servidor público al cumplir cada año de servicios, la cual equivale a quince (15) días de salario.

¿Cuándo debe pagarse la prima de vacaciones?
 

La prima de vacaciones debe pagarse al mismo tiempo que las vacaciones, es decir, al menos cinco (5) días antes de la fecha para iniciar su disfrute.

¿Es viable que a un empleado público se le conceda la modalidad laboral del teletrabajo en el exterior? 

Teniendo en cuenta que la finalidad del teletrabajo es la utilización de las tecnologías de la información como soporte para el desarrollo de la actividad laboral, que se podrá otorgar a los servidores públicos siempre que se cumplan con las condiciones establecidas en las normas, en criterio Dirección Jurídica, no es viable otorgar el beneficio del teletrabajo desde el exterior a un empleado público.

¿El otorgamiento del beneficio del teletrabajo a un empleado público se materializa mediante acto administrativo? 

Se considera importante señalar que la entidad u organismo público que decida implementar el teletrabajo como modalidad de trabajo, deberá reglamentarlo mediante un acto administrativo (Resolución), en la cual se señalará de manera clara y sucinta todos y cada uno de los aspectos que rodean el teletrabajo en la entidad, entre ellos, derechos, deberes, el procedimiento dispuesto por la entidad para acceder al beneficio, causales para dar por terminado el teletrabajo etc.   

En ese sentido, se considera que en el caso que una entidad pública haya adoptado el teletrabajo como modalidad laboral, al otorgar el teletrabajo a un empleado público deberá realizarlo igualmente mediante acto administrativo, en el cual se deberá indicar que se incluyen las condiciones que de manera general ha establecido la entidad, incluyendo las específicas causales de terminación del beneficio.

¿El carácter de tele trabajador se considera como un derecho adquirido a favor del empleado?

Se precisa que uno de los principios que orientan el teletrabajo como modalidad de trabajo es la voluntariedad, entendida como el acuerdo de las voluntades de la administración y del empleado público encaminado para que el ejercicio de las funciones propias del empleo se desarrollen mediante dicha modalidad.

Ahora bien, para su implementación y desarrollo la administración deberá proceder a expedir la reglamentación del caso, señalando en forma clara la forma de acceder al beneficio, seguimiento al teletrabajo, así como las causales para su terminación, sin que dicha connotación (teletrabajador) le otorgue al empleado algún tipo de estabilidad laboral o derive en derechos adquiridos a favor de este.

¿La reversibilidad en el teletrabajo es una decisión discrecional de la administración? 

En caso que la entidad decida implementar el teletrabajo como modalidad laboral, la administración deberá reglamentar de manera clara y precisa las condiciones mediante las cuales se implementa el teletrabajo en la entidad, dentro de la reglamentación deberá indicar las causales por las cuales se finaliza el beneficio del teletrabajo para un empleado público.

De otra parte, se considera procedente señalar que el teletrabajo como modalidad laboral comporta como principios para su implementación, duración y terminación, entre otros, la voluntariedad y la reversibilidad, esta última entendida como la facultad que le asiste al empleador para dar por terminado el teletrabajo a un empleado y la posibilidad que le asiste a quien presta sus servicios en la modalidad de teletrabajo para desistir del mismo y en consecuencia, retornar a su puesto habitual de trabajo; es decir, finalizar el teletrabajo como modalidad laboral, y por ello regresar a ocupar su puesto de trabajo en las instalaciones físicas de la entidad.

¿El conferir el teletrabajo a un empleado es una decisión discrecional por parte de la administración?  

El teletrabajo tiene como principio orientador la voluntariedad, entendida como el acuerdo de las voluntades de la administración y del empleado público para realizar las funciones propias del empleo mediante dicha modalidad, su permanencia y la terminación del mismo.

Así las cosas, se indica que el ejercicio de las funciones propias de su cargo por parte del empleado mediante el teletrabajo, será la suma de las voluntades de la administración y del empleado, resaltando que las condiciones para su realización deberán ser reglamentadas de manera clara por la administración.