DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 03 DE 2019

(Derogada por la Directiva Presidencial 03 de 2023)

PARA: MINISTROS

DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO REPRESENTANTES LEGALES DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL Y DESCENTRALIZADO DE LA RAMA EJECUTIVA DEL NIVEL NACIONAL

DE: PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES, OBJETIVOS Y CONTENIDOS DE LAS ENTIDADES DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL

FECHA: 2 ABR.- 2019

Las entidades a las cuales va dirigida la presente directiva deben desarrollar su estrategia de comunicaciones bajo la coordinación de la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, teniendo en cuenta que corresponde a esta dependencia de conformidad con el artículo 21 del Decreto 179 de 2019 "Por el cual se modifica la estructura del Presidencia de la República" asesorar al Gobierno nacional en el diseño de la estrategia general de comunicaciones en su definición de objetivos, mensajes y contenidos institucionales.

En cumplimiento de lo anterior, la Presidencia de la República, ha definido la Guía de Sistema Gráfico que se adjunta a la presente directiva y contiene las instrucciones de entidad visual y uso de imagen de obligatorio cumplimiento para las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.

Así mismo, a continuación se dan las siguientes directrices que en concordancia con la Directiva Presidencial de Austeridad 09, proferida el 9 de noviembre de 2018, pretenden la construcción y seguimiento de una estrategia integral de comunicaciones del Gobierno nacional, enmarcada en el uso eficiente y adecuado de los recursos públicos:

1. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES DE LAS ENTIDADES

En el primer trimestre de cada año las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, remitirán al correo consejeriacomunicaciones@presidencia.gov.co en el formato adjunto a esta directiva, para conocimiento del Consejero Presidencial para las Comunicaciones, su plan de comunicaciones compuesto por la estrategia de comunicaciones, necesidades a satisfacer, los objetivos, descripción detallada de acciones contenidas dentro del pan, distribución y descripción de los recursos de inversión y demás aspectos relevantes. En relación con la presentación del Plan para el año 2019, deberá remitirse a más tardar el 28 de junio de 2019.

2. ESTUDIO Y APROBACIÓN DE LOS CONCEPTOS DE LAS CAMPAÑAS, FOROS Y PLANES DE MEDIOS

Con el propósito de garantizar la debida coordinación y optimizar el uso de los recursos destinados a las comunicaciones del Gobierno nacional, el concepto de todas las campañas de comunicación, divulgación e información institucional 1 y/o publicidad, entiéndase la producción y difusión de piezas de televisión, radio, prensa, digital, impresos, publicaciones, entre otros, deberán ser presentados para estudio y aprobación del Consejero Presidencial para !as Comunicaciones mediante el Sistema de Administración de Mensajes Institucionales - SAMI (sami.presidencia.gov.co}, antes del inicio del proceso de contratación dando cumplimiento a la Directiva Presidencial No. 09 de 2018, el cual deberá estar contenido en el plan de comunicaciones mencionado en el numeral 1.

La programación de foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones deberá ser presentada para estudio y aprobación del Consejero Presidencial para las Comunicaciones a través de SAMI. Lo anterior, independiente de la fuente de financiación para la realización de dicha actividad.

Dentro de la solicitud de aprobación se deberá especificar el objetivo de comunicación2, audiencias, piezas, plan de medios y presupuesto de producción. En el caso de foros se describirá el objetivo del mismo, la fecha de realización, proveedor, ciudad, presupuesto, entre otros.

Con este propósito, los secretarios generales de los ministerios y departamentos administrativos o su equivalente, y los jefes de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, validarán y consolidarán las solicitudes de las entidades de su sector y las enviarán a la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, salvo las excepciones que para tal efecto autorice la Consejería. La respuesta a las solicitudes de concepto será emitida a través de SAMI, dentro de los 8 días hábiles siguientes a su recepción.

3. ESTUDIO Y APROBACIÓN DE LAS PIEZAS DE COMUNICACIÓN

3.1 Las campañas de comunicación, divulgación e información institucional y/o publicidad deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

(I) Ser indispensables para el cumplimiento de la misión y las funciones de la entidad.

(II) Contemplar medios regionales y alternativos como emisoras comunitarias, si es del caso.

(III) Presentar máximo dos videos (referencia) cuando la difusión de las campañas se realice a través de mensajes institucionales o código cívico y con duración máxima de cuarenta (40) segundos.

(IV) Ajustarse a la Directiva Presidencial 09 de 2018.

3.2 Los foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

(I) Realizar únicamente foros que sean estrictamente necesarios.

(II) Privilegiar el uso de auditorios o espacios institucionales.

(III) Coordinar para que un mismo evento sea aprovechado por varias entidades.

(IV) Evaluar los costos de la logística de conformidad con los lineamientos de la política de austeridad de la Presidencia de la República.

La realización de las campañas de comunicación, divulgación e información institucional y/o publicidad, o foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones será responsabilidad exclusiva de cada entidad, de conformidad con las disposiciones legales que les sean aplicables.

Una vez emitido el concepto por la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, al que hace referencia el numeral 2, los secretarios generales de los Ministerios y Departamentos Administrativos o su equivalente, y los jefes de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República remitirán a la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, mediante el Sistema de Administración de Mensajes Institucionales SAMI (sami.presidencia.gov.co), las piezas de comunicación producidas antes de su difusión o emisión.

La respuesta será emitida a través de SAMI, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta que directamente compiten con el sector público o privado o que tengan interés público en salud, están exceptuadas de las obligaciones mencionadas en los numerales 2 y 3.

4. SEGUIMIENTO

Dentro de los diez (1O) días hábiles siguientes a la finalización de la campaña, las entidades remitirán a la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, a través del Sistema de Administración de Mensajes Institucionales -SAMI (sami.presidencia.gov.co), las certificaciones o evidencias de la difusión, pauta o emisión de cada pieza previamente aprobada por la Consejería.

5. DIVULGACIÓN MARCA PAÍS COLOMBIA

Las entidades a las cuales va dirigida la presente Directiva Presidencial deberán divulgar, ubicar y usar la marca País Colombia, en todos los eventos, documentos, papelería, publicidad, impresos y proyectos de comunicación que comprometan y se relacionen con la promoción de la imagen de Colombia en el exterior, para lo cual deberán seguir los lineamientos consignados en la Guía de Sistema Gráfico expedida por la Presidencia de la República, que se anexa a la presente, con la coordinación y asesoría de la Gerencia Marca País de ProColombia (info@procolombia.co) y la Consejería Presidencial para las Comunicaciones.

Cada entidad de la rama ejecutiva del orden nacional debe hacer seguimiento al cumplimiento de esta Directiva e implementará las medidas adicionales que considere pertinentes para hacer prevalecer la austeridad en el gasto público y los principios de economía y eficiencia de la Administración Pública, de acuerdo con la Directiva Presidencial 09 de 2018.

La Consejería Presidencial para las Comunicaciones hará seguimiento, con el apoyo de las entidades obligadas, al cumplimiento de esta Directiva e implementará, en coordinación con el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las medidas adicionales que considere pertinentes para el logro de los objetivos propuestos.

IVAN DUQUE

PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Offline y online

2 Story board (en caso de TV)