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*20226000102371*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20226000102371

 

Fecha: 08/03/2022 11:50:46 a.m.

 

Bogotá D.C.,

 

REFERENCIA: EMPLEOS. Provisión ¿Es discrecional del nominador el nombramiento en encargo para las vacantes de carrera administrativa en la Registraduría Nacional del Estado Civil? RADICACIÓN. 20222060047632 del 25 de enero de 2021.

 

Acuso recibo de su comunicación de la referencia, mediante la cual realiza varios interrogantes sobre el nombramiento en encargo para proveer vacantes en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Al respecto, me permito dar respuesta en los siguientes términos, teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

 

Las competencias relativas a establecer las directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad y demás organismos y entidades de la administración pública en materia de régimen de administración de personal se formaliza, entre otros, a través de conceptos jurídicos, que guardan directa relación con la interpretación general de aquellas expresiones que ofrezcan algún grado de dificultad en su comprensión o aplicación, sin que tales atribuciones comporten, de manera alguna, la definición de casos particulares que se presenten al interior de las diferentes entidades. 

 

En ese sentido, la resolución de los casos particulares corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal y, además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho; o a los Jueces de la República, en el caso de controversia entre la entidad  y el empleado. 

 

Razón por la cual, no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, ni señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías al interior de las entidades. 

 

Sin embargo, daremos respuesta a sus interrogantes en el siguiente orden:

 

1. ¿Es discrecional del nominador el nombramiento en encargo para las vacantes de carrera administrativa en la Registraduría Nacional del Estado Civil?

En primer lugar, es necesario aclarar que la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene un régimen especial de carrera, el cual está reglamentado en la Ley 1350 de 2009². Sobre la figura de encargo, dicha normativa señala:

 

“ARTÍCULO 20. Clases de nombramiento. La provisión de los empleos en la Registraduría Nacional del Estado Civil podrá realizarse mediante las siguientes clases de nombramiento:

 

c) Nombramiento provisional discrecional: Esta clase de nombramiento es excepcional y solo procederá por especiales razones del servicio. El término de la provisionalidad se podrá hacer hasta por seis (6) meses improrrogables; deberá constar expresamente en la providencia de nombramiento. En el transcurso del término citado se deberá abrir el concurso respectivo para proveer el empleo definitivamente; 

 

e) Nombramiento en encargo: Es aquel que se hace a una persona inscrita en Carrera Administrativa para proveer de manera transitoria un empleo de Carrera mientras se surte el concurso respectivo. El encargo no podrá exceder de seis (6) meses. En el transcurso del término citado se deberá adelantar el concurso respectivo para proveer el empleo definitivamente

 

(…)”.

 

Como puede evidenciarse, la norma que regula la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil señala que dicha entidad cuenta con una clase de nombramientos, entre los cuales encontramos el nombramiento provisional discrecional y el nombramiento en encargo, sin que indique textualmente que éstos puedan realizarse manera discrecional, pese a que en el enunciado del literal c del Artículo 20 de la Ley 1350 de 2009 haga referencia al nombramiento provisional discrecional.

 

Sin embargo, para el caso del nombramiento en encargo, la norma establece que es aquel que hace a una persona inscrita en carrera administrativa para proveer de manera transitoria un empleo de carrera mientras se surte el concurso respectivo, que no podrá exceder el término de seis (6) meses, término durante el cual deberá adelantarse el concurso para proveer el empleo definitivamente. Es decir, que a diferencia de lo que sucede en el sistema general de carrera administrativa, la figura de encargo en el régimen especial de carrera de la Registraduría Nacional del Estado Civil, no es considerado como un derecho, es solo una forma de proveer de manera temporal un empleo.

 

En el sistema general de carrera, la Ley 909 de 2004 establece en su Artículo 24 que mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

Igualmente, cuando se refiere al nombramiento provisional, el Artículo 25 de la misma Ley 909 de 2004, establece que los empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera.

 

Se entiende pues que, en el sistema de carrera general la norma ha establecido como derecho el encargo y en ese sentido, el nombramiento provisional solo procederá de manera excepcional en caso que no sea posible proveer el empleo mediante encargo. Lo que no ocurre en el sistema especial de la Registraduría Nacional, por cuanto la norma no establece un procedimiento especial para determinar cuál figura prevalezca.

 

En ese sentido, esta Dirección Jurídica considera que como quiera que la norma no establece puntualmente que nombramiento en encargo pueda hacerse de manera discrecional pero tampoco lo contempla como un derecho para empleado, será la Registraduría Nacional del Estado Civil, la competente para establecer el procedimiento que corresponda para realizar dicho nombramiento y de qué manera procede.

 

2. De conformidad con las normas constitucionales, legales y jurisprudenciales ¿Cómo se deben hacer los nombramientos en encargo en la Registraduría Nacional del Estado Civil?

 

En respuesta a esta pregunta se reitera que por tratarse ser un régimen especial de carrera el de la Registraduría Nacional del Estado Civil, este Departamento Administrativo carece de competencia para pronunciarse sobre los procedimientos internos que debe adelantar la entidad para realizar los nombramientos que requiera para proveer las vacantes disponibles en la planta de personal.

 

Ahora bien, de acuerdo con lo expuesto en el presente concepto, la provisión de las vacantes en la Registraduría deberá hacerse de acuerdo con lo establecido en el Artículo 20 de la Ley 1350 de 2019, que en tratándose del nombramiento en encargo, establece que se utilizará de manera transitoria para proveer un empleo de carrera administrativa mientras se surte el proceso de selección para la provisión definitiva de la vacancia.

 

3. ¿Hasta por cuánto tiempo se debe hacer el nombramiento?

 

De acuerdo con el Artículo 20 de la Ley 1350 de 2009, el nombramiento en encargo no podrá exceder de seis meses, razón por la cual esta Dirección Jurídica concluye que los nombramientos en encargo que se realicen en la Registraduría Nacional del Estado Civil tendrán un término máximo de seis (6) meses, pues así lo establece la Ley. Durante dicho período la Entidad deberá adelantar el proceso de provisión definitiva del empleo, y en ese sentido, en caso que durante los seis meses no se haya provisto la vacante de manera definitiva, la entidad deberá terminar el encargo al cumplimiento de los seis meses y realizar otro nombramiento.

 

4. ¿Cuáles son los requisitos para ser nombrado en encargo? ¿Cuáles son las causales para dar por terminado el encargo? ¿Se puede aplicar lo contenido en los Artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004 en la Registraduría Nacional del Servicio Civil?

 

Sobre el particular, es importante indicar que la Ley 1350 de 2009 no indica cuáles son los requisitos que debe cumplir el empleado que aspira a ser encargado ni las causales específicas para dar por terminado el encargo, salvo lo establecido en el Artículo 20 de la norma enunciada que dice que el término máximo del encargo es de seis meses, razón por la cual, se entiende que una causal de terminación es el vencimiento de dicho término.

 

Para las entidades públicas que pertenecen al sistema general de carrera administrativa, se aplica lo dispuesto en el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004³, que dispone:

 

«ARTÍCULO 1°. El Artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:

 

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este Artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.»

 

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015, «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública», al referirse a los encargos, señaló:

 

«ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera. (Subraya fuera del texto)»

 

De lo anterior, puede concluirse que los empleados de carrera (sistema general) tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio contenidos en el manual específico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, su última evaluación del desempeño sea sobresaliente, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el año anterior y se encuentren desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se va a proveer, igualmente evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.

 

Ahora bien, frente a la aplicación de antes dispuesto por la Ley 909 de 2004 a los empleados de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es importante indicar que el Artículo 69 de la Ley 1350 de 2009 dispone que en lo no dispuesto por dicha ley, se aplicarán las normas previstas en la Ley General de Carrera.

 

En ese sentido, y como quiera que en virtud del Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo carece de competencia para decidir si existe un vacío normativo en determinada Ley, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil determinar si existe o no un vacío en las disposiciones que regulan su carrera especial, para que una vez determinado establezca si es procedente o no aplicar los Artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004.

 

Por consiguiente, en criterio de esta Dirección Jurídica, en el presente caso, no es procedente la aplicación supletoria de manera directa, del Artículo 24 de la Ley 909 de 2004, hasta tanto la entidad competente determine si hay un vacío en su sistema especial y sea viable aplicar el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Ma. Camila Bonilla G.

 

Reviso: Harold I. Herreño

 

Aprobó: Armando Lopez C

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

2. Por medio de la cual se reglamenta la Carrera Administrativa Especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan normas que regulen La Gerencia Pública.

 

3. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.