*20255000185081*

 

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Radicado No.: 20255000185081

 

Fecha: 03/04/2025 02:29:17 p.m.

 

Referencia: Alcance rol relación con entes externos de control para la Oficina de Control Interno; seguimiento planes de mejoramiento producto de las auditorías adelantadas por la Contraloría Distrital de Cartagena. Radicado No. 20252060187392 del 27 de marzo de 2025.

 

Cordial Saludo,

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

“(...)

En consonancia con todo lo expuesto, le solicito conceptuar sobre los siguientes aspectos:

 

1 ¿Cuál es el alcance de los informes de seguimiento de los planes de mejoramiento suscritos con las contralorías asignados a las oficinas de control interno en el Decreto 648 de 2017? ¿implica ello responsabilidades en el cumplimiento de las acciones de mejoramiento y efectividad?

 

2 ¿Cuál es el alcance de los informes y seguimiento que los organismos de control pueden solicitar a las oficinas de control interno, de acuerdo con lo establecido en el artículo 230 del Decreto Ley 019 de 2012?

 

3 ¿Cuál es el alcance de la Circular 015 de 2020?

 

4 ¿Es conforme a las disposiciones superiores y lineamientos del DAFP para el ejercicio del rol enfoque hacia la prevención, que las contralorías distritales establezcan a través de actos administrativos que reglamentan la metodología para la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por los sujetos de control, que las oficinas de control interno sean responsables que las acciones de mejoramiento propuestas estén encaminadas a eliminar las causas que originaron los hallazgos y debe contar con el registro de esta verificación con el análisis de causas?

 

¿Estas disposiciones implican asignación de funciones que está únicamente reservada a la ley? ¿violan el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, así como el esquema de responsabilidades establecido en la política de control interno de la séptima dimensión de MIPG?, ¿exceden la atribución asignada en el inciso segundo del artículo 230 del Decreto Ley 19 de 2012 a las Contralorías?

 

5 “...cuando la Contraloría Distrital no haya realizado evaluación a un Plan de Mejoramiento en los tres (3) años posteriores a su suscripción producto de los ejercicios de control fiscal, ésta lo podrá dar por culminado siempre y cuando constate su cumplimiento en el informe que por ley debe adelantar la Oficina Asesora de Control Interno, en ejercicio de su rol de “evaluación y seguimiento”, informe en el que se verifique que las acciones hayan subsanado las deficiencias observadas por la Contraloría Distrital para darlas por cumplidas...”.

 

Sobre el particular, se pregunta:

 

¿Es conforme al ordenamiento jurídico que las Contralorías Distritales omitan el deber de seguimiento y evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos con sus sujetos de control y que en su defecto le impongan tal función a las oficinas de control interno?

 

¿Es conforme a las normas superiores que regulan las funciones y roles de las oficinas de control interno que las Contralorías, amparadas en el informe de seguimiento que les corresponde a aquellas, les asignen la función de “verificar que las acciones se hayan subsanado las deficiencias observadas por la Contraloría para darlas por cumplidas?

 

¿Puede la Contraloría definir el alcance de este informe de ley hasta tal punto de imponer dicha obligación a las oficinas de control interno, siendo que los planes de mejoramiento del resorte de la contraloría lo son con ocasión de su ejercicio de control y vigilancia fiscal?

 

5.1 “A efectos de fortalecer la aplicación de los controles que conlleven a evitar la reiteración de incorrecciones en los ejercicios de control fiscal, la Contraloría Distrital...evaluará las acciones y medidas tomadas por la Oficina de Control Interno...del Sujeto de Control, cuando el ejercicio del seguimiento que deben realizar a los planes de mejoramiento, se registren en el informe incumplimiento de acciones y/o hallazgos que fueron objeto de suscripción de planes de mejoramiento anteriores...”

 

¿Esta disposición es violatoria de las regulaciones sobre el sistema de control interno, las competencias de las Oficinas de Control Interno como uno de sus componentes?, ¿el esquema de líneas de responsabilidades de la política de control interno de la séptima dimensión del MIPG, entre otras?

(...)”

 

ANÁLISIS:

 

Dado el objeto de su consulta, iniciamos por indicar respecto de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, que, de acuerdo con el artículo 9° de la Ley 87 de 19931, le corresponde a dicha oficina, asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

En desarrollo de tales funciones, el artículo 17 del título 24 del Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” establece los roles que deben desarrollar dichas oficinas, así:

 

“ARTICULO 2.2.21.5.3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollan su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control”. (Subrayado fuera de texto)

 

De este modo las Oficinas de Control Interno como agentes dinamizadores del Sistema de Control Interno realizan una gama de actividades en torno a los cinco (5) roles ya mencionados.

 

Específicamente, para el rol de relación con los entes externos de control, la Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces v3, emitida en septiembre de 2023 determina lo siguiente:

 

A través de este rol, el Jefe de Control Interno sirve como puente entre los entes externos de control y la entidad, además, facilita el flujo de información con dichos organismos. Esta función ha adquirido especial relevancia luego de la expedición del Acto Legislativo 04 de 2019 y del Decreto 403 de 2020, y con este último, la creación del Sistema de Alertas de Control Interno, frente a lo cual, el Jefe de Control Interno, debe cumplir con las actividades derivadas del referido sistema. (Subrayado fuera de texto)

 

La misma guía en su numeral 7.1 Lineamientos clave para el desarrollo de este rol, determina lo siguiente:

 

“(...) se trata de facilitar la comunicación con el órgano de control y verificar aleatoriamente que la información suministrada por los responsables, de acuerdo con las políticas de operación de la entidad, de manera tal que se pueda garantizar su entrega, oportunidad y coherencia, así como las personas autorizadas para ello, donde se debe establecer claramente que corresponde al representante legal y cada líder de proceso garantizar la calidad de la información que se entregue. (Negrita y Subrayado fuera de texto)

 

Por lo tanto, el Jefe de Control Interno puede considerar los siguientes criterios a la hora de analizar la información que se transmite al organismo de control, bien sea a los equipos auditores en sitio cuando llevan a cabo sus procesos auditores o bien a través de los sistemas de información que tales instancias establecen, los criterios aplicables son:

 

1 Oportunidad: Que se entregue la información en los tiempos establecidos por el organismo de control.

 

2 Integridad: Que se esté dando respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente.

 

3 Pertinencia: Que la información suministrada esté acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.

 

Es pertinente señalar que las actividades que se desarrollen en el marco de este rol no deben entenderse como actos de aprobación o refrendación por parte del Jefe de Control Interno, debe entenderse que el contenido y el cumplimiento de los anteriores atributos son responsabilidad directa de los líderes de procesos o los delegados para la entrega de la información, de acuerdo con la política de operación establecida.

 

No obstante, en desarrollo de este rol será viable brindar asesoría y generar alertas oportunas a los líderes de los procesos o responsables del suministro de información, para evitar la entrega no acorde o inconsistente con las solicitudes del organismo de control. (...)”.

 

En consecuencia, la Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de relación con entes externos de control debe plantear labores de asesoría y acompañamiento puntuales a los procesos y sus líderes, de modo tal que la entidad pueda adelantar de una manera armónica procesos de auditoría que adelante el organismo de control, así como la rendición de informes de manera posterior en aplicaciones dispuestas por dichos organismos, frente a los cuales procede una organización y articulación interna, ya que no toda la información solicitada por estas instancias reposa en la Oficina de Control Interno y en términos de los niveles de autoridad y responsabilidad que a cada cargo corresponden, siempre existirán líderes internos, quienes serán los principales responsables de sus contenidos.

 

Al respecto, cabe indicar que la misma guía en su numeral 7.3 Calidad, oportunidad y otros atributos de la información en reportes al organismo de control, señala lo siguiente:

 

“(...) Es importante tener en cuenta que el reporte inadecuado, incompleto, falaz o inoportuno de información requerida por entes externos de control, puede dar lugar a sanciones de índole disciplinarios, así como, a procesos administrativos sancionatorios fiscales, por lo que el Jefe de Control Interno debe alertar a la primera línea de defensa, y en general, a los responsables del aporte de información requerida por órganos de control sobre estos efectos. (Subrayado fuera de texto)

 

El Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal es una potestad con la que cuentan los órganos de control fiscal y que fue potenciado por el Decreto 403 de 2020, así como por la Ley 2080 de 2021. (...)”

