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Radicado No.: 20184000209411

Fecha: 29-08-2018 02:14 pm

Bogotá D.C.

Reciba un saludo de Función Pública. Me permito dar respuesta a la comunicación de la referencia, en la cual nos pregunta si es posible ampliar el plazo para actualizar los manuales de funciones y de competencias laborales o en su efecto incluir equivalencias a la formación académica por experiencia para quienes no ostentan el título de archivista.

En primer lugar la Ley 1409 de 2010,” Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones”.

“ARTÍCULO 53. Además de los aspectos contemplados en la presente ley en materia de ética, se aplicará lo dispuesto en la legislación transnacional de archivos, tales como el Código de Ética Profesional, Convención de La Haya, Convención de Tráfico Ilícito, adoptada por la Unesco, en lo pertinente y demás Tratados y Convenios Internacionales ratificados por Colombia en materia de archivística.

ARTÍCULO TRANSITORIO. Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivística en entidades públicas o privadas, sin tener título profesional de archivística, y fuere certificada su experiencia específica por las instituciones en que se hubieren desempeñado o estuvieren desempeñándose, deberán aprobar un examen de conocimiento en archivística que lo habilita para desempañarse en este campo y así podrá obtener su inscripción en el Registro Único de Archivistas.

PARÁGRAFO 1. Transitorio. En un término no superior a un (1) año, contado a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, deberá implementar los procesos necesarios para realizar el examen de conocimientos y certificar las competencias para el desempeño en el campo de la archivística.

PARÁGRAFO 2. Transitorio. Quienes al entrar en vigencia la presente ley, se encuentren vinculados por entidades públicas y/o privadas, cuando estas cumplan funciones públicas, desarrollando actividades inherentes al ejercicio de la archivística durante un lapso no menor a cuatro (4) años, no podrán ser desvinculados de sus cargos, invocando como única causal para el retiro el no estar inscritos en el Registro Único Profesional de Archivistas.

Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivística en entidades públicas o privadas, sin tener título profesional de archivística, y aspiren a contar con él, podrán ingresar a una institución de Educación Superior autorizada, en donde, con arreglo a su currículo, podrán validar su experiencia, con el lleno de los requisitos de ingreso y de egreso y titulación que en su autonomía tenga establecidos.

Este proceso deberá adelantarse, según la reglamentación que se expida".

De otro parte, la resolución 0629 de 2018 determinó las competencias comportamentales que deben demostrar quienes ocupen cargos de los diferentes niveles jerárquicos de la organización, razón por la cual no hubo cambio de requisitos.

Adicionalmente, le comunico que el numeral 2 del artículo 13 del Decreto 785 de 2005, dispone:

13.2. Los requisitos de estudios y de experiencia se fijarán con sujeción a los siguientes mínimos y máximos:

(...)

13.2.4. Nivel Técnico

13.2.4.1. Para los empleos de los Departamentos, Distritos y Municipios de categorías: Especial, primera, segunda y tercera:

Mínimo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad.

Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por el título de formación técnica profesional o tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación profesional y experiencia.

Igualmente, en materia de equivalencias, el artículo 25 del mismo Decreto establece:

Artículo 25. Equivalencias entre estudios y experiencia. Las autoridades territoriales competentes, al establecer el manual específico de funciones y de requisitos, no podrán disminuir los requisitos mínimos de estudios y de experiencia, ni exceder los máximos señalados para cada nivel jerárquico. Sin embargo, de acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, podrán prever la aplicación de las siguientes equivalencias:

25.2 para los empleos pertenecientes a los niveles técnico y asistencial:

25.2.1 título de formación tecnológica o deformación técnica profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios en la respectiva modalidad.

25.2.2 tres (3) años de experiencia relacionada por título de formación tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido, y viceversa.

Así las cosas, se concluye que se puede aplicar la equivalencia de tres (3) años de experiencia relacionada, por título de formación tecnológica o técnica, e igualmente es posible aplicar la equivalencia de tres (3) años de educación superior, por título de formación tecnológica o técnica, con la condición que éstas equivalencias estén contempladas expresamente en el Manual de funciones para los empleos que lo requieran; por lo tanto, no deben señalarse las equivalencias del Decreto 785 de 2005 en general.

Sin embargo, en los niveles jerárquicos de Directivo, Asesor y Profesional, el título profesional o universitario no puede ser compensado por experiencia u otras calidades, salvo cuando la ley así lo establezca.

Ahora bien, el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, señala:

“ARTÍCULO 2.2.3.10. Requisitos ya acreditados. A los empleados públicos que al 2 de diciembre de 2014 estuvieren desempeñando empleos de conformidad con normas anteriores, para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos establecidos en el presente Título.” (Subrayado fuera del texto original)

De acuerdo con lo anterior, para el caso de los servidores que venían desempeñando el cargo de archivista y que acreditaron los requisitos mínimos exigidos para su ejercicio cuando se vincularon, se considera que la administración no podrá exigirles requisitos adicionales a los ya acreditados.

Por otra parte, los empleos de Técnico de Archivo o Tecnólogos en Archivística que se encuentra actualmente publicados en la OPEC, se deben mantener igual, de acuerdo con lo establecido en la Circular Conjunta 074 de 2009 de la Procuraduría General de la Nación y la Comisión Nacional del Servicio Civil:

“(...) las entidades no podrán suprimir empleos reportados y que hayan sido ofertados a los aspirantes, ni podrán modificar los manuales de funciones y requisitos de los mismos antes de su provisión y hasta cuando el servidor supere el período de prueba, o que no existan más aspirantes en lista de elegibles. (....)” (Se subraya).

En ese sentido y teniendo en cuenta lo antes mencionado, es preciso aclarar que no se tiene contemplado modificar la fecha que se estableció en la Resolución 629 de 2018, para adecuar los manuales de funciones incluyendo el perfil de competencia requerido para los empleos que desempeñen funciones de archivista.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ALEJANDRO BECKER

Director Desarrollo Organizacional

Copia: Doctor Armando Martínez Garnica

Director General Archivo General de la Nación

Señores Colegio Colombiano de Archivistas e-mail: contacto@ccarchivistas.co

Ogaleano

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