DIRECTIVA PRESIDENCIAL 03 DE 2023

(Mayo 29)

PARA: MINISTROS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL Y DESCENTRALIZADO DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL

DE: PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA DEFINICIÓN DE LA ESTRATECIA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES, OBJETIVOS Y CONTENIDOS DE LAS ENTIDADES DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL

FECHA: 29 MAY 2023

Las entidades a las cuales va dirigida la presente directiva deben desarrollar su estrategia de comunicaciones bajo la coordinación de la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa, teniendo en cuenta que corresponde a esta dependencia de conformidad con el artículo 17 del Decreto 2647 de 2022 "Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República", asesorar al Presidente de la República y al Gobierno nacional, en el diseño de la estrategia general de comunicaciones, definición de objetivos, mensajes y contenidos; su seguimiento y evaluación.

En cumplimiento de lo anterior, la Presidencia de la República, ha definido el Manual de Identidad Visual que se adjunta a la presente directiva y contiene las instrucciones de identidad visual y uso de imagen de obligatorio cumplimiento para las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.

Asimismo, a continuación, se dan las siguientes directrices que en concordancia con el Decreto 444 del 29 de marzo de 2023 "Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación", pretenden la construcción y seguimiento de una estrategia integral de comunicaciones del Gobierno nacional, enmarcada en el uso eficiente y adecuado de los recursos públicos:

1. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES DE LAS ENTIDADES

En el primer trimestre de cada año las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, remitirán al correo contacto@presidencia.gov.co en el formato adjunto a esta directiva, para conocimiento del Secretario para las Comunicaciones y Prensa, su plan de comunicaciones compuesto por la estrategia de comunicaciones, necesidades a satisfacer, los objetivos, descripción detallada de acciones contenidas dentro del plan, distribución y descripción de los recursos de inversión y demás aspectos relevantes. En relación con la presentación del Plan para el año 2023, deberá remitirse a más tardar el 28 de junio de 2023.

2. ESTUDIO Y APROBACIÓN DE LOS CONCEPTOS DE LAS CAMPAÑAS, FOROS Y PLANES DE MEDIOS

Con el propósito de garantizar la debida coordinación y optimizar el uso de los recursos destinados a las comunicaciones del Gobierno nacional, el concepto de todas las campañas de comunicación, divulgación e información institucional y/o publicidad, entiéndase la producción y difusión de piezas de televisión, radio, prensa, digital, impresos, publicaciones, entre otros, deberán ser presentados para estudio y aprobación del Secretario para las Comunicaciones y Prensa mediante el Sistema de Administración de Mensajes Institucionales - SAMI (https://sami.presidencia.gov.co/), antes del inicio del proceso de contratación dando cumplimiento al Decreto 444 de 2023 el cual deberá estar contenido en el plan de comunicaciones mencionado en el numeral.

La programación de foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones deberá ser presentada para estudio y aprobación del Secretario para las Comunicaciones y Prensa a través de SAMI. Lo anterior, independiente de la fuente de financiación para la realización de dicha actividad.

Dentro de la solicitud de aprobación se deberá especificar el objetivo de comunicación, audiencias, piezas, plan de medios y presupuesto de producción. En el caso de foros se describirá el objetivo del mismo, la fecha de realización, proveedor, ciudad, presupuesto, entre otros.

Con este propósito, los secretarios generales de los ministerios y departamentos administrativos o su equivalente, y los jefes de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, validarán y consolidarán las solicitudes de las entidades de su sector y las enviarán a la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa, salvo las excepciones que para tal efecto autorice la Secretaría. La respuesta a las solicitudes de concepto será emitida a través de SAMI, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción.

3. ESTUDIO Y APROBACIÓN DE LAS PIEZAS DE COMUNICACIÓN

3.1 Las campañas de comunicación, divulgación e información institucional y/o publicidad deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

(I) Ser indispensables para el cumplimiento de la misión y las funciones de la entidad.

(II) Contemplar medios regionales y alternativos como emisoras comunitarias, si es del caso.

(III) Presentar máximo dos videos (referencia) cuando la difusión de las campañas se realice a través de mensajes institucionales o código cívico y con duración máxima de cuarenta (40) segundos.

(IV) Ajustarse a las disposiciones del Decreto 444 de 2023.

3.2 Los foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

(I) Realizar únicamente foros que sean estrictamente necesarios

(II) Privilegiar el uso de auditorios o espacios institucionales.

(III) Coordinar para que un mismo evento sea aprovechado por varias entidades.

(IV) Evaluar los costos de la logística de conformidad con los lineamientos de la política de austeridad del Gobierno nacional.

La realización de las campañas de comunicación, divulgación e información institucional y/o publicidad, o foros que se planeen realizar en el marco del plan de comunicaciones será responsabilidad exclusiva de cada entidad, de conformidad con las disposiciones legales que les sean aplicables.

Una vez emitido el concepto por la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa, al que hace referencia el numeral 2, los secretarios generales de los Ministerios y Departamentos Administrativos o su equivalente, y los jefes de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República remitirán a la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa, mediante el Sistema de Administración de Mensajes Institucionales SAMI (sami.presidencia.gov.co), las piezas de comunicación producidas antes de su difusión o emisión.

La respuesta será emitida a través de SAMI, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Las empresas industriales y comercia les del Estado, las sociedades de economía mixta y las empresas sociales del Estado de la rama ejecutiva del orden nacional, están exceptuadas de las obligaciones mencionadas en los numerales 2, 3 y 4.

4. SECUIMIENTO

De manera trimestral las entidades remitirán a la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa, a través de correo electrónico a contacto@presidencia.gov.co, un informe con las certificaciones y/o evidencias de la difusión, pauta o emisión de cada pieza previamente aprobada por la Secretaría.

Cada entidad de la rama ejecutiva del orden nacional debe hacer seguimiento al cumplimiento de esta Directiva e implementará las medidas adicionales que considere pertinentes para hacer prevalecer la austeridad en el gasto público y los principios de economía y eficiencia de la Administración Pública, de acuerdo con el Decreto 444 de 2023.

La Secretaría para las Comunicaciones y Prensa hará seguimiento al cumplimiento de esta Directiva e implementará, de ser necesario, las medidas adicionales que considere pertinentes para el logro de los objetivos propuestos.

5. DIVULGACIÓN MARCA "CO COLOMBIA" (MARCA PAÍS COLOMBIA)

Las entidades a las cuales va dirigida la presente Directiva Presidencial deberán divulgar, ubicar y usar la marca "CO COLOMBIA" (Marca País Colombia), en todos los eventos, documentos, papelería, publicidad, impresos y proyectos de comunicación que comprometan y se relacionen con la promoción de la imagen de Colombia en el exterior, para lo cual deberán seguir los lineamientos consignados en el Manual de Identidad Visual expedido por la Presidencia de la República que se anexa a la presente, con la coordinación y asesoría de la Gerencia Marca País de ProColombia (info@procolombia.co) y la Secretaría para las Comunicaciones y Prensa.

La presente Directiva Presidencial deroga la Directiva No. 03 de 2019.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

(FDO.) GUSTAVO PETRO URREGO

Ver Anexo