Concepto 73951 de 2019 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 08 de marzo de 2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
LICENCIA DE ESTUDIO
- Subtema: Encargo
En caso de una vacancia temporal, como es el caso de una licencia por enfermedad, es viable acudir a la figura del encargo.
*20196000073951*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20196000073951
Fecha: 13-03-2019 02:35 pm
Bogotá D.C.
REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo en incapacidad de empleado. RAD. 20192060040162 del 5 de febrero de 2019.
En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta si es factible que en el término de la incapacidad de un empleado se haga uso de la figura del encargo y si cumplidos los 180 días de incapacidad se debe continuar pagando la seguridad social sin incluir el salario, me permito manifestarle los siguiente:
El Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, señala:
“ARTÍCULO 2.2.5.2.2 Vacancia temporal. El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:
1. Vacaciones.
2. Licencia.
3. Permiso remunerado
4. Comisión, salvo en la de servicios al interior.
5. Encargado, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.
6. Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.
7. Período de prueba en otro empleo de carrera.” (Subraya fuera de texto)
De acuerdo con lo anterior, las licencias por incapacidades médicas, implican una separación transitoria del ejercicio de su cargo y generan una vacancia temporal del empleo. Sin embargo, por necesidades de servicio, la entidad puede proveer mediante encargo el empleo vacante temporalmente, mientras dura la incapacidad de su titular.
Indica lo anterior que una de las formas de proveer las vacancias temporales o definitivas de un empleo es la figura del encargo, es así como el Decreto Ley 2400 de 1968, “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones”, establece:
“ARTÍCULO 23. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular. Cuando se trate de ausencia temporal el encargo podrá conferirse hasta por el término de aquella y en caso de vacante definitiva hasta por un plazo máximo de tres (3) meses. Vencido este término el encargado cesará automáticamente en el ejercicio de tales funciones y el empleo deberá proveerse de acuerdo con los procedimientos normales.”
Adicionalmente, los artículos 2.2.5.5.41 y 2.2.5.5.42 del citado Decreto 1083 de 2015, señalan:
“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado. ”
“ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.”
Es importante señalar que el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, establece que el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.
Por lo tanto, es indispensable, antes de que el empleado de carrera tome posesión por encargo de un empleo diferente del cual se es titular, verificar el cumplimiento de los requisitos tanto de formación académica como de experiencia exigidos en el Manual de Funciones.
No obstante, lo anterior, si no es posible proveer la vacante temporal con un empleado de carrera administrativa porque ninguno cumple con los requisitos, la Ley 909 de 2004 faculta a la administración para proveer el empleo a través de nombramientos provisionales, sólo por el tiempo que dure la situación que configura la vacancia, así:
“ARTÍCULO 25. PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS POR VACANCIA TEMPORAL. Los empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera.” (Negrilla y subrayado fuera de texto)
De acuerdo con las anteriores disposiciones, en caso de una vacancia temporal, como es el caso de una licencia por enfermedad, es viable encargar a un empleado de carrera administrativa para que asuma parcial o totalmente las funciones del empleo vacante por ausencia temporal de su titular.
Ahora bien, una vez se verifique que ningún empleado de carrera administrativa reúne las condiciones para el otorgamiento de un encargo, el empleo vacante por falta temporal de su titular podrá ser provisto mediante nombramiento provisional solo por el tiempo que originó su vacancia temporal. (Licencia por enfermedad).
Respecto al pago de la seguridad social de un empleado que supere los 180 días de incapacidad, me permito manifestarle que esta Dirección Jurídica se ha pronunciado sobre el tema, en conceptos de radicaciones Nos. 198921 de 2015 frente al reconocimiento de elementos salariales y prestacionales después de los ciento ochenta días (180) de incapacidad y 20186000141531 de 12 de junio de 2018, en relación con incapacidades superiores a 540 días, de los cuales le adjunto copia.
En caso de que requiera mayor información sobre las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, en el link “Gestor Normativo”: http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo, donde podrá encontrar todos los conceptos relacionados emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JOSÉ FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE
Asesor con Funciones de la Dirección Jurídica
CISP/JFCA
121602.8.4