Concepto 449431 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 09 de septiembre de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

"El servidor publico que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia por lo tanto le podrán asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar."

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
- Subtema: Periodo de Prueba

"El servidor publico que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia por lo tanto le podrán asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar."

*20206000449431*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000449431

 

Fecha: 09/09/2020 06:36:39 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS- Periodo de prueba. Radicación No. 20202060374442 de fecha 10 de Agosto de 2020.

 

En atención al escrito de la referencia, mediante el cual realiza varios interrogantes respecto al periodo de prueba durante la emergencia sanitaria y sobre reubicacion laboral, me permito manifestarle lo siguiente:

 

Inicialmente es preciso indicar que en virtud del Decreto 430 del 2016, este Departamento Administrativo no es el competente para resolver casos particulares o dirimir conflictos entre las entidades públicas y sus servidores, función que debe ser analizada y solucionada por la respectiva entidad. Tampoco tiene dentro de sus funciones la de establecer la legalidad de las actuaciones de las entidades o de la administración, competencia atribuida a los jueces de la república. En consecuencia, solo se hará de manera general una interpretación de las normas aplicables para su caso.

 

Ahora bien se le dará respuesta de manera general en modo de orientación el Decreto 491 de 2020, Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, señala:

 

«ARTÍCULO 14. Aplazamiento de los procesos de selección en curso. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, para garantizar la participación en los concursos sin discriminación de ninguna índole, evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social, se aplazarán los procesos de selección que actualmente se estén adelantando para proveer empleos de carrera del régimen general, especial constitucional o específico, que se encuentren en la etapa de reclutamiento o de aplicación de pruebas.

 

Las autoridades competentes deberán reanudar dichos procesos una vez se supere la Emergencia Sanitaria.

 

En el evento en que el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia. La notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos. Durante el período que dure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.»

 

De acuerdo a la disposición anterior, hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, con el fin de evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social, se aplazarán los procesos de selección que actualmente se estén adelantando para proveer empleos de carrera.

 

Así mismo indica el mencionado artículo que cuando el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia. La notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos. Durante el período que perdure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En virtud del inciso final del artículo 14 del Decreto 491 de 2020, durante el período que dure la Emergencia Sanitaria los servidores públicos que hayan sido nombrados y posesionados en los cargos de carrera administrativa producto del concurso de méritos y de la respectiva lista de elegible en firme, estarán en etapa de inducción y su período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En consecuencia, es procedente legalmente llevar acabo los nombramientos y las posesiones de las personas que hayan superado un concurso de méritos y se encuentre en lista de elegibles en firme a través de medios electrónicos. Es de anotar que la firma del acta de posesión se podrá hacer mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios, tal como lo señala el artículo 11 del Decreto 491 de 2020. Para lo cual, le corresponde a cada entidad adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

 

De otra parte, teniendo en cuenta que el período de prueba es el tiempo durante el cual el empleado demuestra su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia, competencia, habilidades y aptitudes en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional y para garantizar que el mismos se realice de manera objetiva, se consagró en el artículo 14 del citado Decreto 491 de 2020 que una vez posesionado el servidor público y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria el servidor deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

Lo anterior quiere decir que dependerá de la duración de la emergencia sanitaria para iniciar su periodo de prueba en el cargo correspondiente para el cual concursó.

 

Ahora bien, la inducción es un proceso que guía e induce al nuevo servidor a la organización de la cual entra a formar parte y es indispensable por cuanto la persona se familiariza con la cultura organizacional, la filosofía y los valores institucionales.

 

Por regla general, la inducción en el puesto de trabajo tiene varios pasos: 1. Presentar al nuevo servidor a los compañeros de trabajo. 2. Transmitir al nuevo servidor los conocimientos básicos sobre las competencias de la entidad, la normatividad que los rige, la organización interna de la entidad que facilitan el aprendizaje de su trabajo. 3. Revisar sus funciones específicas, derechos, deberes y prohibiciones. 4. Hacer entrega de las normas que rigen la entidad y de los elementos de trabajo. 5. Empezar a asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar. Para garantizar una buena inducción se recomienda hacer un acompañamiento por parte del jefe inmediato y de uno de los servidores de la dependencia. La concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.

 

Respecto de la posibilidad para que un servidor vinculado en período de prueba pueda ejercer otras funciones diferentes a las del cargo, la Ley 909 de 2004 establece lo siguiente:

 

«ARTÍCULO 31. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN O CONCURSO. El proceso de selección comprende:

«[…]

 

5. Período de prueba. La persona no inscrita en carrera administrativa que haya sido seleccionada por concurso será nombrada en período de prueba, por el término de seis (6) meses, al final de los cuales le será evaluado el desempeño, de acuerdo con lo previsto en el reglamento.

 

Aprobado dicho período al obtener evaluación satisfactoria el empleado adquiere los derechos de la carrera, los que deberán ser declarados mediante la inscripción en el Registro Público de la Carrera Administrativa. De no obtener calificación satisfactoria del período de prueba, el nombramiento del empleado será declarado insubsistente.

 

El empleado inscrito en el Registro Público de Carrera Administrativa que supere un concurso será nombrado en período de prueba, al final del cual se le actualizará su inscripción en el Registro Público, si obtiene calificación satisfactoria en la evaluación del desempeño laboral. En caso contrario, regresará al empleo que venía desempeñando antes del concurso y conserva su inscripción en la carrera administrativa. Mientras se produce la calificación del período de prueba, el cargo del cual era titular el empleado ascendido podrá ser provisto por encargo o mediante nombramiento provisional

 

[…]»

 

El Decreto 1083 de 2015, Decreto único reglamentario del sector función pública, en relación con el período de prueba señala:

 

“ARTÍCULO 2.2.6.29 Derechos del empleado en periodo de pruebaEl empleado que se encuentre en período de prueba tiene derecho a permanecer en el cargo por el término de éste, a menos que incurra en falta disciplinaria o causa legal que ocasione su retiro. Durante este período no se le podrá efectuar ningún movimiento dentro de la planta de personal que implique el ejercicio de funciones distintas a las indicadas en la convocatoria que sirvió de base para su nombramiento o ascenso. (Negrilla nuestra)”

 

De conformidad con las disposiciones citadas, la persona no inscrita en carrera, que sea nombrada en período de prueba, previo concurso de mérito, será evaluada en el desempeño de sus funciones al finalizar los seis (6) meses de dicho período, si obtiene evaluación satisfactoria adquiere los derechos de carrera, de lo contrario su nombramiento será declarado insubsistente.

 

Así mismo, la persona nombrada en período de prueba mientras dure éste, no se le podrá asignar funciones distintas a las señaladas en la convocatoria que sirvió de base para su nombramiento o ascenso, y le asiste el derecho de permanecer en el cargo para el cual concursó por el término del período de prueba, a menos que incurra en falta disciplinaria o causa legal que ocasione su retiro.

 

Por otra parte la planta de personal Global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución.

 

En este orden de ideas, cuando una entidad tiene planta global, cada empleo de la entidad pertenece a ella en general y no a cada dependencia en particular, siendo competencia del jefe del organismo distribuir los cargos y ubicar el personal de acuerdo con las necesidades del servicio. Para lo anterior, se debe emitir un acto administrativo, que no debe expresar que mediante él se efectúa un traslado, sino que mediante él se reubica un cargo dentro de la planta global.

 

Producido este acto y comunicado al empleado que esté ocupando el cargo reubicado, dicho empleado pasa con su cargo a la dependencia a la cual está siendo reubicado. En este caso, dado que no existe cambio de empleo, las funciones generales, así como los requisitos mínimos, siguen iguales y el empleado no debe posesionarse nuevamente.

