Concepto 073851 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 02 de marzo de 2021

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

EMPLEO
- Subtema: Covid 19

Sí el empleado público que no puede cumplir sus funciones desde el sitio de trabajo a raíz de su condición de salud, el jefe inmediato podrá asignarle funciones diferentes a las que tiene en el manual de funciones y competencias laborales por necesidades del servicio, las cuales las podrá desempeñar desde su casa, las cuales serán las del nivel jerárquico del empleo, hasta tanto se termine el Estado de Emergencia.

EMPLEO
- Subtema: Manual de Funciones

Sí el empleado público que no puede cumplir sus funciones desde el sitio de trabajo a raíz de su condición de salud, el jefe inmediato podrá asignarle funciones diferentes a las que tiene en el manual de funciones y competencias laborales por necesidades del servicio, las cuales las podrá desempeñar desde su casa, las cuales serán las del nivel jerárquico del empleo, hasta tanto se termine el Estado de Emergencia.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

Sí el empleado público que no puede cumplir sus funciones desde el sitio de trabajo a raíz de su condición de salud, el jefe inmediato podrá asignarle funciones diferentes a las que tiene en el manual de funciones y competencias laborales por necesidades del servicio, las cuales las podrá desempeñar desde su casa, las cuales serán las del nivel jerárquico del empleo, hasta tanto se termine el Estado de Emergencia.

*20216000073851*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000073851

 

Fecha: 02/03/2021 05:55:51 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF: EMPLEO – MANUAL DE FUNCIONES, Asignación de funciones. Con preexistencias frente a COVID-19. RAD N° 20212060090142 del 19 de febrero de 2021.

 

Acuso recibo de su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta, teniendo en cuenta la pandemia la entidad podría retirar del servicio a los empleados que por su avanzada edad o sus condiciones de salud no pueden desempeñar sus funciones en el lugar de trabajo y ya tiene la edad y semana para necesarios para la pensión, así mismo, si no fuera posible retirarlos que figura se podría utilizar para poder cubrir esa necesidad de personal.

 

De lo anterior me permito manifestar.

 

El Decreto 491 de 2020, dispuso:

 

ARTÍCULO 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.

 

En aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos del inciso anterior, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencialNo obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmenteprivilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

 

En ningún caso la suspensión de la prestación del servicio presencial podrá ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.” (Destacado fuera del texto)

 

De acuerdo con la norma transcrita se tiene que, con el fin de evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las entidades u organismos públicos velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones; además, señala igualmente la norma que, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente

 

En dicho sentido es importante destacar que, con el Decreto 491 de 2020 no modificó las normas de personal de los empleados públicos, sino que se estableció una modalidad de trabajo (trabajo en casa) hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

 

En ese sentido, para responder el tema objeto de consulta, de acuerdo con las situaciones particulares de los servidores o dependiendo de las actividades a su cargo, los jefes de los respectivos organismos podrán decidir quiénes pueden prestar sus servicios bajo la modalidad de trabajo en casa o mediante teletrabajo.

 

Respecto al tema de la asignación de funciones, el artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015, establece:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza. (Subrayado fuera de texto)

 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular”.

 

Así mismo la Corte Constitucional en sentencia C-447 de 1996, expresó:

 

“…Cuando el artículo 122 de la Constitución Nacional exige fijar las funciones de los empleos públicos, entre otros actos por medio de reglamentos, no se está refiriendo exclusivamente a la ley que determina la estructura orgánica de la entidad pública, ni al Manual General de Funciones que expide el Presidente de la República, sino también al manual específico de funciones de cada entidad...    “

 

“Las funciones concretas o específicas que le corresponde cumplir a cada uno de esos empleos en el ente gubernamental al que pertenezca el cargo, son fijadas por el jefe del organismo respectivo en el llamado Manual Específico de Funciones que, dicho sea de paso, no puede violar normas de superior jerarquía, esto es, la Constitución y las leyes. (…) Nada impide que mediante reglamentos se asigne por parte del Presidente de la República, del jefe de la entidad respectiva, e inclusive de los jefes inmediatos o de cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, funciones a los empleados de un determinado ente público (…) siempre y cuando no se desconozcan los lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se desvirtúen los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el empleo.” (Subrayado fuera de texto)

 

Por lo anterior, el Manual Específico de Funciones y de Competencias puede ser actualizado, con base en lo establecido en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 785 de 2005; igualmente, es dable que el jefe inmediato asigne funciones específicas, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza jerárquica y área funcional del empleo y sin desconocer las orientaciones de la sentencia C-447 de 1996, antes citada.

 

Adicionalmente, la Corte Constitucional1 sobre este mismo tema, efectuó el siguiente análisis:

 

“(…) II.- De la Asignación de Funciones-

 

Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.

 

De donde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”.

 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.

 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Subrayado fuera de texto)

 

De conformidad con lo expuesto, en criterio de esta Dirección Jurídica, el jefe inmediato por necesidades del servicio y/o cumplimiento de los fines propios de la entidad, podrá asignar funciones adicionales a las expresamente contempladas en el Manual de Funciones del empleo, sin desvirtuar con ello la naturaleza jurídica definida por la ley para cada uno de los niveles jerárquicos de los empleos.

 

Por ende, si con ocasión del aislamiento selectivo ordenado por el Gobierno Nacional el artículo 15 del Decreto Legislativo 491 de 2020 viabiliza que las funciones de los servidores se cumplan mediante la modalidad de trabajo en casa, haciendo uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para el efecto le ordena a las autoridades para que tomen las acciones a que haya lugar y las habilita para asignar actividades similares o equivalentes a la naturaleza del cargo que desempeñan, cuando las atribuidas en el manual de funciones no se puedan cumplir desde la casa.

 

Por otro lado, respecto al retiro forzoso el artículo 2 de la mencionada Ley 1821 de 2016, se colige que quienes a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en los mismos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación, en consecuencia, a las personas que se acojan a la opción voluntaria de permanecer en el cargo, en los términos de la presente ley, no les será aplicable lo dispuesto en el parágrafo 3° del artículo 9° de la Ley 797 de 2003.

 

Así las cosas, si cumplidos los requisitos para adquirir la pensión de jubilación y no cuenta con los 70 de edad, el empleado público podrá permanecer en el servicio, siempre y cuando informe a la entidad su voluntad de continuar ejerciendo sus funciones, so pena de retirarlo del servicio.

 

En consecuencia, sí el empleado público que no puede cumplir sus funciones desde el sitio de trabajo a raíz de su condición de salud, el jefe inmediato podrá asignarle funciones diferentes a las que tiene en el manual de funciones y competencias laborales por necesidades del servicio, las cuales las podrá desempeñar desde su casa, las cuales serán las del nivel jerárquico del empleo, hasta tanto se termine el Estado de Emergencia.

 

Por lo tanto, la entidad podrá acudir a la figura de asignación de funciones con el fin de cubrir las necesidades del servicio, siempre y cuando las funciones se encuentren dentro del nivel jerárquico.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Adriana Sánchez

 

Revisó: José Fernando Ceballos

 

Aprobó: Armando López Cortes

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Sentencia T – 105 de 2002, Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería