*20246000031181* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000031181 

Fecha: 18/01/2024 05:35:45 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REF.: Tema: EMPLEO  

Subtemas: Asignación de funciones Radicado: 20232061090772 de fecha 07 de diciembre de 2023. 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual plantea los siguientes  interrogantes: 

“... sobre el manual de funciones del cargo que actualmente ocupo como es: Profesional  Especializado Permisos y Ordenación Forestal- Grado 14 de la Corporación Autónoma  Regional del Alto Magdalena CAM, por tanto, refiero las funciones establecidas en el  Manual de Funciones de la entidad:  

1 “IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES  

1. Generar directrices para la identificación y caracterización de los ecosistemas  forestales en la jurisdicción de la Corporación con el propósito de garantizar su  protección y manejo sostenible.  

(...) 

2. Funciones adicionales desarrolladas Ahora bien, adicional a estas funciones se me  asigna una carga laboral bastante importante como lo es adelantar procesos de  contratación esto incluye: Elaboración de estudios previos, estudios del sector,  respuesta a observaciones tanto en los aspectos técnicos y hasta jurídicos de dichos  procesos, evaluación de propuestas, así como la supervisión de contratos de  prestación de servicios ( contratación de personal), de suministro ( combustible,  elementos para manejo de fauna, material de educación ambiental entre otros), así  como de actualizar en la Plataforma SECOP 2, todo lo concerniente a los mismos.  

De igual manera, se me ha cargado la responsabilidad de los Permisos de Recolección  Individual, Marco y de Elaboración de Estudios Ambientales de los que trata el Decreto  1076 de 2015. 

 

3. Petición: En consideración con lo anteriormente expuesto solicito comedidamente  me indique y/o aclare, lo siguiente:  
4. si las Funciones que relaciono en el numeral 2, hacen parte o se consideran  inmersas en las del Manual de Funciones del Cargo Profesional Especializado  Permisos y Ordenación Forestal- Grado 14 de la Corporación Autónoma Regional del  Alto Magdalena -CAM?  
5. ¿Si he venido desarrollando las funciones relacionadas en el numeral 2, al expedir  una certificación laboral por la Oficina de Talento Humano, me deben certificar la  experiencia en las actividades desarrolladas en dicho numeral?] 

Me permito manifestarle lo siguiente: 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo  tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las  entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las  siguientes disposiciones: 

El Decreto 1083 de 2015, respecto de la asignación de funciones señala:  

Artículo 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que  se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación  transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá  asignar el desempeño de estas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma  naturaleza.  

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se  está desempeñando otro empleo.  

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia  salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es  titular. 

Sobre este particular, vale la pena referirnos al análisis realizado por la Corte  Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002², en la cual se señaló: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como  usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través  del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe  jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la  administración del personal civil al servicio del Estado. 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como  en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función  que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las  entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente  señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser  ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y  concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del  cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su  descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones  diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y  Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos  propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario  y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones  correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues,  esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la  asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el  encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes  entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la  figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto) 

Por su parte, el Departamento Administrativo de la Función Pública en Circular 100-003  del 25 de febrero de 2005, dirigida a Ministros, Directores de Departamento  Administrativo, Gobernadores, Alcaldes Municipales y Distritales, Directores de  Organismos y Entidades de los Órdenes Nacional y territorial, al expedir directrices sobre  Manuales de Funciones y Competencias Específicas y Asignación de Funciones, dispuso: 

“Los manuales específicos de funciones y de competencias laborales deben elaborarse de  acuerdo con el marco general que para las instituciones de orden nacional está  contemplado en el Decreto Ley 770 de 2005 y en los Decretos  Reglamentarios 2539, 2772 de 2005 y 4476 de 2007 y para el orden territorial en el  Decreto Ley 785 de 2005 y en el Decreto reglamentario 2539 del mismo año. 

