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 Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20236000289261

Fecha: 11/07/2023 03:59:28 p.m.

Bogotá  

 

 

Referencia: REMUNERACION – RECONOCIMIENTO Descuentos permitidos en la liquidación definitiva de prestaciones sociales. Radicación No. 20232060641232 del 23 de junio de 2023.  

 

 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual señala diferentes interrogantes referentes a los descuentos permitidos al momento de realizar una liquidación definitiva de elementos salariales y prestacionales de un trabajador oficial, me permito dar respuesta en el mismo orden de su presentación así: 

 

Sea lo primero señalar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016^[1], le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, ni señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías.

 

La resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

No obstante, daremos respuesta de manera general a sus  inquietudes así: 

 

1. ¿Es viable descontar de la liquidación definitiva de prestaciones sociales, las sumas faltantes en los inventarios a cargo del trabajador?

 

El Decreto Ley 3135 de 1968^[2] en su artículo 12, dispuso:

“Artículo 12. DEDUCCIONES Y RETENCIONES. Los habilitados, cajeros y pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.

No se puede cumplir la deducción ordenada por el empleado o trabajador cuando afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario. (...)” (Subraya fuera de texto).

 

Así mismo, el Decreto 1848 de 1969, “por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968”, establece:

 

“ARTICULO 93. DESCUENTOS PROHIBIDOS. Queda prohibido a los habilitados, cajeros y pagadores, deducir suma alguna de los salarios que corresponden a los empleados oficiales.

Dichas deducciones sólo podrán efectuarse en los siguientes casos:

1. Cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene en cada caso particular, con indicación precisa de la cantidad que debe retenerse y su destinación; y
2. Cuando lo autorice por escrito el empleado oficial para cada caso, a menos que la deducción afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario ordinario, casos estos en los cuales no podrá hacerse la deducción solicitada.”

 

De acuerdo con las normas en cita, por mandato legal el empleador sólo podrá efectuar descuentos de los salarios y prestaciones de los servidores públicos, cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene y/o cuando lo autorice expresa y claramente el empleado. 

 

En criterio de esta Dirección Jurídica, se considera que para el caso en concreto la entidad deberá requerir al servidor público para que informe  lo relacionado con los presuntos faltante de los inventarios a cargo,  conforme al debido proceso que garantice el derecho a la defensa y a la contradicción por parte del servidor, posterior al análisis realizado y en caso de encontrar responsable al trabajador oficial la administración deberá solicitar autorización para reintegrar dichos valores, en tanto que no es procedente  descontarlos en forma automática u oficiosa por parte de la entidad. 

 

Si el empleado no accede al reintegro, entonces será necesario acudir a la jurisdicción contenciosa para recuperar dichos valores, o a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos como la conciliación.

 

2. ¿La entidad puede establecer un formato de paz y salvo para ser firmado por las diferentes áreas en constancia que el funcionario público no tiene ningún pendiente con la entidad?

 

De conformidad con la autonomía administrativa de cada entidad, se considera que Artesanías de Colombia cuenta con la capacidad para organizarse de forma independiente, estableciendo reglamentos, formatos o procedimientos para la actividad que desarrolla. 

 

3. ¿En qué casos puede la entidad suspender el pago o retener las prestaciones de la liquidación definitiva de un trabajador oficial?

 

Conforme a lo señalado en los decretos arriba transcritos, solamente podrá descontarse cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene y/o cuando lo autorice expresa y claramente el empleado. 

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

 

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

 

Proyecto: Sandra Barriga Moreno 

 

Revisó: Maia Borja

Aprobó: Dr. Armando López Cortes

 

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA 

 

[1] Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

[2]Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales