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Radicado No.: 20245000178501 

Fecha: 20/03/2024 12:09:26 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

Referencia: Consulta respecto a aprobación y actualización de los planes institucionales y  estratégicos. Radicado No. 20249000217102 del 06 de marzo de 2024. 

De acuerdo con la comunicación de la referencia, en la cual nos solicita: “de acuerdo con  lo definido en el artículo 1 del Decreto 612 de 2018, las entidades del Estado deberán  integrar los planes institucionales y estratégicos relacionados en dicho artículo, y publicarlos en su página web, a más tardar el 31 de enero de cada año, por lo anterior,  tengo las siguientes dos dudas: 1) ¿Dichos planes deben ser aprobados por el Comité  Institucional de Gestión y Desempeño, o solamente con un Acto Administrativo se  consideran aprobados?, y 2) Teniendo en cuenta la respuesta de la pregunta anterior,  ¿todas las modificaciones que se realicen al Plan Anual de Adquisiciones deben pasar por  aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o debe expedirse un Acto  Administrativo que apruebe la modificación?”, a continuación, brindamos respuesta en los  siguientes términos: 

En primera instancia le recordamos que mediante la Ley 2294 de mayo 19 de 2023, el  Congreso de la República de Colombia aprobó el Plan Nacional de Desarrollo 2022- 2026  "Colombia Potencia de la vida" y éste se constituye en el marco o referente para la  formulación de los planes territoriales y municipales respectivamente. 

En segundo lugar, en materia de planeación se debe señalar que la Ley 152 de 1994 “por  la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo” establece frente al plan de  acción en las entidades territoriales lo siguiente: 

 

“ARTÍCULO 26. PLANES DE ACCIÓN. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada  uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su  correspondiente plan de acción.  

En la elaboración del plan de acción y en la programación del gasto se tendrán en cuenta los  principios a que se refiere el artículo 3o. de la presente Ley, así como las disposiciones  constitucionales y legales pertinentes.  

Los planes que ejecuten las entidades nacionales con asiento en las entidades territoriales deberán  ser consultados previamente con las respectivas autoridades de planeación, de acuerdo con sus  competencias. (Subrayado fuera de texto). 

La misma Ley 152 en su artículo 39 dice lo siguiente: 

Artículo 39.- Elaboración. Para efecto de la elaboración del proyecto del plan, se observarán en  cuanto sean compatibles las normas previstas para el Plan Nacional, sin embargo, deberá tenerse  especialmente en cuenta lo siguiente:  

1. El Alcalde o Gobernador elegido impartirá las orientaciones para la elaboración de los planes de desarrollo conforme al programa de gobierno presentado al inscribirse como candidato.  
2. Una vez elegido el alcalde o gobernador respectivo, todas las dependencias de la administración territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para el efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y  de información que sea necesario para la elaboración del plan. 

Los programas y proyectos de cofinanciación de las entidades territoriales tendrán como prioridad el  gasto público social y en su distribución territorial se deberá tener en cuenta el tamaño poblacional,  el número de personas con necesidades básicas insatisfechas y la eficiencia fiscal y administrativa.  

3. El Alcalde o Gobernador, presentará por conducto del secretario de planeación o jefe de la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad territorial, a consideración del Consejo de Gobierno o el cuerpo que haga sus veces, el proyecto del plan en forma integral o por elementos o componentes  del mismo.  

Dicho Consejo de Gobierno consolidará el documento que contenga la totalidad de las partes del  plan, dentro de los dos (2) meses siguientes a la posesión del respectivo alcalde o gobernador  conforme a la Constitución Política y a las disposiciones de la presente Ley. 

4. Simultáneamente a la presentación del proyecto de plan a consideración del Consejo de Gobierno  o el cuerpo que haga sus veces, la respectiva administración territorial convocará a constituirse al  Consejo Territorial de Planeación.  
5. El proyecto de plan como documento consolidado, será presentado por el alcalde o gobernador a consideración de los Consejos Territoriales de Planeación, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su posesión, para análisis y discusión del mismo y con el propósito de que  rinda su concepto y formule las recomendaciones que considere convenientes. 

En la misma oportunidad, la máxima autoridad administrativas deberá enviar copia de esta  información a la respectiva corporación de elección popular. 

 

6. El respectivo Consejo Territorial de Planeación deberá realizar su labor antes de transcurrido un (1) mes contado desde la fecha en que haya presentado ante dicho Consejo el documento consolidado del respectivo plan.  

Si transcurriere dicho mes sin que el respectivo Consejo Territorial se hubiere reunido o pronunciado  sobre la totalidad o parte del proyecto del plan, considerará surtido el requisito en esa fecha. Tanto  los Consejos Territoriales de Planeación, como los Concejos y Asambleas, verificarán la  correspondencia de los planes con los programas de gobierno que hayan sido registrados al  momento de la inscripción como candidato por el alcalde o gobernador electo. 

Parágrafo. - Las disposiciones de este artículo se aplicarán respecto de la máxima autoridad  administrativa y corporación de elección popular de las demás entidades territoriales. (Subrayado  fuera del texto)  

De acuerdo con lo expresado anteriormente, con fundamento en el Plan Nacional de  Desarrollo, según el programa de gobierno presentado al inscribirse como candidato, el  proceso de empalme del alcalde saliente con el alcalde electo, entre otros, se debe  formular el plan de acción del cuatrienio y presentarlo al Consejo Territorial de Planeación 

dentro de los dos meses siguientes a la posesión. 

Ahora bien, el Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para a Integración de  los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del  Estado”, busca unificar la fecha para que las entidades formulen y adopten como parte del  plan de acción institucional los siguientes planes: 

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR 
2. Plan Anual de Adquisiciones 
3. Plan Anual de Vacantes 
4. Plan de Previsión de Recursos Humanos 
5. Plan Estratégico de Talento Humano 
6. Plan Institucional de Capacitación 
7. Plan de Incentivos Institucionales 
8. Plan de trabajo anual en Seguridad y Salud en el Trabajo 
9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 
10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 
11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información
12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información 

Cabe señalar que este Decreto no pretende agrupar instrumentos ni metodologías para la formulación de los diferentes planes, solamente unifica su fecha de presentación y su  propósito consiste en orientar a las entidades a que de manera articulada definan todo lo  necesario hacia la consecución de los objetivos y metas institucionales, de modo tal que  los responsables puedan desagregar cada uno de los temas en rutas de acción  detalladas, de forma unificada y orientada al direccionamiento estratégico de la entidad. 

Lo anterior con el propósito de mejorar el impacto que estos temas tienen en las  entidades y que dejen de verse como operativos, sino que se eleve su importancia y se  tomen las decisiones al más alto nivel de la entidad desde la óptica estratégica. 

Cada entidad podrá desarrollar su propia dinámica de acuerdo con su capacidad  organizacional y estilos de dirección, por lo cual, se debe hacer una planeación para  permitir la continuidad de la prestación de los servicios y el cumplimiento de la misión  institucional; lo importante es que se tenga una mirada panorámica de la gestión, se 

unifiquen o simplifiquen formatos, herramientas, plazos y rutas de acción, de manera que  todas las iniciativas y recursos de la entidad estén alineadas a su direccionamiento  estratégico y enfocadas a atender su propósito fundamental. 

Así las cosas, el Plan de Acción a publicarse el 31 de enero de cada vigencia, debe  contener  

las líneas estratégicas relacionadas con los 12 planes citados y no necesariamente el  nivel de detalle o desagregación, dado que internamente cada líder tendrá la  responsabilidad de  

desplegar sus actividades al detalle para su correspondiente ejecución, lo que permitirá  desarrollar las políticas de gestión y desempeño correspondientes de forma coordinada y  con una clara orientación hacia la consecución de las metas y objetivos institucionales, lo  cual es la esencia del MIPG. 

También es importante que tengan en cuenta que se trata de un requerimiento  determinado en la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se determinan las normas orientadas a  fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción  y la efectividad del control de la gestión pública” por tanto, sería viable adelantar la  publicación con la estructura general de la planeación con que cuenten a la fecha y de  manera posterior dar alcance a dicha publicación incluyendo los temas que se hayan  complementado o ajustado, utilizando versionamientos para los documentos y los  soportes internos correspondientes que permitan dar sustento a tales modificaciones,  evitando de este modo posibles incumplimientos para la entidad. 

Ahora bien, frente a su inquietud relacionada con el Comité de Gestión y Desempeño, se  debe señalar que el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto  1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado  con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”  establece lo siguiente: 

Artículo 2.2.22.1.1 SISTEMA DE GESTIÓN. El Sistema de Gestión, creado en el artículo  133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de  Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas,  normas, recursos e información cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor  desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos en el marco de la  legalidad y la integridad.  

Artículo 2.2.23.1 Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno.  El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se  articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y  Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el  cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. 

El Control Interno es transversal a la gestión 'Y desempeño de las entidades Y se  implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI. (Subrayado fuera del  texto) 

A partir de la anterior reglamentación, se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y  el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se  articula con el Sistema de Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno  MECI. 

Como producto de lo anterior, se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual les permite a todas las entidades del Estado, planear, gestionar, evaluar,  controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y  buscando la satisfacción de los ciudadanos. 

En este sentido, con el objetivo de garantizar su operación articulada se definen las  funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para el cual el mismo  Decreto 1499 de 2017 determina lo siguiente: 

Artículo 2.2.22.3.8 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño. En cada una de las  entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de  orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión  MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no  sean obligatorios por mandato legal. 

En el nivel central de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el Comité será liderado por el  viceministro o subdirector de departamento administrativo o secretarios generales; en el  nivel descentralizado, por los subdirectores generales o administrativos o los secretarios  generales o quienes hagan sus veces, e integrado por los servidores públicos del nivel  directivo o asesor que designe el representante legal de cada entidad. 

En el orden territorial el representante legal de cada entidad definirá la conformación del  Comité Institucional, el cual será presidido por un servidor del más alto nivel jerárquico, e  integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor. 

Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño cumplirán las siguientes  funciones:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para  asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y  Gestión -MIPG. 
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que  contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de  Planeación y Gestión -MIPG. 
4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional  y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.
5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la  valoración interna de la gestión. 
6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en  materia de seguridad digital y de la información. 
7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación  del Modelo. 

Parágrafo 1. La secretaría técnica será ejercida por el jefe de la oficina de planeación, o  por quien haga sus veces, en la entidad.  

Parágrafo 2. Las entidades que no cuenten con servidores públicos del nivel directivo, las  funciones del Comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad  y los servidores públicos del nivel profesional o técnico que designen para el efecto.  

Parágrafo 3. La Oficina de control Interno o quien haga sus veces será invitada  permanente con voz, pero sin voto. (Subrayado fuera de texto) 

Para concluir, le confirmo que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se  constituye en una instancia estratégica, donde se toman decisiones respecto de la  operación de las políticas de gestión y desempeño contenidas en el Modelo Integrado de  Planeación y Gestión MIPG, por lo que es el escenario donde se deben revisar y aprobar  el Plan Estratégico de acuerdo con el horizonte que hayan definido, así como el Plan de  Acción en cada vigencia y su articulación con los planes definidos en el Decreto 612 de  2018, en cumplimiento de la política de planeación institucional.  

De igual forma, por tratarse de una instancia donde se analizan los avances y se hace el  seguimiento a los temas de su competencia, frente a los ajustes que puedan derivarse de  tales seguimientos, se constituye en el escenario para la aprobación a los ajustes que allí  se determinen.

 

Finalmente le extendemos una cordial invitación a explorar el Espacio Virtual de Asesoría  (EVA), accesible a través del siguiente enlace: www.funcionpublica.gov.co/eva/. En dicho  entorno digital, tendrá acceso a una diversidad de recursos especializados, que incluyen  normativas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos y publicaciones vinculadas con  la Función Pública. Estos recursos han sido meticulosamente elaborados con el propósito  de ofrecer un sólido respaldo a su desempeño profesional, constituyendo herramientas de  gran valía para su gestión laboral. 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y  de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente, 

HENRY HUMBERTO VILLAMARÍN SERRANO 

Director de Gestión y Desempeño Institucional  

Elaboró: Isabel Cristina Ramos Quintero 

Revisó: Leonardo Molina Henao 

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