El Decreto Ley 770 de 2005³, señala respecto de la nomenclatura y clasificación y de  funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales lo siguiente:   

Artículo 5º. Competencias laborales y requisitos para el ejercicio de los empleos. El  Gobierno Nacional determinará las competencias y los requisitos de los empleos de los  distintos niveles jerárquicos, así:  

5.1 Las competencias se determinarán con sujeción a los siguientes criterios, entre otros:  

5.1.1 Estudios y experiencia.  

5.1.2 Responsabilidad por personal a cargo.  

5.1.3 Habilidades y aptitudes laborales.  

5.1.4 Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones.  

5.1.5 Iniciativa de innovación en la gestión.  

5.1.6 Valor estratégico e incidencia de la responsabilidad.  

5.2 Los requisitos de estudios y de experiencia se fijarán con sujeción a los siguientes  mínimos y máximos:  

5.2.1 Nivel Directivo.  

Mínimo: Título Profesional y experiencia.  

Máximo: título profesional, título de posgrado y experiencia.  

Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la  Ley.  

5.2.2 Nivel Asesor  

Mínimo: Título profesional y experiencia.  

Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.  

5.2.3 Nivel Profesional  

Mínimo: Título profesional.  

Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.  

5.2.4 Nivel Técnico  

Mínimo: Título de bachiller en cualquier modalidad.  

Máximo: Título de formación técnica profesional o de tecnológica con especialización o  Terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación  profesional y experiencia.  

5.2.5 Nivel Asistencial  

Mínimo: Educación básica primaria.  

Máximo: Título de formación técnica profesional y experiencia laboral.  

Parágrafo. Cuando para el desempeño de un empleo se exija una profesión, arte u oficio  debidamente reglamentado, los grados, títulos, licencias, matrículas o autorizaciones  previstas en las normas sobre la materia no podrán ser compensados por experiencia u  otras calidades, salvo cuando la ley así lo establezca.  

En lo que tiene que ver con la asignación de funciones adicionales a las señaladas en el  respectivo manual específico de funciones y de competencias laborales, se debe tener en  cuenta lo señalado por la Corte Constitucional en sentencia C-447 de 1996⁴, en la cual  sostuvo lo siguiente: 

"... Las funciones concretas o específicas que le corresponde cumplir a cada uno de esos  empleos en el ente gubernamental al que pertenezca el cargo, son fijadas por el jefe del  organismo respectivo en el llamado Manual Específico de Funciones que, dicho sea de  paso, no puede violar normas de superior jerarquía, esto es, la Constitución y las leyes.    

 

(...) Nada impide que mediante reglamentos se asigne por parte del Presidente de la  República, del jefe de la entidad respectiva, e inclusive de los jefes inmediatos o de  cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, funciones a los empleados de  un determinado ente público (...) siempre ~y cuando no se desconozcan los  lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se  desvirtúen los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el  empleo." 

Por consiguiente, las funciones adicionales que se asignen a un empleo deben responder a  la naturaleza del mismo, por ejemplo, si el empleo está ubicado en el nivel técnico, no se  le pueden asignar funciones que correspondan al nivel profesional o a cualquier otro  nivel jerárquico, así el servidor acredite requisitos para desempeñar funciones  propias de un cargo de otro nivel.” (Negrilla fuera de texto) 

En la misma línea, en Sentencia T – 105 de 2002⁵, señaló: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como  usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través  del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe  jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la  administración del personal civil al servicio del Estado. 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como  en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función  que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las  entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente  señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser  ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y  concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del  cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su  descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones  diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y  Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos  propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario  y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

Sobre este mismo particular la Comisión Nacional del Servicio Civil en el concepto 02- 005664 del 21 de abril de 2009, consideró: 

“(...) 

2.2 Asignación de funciones - Diferencia entre empleo y empleado. En oportunidades  anteriores y con relación a la asignación de funciones, el Despacho se ha pronunciado en  los siguientes términos: 

 

La legislación colombiana se ha referido a la asignación de funciones a los empleos y no a  los empleados. En el artículo 2° del Decreto 2400 de 1968, se define el empleo público  como el conjunto de funciones señaladas por la Constitución, la ley y el reglamento o  asignadas por autoridad competente. El artículo 2° del Decreto 1042 de 1978 y los  Decretos 1569 y 2503 de 1998, definen al empleo como el conjunto de funciones que una  persona natural debe desarrollar. 

Estas definiciones separan el empleo del empleado e ilustran acerca de la eventualidad de  tener empleos sin empleados, pero no éstos sin aquellos. 

Por su parte, la Ley 909 de 2004 en el artículo 19, al definir Empleo Público como el  conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona, también  hace la distinción claramente, entre empleo y empleado y evidencia que las funciones se  asignan al empleo y no a su titular. (...) 

En primer lugar, es dable recordar que a cada empleo le corresponde un manual específico  de requisitos y funciones en el cual se detallan las competencias laborales requeridas para  su desempeño y las funciones que se le asignan. Sin embargo, la entidad, con observancia  de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignar al empleado funciones  diferentes a las establecidas en el manual de requisitos y funciones, siempre y cuando  sean afines a la naturaleza del empleo que desempeña, cuando la entidad considere que  sea necesario para cumplir los planes de desarrollo y las finalidades a su cargo. Por tanto,  las nuevas funciones deberán estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de  responsabilidades del empleo en aras del cumplimiento de los fines, planes y programas  de la entidad. (Subrayado fuera del texto). 

De acuerdo con lo señalado, la figura de la “Asignación de Funciones” no es una  institución creada en la ley; no obstante, por necesidades del servicio y/o cumplimiento de  los fines propios de la entidad, se podrá efectuar dicha asignación; no obstante, su  aplicación no podrá desvirtuar la naturaleza jurídica definida por la ley para cada uno de  los niveles jerárquicos de los empleos, ni podrá descontextualizar las funciones asignadas  en el manual especifico de funciones y requisitos para el cargo respectivo. 

A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que  por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la  planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o  cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo  vacante temporal y/ o definitivamente pero siempre que las mismas tengan relación con  las del cargo al que se le asignan. En cuanto al término de duración de la asignación de  funciones, se encuentra que que esta figura no tiene una reglamentación para determinar  por cuánto tiempo se pueden asignar las funciones adicionales a un empleado, ni cuántas  funciones se le pueden asignar; sin embargo, debe tenerse en cuenta lo indicado en el  desarrollo de la consulta. 

En conclusión. la asignación de funciones, es una figura de administración de personal en  el sector público a la que puede acudir la administración cuando, como consecuencia de la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público, que no genere 

 

vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones, se  genere un necesidad del servicio, que haga necesario la asignación de funciones  adicionales, que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados  a los cargos de la planta de personal de la entidad; sin que se transforme el empleo de  quien las recibe, siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le  asignan. 

En relación con la certificación de las funciones asignadas, el Decreto Ley 785 de 2005⁶,  señala: 

“ARTÍCULO 12. Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la  presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las  respectivas instituciones oficiales o privadas. Cuando el interesado haya ejercido su  profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante  declaración del mismo. 

Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los siguientes datos:

12.1. Nombre o razón social de la entidad o empresa. 

12.2. Tiempo de servicio. 

12.3. Relación de funciones desempeñadas. 

Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya  asesorado en el mismo período a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se  contabilizará por una sola vez. 

ARTÍCULO 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual  específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con  sujeción a las disposiciones del presente decreto. 

El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en  todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y  de requisitos. 

Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces,  adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual  de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente  decreto. 

PARÁGRAFO. Toda certificación solicitada por particulares, servidores públicos y  autoridades competentes, en relación con los manuales específicos de funciones y de  requisitos, será expedida por la entidad u organismo responsable de su adopción”.  (Subrayado fuera de texto). 

 

De otra parte, el artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015⁷, señala: 

Artículo 2.2.2.6.1. Expedición. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el  presente título expedirán el manual específico de funciones y de competencias laborales  describiendo las funciones que correspondan a los empleos de la planta de personal y  determinando los requisitos exigidos para su ejercicio. 

La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará  mediante resolución interna del jefe de organismo o entidad, de acuerdo con las  disposiciones contenidas en el presente título. 

Corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o  entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición  del manual de funciones y de competencias laborales y velar por e cumplimiento de las  disposiciones aquí previstas. 

Parágrafo. 1º La certificación de las funciones y competencias asignadas a un  determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de  personal o por quien tenga delegada esta competencia. 

De conformidad con las normas en cita, se concluye que las funciones de los empleados  públicos, se encuentran consignadas en el manual específico de funciones y de  competencias laborales que tenga adoptado la respectiva entidad, este manual es el  instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones  de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad en particular y los  requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. 

En ese sentido, resulta lógico concluir que, en la relación de funciones asignadas, que se  incluye en la certificación, se debe incluir, tanto las que se encuentran consignadas en el  manual específico de funciones, como aquellas que le sean asignadas por su jefe  inmediato. 

Conforme a lo anterior se procede a dar respuesta a las inquietudes planteadas en su  consulta en los siguientes términos: 

PREGUNTA 1. si las Funciones que relaciono en el numeral 2, hacen parte o se  consideran inmersas en las del Manual de Funciones del Cargo Profesional  Especializado Permisos y Ordenación Forestal- Grado 14 de la Corporación Autónoma  Regional del Alto Magdalena -CAM?  

RESPUESTA: En criterio de esta Dirección Jurídica, se considera procedente la  asignación de funciones específicas que se encuentren circunscritas al nivel jerárquico y  área funcional del empleo, siempre y cuando no se desconozcan los lineamientos  generales señalados en el Manual General de Funciones y no se desvirtúen los objetivos  de la institución y la finalidad para la cual se creó el cargo. En todo caso, se hace  necesario precisar que la asignación de funciones con apego a lo dispuesto en el  ordenamiento, no podrá entenderse como un cambio de empleo. 

PREGUNTA 2. ¿Si he venido desarrollando las funciones relacionadas en el numeral  2, al expedir una certificación laboral por la Oficina de Talento Humano, me deben  certificar la experiencia en las actividades desarrolladas en dicho numeral?] 

2. ¿Si he venido desarrollando las funciones relacionadas en el numeral 2, al expedir  una certificación laboral por la Oficina de Talento Humano, me deben certificar la  experiencia en las actividades desarrolladas en dicho numeral?] 

RESPUESTA: 

De otra parte, en relación con la certificación, se considera que la competencia de  certificar las funciones ejercidas por un empleado público es propia del jefe de talento  humano, en ese sentido, se considera que, conforme a lo previsto el artículo 12.3 del  Decreto Ley 785 de 2005 el mencionado empleado debe incluir en dicha certificación,  tanto las funciones que se encuentran consignadas en el manual específico de funciones,  como aquellas que desempeña el servidor que le hayan sido asignadas por su jefe  inmediato; siempre que las mismas no desconozcan los lineamientos generales  señalados en el Manual General de Funciones respecto del cargo, y no se desvirtúen los  objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el cargo. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Gustavo Parra Martínez 

 

Revisó. Maia Borja.  11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública 

2 Corte Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002expediente T-507135, M.P. Jaime Araujo Rentería 

3 por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a  los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de  2004.

4 Corte Constitucional, sentencia C-447 de 1996, Referencia: Expediente D-1231 M.P. Carlos Gaviria Díaz 

5 Corte Constitucional, Sentencia T – 105 de 2002, Expediente T-507135, M.P. Jaime Araujo Rentería

6 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos  de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

7 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.