Concepto 212661 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 09 de junio de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

EMPLEO
- Subtema: Provisión

Como medida para contrarrestar los efectos de la pandemia por el Covid19, el Gobierno Nacional adoptó una serie de medidas, entre ellas, el trabajo en casa de los servidores públicos, con algunas excepciones, lo que significa que todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público han continuado prestando sus servicios, con algunas limitantes.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

Como medida para contrarrestar los efectos de la pandemia por el Covid19, el Gobierno Nacional adoptó una serie de medidas, entre ellas, el trabajo en casa de los servidores públicos, con algunas excepciones, lo que significa que todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público han continuado prestando sus servicios, con algunas limitantes.

*20206000212661*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000212661

 

Fecha: 09/06/2020 08:11:37 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF: EMPLEO. Provisión. Nombramiento en estado de emergencia sanitaria. Renuncia de poder judicial. RAD. 20209000209202 del 27 de mayo de 2020.

 

En la comunicación de la referencia, informa que ganó un concurso de la Gobernación del Valle del Cauca, razón por la cual me realizaron nombramiento en periodo de prueba, el cual aceptó y solicitó plazo de 30 días para posesionarme; sin embargo en razón a que es abogada y tenía procesos en los cuales era apoderada, mediante correo electrónico envió a la secretaria del Tribunal Administrativo del Valle y de los magistrados que conocen los asuntos mi renuncia, acompañada de la comunicación al poderdante o interesado a fin de cumplir lo establecido en el artículo 76 del Código General del Proceso. Sin embargo, el correo enviado no fue confirmado como recibido por parte del Tribunal.

 

Con base en la información expuesta, consulta si por la emergencia sanitaria por el COVID-19 la renuncia se entiende presentada en la secretaria mediante el correo electrónico enviado, y si teniendo en cuenta que ya pasaron más de 10 días de la presentación de la renuncia (con la comunicación y copia del decreto) por correo electrónico, me puedo posesionar del cargo para el cual fui nombrada en periodo de prueba, me permito manifestarle lo siguiente:

 

Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, determina:

 

ARTÍCULO 76Terminación del poder.

 

(…)

 

La renuncia no pone término al poder sino cinco (5) días después de presentado el memorial de renuncia en el juzgado, acompañado de la comunicación enviada al poderdante en tal sentido.

 

(…). (Se subraya).

 

Como se aprecia, la norma establece que el acto generador para que se entienda terminado el poder, es el transcurso de 5 días después de presentarlo.

 

El mismo ordenamiento, señala en su artículo 109:

 

ARTÍCULO 109. Presentación y trámite de memoriales e incorporación de escritos y comunicaciones.

 

El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho solo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que este transcurra en relación con todas las partes.

 

Los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo.

 

Las autoridades judiciales llevarán un estricto control y relación de los mensajes recibidos que incluya la fecha y hora de recepción. También mantendrán el buzón del correo electrónico con disponibilidad suficiente para recibir los mensajes de datos.

 

Los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término.

 

PARÁGRAFO. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura reglamentará la forma de presentar memoriales en centros administrativos, de apoyo, secretarías conjuntas, centros de radicación o similares, con destino a un determinado despacho judicial. En esos casos, la presentación se entenderá realizada el día en que fue radicado el memorial en alguna de estas dependencias.” (Se subraya).

 

ARTÍCULO 122Formación y archivo de los expedientes.

 

(…)

 

Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.

 

Cuando el proceso conste en un expediente físico, los mencionados documentos se incorporarán a este de forma impresa, con la anotación del secretario acerca de la fecha y hora en la que fue recibido en la cuenta de correo del despacho, y la información de la cuenta desde la cual fue enviado el mensaje de datos. El despacho deberá conservar el mensaje recibido en su cuenta de correo, por lo menos, hasta la siguiente oportunidad en que el juez ejerza el control de legalidad, salvo que, por la naturaleza de la información enviada, la parte requiera la incorporación del documento en otro soporte que permita la conservación del mensaje en el mismo formato en que fue generado. Las expensas generadas por las impresiones harán parte de la liquidación de costas.

 

El expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. La oficina de archivo ordenará la expedición de las copias requeridas y efectuará los desgloses del caso.”

 

Según el CGP, cada juzgado cuenta con un correo electrónico a través del cual le sean remitidos memoriales o demás documentos.

 

Por otro lado, el Decreto Legislativo Número 491 de 2020,” Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, señala.

 

“ARTÍCULO 1. Ámbito de aplicación. El presente Decreto aplica a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.” (Se subraya).

 

“ARTÍCULO 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

Las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.

 

(…).”

 

Como medida para contrarrestar los efectos de la pandemia por el Covid19, el Gobierno Nacional adoptó una serie de medidas, entre ellas, el trabajo en casa de los servidores públicos, con algunas excepciones, lo que significa que todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público han continuado prestando sus servicios, con algunas limitantes. Por tanto, si bien los términos judiciales se encuentran suspendidos, los juzgados continúan con su labor en la modalidad de trabajo en casa. Adicionalmente, la legislación prevé la posibilidad de que los memoriales y comunicados, sean recibidos por los despachos judiciales, sobre los cuales llevan un estricto control, con la anotación de fecha y hora de recepción.

 

Adicionalmente, aun cuando el mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, es prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad, esta Dirección considera que si bien es la prueba idónea1, la norma no la cataloga como única o exclusiva. Así, el consultante podrá presentar como prueba el envío del memorial mediante el cual renuncia a sus poderes de representación judicial con los anexos respectivos. Para los procesos llevados en la jurisdicción de lo contencioso administrativo, se debe insistir en su envío y mantener la prueba de la remisión.

 

Con base en los argumentos expuestos, esta Dirección Jurídica considera que el requisito contenido en el artículo 76 del Código General del Proceso se cumple con la presentación de la renuncia del poder y, si bien los términos judiciales están suspendidos, se cumple con el hecho generador que es su presentación con las copias remitidas a los poderdantes. Por lo tanto, pasado el término de los 5 días hábiles de presentación, podrá ser posesionado en el cargo para el cual concursó. La administración podrá solicitar la demostración del envío de los correos electrónicos con las copias a los poderdantes.

 

En caso que requiera mayor información sobre las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, en el link “Gestor Normativo”: /eva/es/gestor-normativo, donde podrá encontrar todos los conceptos relacionados emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

 

Director Jurídico

 

Elaboró: Claudia Inés Silva

 

Revisó: José Fernando Ceballos

 

Aprobó Armando López Cortés

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Código Procesal Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

“Artículo  62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:

 

1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad.

 

2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.”