Este informe se continuará presentando en los términos y condiciones señalados por la Contaduría General de la Nación principalmente en las resoluciones 357 de 2008, 193 de 2016  y 043 de 2017.

La evaluación del control interno contable en la entidad le corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, quien debe realizarla con criterio de independencia y objetividad. Para la vigencia 2017, la fecha límite para el reporte oportuno del informe es el día 28 de febrero de 2018.

Para las entidades que no pertenecen a la Rama Ejecutiva nacional o territorial, dado que no implementan el MIPG en toda su integralidad, solamente están obligados a implementar la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; en consecuencia, deberán analizar las demás políticas de gestión y desempeño institucional contenidas en el modelo e implementarlas en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan.

En consecuencia, frente al análisis de la institucionalidad, dado que no estarían obligados a crear el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, será necesario revisar la actualización del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, contemplando funciones adicionales que puedan surgir del análisis de las políticas contenidas en el modelo y su obligatoriedad acorde con la naturaleza de cada entidad.

En cuanto al contenido del informe podrán utilizar la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, así como Actividades de Monitoreo.  En este esquema será necesario analizar el diseño y efectividad de la estructura de control diseñada, así como el ejercicio de las líneas estratégica, primera y segunda en cada uno de los componentes ya citados.

¿Cuál es la diferencia entre empleado público y trabajador oficial? 

La diferencia entre empleado público y trabajador oficial radica básicamente en que el primero se rige por una relación legal y reglamentaria, esto es, establecida por ley o reglamentos, cuya modificación solo puede ser realizada por normas de la misma jerarquía de aquellas que las crearon.

Los trabajadores oficiales tienen una vinculación contractual, en donde existe la posibilidad de la previa deliberación sobre las condiciones y de las prestaciones correspondientes. Así pues, el trabajador oficial se rige por el contrato laboral de trabajo, la convención colectiva y el reglamento interno de trabajo y cualquier adición o modificación de las actividades a desarrollar por parte de trabajador, se realizan modificando dicho contrato.

¿Cuáles son las causales de modificación de la planta de personal de una entidad pública? 

La modificación de las plantas de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1227 de 2005, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

En este orden de ideas, las causas o motivaciones para modificar la planta de personal de una entidad pública son:

• Fusión, supresión o escisión de entidades

• Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad.
• Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro.

• Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones.

• Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios.

• Redistribución de funciones y cargas de trabajo

• Introducción de cambios tecnológicos

• Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad

• Racionalización del gasto público.

• Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.

¿Cómo se realiza la modificación de la planta de personal de una entidad pública? 

La entidad debe elaborar un estudio técnico que justifique, con base en las circunstancias que se mencionan en la respuesta anterior, la modificación de la planta de personal. Este documento o justificación técnica debe contener como mínimo:

• Análisis de procesos

• Evaluación de la prestación de los servicios

• Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

Para profundizar en la metodología aplicable, se le sugiere consultar la Guía de Rediseño Institucional de Entidades Públicas, publicada por Función Pública, la cual se encuentra disponible, en nuestra página web www.funcionpublica.gov.co, pestaña publicaciones, vínculo guías y cartillas.

¿Qué autoridad es la competente para modificar la planta de personal? 

En el orden nacional: El Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente de la República (Artículo 115 de la Ley 489 de 1998).

En el orden territorial: El Gobernador o Alcalde, según corresponda. (Art. 315 de la Constitución Política de Colombia).

¿Qué se entiende por planta de personal estructural y planta global? 

La planta estructural corresponde a aquella mediante la cual se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución. En este caso, ante cualquier modificación en su configuración o en la redistribución de los empleos, implica una modificación al manual de funciones para poder hacer un movimiento de cargos de una dependencia a otra. En consecuencia, habrá un solo perfil de empleo porque cada cargo está adscrito a una dependencia específica.

Por su parte, la planta de personal global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución.

Con este modelo el Jefe o Director General de la entidad correspondiente, distribuirá los empleos y ubicará el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad.

En el escenario de la planta global se pueden establecer tantos perfiles de empleo como áreas funcionales (o dependencias) se tengan contempladas para la ejecución de las funciones y el cumplimiento de la misión institucional de la Entidad.

¿Cuál es la diferencia entre traslado y reubicación de funcionarios? 

La reubicación se presenta cuando la planta de personal es global. En este caso se pueden hacer los movimientos de personal que el representante legal considere necesarios para el buen funcionamiento de la institución.

Por otra parte, el traslado es aplicable cuando la planta de personal es estructural, lo cual implica modificar el acto administrativo por el cual se establece la planta y el correspondiente manual de funciones y competencias laborales para trasladar el empleo de una dependencia a otra.

La figura del traslado se encuentra regulada en los artículos 29 y siguientes del Decreto 1950 de 1973, por lo que estas disposiciones aplican a todos los empleados públicos en entidades con plantas estructurales, es decir, en las que se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución.

¿Qué es planta temporal? 

Es un conjunto de empleos que se crean para atender procesos o actividades extraordinarias en la entidad. La creación de una planta temporal debe cumplir al menos con una de las siguientes condiciones:

a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración;

b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales;

d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a 12 meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

Esta figura está reglamentada en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004 y en la primera parte del Decreto 1227 de 2005.

¿Cuál es el procedimiento para establecer una planta temporal?  

La entidad deberá elaborar el estudio técnico que refleje la necesidad de crear empleos temporales, conforme a lo dispuesto en el artículo 95 y 96 del Decreto 1227 de 2005. En dicho estudio técnico debe justificarse la creación de estos empleos y la disponibilidad presupuestal requerida para pagar los salarios y prestaciones sociales que generen.

Le corresponde a la respectiva entidad hacer claridad respecto al tiempo de duración de los empleos temporales, conforme a lo establecido en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005.

¿Cuál es el mecanismo de provisión de los empleos en una planta temporal?  

En primer lugar se solicitará la lista de elegibles vigente a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que efectúe la revisión correspondiente en Banco Nacional de Listas de Elegibles y que correspondan a un empleo de la misma denominación, código y asignación básica del empleo a proveer.

En caso de ausencia de lista de elegibles se debe dar prioridad a la selección de personas que se encuentren en carrera administrativa, cumplan los requisitos para el cargo y trabajen en la misma entidad.

Si agotados los dos pasos anteriores quedan empleos vacantes, la entidad puede adelantar autónomamente un proceso de selección para vincular en estos cargos a personas que cumplan con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias laborales.

¿Es procedente crear una planta temporal para una Empresa Industrial y Comercial del Estado?  

Las plantas de empleos temporales aplican para los empleos señalados en el campo de aplicación de la Ley 909 de 2004, es decir, para los empleados públicos que laboran en este caso en una Empresa Industrial y Comercial del Estado, cuya relación es legal y reglamentaria, y no para los trabajadores oficiales que se vinculan a la entidad mediante contrato de trabajo. En otras palabras, la generalidad en este tipo de entidades, es que predominan los trabajadores oficiales y la planta de empleados públicos es mínima.

En este orden de ideas, para Empresas Industriales y Comerciales del Estado lo más recomendable es ampliar su planta de trabajadores oficiales y hacer las contrataciones que se requieran para el normal funcionamiento de la empresa, en lugar de crear plantas temporales de empleados públicos.

¿Qué se entiende por formalización laboral?  

La formalización laboral es un proceso mediante el cual se transforman en empleos los contratos de prestación de servicios cuyas obligaciones corresponden a procesos o actividades que la entidad adelanta de manera regular y continua.

Para adelantar este proceso de formalización, la entidad debe adelantar un estudio técnico, de acuerdo con los parámetros del Decreto 1227 de 2005, con el fin de ampliar su planta de personal y vincular a ella más empleados que cumplan las funciones permanentes que hasta el momento estén desempeñando contratistas por prestación de servicios.

¿Qué normatividad rige la Convocatoria Anual al Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de Éxitos?

La Ley 489 de 1998 es clara en su mandato. Le establece la responsabilidad al Departamento de la Administración Pública para organizar y administrar el Banco de Exitos de la Administración Pública, y autoriza al Gobierno Nacional para que otorgue anualmente el Premio Nacional de Alta Gerencia.

