Información General del Proceso


Versión 5
2019-03-29

Objetivo

Desarrollar actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización del total de la documentación producida y recibida por la entidad durante cada vigencia, desde su origen hasta su destino final, generando conocimiento, transparencia y trazabilidad de la información.

Alcance

Este proceso aplica desde la producción del documento elaborado por alguna de las dependencias de la Entidad o el ingreso de él a través de los diferentes canales autorizados, hasta su disposición final según lo establecido en las tablas de retención documental.

Lider del Proceso

Secretario (a) General.

Gestor del Proceso

Grupo Gestión Documental
Proveedores y Entradas
 
Direccionamiento Estratégico
  • Lineamientos y resultados.
 
Tecnologías de la Información
  • Infraestructura tecnológica y lineamientos documentos electronicos.
 
Todos los procesos
  • Inventarios documentales
 
Acción Integral
  • Resolución o respuesta de PQRS
 
Generación de Productos y Servicios
  • Documentos técnicos de competencia de Función Pública.
 
Archivo General de la Nación
  • Instrumentos y lineamientos archivisticos
 
Organización Internacional de Estándares de Calidad
  • Normas técnicas.
 
Ministerio de Tecnología y las Comunicaciones
  • Normatividad aplicable.
 
Entidades Públicas
  • Correspondencia.
 
Seguimiento y Evaluación
  • Informes de gestión del proceso.
Políticas de Operación
Riesgos
Indicadores
Acuerdo Nivel de Servicio
Normas asociadas
Otros documentos
Formatos

P

  • Definir los planes, programas, proyectos, estrategias, riesgos y herramientas de evaluación y seguimiento para el proceso en cada vigencia
  • Planear la Gestión Documental Institucional
  • Definir lineamientos generales en materia de gestión documental para la institución
 

H

Imagen de engranajes que representan el Hacer
 

V

  • Realizar seguimiento y medición a la ejecución de las actividades administrativas y técnicas, para el manejo, organización, conservación de la documentación producida y recibida por Función Pública y a los procedimientos asociados al proceso
  • Monitorear las acciones de prevención del riesgo
 

A

  • Determinar e implementar acciones de contingencia, preventivas y de mejoramiento del proceso
  • Aplicar acciones de contingencia inmediatas cuando se materialice el riesgo del proceso
Salidas y Usuarios
 
  • Programa de gestión documental (PGD).
  • Índice de información reservada y clasificada
  • Inventarios documentales.
Todos los procesos
 
  • Radiación y direccionamiento a Entidades y Direcciones Técnicas de documentación competente a Función Publica.
Entidades Públicas
 
  • Tabla de retención documental implementada.
Archivo General de la Nación
 
  • Registro de activos de información.
  • Esquema de publicaciones e Indice de Información Reservada y Clasificada.
Ministerio de Tecnología y las Comunicaciones
 
  • Reportes de la gestión documental.
  • Lecciones aprendidas y acciones de mejoramiento.
Direccionamiento Estratégico