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Radicado No.: 20246000069641 

Fecha: 07/02/2024 02:31:05 p.m. 

Bogotá D.C. 

REF.: Tema: ENCARGO Subtemas: Reclamación - Competencias Comisión de Personal Radicado: 20249000002642 de fecha 02 de enero de 2024 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual plantea las siguientes  inquietudes:  

“Se me oriente mediante normativa jurídica si este caso de encargar una persona que ya  tiene un encargo y que no cumple con el cargo inmediatamente anterior se puede realizar,  además de ser muy amañada la convocatoria.” 

En relación con la consulta planteada, me permito manifestarle lo siguiente: 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento  Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores  públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el  desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la  formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción  de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las  siguientes disposiciones: 

La ley 909 de 2004², en relación con las Comisiones de Personal, señala:   

“Artículo 16. Las Comisiones de Personal.  

1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión  de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados  por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados  quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los  empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las  dependencias regionales o seccionales de las entidades.  

Las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría absoluta. En caso de empate se  repetirá nuevamente la votación y en caso de persistir, este se dirimirá por el Jefe de  Control Interno de la respectiva entidad.  

Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de  sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces,  quien será el secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de  las reuniones.  

La Comisión elegirá de su seno un presidente.  

(...) 

b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del  desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;  (...) 

e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por  los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por  desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;  

(...) 

g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas  en esta ley;  

h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de  estímulos y en su seguimiento;  

i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y  medición del clima organizacional;  

j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.  

2. Las Comisiones de Personal de las entidades públicas deberán informar a la Comisión  Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de  selección, evaluación del desempeño y de los encargos. Trimestralmente enviarán a la  Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del  cumplimiento de sus funciones. En cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio  Civil podrá asumir el conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que  elabore un informe al respecto y se adopten las decisiones que correspondan.  

Parágrafo. Con el propósito de que sirvan de escenario de concertación entre los  empleados y la administración existirán Comisiones de Personal Municipales, Distritales, 

Departamentales y Nacional, cuya conformación y funciones serán determinadas por el  reglamento, que para el efecto expida la Comisión Nacional del Servicio Civil.  

(...) 

Artículo 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de  carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en  estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades  para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y  su última evaluación del desempeño es sobresaliente.  

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el  encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del  nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén  aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las  condiciones y requisitos previstos en la ley.  

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo  inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.  

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva,  podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre  nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.    

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses,  prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en  forma definitiva.  

Parágrafo 1°. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean  otorgados con posterioridad a la vigencia de esta ley.  

Parágrafo 2°. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento  provisional, el nominador o en quien este haya delegado, informará la existencia de la  vacante a la Comisión Nacional del Servido Civil a través del medio que esta indique.  

Artículo 25. Provisión de los empleos por vacancia temporal. Los empleos de carrera  cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación  temporal de los mismos serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren  aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores  públicos de carrera. 

Sobre este particular, la Comisión Nacional de Servicio Civil, publicó la Cartilla  Comisiones de personal³, que es un documento de consulta que, según se señala:  

“12.3 Reclamación por presunta vulneración del derecho preferencia de encargo  

12.3.1 Encargo en empleos temporales Los servidores de carrera tiene el derecho  preferencial a ser encargados en los empleos de carrera administrativa vacantes de forma  definitiva o temporal, siempre que acrediten los requisitos definidos en el artículo 24 de la  Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019 Concordante con lo  expuesto, el objeto de la reclamación laboral no puede ser otro que el desconocimiento del  derecho preferencial a encargo, entendiendo como acto lesivo la decisión de provisión del  empleo de carrera (nombramiento provisional o encargo), o el acto de terminación del  encargo, siempre que con estos se haya conculcado la prerrogativa reconocida en los  artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004.  

En tal sentido, ningún acto administrativo de trámite (estudio de verificación, respuesta a  peticiones de encargo, etc.) que profiera la administración antes de la expedición del Acto  Lesivo, será susceptible de reclamación en primera instancia ante la Comisión de Personal,  o de impugnación ante la CNSC. 

Conforme a lo anterior, y dando respuesta a la inquietud planteada en su consulta, esta  Dirección Jurídica considera que, es a la Comisión de Personal de la entidad, a quien le  corresponde conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los  empleados por el desconocimiento del derecho preferencial a encargo; en tal sentido, se  sugiere acudir a dicha instancia para el trámite de su reclamación. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico

Proyecto: Gustavo Parra Martínez 

Revisó. Maia Borja 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública 

2 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones.

3 Comisión Nacional del Servicio Civil, Cartilla Comisiones de Personal, consultada realizada el 30 de enero de 2024 en  https://www.cnsc.gov.co/carrera-administrativa/comisiones-de-personal/cartilla