 

De acuerdo con lo anterior, es relevante que la administración en sus diferentes niveles comprenda que “el reporte inadecuado, incompleto, falaz o inoportuno de información requerida por entes externos de control, puede dar lugar a sanciones de índole disciplinarios, así como, a procesos administrativos sancionatorios fiscales”, por lo que, en desarrollo de su rol es necesario determinar acciones que permitan un trabajo articulado y coordinado con la Alta Dirección, para lo cual se tiene un escenario principal que corresponde al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, reglamentado por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 648 de 2017, escenario en el cual como Jefe de Control Interno puede coordinar con los demás líderes internos la recopilación de información necesaria para dar cumplimiento a la entrega de información relacionada con la gestión institucional, sobre la cual podrá generar recomendaciones o alertas, de manera tal que se evite el suministro o envío de datos desactualizados o incoherentes frente a los requerimientos, o bien que se haga de forma extemporánea.

 

Cabe aclarar las instancias que se contemplarían para el rol de relación con entes externos de control, se debe precisar que la Constitución Política en sus artículos 113 y 117 consagra:

 

“ARTICULO 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines.”

 

“ARTICULO 117. El Ministerio Público y la Contraloría General de la República son órganos de control.” (Negrita y subrayado fuera de texto)

 

Así mismo, es pertinente indicar que Decreto 25 de 2014 “Por el cual se modifica la estructura orgánica y se establece la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo”, en su artículo 1º establece lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 1°. Naturaleza jurídica. La Defensoría del Pueblo es un organismo que forma parte del Ministerio Público, ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación y le corresponde esencialmente velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los Derechos Humanos. (...)” (Negrita y subrayado fuera de texto)

 

Conforme con las anteriores disposiciones, los organismos de control son el Ministerio Público y la Contraloría General de la República, si se trata de entidades del orden territorial se referirá a las Personerías y Contralorías Departamentales, Municipales o Distritales, según corresponda. Así mismo, será necesario contemplar a la Defensoría del Pueblo al ser un organismo que forma parte del Ministerio Público, bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación. Es clave así mismo recordar que la Contraloría General de la República en el marco de sus funciones puede, a nivel territorial, adelantar actuaciones, por lo que también debe ser considerada dentro los organismos que se tienen en cuenta dentro del rol objeto de su consulta, por tratarse de una entidad en este nivel.

 

Ahora bien, en lo que tiene que ver con el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con el organismo de control, la misma Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces v3, en su numeral 4.2 El Plan de Mejoramiento Institucional como herramienta de prevención señala lo siguiente:

 

La calidad y eficacia del sistema de control interno se ve reflejado en la evolución que tenga el plan de mejoramiento institucional, en cuanto a número de hallazgos e incidencias (penales, fiscales, disciplinarias y de otro tipo) y en cuanto al estado de cumplimiento de las acciones de mejora.

 

En este sentido, el Decreto 648 de 2017 por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.21.4.9 establece una serie de informes y en su literal i) define la obligación para los jefes de control interno o quienes hagan sus veces hacer seguimiento y velar por el cumplimiento del plan de mejoramiento institucional.

 

Por otra parte, la Circular 015 de 2020 emitida por la Contraloría General de la República (CGR) establece que “(...) De conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias corresponde a las Oficinas de Control Interno verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron observadas por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas para darlas por cumplidas e informarlas a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al Contralor Delegado que corresponda de conformidad con la resolución de sectorización vigente”.

 

Así las cosas, en relación con el plan de mejoramiento el Jefe de Control Interno debe:

 

1 Acompañar a cada área en la formulación adecuada, rigurosa y con enfoque estratégico de las acciones de mejora.

 

2 Establecer un procedimiento de seguimiento al cumplimiento y eficacia del plan de mejoramiento institucional.

 

3 Emitir informes con alertas de los factores que pongan en riesgo la eficacia y cumplimiento del plan de mejoramiento institucional.

 

4 Realizar análisis comparados de la evolución del plan de mejoramiento institucional verificando la disminución o aumento de hallazgos e incidencias año tras año.

 

5 Desplegar en general las acciones tendientes a promover entre las áreas responsables la formulación de acciones eficaces y el cumplimiento oportuno de las mismas”. (...). (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con lo anterior, se debe precisar que, en cumplimiento de las funciones establecidas para las oficinas de control interno y los informes que se encuentran bajo su responsabilidad, específicamente el Decreto 648 de 2017 por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.21.4.9, literal i), les exige el seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con las contralorías, base que permite a la Contraloría General de la República, como máximo órgano de control fiscal establecer, mediante la Circular 15 del 30 de septiembre de 2020 los “lineamientos Generales sobre los Planes de Mejoramiento y manejo de las acciones cumplidas”, donde precisa no solamente las acciones para la Oficina de Control Interno, sino para los Representantes Legales de las entidades en relación con el seguimiento y cumplimiento a los planes de mejoramiento suscritos con dicha instancia de control.

 

Ahora bien, para poder llevar a cabo tales acciones, la misma guía en su numeral 4.4 Actividades en el marco del rol de enfoque hacia la prevención orientadas al nuevo enfoque de control fiscal, define una serie de actividades tendientes a la mejora institucional en estas materias así:

 

“Acorde con lo explicado en el numeral 4.3, las actividades a desarrollar que incorporan elementos de articulación para el control multinivel, que plantea el nuevo enfoque de control fiscal, se muestran en la tabla 5 a continuación:

 

 

 

Así las cosas, sugerimos consultar la guía en su totalidad, no solamente para profundizar el rol objeto de su consulta, sino todos los demás establecidos en la normatividad vigente para los Jefes de Control Interno, ya que los mismos se encuentran articulados y le van a permitir mejorar su gestión y generar un valor agregado para su entidad, ampliando la cobertura de riesgos y generando un enfoque preventivo a través de esta herramienta de mejora institucional.

 

La guía la puede descargar a través del siguiente link: https://www1.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/34299967/guia-rol-de-las-unidades-u-oficinas-de-control-interno-auditoria-interna-o-quien-haga-sus-veces-septiembre-de-2023-version-3.pdf/925ef446-737d-849e-e67b-2d0a42cfd371?t=1697724000902.

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, me permito responder sus inquietudes así:

 

1 Para esta inquietud, tal como hemos explicado en el análisis de la presente comunicación, frente al alcance para el rol de relación con entes de control, y específicamente en lo que tiene que ver con el seguimiento a planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General o bien con la Contraloría Distrital para su caso, procede aplicar una serie de acciones tendiente a asesorar y acompañar a los líderes de proceso, para que adelanten análisis estratégicos sobre los hallazgos presentados, de manera tal que en el seguimiento que corresponde a su oficina se alcancen mejores resultados, al poder cerrar con eficacia los planes de mejoramiento y coadyuvar para que la mejora institucional se convierta en un elemento estratégico. Dentro de estas acciones se tienen:

 

- Acompañar a cada área en la formulación adecuada, rigurosa y con enfoque estratégico de las acciones de mejora.

 

- Establecer un procedimiento de seguimiento al cumplimiento y eficacia del plan de mejoramiento institucional.

 

- Emitir informes con alertas de los factores que pongan en riesgo la eficacia y cumplimiento del plan de mejoramiento institucional.

 

- Realizar análisis comparados de la evolución del plan de mejoramiento institucional verificando la disminución o aumento de hallazgos e incidencias año tras año.

 

- Desplegar en general las acciones tendientes a promover entre las áreas responsables la formulación de acciones eficaces y el cumplimiento oportuno de las mismas

 

En este caso, si bien su oficina no puede garantizar el cumplimiento de las acciones, toda vez que la responsabilidad recae sobre los líderes de proceso, mediante el acompañamiento efectivo es posible que este ejercicio se haga con mayor rigurosidad y se alcancen mejores resultados frente al organismo de control.

 

2 En cuanto a los informes de seguimiento solicitados por el organismo de control, estas instancias suelen determinar sus lineamientos mediante resoluciones o circulares que le permite a las oficinas de control interno tener un marco para su elaboración y presentación, dichos lineamientos serán de obligatorio cumplimiento para su oficina.

 

Así mismo, es clave indicar que la Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces v3, citada a lo largo del análisis, propone una serie de actividades que puede establecer, mediante el diseño en Excel u otro formato que se le facilite, una estructura que incluya una semaforización (ver páginas 50 y 51 de la guía), de manera tal que a partir de este análisis consolidado pueda generar informes internos a la Alta Dirección con un enfoque preventivo que permita evidenciar posibles retrasos e incumplimientos a los planes de mejoramiento y que se tomen las acciones necesarias por parte de los responsables.

 

3 Para esta inquietud, me permito informarle que la Circular 15 de 2020 emitida por la Contraloría General de la República, tiene un objeto que es “Impartir lineamientos generales sobre los planes de mejoramiento producto de la vigilancia y control fiscal acorde con el nuevo marco normativo y manejo de las acciones cumplidas, para ser tenidas en cuenta por parte de las entidades o particulares que manejen fondos o bienes públicos, en todos sus niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos”.

 

Dicha circular dentro de sus disposiciones señala “De conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias corresponde a las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron observadas por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el soporte para darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al Contralor Delegado que corresponda de conformidad con la resolución de sectorización vigente”, esto implica que la Contraloría General de la República exige que las oficinas de control interno, en cumplimiento de sus funciones lleve a cabo el seguimiento a las acciones definidas por los líderes de proceso en los planes de mejoramiento, producto de las auditorías de control fiscal, para lo cual es necesario se apliquen criterios objetivos que permitan establecer su cumplimiento y se haga el cierre con efectividad en los casos que aplique, dejando las evidencias correspondientes, sobre lo cual se generan los informes en los sistemas de información dispuestos.

 

4 De acuerdo con el punto anterior, es claro que las Contralorías en el nivel territorial, al acoger los lineamientos marco que define la Contraloría General de la República, establezcan sus propias resoluciones para operar este tema en sus entidades vigiladas. Se reitera lo expresado en el punto 1, en el sentido de precisar que, si bien su oficina no puede garantizar el cumplimiento de las acciones de los planes de mejoramiento, toda vez que la responsabilidad recae sobre los líderes de proceso, mediante sus procesos de acompañamiento tanto para su suscripción como para posterior seguimiento a los mismos, será posible que estas estructuras mejoren sus resultados en la entidad.

 

En este caso no se trataría de una asignación de funciones, toda vez que la misma Circular 15 de 2020, emitida por la Contraloría alude a la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias que regulan las funciones de las Oficinas de Control Interno.

 

Para estas inquietudes, me permito aclararle que, conforme a lo establecido en el Decreto 430 de 2016² le compete a este Departamento Administrativo formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con Empleo Público, Organización Administrativa, Control Interno y Racionalización de Trámites de la Rama Ejecutiva del Poder Público; por consiguiente, es necesario que consulte los lineamientos y reglamentación establecidos por la Contraloría Distrital, ya que desde este Departamento Administrativo no tenemos competencia para pronunciarnos sobre las actuaciones que adelante el organismo de control.

 

Finalmente, lo invitamos a ingresar al Espacio Virtual de Asesoría –EVA-, al cual puede acceder a través de: http://www.funcionpublica.gov.co/eva donde podrá encontrar normatividad, guías, conceptos chat, entre otros.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

LUZ DAIFENIS ARANGO RIVERA

Directora de Gestión y Desempeño Institucional

Myrian Cubillos Benavides/Luz Daifenis Arango Rivera

11302.8.2

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”

 

2 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública