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Radicado No.: 20226000232231

Fecha: 27/06/2022 03:07:07 p.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA. EMPLEOS. Posesión. Eventos en los cuales se requiere posesión en el empleo como consecuencia de un encargo RAD: 20229000195792 de fecha 10 de mayo de 2022.

En atención a la comunicación de la referencia, mediante el cual presenta varios interrogantes relacionados con el empleo público, le manifiesto lo siguiente:

1.- Con el fin de dar respuesta a su primer interrogante, mediante el cual consulta: “¿Cuándo se cuenta con un acto administrativo por el cual se encarga a un funcionario temporalmente sin afectación de las funciones este se debe posesionar en el encargo?, se considera pertinente tener en cuenta que, de manera general el artículo 128 de la Constitución Política determina que nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley.

Ahora bien, en materia de situaciones administrativas y de provisión de empleos el Decreto Ley 2400 de 1968 contempla lo siguiente:

“ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo.”

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015 frente al particular determina:

“ARTÍCULO 2.2.5.4.7. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo.

(...)

(Subraya fuera de texto)

De acuerdo con lo previsto en las normas transcritas, se considera procedente que los empleados públicos ejerzan otro empleo mediante encargo desvinculándose o no de las funciones de su empleo.

En ese sentido, el encargo contiene una doble connotación, por un lado, es una situación administrativa en la que se puede encontrar un empleado 8Art. 18 Decreto Ley 2400 de 1968) y de otra, es una forma de provisión de empleos.

No será necesaria la posesión en el caso que se trate de una situación administrativa; es decir, cuando sea encargado de las funciones de otro empleo, sin desprenderse de las funciones de su cargo; mientras que se requiere la posesión en el evento que se trate de la provisión de empleo; es decir, en el caso que se trate del ejercicio de otro empleo mediante encargo.

2.- A su segundo interrogante, mediante el cual consulta: “¿Para encargos por comisiones de servicios los funcionarios encargados deben firmar acta de posesión?”, le indico que su consulta no es clara, no obstante, esta Dirección Jurídica entiende que su cuestionamiento se refiere a tratar de establecer si se requiere posesión en el caso de una comisión por servicios.

La respuesta a su interrogante se encuentra prevista en el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, en el que se determina: “La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.”

Así las cosas, y atendiendo la regla de la respuesta anterior, se deduce que como quiera que la comisión de servicios no es una forma de provisión de empleos, sino que se trata del ejercicio de las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado, se deduce que, en caso de comisión de servicios no se requiere posesión.

3.- Al tercer interrogante, relacionado con: “¿Cuándo se realizan traslados de personal, reubicación además del acto administrativo se debe firmar acta de posesión?, le indico:

En relación con el traslado, el mencionado Decreto 1083 de 2015 determina:

“ARTÍCULO 2.2.5.4.2. Traslado o permuta. Hay traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares.

También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos con funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.

Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente decreto.

Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, los jefes de cada entidad deberán autorizarlos mediante acto administrativo.

Los reglamentos de las carreras especiales, en lo referente a los traslados y permutas, se ajustarán a lo dispuesto en este decreto.

El traslado o permuta procede entre organismos del orden nacional y territorial.”

De acuerdo con lo previsto en la norma, el traslado es una forma de provisión de empleos, en consecuencia y atendiendo la regla contenida en el numeral primero del presente escrito, se deduce que se requiere la posesión del empleado en caso de traslados.

En relación con la reubicación, el artículo 2.2.5.4.6 del citado Decreto 1083 de 2015 determina que “La reubicación consiste en el cambio de ubicación de un empleo, en otra dependencia de la misma planta global, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo.

La reubicación de un empleo debe responder a necesidades del servicio y se efectuará mediante acto administrativo proferido por el jefe del organismo nominador, o por quien este haya delegado, el cual deberá ser comunicado al empleado que lo desempeña.

La reubicación del empleo podrá dar lugar al pago de gastos de desplazamiento y ubicación cuando haya cambio de sede en los mismos términos señalados para el traslado.”

De acuerdo con lo previsto en la norma transcrita, por necesidades del servicio y atendiendo la facultad del nominador de la entidad para ubicar los empleos de acuerdo con sus necesidades, es procedente la reubicación de un empleo, la cual consiste en el cambio de ubicación de un empleo, por consiguiente, y como quiera que no se trata de una forma de provisión de empleos y en atención a la regla prevista en el numeral 1 del presente escrito, no se requiere surtir posesión.

4.- En atención al 4° interrogante del escrito, mediante el cual consulta: “¿Se puede certificar funciones, de cargos o encargos en vacancia temporal o definitiva si solo se cuenta con la respectiva resolución y no con acta de posesión?”, le indico:

El Decreto 1083, «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública», en relación con la certificación de funciones, señala en el parágrafo 1° del artículo 2.2.2.6.1 que “La certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.”

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-447 de 1996, sostuvo:

“En este orden de ideas, debe precisar la Corte que cuando el artículo 122 exige fijar las funciones de los empleos públicos, entre otros actos por medio de reglamentos, no se está refiriendo exclusivamente a la ley que determina la estructura orgánica de la entidad pública, ni al manual general de funciones que expide el Presidente de la República, sino también al manual específico de funciones de cada entidad.

Restringir exegéticamente la interpretación de la citada norma constitucional para admitir que la asignación de funciones únicamente procede por medio de ley o decreto expedido por el Presidente de la República, sería desconocer que el legislador por muy acucioso que sea no puede llegar a regular esta materia con una minuciosidad y detalle tal para señalar en forma taxativa uno a uno los asuntos que compete cumplir a cada uno de los servidores del Estado, aspectos que necesariamente deben ser regulados por la misma administración.”

Conforme a lo anterior, la certificación de funciones se expide por el jefe de talento humano o quien haga sus veces, haciendo relación a las funciones contenidas en el manual específico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad, así como las demás funciones que se hayan asignado al empleado mediante acto administrativo.

5.- Al quinto interrogante, le indico que podrá escribir al Departamento Administrativo de la Presidencia con el fin de obtener la información que requiere.

6.- Al sexto interrogante de su comunicación, mediante el cual consulta: “¿Se puede asignar la potestad a los Directores Territoriales elaborar certificaciones laborales sencillas aquellas que contengan nombre, cedula, tiempo de vinculación y salario?, le reitero que de conformidad con la norma, la autoridad facultada para certificar las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.

7.- El séptimo interrogante mediante el cual consulta: “¿Qué tipos de encargos requieren acta de posesión?”, le reitero lo manifestado al primer interrogante del escrito.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el Covid â¿ 19, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó. Harold Herreño

Aprobó: Armando López Cortes

11602.8.4