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*20175000314001*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20175000314001

 

Fecha: 18/12/2017 05:54:58 p.m.

 

Bogotá D. C.,

 

Referencia: Aclaraciones con respecto a la formulación de los planes de mejoramiento producto de las auditorías de los entes de control. Radicado No. 20172060311482 del 05 de diciembre de 2017.

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

Asunto: Responsabilidades que se detallan en la resolución 104 de 2013 de la Contraloría Municipal del Municipio de San José de Cúcuta Art 4 de la Suscribir los Planes de Mejoramiento de la Entidad.

 

En mi calidad como jefe de Control Interno de Gestión me permito solicitar aclaración del cumplimiento del Art. Cuarto la presenta resolución lo anterior a que contraviene a la establecido por la Ley 87 de 1993. Sin embargo, el Ente de Control 

 

Artículo cuarto: Responsable de la presentación del plan: El Representante Legal de la Entidad u Organismo público sujeto de control conjuntamente con el jefe y /o funcionario responsable el área competente de realizar la mejora y el jefe de control interno de cada entidad o quien haga sus veces serán responsables de suscribir y presentar para la aprobación de la Contraloría Municipal de San José de Cúcuta el plan de mejoramiento , incluyendo todas las acciones de mejora, tendientes a subsanar los hallazgos identificados durante el proceso auditor ejecutado.

 

Parágrafo Primero: el plan de mejoramiento de la entidad auditada, deberá presentar las acciones correctivas correspondientes a cada uno de los hallazgos y observaciones, en el mismo orden que aparecen en el informe de auditoría y deberán ser firmados por el sujeto y/o el Representante Legal de la Entidad sujeta de Control conjuntamente con el jede y/o funcionarios responsables del área donde se originan los hallazgos como también será suscrito por el Jefe de Control Interno de la entidad o quien haga sus veces y presentarlo a la Oficina de Control Fiscal de la Contraloría Municipal de San José de Cúcuta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibiendo del informe definitivo de Auditoria o de revisión de la Cuenta.

 

Es importante informar que los hallazgos corresponden a la Auditoria regula de la vigencia 2016 de la Entidad. 

 

Por lo anterior se evidencia que este Ente de Control mediante esta resolución, vincula directamente al Jefe de Control Interno como responsable de la suscripción de los planes de mejoramiento.

 

ANÁLSIS:

 

Teniendo en cuenta que su consulta está relacionada con el rol que cumplen las Oficinas de Control Interno frente a los organismos de control, sobre este particular es importante señalar que el artículo 9° de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, le corresponde a dicha oficina, asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

En desarrollo de tales funciones, el artículo 17 del título 24 del Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” establece los roles que deben desarrollar dichas oficinas, así:

 

“ARTICULO 2.2.21.5.3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollan su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control”. (Subrayado fuera de texto)

 

De este modo las Oficinas de Control Interno como agentes dinamizadores del Sistema de Control Interno realizan una gama de actividades en torno a los cinco (5) roles ya mencionados, específicamente en lo que tiene que ver con el rol de relación con los entes externos de control, se ha determinado lo siguiente:

 

La Unidad de Auditoría Interna, Control Interno o quien haga sus veces sirve como puente entre los entes externos y la entidad con el fin de facilitar el flujo de información con dichos organismos teniendo en cuenta el amplio conocimiento que ésta unidad tiene de la organización.

 

Para el desarrollo de este rol se debe identificar previamente la información relevante referente a: Fechas de visita, alcance de las auditorías, informes periódicos, requerimientos previos del órgano de control, entre otros aspectos, los cuales pueden ser previstos y comunicados oportunamente a la administración.

 

El objetivo de este rol es coadyuvar para que la entidad supere con los mejores resultados la evaluación del organismo de control. (Subrayado fuera de texto)

 

En este sentido, la labor del jefe de control interno es facilitar la comunicación entre el órgano de control y la entidad, para ello puede asesorar a los procesos en los siguientes aspectos:

 

i)             Oportunidad: Que se entregue la información en los tiempos establecidos por el organismo de control.

 

ii)            Integridad: Que se esté dando respuesta a todos y cada uno de los requerimientos, se debe señalar en este caso que los responsables de los contenidos serán los líderes de los procesos involucrados.

 

iii)           Coherencia: Que la información suministrada esté acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.

 

Ahora bien, para el desarrollo de este rol la entidad debe adoptar políticas y/o procedimientos que suministren lineamientos claros en cuanto a la distribución de la información fuera de la entidad de acuerdo con la normatividad interna y externa en la materia, teniendo en cuenta:

 

• La autorización requerida para distribuir información fuera de la entidad y las personas autorizadas.

