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 Radicado No.: 20255000263571

Fecha: 30/05/2025 08:48:49 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

 

Referencia: Alcance participación del Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo. Radicado No. 20259000282132 del 28 de abril de 2025

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

“El Decreto 1080 de 2015, en su Artículo 2.8.2.1.8., señala que los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados, entre otros, por “Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la gobernación o alcaldía distrital, o la dependencia que haga sus veces”. En tal sentido y dada las funciones y restricciones de la Oficinas de Control Interno en relación a la participación en procesos administrativos (parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993) y su obligación de independencia, se podría considerar que la norma en mención comprometería el mandato legal de las oficinas de control Interno”.

 

ANÁLISIS:

 

Para dar respuesta a sus inquietudes es necesario hacer las siguientes precisiones:

 

En primer lugar, la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 define las funciones de los auditores internos, entre las cuales para el caso es pertinente resaltar: 

 

ARTÍCULO 12. Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes:

(...)

1. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
2. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

(...)

1. Las demás que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

 

PARÁGRAFO. En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones. (Subrayado fuera de texto)

 

Del mismo modo, el Decreto 648 de 2017 estableció los roles que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno en los siguientes términos: 

 

 

ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollarán su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control. (Subrayado fuera de texto)

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública determinará los lineamientos para el desarrollo de los citados roles.

 

En relación con el rol de liderazgo estratégico, la “Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces” en su versión 3 de septiembre de 2023 precisa que: 

 

“el Jefe de Control Interno debe ser un soporte estratégico para la toma de decisiones del nominador y del representante legal, agregando valor de manera independiente, mediante la presentación de informes, manejo de información estratégica y alertas oportunas ante cambios actuales o potenciales que puedan retardar el cumplimiento de los objetivos de la entidad”.

 

En virtud de lo anterior, la labor que ejecutan los Jefes de Control Interno es preminentemente asesora y sus actividades operativas se limitan de manera exclusiva a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis; conforme a ello, el asesor, coordinador, auditor interno debe ocuparse de verificar que los controles establecidos en los diferentes procesos, procedimientos, políticas de operación, entre otros elementos del Sistema de Control Interno se cumplan, que existan responsables, adecuados mecanismos de seguimiento, asignación de funciones, entre otros aspectos que garanticen de forma razonable el cumplimiento de los objetivos y metas, así como generar alertas y recomendaciones que puedan llegar a evitar situaciones no deseadas o posibles actos de corrupción. 

 

En consecuencia, a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación, y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten, sin que tal labor signifique su participación directa en comités internos,  mediante aprobaciones o autorizaciones sobre las decisiones que allí se toman, ya que esto entraría a afectar su independencia y objetividad a la hora de evaluar los temas en los cuales haya tenido conocimiento o bien algún tipo de participación en tales condiciones.

 

En este sentido, es importante señalar que desde diferentes conceptos emitidos por esta Dirección Técnica, se ha expresado que los Jefes de Control Interno pueden asistir a los diferentes comités institucionales e interinstitucionales, como sería el caso consultado, con voz pero sin voto, toda vez que no deben participar en la toma de decisiones, solo puede emitir opiniones en términos de asesoramiento o recomendación, las cuales deben ser analizadas por parte de los miembros del comité en cuanto a su pertinencia y viabilidad como apoyo a la toma de decisiones.

 

De forma general, asisten como invitados, salvo en aquellos casos donde la normatividad exija que sean integrantes, pero en todo caso no pueden participar en la toma de decisiones, teniendo en cuenta la restricción establecida en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, situación que debe precisarse a la administración para que en el curso de las reuniones a las que asista se deje constancia de este hecho y se evite un incumplimiento o que se exceda en sus funciones.

 

Ahora bien, en relación con los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, frente a los cuales surge la inquietud sobre la participación del Jefe de Control Interno, es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

El Decreto 2578 de 2012 compilado en el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, al organizar el Sistema Nacional de Archivos consideró:

 

ARTÍCULO 2.8.2.1.4. Instancias asesoras. Se establecen las siguientes instancias asesoras en materia de aplicación de la política archivística:

 

1. En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo.
2. En el orden territorial los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administración Departamental y Distrital, según el caso.
3. En las entidades territoriales los Comités Internos de Archivo creados en las entidades públicas, así como en las entidades descentralizadas, autónomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las entidades privadas que cumplan funciones públicas. (Subrayado fuera de texto)

 

Dichos consejos territoriales, de conformidad con el mismo Decreto deben crearse “como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios” e integrarse de la siguiente manera:

 

 

ARTÍCULO 2.8.2.1.8. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes miembros, así:

 

1. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual jerarquía de la respectiva Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá.
2. El funcionario responsable del Archivo General de la Gobernación o Alcaldía Distrital, quien actuará como secretario técnico; si no existe Archivo General, dicha representación recaerá en el responsable del Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
3. El Secretario de Cultura o quien haga sus veces.
4. El presidente o secretario de la Academia de Historia establecida en la respectiva jurisdicción, o el responsable del Archivo Histórico del departamento o distrito.
5. Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la gobernación o alcaldía distrital, o la dependencia que haga sus veces. (Subrayado fuera de texto)
6. Un representante del área de tecnologías de la información de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas.
8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la respectiva jurisdicción o del Servicio Nacional de Aprendizaje.
9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado local.

