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*20174000061451*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20174000061451

 

Fecha: 08/03/2017 04:14:30 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia	Modificación estructura
Radicado interno No.	20179000054942 21/02/2017

 

Damos respuesta a la comunicación recibida a través del Web Master de este Departamento, en la cual formula las siguientes preguntas:

 

1. ¿Cuáles son las principales funciones de una estructura administrativa en una entidad?

 

La estructura administrativa es la distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, las cuales son requeridas por una institución para cumplir la misión, visión, objetivos institucionales y funciones.

 

2. Es necesario establecer una estructura en una entidad territorial? Por qué?

 

Al respecto, la Constitución Política en el numeral 7° del artículo 300 determina:

 

“Corresponde a las Asambleas Departamentales por medio de Ordenanzas:

 

(…)

 

7. Determinar la estructura de la Administración Departamental, las funciones de sus dependencias, las escalas de remuneración correspondientes a sus distintas categorías de empleo; crear los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales del departamento y autorizar la formación de sociedades de economía mixta”.

 

Así entonces, es un deber Constitucional determinar la estructura interna de la administración departamental y las funciones de sus dependencias.

 

3. Si existe una estructura administrativa establecida mediante acto administrativo y no se ha modificado con otro acto ésta sigue rigiendo?

 

El acto administrativo por medio del cual se adopta la estructura administrativa, goza de legalidad y en consecuencia, se mantiene vigente hasta el momento en el que se expida un acto administrativo que los modifique, adicione o sustituya.

 

4. Que sucede si en la entidad territorial no se modifica la estructura administrativa mediante acto administrativo y si fue modificada la planta de cargos de la entidad creando más cargos directivos (secretarios de Despacho, Jefes de oficina, Directores, etc.) a los cuales se le asignaron funciones en el manual de funciones y competencias laborales para cada empleo más no las funciones que deben estar en la estructura para las dependencias que se crearon como cargos?

 

Al respecto, es necesario hacer las siguientes precisiones:

 

La estructura interna evidencia la definición de las dependencias y sus funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad de una entidad y se constituye en el marco de referencia a partir de la cual, dependiendo de los procesos y procedimientos internos, se establecen los cargos necesarios para llevarlas a cabo y las funciones y competencias laborales de cada empleo.

 

La planta de personal está integrada por el conjunto de los empleos permanentes requeridos para el cumplimiento de los objetivos, procesos y funciones asignadas a una organización, identificados y ordenados jerárquicamente y que corresponden a un sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de cargos legalmente establecido.

 

Por otro lado, es importante resaltar que el Jefe del organismo dispone de la facultad para distribuir mediante resolución los empleos en la “Planta Global” y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad.

 

En todo caso, y respondiendo su pregunta, se puede modificar la planta de cargos sin transformar la estructura organizacional; no obstante, es necesario validar la armonía entre la estructura, la planta de personal y el manual de funciones y competencias laborales, en aras de garantizar que los empleos sirvan a los propósitos de la estructura, haya consistencia entre las denominaciones de empleo y nombres de las dependencias y que las funciones y competencias de los cargos, correspondan con las establecidas para el área de ubicación.

 

5. Las actuaciones administrativas, contractuales y demás que surtan las nuevas dependencias creadas en la modificación de la planta de cargos pero que no se incluyen en la estructura administrativa porque el acto administrativo no fue modificado, cuentan dichas actuaciones con validez o se encuentran viciadas de legalidad?

 

No necesariamente, si tiene en cuenta la anterior respuesta.

 

6. Que sucede si al modificar la planta de cargos de una entidad se crean unos empleos del nivel profesional con determinado grado salarial (grado 02) y se les está cancelando el salario con el equivalente a los empleos del nivel profesional grado 03. Al respecto manifiestan que es un error de transcripción o digitación en el acto administrativo pero nunca lo han subsanado con otro acto. Continua vigente el acto administrativo de creación con la información de grado salarial 02?

 

La asignación salarial corresponderá al empleo en el cual se encuentra posesionado.

 

7. Si los empleos creados con grado 02 del nivel profesional se les están cancelando el salario con grado 03 del nivel profesional desde la vigencia anterior, deben los empleados devolver los recursos que se cancelaron de más o se puede corregir el acto administrativo con efectos fiscales retroactivos a la vigencia 2016?

 

Los valores que el empleado ha recibido, sin tener derecho y que fueron pagados por un error de la administración, se consideran recibidos de buena fe, y por lo tanto, si se ha constatado y comprobado el pago de más, la administración deberá solicitar en el caso consultado que el empleado reintegre dichos valores.

 

8. Puede el nominador de la entidad territorial crear cargos y modificar la estructura cada vez que desee porque cuenta con facultades del Concejo Municipal para realizar las mismas durante todo el periodo constitucional?

 

Al respecto, es importante enunciar en primer término lo dispuesto en la Constitución Política, la cual dispone:

 

ARTÍCULO 313. Corresponde a los Concejos:

 

(…)

 

3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de las que corresponden al Concejo. (Se subraya)

 

(…)

 

6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos; crear, a iniciativa del alcalde, establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.

 

Por lo anterior, la competencia de establecer la estructura administrativa del Municipio le corresponde al Concejo, bien sea mediante la aprobación de un proyecto de acuerdo presentado por el Alcalde, u otorgándole a éste facultades extraordinarias para que adelante la reforma administrativa. En consecuencia, para que haya una reforma administrativa es imprescindible la discusión y aprobación en el Concejo Municipal, y en todo caso, la Constitución es clara que las facultades se otorgan por un tiempo determinado, no son indefinidas.

 

9. Qué pasa si se crean cargos en una vigencia fiscal que superen los recursos asignados para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado, para lo cual subsanan con la adición de recursos en meses posteriores dentro de la misma vigencia fiscal?

 

Le sugerimos hacer esta consulta a la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por ser competencia de esa entidad.

 

10. Es posible que actualmente que se busca la modernización y profesionalización de las plantas de cargos en las entidades se creen cargos de nivel asistencial porque así acomodan el estudio técnico?

 

De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Función Pública, profesionalizar las plantas de cargo no quiere decir que todos los empleos deban ser del nivel profesional; sino que el ingreso y la permanencia en los empleos públicos se dará previa comprobación del mérito, mediante procesos de selección públicos y abiertos en los que se pueda participar sin discriminación alguna, para garantizar de este modo la adecuación de los candidatos seleccionados al perfil del empleo y al cumplimiento de los fines institucionales para los cuales fue creada la entidad.

 

Finalmente, si requiere profundizar en un tema en particular relacionado con las políticas de empleo público en el país y la planificación del recurso humano al servicio de la Administración Pública, invitamos a visitar el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo donde podrá consultar otros conceptos relacionados con el tema que nos ocupa. Así mismo hallará información relacionada con estructura administrativa, planta de personal, manual de funciones y escala salarial que han sido emitidos por esta Dirección Técnica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ALEJANDRO BECKER ROJAS

 

Director Desarrollo Organizacional

 

Marianela Bravo Valencia / M. De Guzmán

 

400.4.9