DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

CIRCULAR No. 02

PARA: ENTIDADES ESTATALES DEL ORDEN NACIONAL QUE POR DISPOSICIÓN LEGAL CUENTEN CON UN RÉGIMEN CONTRACTUAL EXCEPCIONAL AL DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

DE: DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

ASUNTO: Aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022.

FECHA: 01 de Junio de 2022

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, a partir del 18 de julio de 2022, las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II o en la plataforma transaccional que haga sus veces. En ese sentido, y con el propósito de que dichas entidades cumplan con el mencionado deber legal, se imparten las siguientes instrucciones:

I. PUBLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES EN EL SECOP II

El Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP-, es una herramienta tecnológica de apoyo a la contratación pública, en la cual se encuentra la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

En ese sentido, las entidades obligadas en virtud del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, deberán realizar la publicación en el SECOP ll de aquellos documentos relacionados con la actividad contractual que se realice con dineros públicos. Para el efecto, deberán hacer uso de los dos módulos de régimen especial dispuestos en la plataforma, a saber:

- Contratación Régimen Especial (con ofertas): Permite a las entidades gestionar sus procesos competitivos de contratación.

- Contratación Régimen Especial (sin ofertas): Permite a las entidades gestionar sus procesos de selección directos.

Cabe destacar que el deber de publicar en la plataforma SECOP ll, que se encuentra a cargo de las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se realizará por parte de dichas entidades, de acuerdo con el régimen especial aplicable y sin perjuicio de que, de manera paralela, continúen adelantando la gestión de sus procesos mediante las plataformas electrónicas que tengan dispuestas para el efecto.

Ahora bien, dado que el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 no cambió la forma en que se perfeccionan los contratos suscritos por estas entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste, podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones:

1. Firmar el contrato electrónicamente (es decir, realiza un uso transaccional de la plataforma).

2. Firmar el contrato en físico y publicar los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP ll (es decir, realiza un uso publicitario de la plataforma).

En el primer caso (Uso Transaccional de la plataforma), las entidades deberán utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial”, estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma.

En el segundo caso (Uso del SECOP ll como herramienta de publicidad), deberá crear el proceso de contratación en el SECOP ll mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicarlo. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, se debe realizar mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante señalar que, al hacer uso del módulo de “Régimen Especial” de manera publicitaria, no es necesario que el proveedor o contratista con quien se vaya a celebrar el contrato esté registrado en el SECOP ll.

Finalmente, se advierte que el término para publicar los documentos contractuales por parte de las entidades públicas a las cuales va dirigida esta circular dependerá del uso que dispongan de la plataforma SECOP ll, en los siguientes términos:

- Si se utiliza el SECOP ll como herramienta de publicidad, la publicación de los documentos relacionados con la actividad contractual deberá realizarse dentro de los 3 días siguientes a su expedición, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 2.1.1.2.1.7. del Decreto 1081 de 2015, el cual remite al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, en el que se hace referencia al plazo en cita.

- Si se hace uso de la plataforma de manera transaccional, la publicación de los documentos relacionados con la actividad contractual deberá realizarse en los términos establecidos en el cronograma del proceso de selección y las reglas aplicables a cada modalidad de contratación en particular, de acuerdo a lo definido en cada Manual de Contratación.

II. RESERVA DE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

El deber de publicidad consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 no cambia las reglas que en materia de reserva se encuentran consagradas en el ordenamiento jurídico, por lo que, aquellos documentos que tengan esta calidad no deberán ser objeto de publicación en la plataforma SECOP ll.

En todo caso, en aquellos casos en los cuales se haga uso de la plataforma SECOP ll de manera transaccional, los proveedores podrán marcar como confidencial aquellos documentos que sean de carácter reservado, para que la entidad pública verifique su contenido y seleccione si acepta o no la solicitud de confidencialidad. Así las cosas, en caso de haberse marcado el documento como confidencial, éste no tendrá vista pública en la plataforma.

Por otra parte, si se utiliza el SECOP ll como herramienta de publicidad, la entidad Estatal quedará relevada del deber de publicar aquellos documentos que tengan la condición de ser reservados.

En todo caso, se recomienda a las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, que en el marco de sus competencias y de acuerdo con el régimen legal aplicable, defina cuales documentos son de carácter reservado y, por tanto, no deben ser objeto de publicación en la plataforma SECOP ll. Lo anterior, a partir de un análisis no solo de la tipología de los procesos de selección, sino también de acuerdo con las normas que rigen en materia de reserva legal, secreto comercial, protección de datos personales, transparencia y acceso a la información pública.

Para el efecto, estas entidades podrán mantener un índice actualizado de los actos, documentos e información clasificada o reservada, en los términos establecidos en el artículo 20 de la Ley 1712 de 2014.

III. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON ANTERIORIDAD A LA ENTRADA EN VIGENCIA DE LA OBLIGACIÓN CONSAGRADA EN EL ARTÍCULO 53 DE LA LEY 2195 DE 2022

El deber de las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II, solo aplica para los contratos suscritos con posterioridad al término dispuesto en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, esto es, el 18 de julio de 2022.

Lo anterior en concordancia con lo establecido en el artículo 38 de la Ley 153 de 1887, el cual dispone que en todo contrato celebrado se entenderán incorporadas las leyes vigentes al tiempo de su celebración.

Finalmente se invita a las Entidades de carácter territorial, obligadas a cumplir lo dispuesto en la referida ley 2195 de 2022, para que en el marco de su autonomía acojan los lineamientos expuestos en la presente circular.

FDO. VICTOR MANUEL MUÑOZ RODRÍGUEZ