El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) presenta la caja de transformación institucional: guía para la creación de la dependencia que integra la estrategia y operación del relacionamiento con la ciudadanía como un instrumento que facilita a las entidades el cumplimiento del artículo 17 de la Ley 2052 de 20201, según el cual:

En la Nación, en los Departamentos, Distritos y Municipios con población superior a 100.000 habitantes, deberán crear dentro de su planta de personal existente una dependencia o entidad única de relación con el ciudadano que se encargará de liderar al interior de la entidad la implementación de las políticas que incidan en la relación Estado Ciudadano definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Teniendo en cuenta lo anterior, el objetivo del presente documento es entregar información a las entidades para analizar la situación actual frente a su relación con la ciudadanía y a partir de las brechas identificadas fortalecer la gestión de cara a los grupos de valor.

Para el logro de este objetivo, esta caja contiene herramientas que pueden implementar las entidades y que les permitirán responder a preguntas como: qué insumos necesita; cuáles son las actividades clave, los productos, los efectos e impactos; cómo llevar a cabo la caracterización del proceso y los procedimientos; cuáles son los principales roles, funciones y perfiles de los empleos y qué posibilidades de adaptación de la estructura administrativa pueden implementar.

Adicionalmente, se presentan los modelos de actos administrativos de modificación de estructura administrativa, planta de personal y manual de funciones que responden a los arreglos institucionales para el relacionamiento con la ciudadanía.

Cabe señalar que los contenidos e instrumentos de la caja de transformación son indicativos y deberán ser adaptados por cada entidad según sus capacidades, necesidades, grupos de valor, desempeño institucional y disponibilidad de recursos, entre otros factores.

Este documento se desarrolla a través de las siguientes secciones: (I) objetivo de la dependencia de relacionamiento con la ciudadanía, (II) cadena de valor del relacionamiento con la ciudadanía, (III) proceso y procedimientos del relacionamiento con la ciudadanía, (IV) roles, funciones y perfiles de los empleos, y (V) escenarios de estructura administrativa.