*20246000044601* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000044601 

Fecha: 26/01/2024 08:13:17 a.m. 

Bogotá D.C 

 

Referencia: EMPLEO- Asignación de funciones. RAD 20232061106212 del 13 de  diciembre de 2023. 

En atención a la radicación de la referencia, en la solicita información sobre la asignación  de funciones y encargos para los empleados de carrera administrativa,  

“Me permito solicitarles toda la información acerca de la asignación de otras funciones y/o encargos, para los empleados de carrera administrativa”. Frente a lo anterior, me permito  manifestarle lo siguiente:  

El Artículo 122 de la Constitución Política, establece: 

No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento. y para proveer los  de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus  emolumentos en el presupuesto correspondiente. (Subrayado fuera de texto) 

A su vez, la Ley 909 de 2004¹, dispone: 

ARTÍCULO 19.- El empleo público. 

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el  cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 
2. El diseño de cada empleo debe contener:

a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;

b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del  empleo; 

c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales.

En ese sentido, el empleo debe ser entendido no solo como la denominación, el grado y el  código que se asignan para su identificación sino como el conjunto de funciones, tareas y  responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para  llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo  y los fines del Estado. Por tanto, y atendiendo lo dispuesto en el Artículo 122 de la Carta  Política, ya que, cada empleo debe tener definidas sus funciones claramente. 

Por consiguiente, corresponde a cada entidad establecer un manual específico de  funciones y competencias laborales donde se identifiquen los perfiles requeridos y las  funciones propias de cada empleo que se encuentre en la planta de personal para el  cumplimiento de los objetivos institucionales. 

Ahora bien, sobre el tema de la asignación de funciones, el Decreto 1083 de 2015²,  establece: 

ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se  encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del  ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño  de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza. 

Esta situación no comporta el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está  desempeñando otro empleo. 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y  no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular. 

Por su parte, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, sección  segunda, subsección “B”, en fallo del 28 de septiembre de 2016, radicado (4233-13)³,  expresa: 

Aunque el sistema normativo prevé que en las entidades públicas se pueden impartir órdenes a los  empleados para que realicen ocupaciones que si bien no corresponden a las que normalmente  desarrollan son necesarias para la prestación del servicio, estas deben estar acordes con su perfil y  las calidades que se requieren para cumplirlas, dado que no es dable encargarlas si atañen a un  nivel superior al que se encuentra el trabajador. 

 

En otras palabras, pese a que el sistema normativo permite encomendar a los servidores públicos  actividades que cotidianamente no realizan, estas no deben involucrar tareas que pertenezcan a un  nivel superior al que ocupan, pues de ser así se originaría un enriquecimiento sin justa causa de la  administración, porque pagaría un salario inferior por labores que son más onerosas, y un detrimento  de los derechos laborales de los trabajadores. 

De acuerdo con lo anterior, resulta procedente que el jefe inmediato asigne funciones  específicas, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza  jerárquica y área funcional del empleo. En últimas la asignación de funciones se aplica en  dos casos, a saber: 

1. Cuando por la naturaleza de las funciones que desarrolla un empleado se le asignen funciones adicionales sin que, por este hecho, se transforme el empleo de quien las recibe. 
2. Cuando por necesidades del servicio, se requiere que un empleado cumpla con algunas de las funciones de un cargo en vacancia temporal y/o definitiva, siempre que las funciones que se asignen se ajusten a las fijadas en el cargo que ejerce. 

Se avisa que la reglamentación en la materia, no permite determinar por cuánto tiempo, ni  cuantas funciones adicionales; sin embargo, es importante resaltar que en reiterados  pronunciamientos jurisprudenciales, la Corte Constitucional ha indicado que dicha figura,  corresponde a un marco funcional y concreto, no siendo procedente utilizar esta figura  para asignar todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo diferente al  que desempeña el servidor por cuanto, conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la  cual se creó determinado empleo. 

Finalmente, con relación al encargo, me permito manifestarle lo siguiente:  La Ley 1960 de 2019⁴, establece a través de su artículo primero lo siguiente:

“ARTÍCULO 1. El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así: 

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de  carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si  acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño,  no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño  es sobresaliente. 

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo  deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel  sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las  entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y  requisitos previstos en la ley. 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo  inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán  ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que  cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable  por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva”. 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados  con posteridad a la vigencia de esta ley. 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento  provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a  la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.(Resaltado nuestro) 

El mencionado artículo 24 dispone, que el encargo deberá recaer en un empleado que se  encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la  entidad, y en caso de no existir, se continuará con la verificación respecto de los titulares  del cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente hasta encontrar el candidato que  pueda ocupar el empleo 

Así mismo, el Decreto 1083 de 2015, al referirse a los encargos, establece: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o  totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por  ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es  titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado”. 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se  encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de  2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los  sistemas específicos de carrera. (Subrayas nuestras). 

ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de  libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a  través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los  requisitos y el perfil para su desempeño. 

 

Conforme con la normativa citada anteriormente, podemos establecer que tanto los  empleados de carrera, como los de libre nombramiento y remoción, pueden acceder a  proveer un cargo por encargo, siempre y cuando posean las habilidades para su  desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y que su  última evaluación de desempeño sea sobresaliente; ahora bien, en caso de no existir  empleados con calificación sobresaliente, se continuará con aquellos que presenten las  más altas calificaciones, descendiendo del nivel sobresaliente a satisfactorio. 

Así mismo es importante precisar, que la norma, ha establecido de manera categórica  que, el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo  inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. 