 

De conformidad con lo anteriormente analizado en criterio de esta Dirección Jurídica se considera procedente lo siguiente:

 

1. El servidor público que ha sido posesionado y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia por lo tanto le podrán asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar.

 

2. La persona que ha sido posesionada tendrá derecho a que sea afiliada al sistema de seguridad social sin importar que se encuentre en inducción igualmente a su remuneración.

 

3. Durante el periodo de prueba no será procedente el asignar funciones distintas a las señaladas en la convocatoria que sirvió de base para su nombramiento.

 

4. Con fundamento en la planta global, la administración puede reubicar el cargo donde lo requiera, y las funciones serán las del área donde esté ubicado, siempre y cuando sean de la misma naturaleza y del mismo nivel jerárquico del cargo del cual es titular el funcionario, de tal forma que no se desnaturalice el empleo. 

 

Ahora bien, la directiva presidencial. 07 del 27 de Agosto de 2020 consagra directrices relativas al retorno gradual y progresivo de los servidores públicos y contratistas a las actividades laborales y de prestación de servicios de manera presencial establece lo siguiente:

 

“Para facilitar la transición gradual y progresiva en la prestación presencial de los servicios a cargo de las entidades públicas del orden nacional, los representantes legales de las entidades, con sujeción a los protocolos de bioseguridad adoptados por el Ministerio de Salud y Protección Social en la Resolución 666 del 24 de abril del 2020 y los particulares adoptados por cada entidad, deberán:

 

1. Retomar de forma gradual y progresiva el trabajo presencial, para lo cual a partir del mes de septiembre de 2020 las entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional procurarán prestar sus servicios de forma presencial hasta con un 30% de sus servidores y contratistas, de tal manera que el 70% restante continúe realizando trabajo en casa.

 

2. Adoptar en lo posible, y de acuerdo con las necesidades del servicio, horarios flexibles que eviten aglomeraciones en las instalaciones de la entidad y en el servicio de transporte público.

 

3. Habilitar los parqueaderos de la entidad para que las personas que lo deseen puedan trasladarse a la oficina en bicicleta y tengan en donde guardarlas.

 

Las entidades que cumplan funciones o actividades estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del nuevo Coronavirus COVID-19, o para garantizar el funcionamiento de los servicios del Estado que deben prestarse de manera presencial, no estarán sujetas a lo señalado en el numeral 1.

 

Las entidades públicas del orden nacional deberán continuar con el cumplimiento estricto de los protocolos de bioseguridad e implementarán acciones para el bienestar de los servidores públicos y contratistas, que permitan garantizar la prestación del servicio y, ante todo, preservar la vida y la salud en conexidad con la vida.

 

En igual medida, exhorto a las demás ramas del poder público, a los entes autónomos, a los organismos de control y a las entidades territoriales a adoptar las directrices que se imparten en la presente Directiva, permitiendo el retorno a las actividades presenciales de los servidores públicos y contratistas, y seguir garantizando la prestación de los servicios y el cumplimiento de funciones públicas, todo con sujeción a los protocolos de bioseguridad adoptados por el Ministerio de Salud y Protección Social.”

 

En consecuencia, de lo analizado anteriormente las entidades públicas de la rama ejecutiva del orden Nacional deberán retomar de forma gradual y progresiva el trabajo presencial, para lo cual a partir del mes de septiembre procurarán prestar sus servicios de forma presencial hasta con un 30% de sus servidores y contratistas, de tal manera que el 70% restante continúe realizando trabajo en casa. En igual medida, exhorto a las demás ramas del poder público, a los entes autónomos, a los organismos de control y a las entidades territoriales a adoptar las directrices que se imparten en la presente Directiva todo esto con los protocolos de bioseguridad adoptados por el Ministerio de Salud y Protección Social.

 

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Christian Ayala

 

Reviso: Jose Fernando Ceballos

 

Aprobó. Armando Lopez Cortes.

 

11602.8.4