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Radicado No.: 20264000077531

Fecha: 20/02/2026 11:34:59 a.m.

Referencia Delegación- Supervisión de contratos Radicado 20269000053202 del 26 de enero de 2026 Respetado señora Rojas, Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública. De acuerdo con la solicitud en referencia, conforme a lo señalado en su comunicación y en particular a lo siguiente:

Mediante el mes de noviembre del año pasado (2025) la alcaldía municipal, expidió la circular 002 de fecha 20 de Noviembre de 2025 con asunto Directrices para la implementación de la delegación de funciones realizada mediante el Decreto 244 del 18 de julio de 2025, como sustentó del Decreto 244 de 2025 Por medio del cual se delega en los secretarios de despacho y jefes de oficina la facultad de contratar y ordenar el gasto, en ese orden de actos administrativos municipales, el SECRETARIO DE GOBIERNO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL, DESIGNÓ al Profesional Universitario Código 219 Grado 01 (jurídico) a ser supervisor de los contratos, sin embargo no tuvo en cuenta que en la misma dependencia

se encuentra un funcionario quien ostenta el cargo de Profesional Universitario Código 219 Grado 03 (Psicólogo) esto quiere decir que goza de un cargo superior dentro de la planta de empleos.

La delegación de supervisión fue designado de manera verbal, sin haberse tenido en cuenta el manual de funciones y competencias laborales (Decreto 029 de 2025) donde si bien es cierto, estipula en el numeral 11 el cual menciona: Brindar asistencia jurídica y administrativa en el desarrollo del proceso contractual que lidere la dependencia, conforme a las delegaciones y disposiciones legales y reglamentarias sobre el sistema de compra pública y las directrices de la oficina de contratación municipal, a lo cual, presuntamente se esté presentando extralimitación de funciones al Profesional Universitario Código 219 Grado 01 (juridico) por parte de su jefe inmediato en este caso SECRETARIO DE GOBIERNO.

¿Existe la extralimitación de funciones en este caso asignadas de manera verbal por parte del SECRETARIO DE GOBIERNO hacia el Profesional Universitario Código 219 Grado 01?

¿Le compete al funcionario de planta anterior (Profesional Universitario Cód. 219 ¿Grado 03) al SECRETARIO DE GOBIERNO, asumir la supervisión de contratos debido a la escala de cargos de planta?

¿La delegación de supervisión debió de comunicarse por escrito? debido a la importancia de tener soportes ya que el cargo de SECRETARIO DE GOBIERNO es un cargo de libre nombramiento y remoción.

¿Qué acciones debe tomar el Profesional Universitario Código 219 Grado 01 para no recaer en errores?

Que, si bien es cierto, en la circular mediante numeral 7 menciona Designar supervisores de los contratos. ¿Esta designación debió de haberse tenido en cuenta de conformidad con las funciones de cada funcionario? Para finiquitar, dentro del Manual de Funciones y competencias laborales NO se encuentra estipulado la SUPERVISIÓN DE CONTRATOS ni ningún tipo de supervisión al profesional Universitario Cód. 219 Grado 01.

Se da respuesta en los siguientes términos:

Inicialmente es preciso indicar que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016 este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares. No obstante, a manera de orientación general frente a su inquietud le manifestamos lo siguiente:

Sobre el particular, es necesario indicar que el artículo 122 de la Constitución Política, en relación con el concepto de asignación de funciones, establece:

“No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento. y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. “(Subrayado fuera de texto)

A su vez, la Ley 909 de 2004, “por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, señala:

“Artículo 19.- El empleo público.

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

2. El diseño de cada empleo debe contener:

a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;

b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo;

c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales.”

En ese sentido, el empleo debe ser entendido no solo como la denominación, el grado y el código que se asignan para su identificación sino como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. Por tanto, y atendiendo lo dispuesto en el artículo 122 de la Carta Política, cada empleo debe tener definidas sus funciones claramente.

