*20216000441881*

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Radicado No.: 20216000441881

Fecha: 13/12/2021 08:49:07 a.m.

Bogotá D.C.

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS – Comisión de Estudios. Radicado: 20212060719622 del 26 de noviembre de 2021.

Acuso recibido de la comunicación de referencia, en la cual consulta sobre la procedibilidad de otorgar a un empleado una comisión de estudios, teniendo en cuenta que presenta una licencia no remunerada en el último año, y esta le interrumpe el año continuo que dispone la norma como requisito, me permito indicarle lo siguiente:

En primer lugar, frente a la competencia para conceder comisiones, el Decreto 1083 de 2015, dispuso lo siguiente, a saber:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.23 Competencia para conceder las comisiones. Cuando el funcionario comisionado sea un Ministro o Director de Departamento Administrativo, la comisión se conferirá mediante decreto ejecutivo.

Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado, salvo las comisiones de estudios al exterior de los empleados públicos de las entidades del sector central y de las Entidades Descentralizadas, que reciban o no aportes del Presupuesto Nacional, las cuales serán conferidas mediante resolución motivada suscrita por el Ministro o Director del Departamento Administrativo del Sector Administrativo respectivo.

(…)” (Subrayado fuera del texto original)

En el mismo decreto, frente a los requisitos de su otorgamiento, dispuso:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.31 Requisitos para otorgar la comisión de estudios. Las comisiones de estudios se pueden conferir al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado.

Para el otorgamiento de la comisión de estudios, el empleado deberá cumplir los siguientes requisitos:

1. Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.

2. Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad.

3. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.” (Subrayado fuera del texto original)

En cuanto a los derechos del empleado que se encuentre en comisión de estudios, el artículo siguiente dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.32 Derechos en la comisión de estudios. Durante la comisión de estudios el empleado tendrá derecho a:

1. Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión.

2. A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres.

3. que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo.

4. A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión.

5. A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de estudios.

PARÁGRAFO 1. La comisión de estudios al interior del país que se confiera dentro de la misma ciudad no dará lugar al pago de transporte. La comisión de estudios en ningún caso dará lugar al pago de viáticos.

PARÁGRAFO 2. La comisión de estudios no incluirá el pago de inscripción, matrícula y derechos de grado, salvo en casos excepcionales que determine el jefe del organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio.”

Entretanto, frente a las obligaciones del empleado en comisión de estudios, el artículo 2.2.5.5.33 ibidem, dispuso:

“El empleado público que se le confiera comisión de estudios al interior o al exterior deberá suscribir convenio mediante el cual se comprometa a:

1. Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.

2. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.

3. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo.

4. Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión.”

De las normas anteriormente transcritas, se colige que las comisiones de estudios al interior o exterior del país de los empleados públicos de las entidades del sector central, como son las entidades territoriales, serán conferidas mediante resolución motivada suscrita por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para su caso en concreto.

Asimismo, en el Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.5.5.31, dispone que la comisión de estudios se puede conferir para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado. Cuyos requisitos para su otorgamiento serán que el empleado esté vinculado a un empleado de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa, certificar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad y acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

Una vez concedida esta comisión, el tiempo de duración se contará como tiempo de servicio activo, contando con el derecho el empleado a percibir el salario y sus respectivas prestaciones sociales que se causen, así mismo, si los estudios se cursarán en el exterior, las erogaciones de pasajes aéreos, marítimos o terrestres estarán a cargo de la administración, y una vez termine dicha comisión el empleado deberá ser reincorporado al servicio. Por otro lado, una vez conferida la comisión, el empleado deberá comprometerse a reintegrarse a prestar sus servicios a la entidad que se la otorgó o a otra entidad, por el doble del tiempo de duración de la comisión y, para tal fin se suscribirá una póliza de garantía de cumplimiento por el cien (100) por ciento.

Ahora bien, en relación al tiempo de duración de la comisión de estudios, el artículo 2.2.5.5.35 dispuso:

“Duración de la comisión de estudios. La duración de la comisión de estudios al interior o al exterior no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, acreditado con los certificados del respectivo centro académico.

Si se trata de obtener título académico de especialización científica o médica, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

Al vencimiento de la comisión el empleado deberá reintegrarse al servicio, de no hacerlo deberá devolver a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del ICETEX. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.

Si el empleado comisionado se retira del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar a la cuenta del Tesoro Nacional la parte de las sumas pagadas por la entidad, correspondiente al tiempo de servicio que le falte por prestar, incluidos los intereses a que haya lugar. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.”

A partir de la norma anteriormente transcrita, se tiene entonces que, la duración de la comisión de estudios al interior o exterior no podrá exceder doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces más, siempre que se trate de obtener un título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, acreditado con los certificados del respectivo centro académico.

Una vez venza el plazo de la comisión, el empleado deberá reintegrarse al servicio, de no hacerlo deberá devolver a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad al comisionado, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario. Si el empleado se reintegra al servicio y no cumple con la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar a la cuenta del Tesoro Nacional la parte de las sumas pagadas por la entidad por el tiempo que le faltó por prestar, incluido los intereses a que haya lugar. En todo caso, si opera cualquiera de las dos situaciones indicadas anteriormente, la entidad hará efectiva la póliza de cumplimiento.

Ahora bien, teniendo clara la normativa precedentemente expuesta sobre la comisión de estudios, es importante abordar la licencia ordinaria o no remunerada consagrada en el Decreto 1083 de 2015, con lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.5 Licencia ordinaria. La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá elevarse por escrito al nominador, y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera.

Cuando la solicitud de ésta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador.”

A su vez, frente al cómputo de esta licencia, el mismo decreto preceptúa:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.7 Cómputo y remuneración del tiempo de servicio en licencias no remuneradas. El tiempo que duren las licencias no remuneradas no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración fijada para el empleo.

No obstante, durante el tiempo de la licencia no remunerada la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.” (Subrayado fuera del texto original)

De conformidad con la normativa citada, los empleados públicos tienen derecho a que se les otorgue una licencia sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, pudiendo prorrogarse por treinta (30) días hábiles más si existe a juicio del nominador justa causa. Sin embargo, en el evento que esta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o caso fortuito, se encuentra en cabeza del nominador decidir sobre su otorgamiento, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

En ese sentido, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015, el tiempo que dure las licencias, en este caso, ordinaria, no es computable como tiempo de servicio activo, definido de acuerdo al artículo 2.2.5.5.2 ibidem, como aquel en donde el empleado ejerce las funciones del empleo del cual ha tomado posesión.

Así entonces, como se observa, uno de los requisitos que prescribe la norma para otorgar una comisión de estudios a un empleado, es el acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad, entendiendo en estos términos que, aquel empleado que estuvo dentro del año inmediatamente anterior en uso de una licencia ordinaria, por no contarse como tiempo de servicio activo, no cumple con el requisito para conceder la comisión de estudios.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Valeria B.

Revisó: Harold Herreño.

Aprobó: Armando López Cortes.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”