 

• Pautas sobre los tipos de información permitidos y no permitidos de ser difundidos.

 

• Las regulaciones de privacidad, las regulaciones de otro tipo y las consideraciones legales relacionadas con la difusión de información fuera de la entidad.

 

• Definición de las partes interesadas externas a la entidad que requieren información.

 

Dicha política de operación o procedimiento que se establezca requiere de un análisis interno acorde con la complejidad de la entidad, su entorno, sector en el cual desarrollo sus actividades, entre otros aspectos con el fin de definir los niveles de autoridad y responsabilidad en la estructuración y entrega de la información.

 

Es importante señalar que esta política o bien el procedimiento a diseñar, tendrá alcance no solamente para la atención a los organismos de control respectivos, sino también hacia la atención a otras partes interesadas externas, como pueden ser organismos no gubernamentales, veedurías ciudadanas u otras que la entidad haya identificado acorde con sus características, considerando que dicho procedimiento no pretende ser orientador únicamente para la Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol con entes externos de control, sino que debe orientar a los responsables que internamente se asignen para este tipo de actividades.

 

En consecuencia, la Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de relación con entes externos de control debe plantear labores de asesoría y acompañamiento puntuales a los procesos y sus líderes, de modo tal que la entidad pueda adelantar de una manera armónica este proceso y que se puedan obtener los resultados esperados en la evaluación que se adelanta.

 

Se reitera que estas labores deben atender la políticas o procedimiento que la entidad tenga determinada para el suministro de información, los niveles de responsabilidad y autoridad, aspectos de relevancia para el ejercicio de este rol, ya que define claramente los lineamientos en relación con la entrega de información, así como las personas autorizadas para su entrega, lo que facilitará su asesoría y generación de posibles alertas, evitando la entrega de información no acorde o inconsistente con la solicitudes del organismo de control.

 

Cabe precisar que a través de la actualización contenida en el Decreto 648 de 2017 se ajustó este rol antes denominado relación con entes externos, pasando a relación con entes externos de control, lo anterior con el fin de definir su alcance para las oficinas de control interno, concretando que dicho rol se enmarca en la relación con los organismos de control respectivos y no con todas las instancias externas con que tiene relación la entidad, dado que para otros temas deben existir responsables para la recepción y respuesta a las solicitudes que deban ser atendidas por la entidad.

 

Ahora bien, en lo que tiene que ver con los Planes de Mejoramiento, de forma general atienden un concepto global de mejora, como aspecto integral que permite avanzar hacia la consecución de los objetivos institucionales, la misión y visión de las entidades, mediante el concurso de diferentes actores entre los que se encuentran las Oficinas de Control Interno de las entidades, los entes de control fiscal, y paralelamente se encuentran los servidores en todos los niveles, quienes con su participación aportan para resolver y dar cumplimiento a sus observaciones y hallazgos, materializado a través del plan de mejoramiento individual.

 

En consecuencia, se encuentran 3 tipos de planes así: i) Institucional; ii) Por procesos e iii) Individual.

 

Acorde con lo anterior, se debe señalar que los Planes de Mejoramiento son el conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, auditoría interna y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

 

Ahora bien, frente a la estructuración de los planes de mejoramiento por procesos, bien sea como producto de auditorías internas de la Oficina de Control Interno o bien las llevadas a cabo por parte del órgano de control, se deben desarrollar análisis de causas, acciones para resolver el hallazgo y definir fechas de seguimiento a las mismas, aspectos que le corresponden de forma directa al líder del proceso o área auditada.

 

En este sentido, frente a los planes de mejoramiento existen diferentes niveles de responsabilidad al interior de la entidad, así:

 

1.  El líder del proceso es responsable de la estructuración de los planes de mejoramiento por procesos, teniendo en cuenta la definición de análisis de causas, acciones para resolver el hallazgo y fechas de seguimiento a las mismas, de acuerdo con los hallazgos determinados bien sea por parte de la Oficina de Control Interno o por parte del ente de control.

 

2.  El Jefe de Control Interno o bien sus auditores internos, son responsables de comunicar los hallazgos a los procesos una vez ha sido surtido el proceso de auditoría y establecer claramente el tiempo con el que cuentan para elaborar y presentar los planes de mejoramiento correspondientes.

 

Ahora bien, los Planes de Mejoramiento acordados con los entes de control, se entienden como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría Gubernamental o Auditorías Especiales, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.