Por consiguiente, corresponde a cada entidad establecer un manual específico de funciones y competencias laborales donde se identifiquen los perfiles requeridos y las funciones propias de cada empleo que se encuentre en la planta de personal para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

En particular frente a sus inquietudes:

¿Existe la extralimitación de funciones en este caso asignadas de manera verbal por parte del SECRETARIO DE GOBIERNO hacia el Profesional Universitario Código 219 Grado 01? ¿Le compete al funcionario de planta anterior (Profesional Universitario Cód. 219 ¿Grado 03) al SECRETARIO DE GOBIERNO, asumir la supervisión de contratos debido a la escala de cargos de planta?

Respuesta: Al respecto se indica que este departamento de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016 este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, no tiene dentro de sus funciones determinar la posible extralimitación de funciones o no, por lo tanto, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal

¿La delegación de supervisión debió de comunicarse por escrito? debido a la importancia de tener soportes ya que el cargo de SECRETARIO DE GOBIERNO es un cargo de libre nombramiento y remoción.

Respuesta: La supervisión de un contrato estatal consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercido por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados, la función de supervisor por parte de un cualquier empleado es procedente en virtud de la figura de la asignación de funciones.

Ahora bien, la función de supervisión de los contratos, se considera pertinente citar el concepto con Radicación: Respuesta a consulta # 4201814000000950, emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, que, sobre el particular, indica lo siguiente:

“La designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, ya que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, y no es una función asignada exclusivamente al ordenador del gasto.

En todo caso, el ordenador del gasto de la Entidad Estatal como responsable de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato es quien debe designar al supervisor del mismo de forma escrita mediante comunicación o directamente en el contrato a supervisar. Cuando la designación del supervisor de un contrato se hizo en la minuta del mismo, el cambio del supervisor implica una modificación de la cláusula en la que está contenida la designación

¿Qué acciones debe tomar el Profesional Universitario Código 219 Grado 01 para no recaer en errores?

Respuesta: El decreto 430 de 2015, define al DAFP como un órgano de formulación de políticas, asesoría y acompañamiento técnico en materia de empleo público y organización administrativa. En consecuencia, las actuaciones del DAFP tienen un carácter orientador y no constituyen mandatos de obligatorio cumplimiento. Cualquier responsabilidad o decisión disciplinaria corresponde a las autoridades competentes previstas en la Constitución y la ley.

Que, si bien es cierto, en la circular mediante numeral 7 menciona Designar supervisores de los contratos. ¿Esta designación debió de haberse tenido en cuenta de conformidad con las funciones de cada funcionario? Para finiquitar, dentro del Manual de Funciones y competencias laborales NO se encuentra estipulado la SUPERVISIÓN DE CONTRATOS ni ningún tipo de supervisión al profesional Universitario Cód. 219 Grado 01

Respuesta: Ahora bien, sobre el tema de la asignación de funciones, el Decreto 1083 de 2015¹, establece:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza.

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

Por su parte, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, sección segunda, subsección “B”, consejero ponente: Carmelo Perdomo Cuéter, 28 de septiembre de 2016, radicado número 25000-23-25-000-2010-01072-01(4233-13), expresa:

“Aunque el sistema normativo prevé que en las entidades públicas se pueden impartir órdenes a los empleados para que realicen ocupaciones que si bien no corresponden a las que normalmente desarrollan son necesarias para la prestación del servicio, estas deben estar acordes con su perfil y las calidades que se requieren para cumplirlas, dado que no es dable encargarlas si atañen a un nivel superior al que se encuentra el trabajador”.

En otras palabras, pese a que el sistema normativo permite encomendar a los servidores públicos actividades que cotidianamente no realizan, estas no deben involucrar tareas que pertenezcan a un nivel superior al que ocupan, pues de ser así se originaría un enriquecimiento sin justa causa de la administración, porque pagaría un salario inferior por labores que son más onerosas, y un detrimento de los derechos laborales de los trabajadores.

De acuerdo con lo anterior, resulta procedente que el jefe inmediato asigne funciones específicas, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza jerárquica y área funcional del empleo.

Es decir que la figura de la asignación de funciones se aplica en dos casos, a saber:

1.-Cuando por la naturaleza de las funciones que desarrolla un empleado se le asignen funciones adicionales sin que, por este hecho, se transforme el empleo de quien las recibe.

2.- Cuando por necesidades del servicio, se requiere que un empleado cumpla con algunas de las funciones de un cargo en vacancia temporal y/o definitiva, siempre que las funciones que se asignen se ajusten a las fijadas en el cargo que ejerce.

Cabe señalar, que la reglamentación en esta materia, no permite determinar por cuánto tiempo, ni cuantas funciones adicionales; sin embargo, es importante resaltar que en retirados pronunciamientos jurisprudenciales, la Corte Constitucional ha indicado que dicha figura, corresponde a un marco funcional y concreto, no siendo procedente utilizar esta figura para asignar todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo diferente al que desempeña el servidor por cuanto, conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual se creó determinado empleo.

Así mismo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993), al referirse respecto de los principios de responsabilidad de contratistas y servidores públicos, dispone:

“ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio:

1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. (...)

ARTICULO 51. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley.”

Conforme a lo anterior, es importante que la Entidad mantenga un contacto permanente con el contrato que se supervisa a fin de que se verifique el cumplimiento formal y los requisitos necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del contrato, así como, para comprobar y certificar la efectiva y real ejecución del objeto contratado, tareas que servirán de sustento para expedir el certificado de cumplimiento como soporte para el pago de las obligaciones contraídas.

Las Entidades Estatales podrán pactar cláusulas excepcionales como la de modificación unilateral en los contratos de suministro y de prestación de servicios.

LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:

1. De acuerdo con la Ley 489 de 1998 la delegación es la transferencia del ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias.

2. La Ley 80 de 1993 establece que los jefes y los representantes legales de las Entidades Estatales pueden delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y realizar licitaciones, lo cual no los exonera de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

3. La supervisión es ejercida por la Entidad Estatal cuando no requiere conocimientos especializados, y ésta consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

4. El ordenador del gasto es quien designa al supervisor de un contrato a más tardar al final de la audiencia de adjudicación, cuando el Proceso de Contratación es competitivo o en la fecha de la firma del contrato en los demás Procesos de Contratación. La Entidad Estatal puede designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación.

5. La comunicación de la designación de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electrónico. En caso de que la designación del supervisor se haga directamente en el contrato, debe enviarse copia del mismo al funcionario designado informando que va a ser el supervisor.

6. Por otro lado, las Entidades Estatales para el cumplimiento de los fines de la contratación, al celebrar un contrato cuentan con la potestad de: tener la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, podrán en los casos previstos en el numeral 2 del artículo 14, interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado.

7. En consecuencia, si la Entidad Estatal pactó la cláusula de modificación unilateral del contrato podrá hacer uso de ella, o sino en todo caso para cambiar al supervisor designado en el contrato se deberá hacer una modificación del mismo, en la cual se indicará al nuevo supervisor del contrato sin que sea posible que no se indique quién será el supervisor del mismo.”

Según lo manifestado por la entidad, La designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, ya que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, y no es una función asignada exclusivamente al ordenador del gasto. Adicionalmente, la supervisión es ejercida por la Entidad Estatal cuando no requiere conocimientos especializados y corresponde al ordenador del gasto designar al supervisor de un contrato. La comunicación de la designación de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita.

Con base en los argumentos expuestos, se considera que es viable que se asignen las funciones de supervisión de contratos a empleados de cualquier nivel de la entidad pública, pues es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, salvo que se requieran conocimientos específicos. Esta función corresponde a la figura de asignación de funciones y no a una delegación.

Para más información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva, en el botón web Gestor Normativo puede consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de este Departamento Administrativo

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

LUZ MARY RIAÑO C.

Coordinadora del Grupo de Asesorías y Gestión para Entidades Públicas Dirección de Desarrollo Organizacional

Datos de quien Proyectó	Laura María Valencia Saldarriaga
Datos de quien Revisó
Datos de Vo.Bo.	Luz Mary Riaño Camargo
Código TRD	11202.15

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública»