Concepto 337121 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 27 de julio de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

EMPLEO
- Subtema: Posesión

El servidor público que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción, la concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

El servidor público que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción, la concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.

*20206000337121*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000337121

 

Fecha: 27/07/2020 05:14:41 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: EMPLEOS-POSESION Inducción y periodo de prueba en empleos de carrera administrativa en Emergencia declarada por el COVID 19. Radicación No. 20202060268902 de fecha 25 de Junio de 2020.

 

En atención al escrito de la referencia, mediante la cual consulta si la persona nombrada y posesionada que entra en un estado de Inducción mientras dure la emergencia sanitaria puede desempeñar las funciones del cargo, en caso negativo pueden los funcionarios realizar actividades concretas, suscribir documentos y realizar certificaciones de tiempos completo y en el caso correspondiente a funcionarios en empleos donde las funciones radican principalmente en trabajos de campo pueden salir a comisiones de servicio, me permito manifestarle lo siguiente:

 

El Decreto 491 de 2020, Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, señala:

 

«ARTÍCULO 14. Aplazamiento de los procesos de selección en curso. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, para garantizar la participación en los concursos sin discriminación de ninguna índole, evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social, se aplazarán los procesos de selección que actualmente se estén adelantando para proveer empleos de carrera del régimen general, especial constitucional o específico, que se encuentren en la etapa de reclutamiento o de aplicación de pruebas.

 

Las autoridades competentes deberán reanudar dichos procesos una vez se supere la Emergencia Sanitaria.

 

En el evento en que el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia. La notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos. Durante el período que dure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.»

 

De acuerdo a la disposición anterior, hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, con el fin de evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social, se aplazarán los procesos de selección que actualmente se estén adelantando para proveer empleos de carrera.

 

Así mismo indica el mencionado artículo que cuando el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia. La notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos. Durante el período que perdure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En virtud del inciso final del artículo 14 del Decreto 491 de 2020, durante el período que dure la Emergencia Sanitaria los servidores públicos que hayan sido nombrados y posesionados en los cargos de carrera administrativa producto del concurso de méritos y de la respectiva lista de elegible en firme, estarán en etapa de inducción y su período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En consecuencia, es procedente legalmente llevar acabo los nombramientos y las posesiones de las personas que hayan superado un concurso de méritos y se encuentre en lista de elegibles en firme a través de medios electrónicos. Es de anotar que la firma del acta de posesión se podrá hacer mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios, tal como lo señala el artículo 11 del Decreto 491 de 2020. Para lo cual, le corresponde a cada entidad adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

 

De otra parte, teniendo en cuenta que el período de prueba es el tiempo durante el cual el empleado demuestra su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia, competencia, habilidades y aptitudes en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional y para garantizar que el mismos se realice de manera objetiva, se consagró en el artículo 14 del citado Decreto 491 de 2020 que una vez posesionado el servidor público y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria el servidor deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

Lo anterior quiere decir que dependerá de la duración de la emergencia sanitaria para iniciar su periodo de prueba en el cargo correspondiente para el cual concursó.

 

Ahora bien, la inducción es un proceso que guía e induce al nuevo servidor a la organización de la cual entra a formar parte y es indispensable por cuanto la persona se familiariza con la cultura organizacional, la filosofía y los valores institucionales.

 

Por regla general, la inducción en el puesto de trabajo tiene varios pasos: 1. Presentar al nuevo servidor a los compañeros de trabajo. 2. Transmitir al nuevo servidor los conocimientos básicos sobre las competencias de la entidad, la normatividad que los rige, la organización interna de la entidad que facilitan el aprendizaje de su trabajo. 3. Revisar sus funciones específicas, derechos, deberes y prohibiciones. 4. Hacer entrega de las normas que rigen la entidad y de los elementos de trabajo. 5. Empezar a asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar. Para garantizar una buena inducción se recomienda hacer un acompañamiento por parte del jefe inmediato y de uno de los servidores de la dependencia. La concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.

 

De otro lado respecto a la viabilidad de que le sea otorgada una comisión de servicios a empleados que su función radica principalmente en trabajos de campo el Decreto 1083, establece:

 

«ARTÍCULO 2.2.5.5.21. Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. 

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.22. Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

 

a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado. (…)».

 

De acuerdo con la normatividad transcrita, el empleado, ya sea de carrera, provisional o de libre nombramiento y remoción, cuando así lo determine la administración, ejercerá sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atenderá transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular, por esta razón, se considera procedente conferirle comisión de servicios, ya sea en la misma entidad, en alguna de sus sedes, en otra entidad, dentro o fuera de la ciudad.

 

A su vez, los artículos 2.2.5.5.25 y 2.2.5.5.26 ibídem, establecen:

 

«ARTÍCULO 2.2.5.5.25. Comisión de servicio. Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.26. Duración de la comisión de servicios. En el acto administrativo que confiera la comisión deberá expresarse su duración que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones de servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más. No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicios que se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del nominador. Queda prohibida toda comisión de servicio de carácter permanente». (Subrayas fuera de texto)

 

Adicionalmente, el Decreto 1042 de 19782 consagra frente al término de la comisión de servicios, lo siguiente en su artículo 65, lo siguiente:

 

«ARTÍCULO 65º.- De la duración de las comisiones. Las comisiones de servicio se conferirán mediante acto administrativo en el cual se expresará el término de su duración, que no podrá exceder de treinta días. Dicho término podrá prorrogarse hasta por otros treinta días cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse.

 

Sin embargo, a los funcionarios que desempeñen labores de inspección y vigilancia podrá otorgárseles comisiones de servicios sin sujeción al límite fijado en el inciso anterior.

 

Tampoco estarán sujetas a los términos de este artículo las comisiones que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del jefe del respectivo organismo. Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente».

 

De acuerdo con lo expuesto, es viable concluir que la comisión de servicios hace parte de los deberes de todo empleado público, sin importar el tipo de vinculación de éste, en ese sentido, se considera que a un empleado público se le pueden conferir comisiones de servicio. De tal manera que, el mismo pueda ejercer sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo, por regla general, las comisiones de servicio podrán conferirse hasta por 30 días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por 30 días más.

 

De conformidad con lo anteriormente analizado y para dar contestación a sus interrogantes en criterio de esta Dirección Jurídica:

 

1. El servidor publico que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción, la concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.

 

2. La persona que ha sido posesionada y este en inducción le podrán asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar como se indicó anteriormente.

 

3. Se considera procedente otorgar comisión de servicios a empleados posesionados que su función radica principalmente en trabajos de campo, siempre que sea con el fin de ejercer las funciones propias del empleo del cual es titular y deberá cumplir con las medidas de seguridad ordenadas por el Gobierno Nacional para evitar el contagio y la propagación del covid-19, como es el caso de la distancia entre las personas y el evitar aglomeraciones.

 

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Christian Ayala

 

Revisó: Jose Fernando Arroyave

 

Aprobó. Armando Lopez Cortes.

 

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