 

PARÁGRAFO 1. Los Consejeros de que trata los numerales 7, 8 y 9, serán designados para periodos de dos (2) años, prorrogables por una única vez, por dos (2) años adicionales.

 

PARÁGRAFO 2. El Consejo podrá invitar a representantes de otros sectores, de acuerdo con los temas a desarrollar, quienes tendrán voz pero no voto. (Subrayado fuera de texto)

 

En efecto, la norma considera al representante de la oficina de control interno o de la oficina de planeación de la gobernación o alcaldía distrital como un miembro permanente del Consejo, y solo prevé que participen con voz, pero sin voto a los representantes de otros sectores que sean invitados, es decir que no hay excepción expresa frente a ninguno de los miembros del comité, no obstante atendiendo lo expresado en apartes anteriores, dado que las funciones para los Jefes de Control Interno se encuentran definidas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, norma de carácter superior al citado Decreto 2578 de 2012, cuando asista a este comité, el alcance en su participación estará dada por la generación de información respecto de sus auditorías, si resulta aplicable a los temas tratados, o bien a las observaciones que desde el conocimiento del tema archivístico pueda generar y abstenerse de votar en las decisiones, siempre acudiendo a las restricción que se tiene por el parágrafo del artículo 12, ya explicado.

 

Para este efecto, será pertinente que tenga en cuenta las funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, las cuales se encuentran establecidas en los siguientes términos:

 

 

 

ARTÍCULO 2.8.2.1.9. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Son funciones de los Consejos Territoriales de Archivos las siguientes:

 

1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materia de aplicación de la política archivística.
2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas.
3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas pro puestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, bajo la coordinación de los Archivos Generales de la correspondiente jurisdicción territorial.
4. Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental - TVD de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de los municipios, aprobadas por los Comités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.
5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes.
6. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivos territoriales.
7. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural.
8. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural.
9. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción, en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
10. Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como órgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos, las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística, así como sobre cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio documental del país.

 

PARÁGRAFO: El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad. (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con la norma en cita, es posible analizar que, la mayor parte de las funciones asignadas a los consejos territoriales de archivo corresponden a acciones de asesorar, hacer seguimiento, emitir conceptos, evaluar y generar informes, sobre estos temas será posible que participe en términos de asesoramiento, de manera tal que no se afecte su labor como Jefe de Control Interno.

 

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se reitera que los Jefes de Control Interno en todas las entidades del Estado tienen un ámbito claro para el desarrollo de sus funciones que corresponde al artículo 12 de la Ley 87 de 1993, cuyo parágrafo señala que “En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones”, por lo que sus actuaciones deben atender este marco, sin incumplir con los requerimientos establecidos en otras normatividades, como sería el tema consultado.

 

En este sentido, desde esta Dirección Técnica hemos señalado que los Jefes de Control Interno pueden asistir a los diferentes comités institucionales e interinstitucionales, como sería el caso consultado, con voz pero sin voto, toda vez que no deben participar en la toma de decisiones, solo puede emitir opiniones en términos de asesoramiento o recomendación, como apoyo a la toma de decisiones que corresponde a los demás miembros del comité.

 

De forma general, asisten como invitados, salvo en aquellos casos donde la normatividad exija que sean integrantes, pero en todo caso no pueden participar en la toma de decisiones, teniendo en cuenta la restricción establecida en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, antes señalada, situación que debe precisarse a la administración para que en el curso de las reuniones a las que asista se deje constancia de este hecho y se evite un incumplimiento o que se exceda en sus funciones.

 

Ahora bien, dado que los Consejos departamentales y distritales de archivo son instancias asesoras del sistema nacional de archivos, responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios, en criterio de esta Dirección Técnica, frente a los temas que se desarrollen podrá participar en términos de asesoramiento, de manera tal que no se afecte su labor como Jefe de Control Interno.

 

Finalmente es pertinente señalar que dado que el Decreto 1080 de 2015 admite que sea “(...) el representante de las oficinas de control interno o planeación (...)”, es recomendable desde esta Dirección Técnica, que en la medida de lo posible sea el representante de la oficina de planeación quien tome este lugar, de tal manera que se logré mayor prevención en la participación en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones, bien sea de forma directa o indirecta.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

 

 

LUZ DAIFENIS ARANGO RIVERA

Directora de Gestión y Desempeño Institucional 

Proyectó: Ana Yolanda Garzón Gachancipá

 

 Revisó: Iván Arturo Márquez Rincón