Concepto 292561 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 06 de julio de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

EMPLEO
- Subtema: Asignación de Funciones

Es procedente asignar la función de supervisión de contratos a un empleado que se encuentre en periodo de inducción, y en periodo de prueba, el cual iniciará una vez se supere la emergencia sanitaria, siempre y cuando las funciones propias del cargo guarden relación directa con el objeto de contrato a supervisar o vigilar, ya sea, por el conocimiento directo de la actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato a desarrollar.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

Es procedente asignar la función de supervisión de contratos a un empleado que se encuentre en periodo de inducción, y en periodo de prueba, el cual iniciará una vez se supere la emergencia sanitaria, siempre y cuando las funciones propias del cargo guarden relación directa con el objeto de contrato a supervisar o vigilar, ya sea, por el conocimiento directo de la actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato a desarrollar.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
- Subtema: Periodo de Prueba

Es procedente asignar la función de supervisión de contratos a un empleado que se encuentre en periodo de inducción, y en periodo de prueba, el cual iniciará una vez se supere la emergencia sanitaria, siempre y cuando las funciones propias del cargo guarden relación directa con el objeto de contrato a supervisar o vigilar, ya sea, por el conocimiento directo de la actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato a desarrollar.

*20206000292561*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000292561

 

Fecha: 06/07/2020 04:01:09 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Periodo de prueba. RAD. 20202060247982 del 12 de junio de 2020.

 

En atención al oficio de la referencia, mediante el cual informa que teniendo en cuenta lo conceptuado en el Concepto 155921 de 2020 por el DAFP, se permite hacer la siguiente consulta; puede como funcionario posesionado el día 04 de junio de 2020 en la alcaldía de Pereira en periodo de inducción realizar supervisión de contratos, si dentro de las funciones definidas y el propósito del cargo no se encuentra de manera específica la función de supervisión de contratos, puede justificarse la asignación de la supervisión como una función (…) de las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del empleo y su área de desempeño, y en el marco de la emergencia sanitaria que solo permite estar en periodo de inducción, así mismo, se pregunta si puede designarse supervisiones teniendo en cuenta que se encuentra en periodo de inducción hasta que finalice la emergencia sanitaria en el País y después mientras se encuentre en periodo de prueba, me permito manifestarle lo siguiente.

 

En relación con la Posesión, Inducción y periodo de prueba en empleos de carrera administrativa en Emergencia declarada por el COVID 19, mediante el concepto 155921 del 23 de abril de 2020, del cual envió copia, se concluyó:

 

«Así mismo indica el mencionado artículo que cuando el proceso de selección tenga listas de elegibles en firme se efectuarán los nombramientos y las posesiones en los términos y condiciones señalados en la normatividad vigente aplicable a la materia. La notificación del nombramiento y el acto de posesión se podrán realizar haciendo uso de medios electrónicos. Durante el período que perdure la Emergencia Sanitaria estos servidores públicos estarán en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En virtud del inciso final del artículo 14 del Decreto 491 de 2020, durante el período que dure la Emergencia Sanitaria los servidores públicos que hayan sido nombrados y posesionados en los cargos de carrera administrativa producto del concurso de méritos y de la respectiva lista de elegible en firme, estarán en etapa de inducción y su período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

En consecuencia, es procedente legalmente llevar a cabo los nombramientos y las posesiones de las personas que hayan superado un concurso de méritos y se encuentre en lista de elegibles en firme a través de medios electrónicos. Es de anotar que la firma del acta de posesión se podrá hacer mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios, tal como lo señala el artículo 11 del Decreto 491 de 2020. Para lo cual, le corresponde a cada entidad adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

 

De otra parte, teniendo en cuenta que el período de prueba es el tiempo durante el cual el empleado demuestra su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia, competencia, habilidades y aptitudes en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional y para garantizar que el mismos se realice de manera objetiva, se consagró en el artículo 14 del citado Decreto 491 de 2020 que una vez posesionado el servidor público y mientras dure el periodo de la Emergencia Sanitaria el servidor deberá estar en etapa de inducción y el período de prueba iniciará una vez se supere dicha Emergencia.

 

Lo anterior quiere decir que dependerá de la duración de la emergencia sanitaria para iniciar su periodo de prueba en el cargo correspondiente para el cual concursó.

 

Ahora bien, la inducción es un proceso que guía e induce al nuevo servidor a la organización de la cual entra a formar parte y es indispensable por cuanto la persona se familiariza con la cultura organizacional, la filosofía y los valores institucionales.

 

Por regla general, la inducción en el puesto de trabajo tiene varios pasos: 1. Presentar al nuevo servidor a los compañeros de trabajo. 2. Transmitir al nuevo servidor los conocimientos básicos sobre las competencias de la entidad, la normatividad que los rige, la organización interna de la entidad que facilitan el aprendizaje de su trabajo. 3. Revisar sus funciones específicas, derechos, deberes y prohibiciones. 4. Hacer entrega de las normas que rigen la entidad y de los elementos de trabajo. 5. Empezar a asignar trabajos que le permitan familiarizarse con las funciones a desempeñar. Para garantizar una buena inducción se recomienda hacer un acompañamiento por parte del jefe inmediato y de uno de los servidores de la dependencia. La concertación de compromisos laborales iniciará una vez se termine la etapa de inducción.»

 

Ahora bien, en cuanto al funcionario que fue posesionado el día 04 de junio de 2020 en la alcaldía de Pereira en periodo de inducción si puede realizar supervisión de contratos, el Decreto 1083 de 2015 establece:

 

«ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza.

 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular.»

 

De acuerdo con lo anterior, resulta procedente que el jefe inmediato asigne funciones específicas, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza jerárquica y área funcional del empleo.

 

Es decir que la figura de la asignación de funciones se aplica en dos casos, a saber:

 

1.-Cuando por la naturaleza de las funciones que desarrolla un empleado se le asignen funciones adicionales sin que, por este hecho, se transforme el empleo de quien las recibe.

 

2.- Cuando por necesidades del servicio, se requiere que un empleado cumpla con algunas de las funciones de un cargo en vacancia temporal y/o definitiva, siempre que las funciones que se asignen se ajusten a las fijadas en el cargo que ejerce.

 

 

Acerca del ejercicio y la responsabilidad en la supervisión de contratos, los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, señalan:

 

«ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

 

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

 

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

 

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

 

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

 

PARÁGRAFO 1. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

 

PARÁGRAFO 2. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

 

ARTÍCULO 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

 

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.»

 

La función de supervisión del contrato es una actividad administrativa que se deriva de los deberes propios de la Entidad con el contratista, tal como lo establece el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, al referirse a los derechos y deberes de las Entidades, dispone:

 

«ARTÍCULO De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales:

 

1o. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrá hacer al garante. (…).»

 

La función de supervisor por parte de un empleado es procedente en virtud de la figura de la asignación de funciones, siempre que las funciones propias del cargo guarden relación directa con el objeto de contrato a supervisar o vigilar, ya sea, por el conocimiento directo de la actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato a desarrollar.

 

Por lo tanto, en criterio de esta Dirección Jurídica será procedente asignar la función de supervisión de contratos al empleado que se encuentre en periodo de inducción, y en periodo de prueba, el cual frente al caso concreto, iniciará una vez se supere la emergencia sanitaria, siempre y cuando las funciones propias del cargo guarden relación directa con el objeto de contrato a supervisar o vigilar, ya sea, por el conocimiento directo de la actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato a desarrollar, sin embargo, para garantizar una buena inducción se recomienda hacer un acompañamiento por parte del jefe inmediato y de uno de los servidores de la dependencia.

 

Con respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Luz Rojas

 

Aprobó: Armando López Cortes

 

11602.8.4