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*20156000042481*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20156000042481

 

Fecha: 13/03/2015 05:07:01 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF.: EMPLEOS.- Técnico Administrativo como Coordinador de Control de Interno. Radicado: 20152060019212 de fecha 2 de febrero de 2015.

 

En atención al oficio de la referencia, me permito efectuar el siguiente análisis a partir del planteamiento jurídico que se esboza a continuación:

 

PLANTEAMIENTO JURIDICO:

 

¿Es viable que a un Técnico Administrativo, al que mediante Resolución se le designó como Coordinador de Control Interno, responda por la implementación de los programas de calidad (PAMEC) y manejo de residuos sólidos hospitalarios y similares (PGIRHS) y salud ocupacional?

 

FUENTES FORMALES

 

- Decreto 1537 de 2001¹

 

- Ley 87 de 1993²

 

- Circular No. 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial

 

ANÁLISIS

 

Con el objeto de analizar el tema sometido a estudio, es importante analizar los siguientes temas:

 

(1) Funciones de la Oficina de Control Interno.

 

El Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, deberá ser considerada como un proceso retro alimentador a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del riesgo, Control y Gestión de la entidad.

 

De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001 o aquel que lo sustituya o modifique, los principales roles que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en los cinco tópicos a saber: valoración de riesgos, asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control, y relación con entes externos

 

En todo caso será importante verificar el grado de implementación y fortalecimiento de los productos mínimos que para cada elemento de control se establezcan en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI -2014 y las demás actividades que cada entidad desarrolle para cumplir con el manual.

 

Para el elemento de Desarrollo del Talento humano los productos mínimos son:

 

- Manual de Funciones y competencias laborales

 

- Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

 

- Programa de Inducción y reinducción

 

- Programa de Bienestar (Anual)

 

- Plan de Incentivos (Anual)

 

- Sistema de evaluación del desempeño

 

En los diferentes roles de la gestión de las Oficinas de Control Interno se deberá guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus evaluaciones y seguimientos, por lo tanto no deben hacer parte en los procesos administrativos de la entidad, ni intervenir en el desarrollo de procesos internos.

 

(2) Prohibición de participar los auditores internos en los procesos administrativos de la entidad.

 

Según la norma técnica de calidad de la Gestión Pública, la alta dirección deberá designar uno o unos miembros de la dirección, quien tendrá la responsabilidad de: Asegurarse de que el sistema de calidad se implemente y mantenga, informar a la dirección sobre el rendimiento del sistema de gestión de calidad y asegurarse de que la conciencia de los requisitos del cliente se promueva en toda la organización.

 

Por su parte, la Ley 87 de 1993, señala:

 

“ARTÍCULO 12. FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno, o similar, las siguientes:

 

(...)

 

PARÁGRAFO. En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.” (Negrilla nuestra)

 

El rol de la oficina de control interno o la que haga sus veces en una entidad constituye uno de los componentes del Sistema de Control Interno, que tiene dentro de sus funciones la de medir la eficiencia, eficiencia y control de los procesos de la respectiva entidad, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad de sus procesos, la evaluación de los planes que se establezcan y la adopción de los correctivos necesarios para alcanzar las metas y objetivos que la administración determinen.

 

De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993 se pretende evitar que los Jefes de Control interno participen en los procedimientos administrativos mediante autorizaciones y refrendaciones, y es por esa razón que tienen la posibilidad de conocer con mayor libertad e independencia la gestión de la organización para hacer las recomendaciones de mejoramiento pertinentes.

 

(3) Responsable del Control Interno y calidad de los empleados designados.

 

La Circular No. 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, frente a la Designación del Representante de la Dirección, dispone lo siguiente en el numeral 3°:

 

“El Representante Legal de la Entidad, como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva Entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.” (subrayado fuera de texto)

 

De otra parte, según lo establece el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, respecto a los roles y responsabilidades del Comité de Coordinación de Control Interno, en las entidades que no cuentan con servidores públicos suficientes en su planta de personal, no se debe crear el equipo MECI, la coordinación de estas actividades debe ser asumida directamente por el Representante Legal de la Entidad , como responsable del Sistema de Control Interno según la Ley 87 de 1993, y deben participar todos los servidores disponibles y/o contratistas y/o particulares que ejerzan funciones públicas.

 

(4) Designación del Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno.

 

La Ley 87 de 1993, con relación a la designación de los Jefes de la Unidad u Oficina del Control Interno, señala:

 

ARTÍCULO 9º.- Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos

 

ARTÍCULO 10º. Jefe de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley.

 

ARTÍCULO 11º. Designación del jefe de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Modificado por el art. 8, Ley 1474 de 2011. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.

 

Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador.

 

PARÁGRAFO 1º. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.

 

(...)

 

(Subrayado fuera de texto).

 

Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993, los roles señalados en el Decreto 1537 de 2001 y las responsabilidades que le corresponden dentro del MECI, el jefe de control interno o quien haga sus veces, debe cumplir principalmente un rol evaluador y asesor caracterizado por la independencia y la objetividad.

 

De conformidad con lo anterior la Unidad u Oficina de coordinación del Control Interno es uno de los componente del Sistema de control Interno del nivel jerárquico superior de la entidad –Gerencial o Directivo, y de acuerdo con los dispuesto en el artículo 10 y 11 de la Ley 87 de 1993, será designado el Asesor, Coordinador, Auditor de control interno a un empleado adscrito al nivel jerárquico superior.

 

Cabe precisar que el desempeño del cargo de Asesor, Coordinador, Auditor de control interno, o quiénes conforman el equipo de Control Interno, no les otorga la connotación de empleos del nivel Directivo, por el hecho de que la Unidad u Oficina de coordinación del Control Interno se encuentre adscrita al nivel jerárquico superior.

 

CONCLUSION:

 

Como consecuencia de lo anterior, el Jefe de Control Interno no podría ser designado como Representante de la Dirección para el sistema de Calidad, toda vez que de acuerdo con el objeto y las funciones de asesoría y evaluación que cumple la oficina de control interno, dicha designación permitirá que la oficina de control interno se constituya en juez y parte en la gestión de la administración, en la medida que controlaría y evaluaría su propia gestión, hecho que desvirtúa la naturaleza de evaluador y asesor independiente que predica la norma citada.

 

Se advierte que el representante de la entidad es el responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, y designará a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva Entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno

 

Finalmente, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con los dispuesto en el artículo 10 y 11 de la Ley 87 de 1993, será designado el Asesor, Coordinador, Auditor de control interno a un empleado adscrito al nivel jerárquico superior.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 25 del Código Administrativo.

 

Cordialmente,

 

CLAUDIA PATRICIA HERNÁNDEZ LEÓN

 

Directora Jurídica

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

¹ Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado

 

² Por la cual se establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

 

Jaime Jiménez/JFCA

 

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