Al respecto, El Consejo de Estado, mediante Sentencia 2018-00605 del 29 de mayo de  2020, con ponencia del Dr. Cesar Palomino Cortez, expresó: 

“De esta manera, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces, en  el momento de proveer un empleo vacante definitiva o temporal y con el fin de garantizar  el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá identificar el servidor de  carrera administrativa que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquél, dentro de la  totalidad de planta de personal, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica y examinar  que el destinatario cumpla con los requisitos del artículo 24 de la Ley 909 de 2004. 

Así pues, ante la ausencia del empleado con evaluación en el nivel sobresaliente, el derecho  se predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás requisitos y cuente  con calificación satisfactoria. Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente descendiendo en  la planta y en caso de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya citados procederá el  nombramiento provisional” 

En el mismo sentido, mediante la Circular Conjunta No. 0117 del 29 de julio de 2019, la  Comisión Nacional del Servicio Civil y este Departamento Administrativo, trazaron las  directrices para la aplicación del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el  artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, mediante la cual se hace referencia a la figura del  derecho preferencial de encargo y el procedimiento para la provisión transitoria de los  empleos de carrera vacantes en forma definitiva o temporal, en los siguientes términos: 

Derecho preferencial de encargo de los servidores de carrera administrativa del  Sistema General, Sistemas Específicos o Especiales de origen legal y de los Sistemas  Especiales a los que por orden de la Ley les aplica transitoriamente la Ley 909 de  2004. 

Los servidores de carrera tienen el derecho preferencial a ser encargados en los  empleos de carrera administrativa vacantes de forma definitiva o temporal, siempre  que acrediten los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004,  modificado por la Ley 1960 de 2019.

 

Duración del encargo: el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, modificatorio del  artículo 24 de la Ley 909 de 2004, eliminó la previsión "(...) y una vez convocado el  respectivo concurso (...)", por lo que con independencia de que el empleo haya sido  convocado a proceso de selección, el mismo debe ser provisto mediante encargo,  situación administrativa que no contempla término definido, toda vez que la  modificación normativa también eliminó la expresión "El término de esta situación no  podrá ser superior a seis (6) meses." 

“Titulares del derecho de encargo: el encargo deberá recaer en el servidor de carrera  administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior,  siempre que cumpla con los requisitos para su ejercicio, posean las aptitudes y  habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el  último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. 

En tal orden, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus  veces con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial de encargo,  deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de empleos de la entidad,  sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica el servidor de carrera que  desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquel que será provisto  transitoriamente y que acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909  de 2004; en ausencia de servidor con evaluación en el nivel sobresaliente , el derecho  se predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás  requisitos y cuente con calificación satisfactoria

Este procedimiento deberá realizarse  sucesivamente descendiendo en la planta y en caso de no encontrar un servidor que  cumpla con los requisitos ya citados procederá el nombramiento provisional.  

En consonancia con lo anterior, tenemos que en el criterio unificado: “Provisión de  empleos públicos mediante encargo y comisión para desempeñar empleos de libre  nombramiento y remoción o de período” de la Sala Plena de la Comisión Nacional del  Servicio Civil se establece: 

“e) El encargo recaerá en el empleado de carrera que se encuentre desempeñando el empleo  inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente 

La Unidad de Personal o quien haga sus veces, con el fin de garantizar el reconocimiento del  derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de  empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica, el servidor de carrera  que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquél que será provisto transitoriamente y que  acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004. 

En tal orden, para el otorgamiento del derecho de encargo se debe verificar inicialmente el empleo  inmediatamente inferior, con el fi n de establecer si existe un titular de carrera que acredite todas las  condiciones y requisitos definidos por la norma. Así y en ausencia de servidor con  calificación "Sobresaliente" en su última evaluación del desempeño laboral, el encargo  recaerá en el servidor que en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás requisitos y cuente con calificación "Satisfactoria”, procedimiento que deberá realizarse sucesivamente  descendiendo en la planta de personal de la entidad. 

De no existir servidor de carrera que reúna los requisitos, se podrán tener en cuenta los servidores  que acaban de superar el periodo de prueba que, cumpliendo con los demás requisitos para el  encargo, hayan obtenido una calificación "Sobresaliente " en la evaluación de dicho período de  prueba o, en su defecto, una calificación "Satisfactoria” (Subrayas y resaltado nuestro). 

Por lo tanto, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces  en la respectiva entidad, con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho  preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de  empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica, el servidor  de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior en el mismo nivel jerárquico  a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos para el  empleo objeto de encargo. 

De manera que el derecho preferente de encargo, recaerá necesariamente y por  disposición legal y doctrinaria, en el empleado (a) que se encuentre desempeñando el  cargo inmediatamente inferior y del mismo nivel jerárquico de la planta de personal de la  entidad respectiva; situación que en todo caso corresponde analizar al área de Talento  Humano o a la Unidad de Personal o quien haga sus veces, para que se evalúe y  determine el funcionario con derechos de carrera administrativa, que reuniendo los  requisitos descritos en la norma, cuenta con mejor derecho para ser destinatario del  encargo. 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos,  me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos  relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 

Atentamente, 

ARMANDO LOPEZ CORTES  

Director Jurídico 

 

Proyectó: Luis Fernando Núñez Rincón.

Revisó: Harold Herreño. 

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones.

2 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. 

3Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Radicado # 25000-23-25-000-2010-01072-01(4233-13) Consejero  ponente: Carmelo Perdomo Cuéter, 28 de septiembre de 2016. 

4 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones