Concepto 95601 de 2016 Departamento Administrativo de la Función Pública - Gestor Normativo - Función Pública

Concepto 95601 de 2016 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 04 de mayo de 2016

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

INFORME DE GESTIÓN
- Subtema: Presentación

El Gerente de una Empresa Social del Estado, debe presentar informe de gestión en razón a ser el representante legal de la entidad, dentro de los quince (15) días hábiles de haber dejado el cargo. En consecuencia, deberá darse el empalme del gerente saliente con el gerente entrante.

v\:* {behavior:url(#default#VML);} o\:* {behavior:url(#default#VML);} w\:* {behavior:url(#default#VML);} .shape {behavior:url(#default#VML);}

*20166000095601*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20166000095601

 

Fecha: 04/05/2016 01:23:14 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: EMPLEOS. Funciones. ¿El Gerente de la Empresa Social del Estado que termina su periodo institucional el 31 de marzo de 2016 debe adelantar el proceso de empalme? Radicación No. 20169000083162 del 19 de marzo de 2016.

 

En atención a la comunicación de la referencia, me permito dar respuesta a partir del siguiente planteamiento jurídico, en los siguientes términos:

 

PLANTEAMIENTO JURÍDICO

 

¿El Gerente de la Empresa Social del Estado que termina su periodo institucional el 31 de marzo de 2016 debe adelantar el proceso de empalme?

 

FUENTES FORMALES:

 

. Ley 951 de 20051

 

. Circular y resoluciones de la Contraloría General de la República.

 

. Directiva de la Procuraduría General de la Nación

 

. Circular Conjunta 018 del 3 de septiembre de 2015

 

ANÁLISIS

 

Con el objeto de analizar el interrogante planteado, se analizará la normativa y circulares relacionadas a continuación:

 

(1) Servidores públicos obligados a presentar informe de gestión.

 

La Ley 951 de 2005, señala:

 

ARTÍCULO 1º. La presente ley tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones”. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

 

ARTÍCULO 2º. La presente ley es aplicable a todas las Ramas del Poder Público, a saber: Legislativa, Ejecutiva y Judicial en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado”.

 

ARTÍCULO 3º. El proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos deberá realizarse:

 

1. Al término e inicio del ejercicio de un cargo público para los servidores públicos descritos en los artículos 1 y 2 de la presente ley o de la finalización de la administración para los particulares que administren fondos o recursos del Estado.

 

2. Cuando por causas distintas al cambio de administración se separen de su cargo los servidores públicos a quienes obliga este ordenamiento. En este caso, la entrega y recepción se hará al tomar posesión del cargo por parte del servidor público entrante, previa aceptación que deberá rendir en los términos de la presente ley. Si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la entrega y recepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo”.

 

(2) Circular y Resoluciones Contraloría General de la República.

 

Al respecto, la Contraloría General de la República, mediante la Circular No. 11 del 27 de julio de 2006, impartió instrucciones a los destinatarios de la Ley 951 de 2005, esto es, a todas las ramas del poder público, legislativa, ejecutiva y judicial en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado; en los siguientes términos:

 

“1. Deber de presentar Acta de Informe de Gestión

La Ley 951 de 2005 creó la obligación para los servidores públicos en su calidad de titulares y representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar a quienes los sustituyan un acta de informe de gestión de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Si no existe designación inmediata del reemplazo, entregará a quien su superior jerárquico haya determinado para tal efecto.

 

Igualmente, creó la obligación para quien asume el cargo de recibir el acta de gestión y de revisar su contenido.

 

2. Servidores públicos o particulares que deben presentar el Acta de Informe de Gestión

 

Las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005 resultan aplicables a los titulares o representantes legales de todos los organismos o entidades nacionales, territoriales y a los particulares que administren o manejen fondos o bienes o recursos públicos de la Nación que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional o legal. Por tanto, es su deber presentar el acta de informe de gestión. Dados los cambios generados por los procesos electorales o la finalización de períodos constitucionales, es inminente el deber especialmente para:

 

a) Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes y representantes legales o titulares de las demás entidades que conforman el nivel central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y demás gestores fiscales.

 

Estos funcionarios o sujetos deberán presentar su informe dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación del acto administrativo por el cual se surta la separación del empleo. Quienes al 7 de agosto del presente año se encuentren ejerciendo el cargo, presentarán el respectivo informe dentro del lapso comprendido entre el 8 y el 29 de agosto de 2006, salvo que antes de este último día sean reemplazados;

 

b) Servidores públicos por terminación del período para el cual fueron elegidos, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la finalización del mismo;

 

c) Presidentes y Directores Administrativos de Cámara de Representantes y Senado de la República, dentro de los 15 días hábiles siguientes contados a partir del 21 de julio de 2006.

 

Igualmente, los Directores Administrativos de Cámara de Representantes y Senado de la República cuando finalice el período para el cual fueron elegidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes;

 

d) Particulares que en su calidad de directores o representantes de personas jurídicas que administren fondos o bienes públicos, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la ratificación en el cargo o a la comunicación del acto administrativo por el cual se surta la separación del cargo.

 

Igualmente, deberán presentar un informe contable y de resultados obtenidos, con los recursos públicos en el último cuatrienio, entre el 8 y el 29 de agosto de 2006. (…)” (Negrilla y subrayado fuera de texto)

 

Así mismo, mediante la Resolución Orgánica 5674 del 24 de junio de 2005, la Contraloría General de la República reglamentó la metodología para el Acta de Informes de Gestión, indicando lo siguiente:

 

ARTÍCULO 3º. AMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005 y la presente resolución se aplican a los titulares o representantes legales de todas los organismos o entidades nacionales, territoriales y a los particulares que administren o manejen fondos o bienes o recursos públicos de la Nación, que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal”. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

 

(3) Directiva de la Procuraduría General de la Nación.

 

Por su parte, la Procuraduría General de la Nación, mediante la Directiva No. 6 del 23 de mayo de 2007 dirigida a los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como particulares que administren fondos o bienes del Estado, convocó a los servidores públicos a cumplir con la entrega de acta de informe final de gestión y al cumplimiento de lo señalado en la Ley 951 de 2005, así como a la Resolución Orgánica No. 5674 de 2005 y Circular No. 11 de 2006 de la Contraloría General de la Nación, indicando:

 

“De conformidad con las disposiciones constitucionales y legales, especialmente la establecida en la Ley 951 de 2005, que tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones”. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con lo anterior, puede afirmarse que la Ley 951 de 2005, estableció la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del período, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones; el informe mencionado, se denominó Acta de Informe de Gestión, el cual aplica a todas las ramas del poder público, en todos los órdenes, y va dirigida a sus titulares o representantes legales y los particulares que manejen fondos o bienes del Estado; de conformidad con los requisitos generales establecidos en la citada ley.

 

Teniendo en cuenta el ámbito de aplicación de La Ley 951 de 2005, la Circular No. 11 del 27 de julio de 2006 y la Resolución Orgánica 5674 del 24 de junio de 2005 expedidas por la Contraloría General de la República y la Directiva No. 6 del 23 de mayo de 2007 de la Procuraduría General de la Nación, se infiere que la obligación de presentar el Informe de Gestión le corresponde a los titulares y representantes legales de todos los organismos o entidades nacionales, territoriales, entre ellos, al Gerente de la Empresa Social del Estado del orden territorial y nacional al poseer la representación legal de la entidad, y a los particulares que administren o manejen fondos o bienes o recursos públicos de la Nación que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional o legal.

 

Respecto a la Circular Conjunta 018 del 3 de septiembre de 2015, debe indicarse que la misma fue emitida por el Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, dentro del contexto de la elección de los nuevos mandatarios territoriales para el periodo 2016 -2019, con el fin de exhortar a todos los servidores públicos de las administraciones entrantes y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices emanadas del Departamento Nacional de Planeación D.N.P. y el Departamento Administrativo de la Función Pública, para el desarrollo del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes, con el fin de dar cumplimiento a las leyes 951 de 2005 1151 de 2007 y 1551 de 2012.

 

(4) Oportunidad para presentar y realizar aclaraciones al informe de gestión.

 

Conforme lo establece el artículo 4° de la Ley 951 de 2005 el término para rendir el informe de gestión, es de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiera sido la causa de ello.

 

Ahora bien frente a la obligación de recibir el informe de gestión el servidor público entrante, establece el artículo 5° ibídem:

 

ARTÍCULO 5° (…) Así mismo, el servidor público entrante, está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido.

 

La verificación física o verificación que se haga de los diferentes aspectos señalados en el acta de entrega y recepción de se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a las firmas del documento; para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.

 

ARTÍCULO 13. La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días contados a partir de la fecha de entrega y recepción del despacho. Durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor.

 

PARÁGRAFO. En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos, dentro del término señalado en esta ley, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor público saliente pueda proceder a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Asimismo, se seguirá el procedimiento establecido en el inciso final del artículo 5° de la presente ley.

 

ARTÍCULO 14 La Contraloría General de la Republica, y los demás órganos de control, en el ámbito de su competencia, vigilarán el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley.”

 

CONCLUSIÓN

 

De acuerdo con lo expresado, se concluye que conforme lo establece la Ley 951 de 2005 en sus artículos 1° y 2º, el Gerente de una Empresa Social del Estado, debe presentar el informe de gestión en razón a ser el representante legal de la entidad, dentro de los quince (15) días hábiles de haber dejado el cargo.

 

En consecuencia, en los términos anotados, deberá darse el empalme del gerente saliente con el gerente entrante, en el que el gerente entrante está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.

 

Si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al gerente saliente, la entrega y recepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo, es decir, el alcalde o gobernador, según corresponda.

 

Las obligaciones y compromisos derivados de la Circular Conjunta 018 de 2015, deben ser observados de forma particular por los Gobernadores de departamento, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales, gerentes regionales de la CGR, procuradores provinciales y regionales, personeros municipales y jefes de oficinas de control interno de entidades territoriales dentro del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

JOSE FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE

 

Director Jurídico (E)

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Por la cual se crea el acta de informe de gestión.

 

RMM/JFCA/

600.4.8.