 

Estos Planes de Mejoramiento se rigen por los métodos y procedimientos que estos órganos determinen y su rol continúa siendo de asesoría y acompañamiento sobre los aspectos ya explicados en relación con el rol de relación con entes externos de control definido en el Decreto 648 de 2017.

 

Es importante resaltar en este caso que la labor de asesoría y acompañamiento que realiza la Oficina de Control Interno es esencial con miras a generar planes de mejoramiento más consistentes, que contengan acciones que realmente sean efectivas a largo plazo para resolver los hallazgos del organismo de control. Si bien no es posible que su oficina garantice al 100% su efectividad, esta labor de acompañamiento permite elevar el nivel de efectividad de los planes de mejoramiento, lo que redunda en una mejora real para los procesos y para la entidad en su conjunto.

 

Finalmente, dado el objeto de su consulta es relevante mencionar en relación con las instancias que pueden solicitar informes o asignar funciones a las Oficinas de Control Interno, que el Decreto Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” en su artículo 230 determina lo siguiente:

 

ARTÍCULO 230. FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Las funciones, competencias o responsabilidades de las Oficinas de Control Interno y de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces son las definidas en la Ley 87 de 1993, o las leyes que las sustituyan o modifiquen.

 

Los Jefes de Control Interno solo estarán obligados a presentar los informes y realizar los seguimientos previstos en la Ley, normas con fuerza de Ley y las que le asigne el Presidente de la República para los Jefes de Control Interno de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, y los solicitados por los organismos de control, la Contaduría General de la Nación y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con lo anterior, las Oficinas de Control Interno tienen la obligación de cumplir con las disposiciones e informes que determine el Presidente de la República, los organismos de control, la Contaduría General de la Nación y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, por lo que la Contraloría Municipal de Cúcuta está en posición de incluir lineamientos como los descritos en la Resolución 104 de 2013 citada en su comunicación.

 

En consecuencia, será importante que en las actas de las reuniones internas que se surtan con el Representante Legal y los líderes de los procesos se deje evidencia y constancia que su labor es asesora y que no está avalando las decisiones que se toman, dado que el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993 le prohíbe autorizar o refrendar actos de la administración, de modo tal que los lineamientos de la Resolución emitida por la Contraloría Municipal de Cúcuta no afecten su independencia y objetividad.

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, en criterio de esta Dirección Técnica los lineamientos definidos en la resolución citada en su comunicación deben ser armonizados con los lineamientos explicados en relación con el rol de relación con entes externos de control, definido en el Decreto 648 de 2017, ampliamente explicado en el análisis de la presente comunicación.

 

Se debe precisar en este caso, que de acuerdo a lo estipulado en el artículo 230 del Decreto Ley 19 de 2012, dentro de las instancias que pueden solicitar informes o asignar funciones se encuentran los organismos de control, por lo que la Contraloría Municipal de Cúcuta está en posición de incluir lineamientos como los descritos en la Resolución 104 de 2013.

 

En este orden de ideas, será relevante iniciar con el análisis de los planes de mejoramiento actuales de su entidad frente al organismo de control e iniciar un trabajo coordinado con los responsables, con el fin de generar estrategias que permitan dar cumplimiento a los requerimientos de la citada resolución, sugerimos que como producto de esta trabajo en las actas correspondientes quede evidenciado y aclarado que su labor es de asesoría frente al proceso, atendiendo lo definido en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, evitando que su independencia y objetividad sean afectados.

 

De otro lado, es importante que el tema sea llevado ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, enfatizando acerca de la responsabilidad que tienen todos los líderes de proceso involucrados en la estructuración de los planes de mejoramiento, ya que el Jefe de Control Interno solamente puede hacer observaciones o entregar orientaciones de orden metodológico que faciliten la culminación de todo el proceso que se adelanta con el ente de control, pero no es su responsabilidad establecer las acciones de acuerdo al alcance de los hallazgos, toda vez que el conocimiento del proceso lo tienen las personas que los ejecutan o responsables del mismo.

 

Así mismo, la realización de los seguimientos por parte de su oficina va a facilitar que todo el proceso se lleve a cabo en mejores condiciones, lo que redundará en una mejora real para los procesos y para la entidad en su conjunto.

 

El presente concepto se emite con el alcance del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

MARIA DEL PILAR GARCIA GONZALEZ

 

Directora de Gestión y Desempeño Institucional

 

Jenny Mendoza/ Myriam Cubillos

 

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