Para ello expide el Decreto 922 de 2000, el cual fue derogado por el Decreto 20183 de 2015, mediante el cual se reglamenta la organización del Banco de Exitos de la administración pública y el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia.

¿Qué es el Premio Nacional de Alta Gerencia?

Es el incentivo, por excelencia, al buen desempeño institucional, a través del cual el Gobierno Nacional reconoce anualmente a los organismos y entidades que se destaquen por presentar iniciativas exitosas en aquellos aspectos que se consideren prioritarios para la consolidación del modelo de gestión pública colombiano.

¿Qué es el Banco de Exitos de la Administración Pública Colombiana?

Es un sistema de reconocimiento y difusión de experiencias exitosas que hayan contribuido a la solución de problemas de gestión y al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios de la Administración Pública colombiana. El Banco es una fuente de aprendizaje e intercambio de conocimiento entre las entidades públicas y de apoyo para la réplica de estas prácticas en contextos y problemáticas similares.

¿Donde consultar las experiencias exitosas de la Administración pública Colombiana?

El Departamento Administrativo de la Función Pública, con base en el acta de premiación por parte del Comité Evaluador, registra en el Banco de Éxitos las experiencias exitosas, con el fin de facilitar su réplica y difusión.

En la página web  www.funcionpublica.gov.co, link: Buenas Prácticas de la Gestión Pública Colombiana, podrá consultar la colección de prácticas destacadas de la Administración Pública. 

¿Qué metodología rige para postular experiencias a la convocatoria anual del Premio Nacional de Alta Gerencia?

El instructivo y las bases de la convocatoria se encuentran en el Manual Operativo, como guía conceptual y metodológica que anualmente la Función Pública coloca a disposición de las entidades para orientar el proceso de postulación de las experiencias. De igual forma acompaña a las entidades en el proceso de postulación de manera virtual, presencial y telefónica. 

¿Donde se encuentra publicada la convocatoria anual al Premio Nacional de Alta Gerencia?

Anualmente la convocatoria al Premio Nacional de Alta Gerencia se publica en la Página web de la Función Pública:  www.funcionpublica.gov.co.

¿Qué es una experiencia exitosa?

Es toda práctica documentada de gestión pública que agrega valor al cumplimiento de las obligaciones legales y misionales que tienen las entidades, contribuye a la generación de los resultados de las políticas públicas y es susceptible de replicarse en cualquier contexto de la Administración Pública colombiana.

Es importante resaltar que únicamente se reciben experiencias que estén implementadas y dando resultados, no proyectos, porque la filosofía del Banco de Éxitos es posibilitar la réplica para que esas experiencias puedan ser adaptadas o implementadas en las demás entidades del estado, con el fin de contribuir al mejoramiento de la Administración Pública. 

¿Qué se califica y por parte de quien, en las experiencias postuladas para merecer el Premio Nacional de Alta Gerencia?

El Comité Evaluador como instancia encargada de calificar y seleccionar las experiencias que se registrarán en el Banco de Éxitos y el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia, debe tener en cuenta los criterios de evaluación previamente definidos y demás requisitos contenidos en el manual operativo. Estos criterios son: Innovación, creación o adaptación de tecnologías; resultados e impacto; que sea sustentable en el tiempo y que tenga potencial de réplica.

¿Que debe hacer una entidad para inscribir una experiencia?

Es fundamental tener en cuenta los términos de referencia de la convocatoria, esto es, fecha de apertura y de cierre así como el énfasis temático que rige cada convocatoria; además las experiencias deben reunir los requisitos contenidos en el manual operativo y ser presentada de acuerdo con la metodología dispuesta para tal fin.

¿Cuáles ámbitos de la Función Pública pueden participar en la convocatoria?

Cualquier entidad u organismo de la Administración Pública del orden nacional y territorial, entidad autónoma o sujeta a régimen especial en virtud de mandato constitucional, en forma individual o asociada, puede postular experiencias.

¿Puede una entidad postular más de una experiencia?

Si, una entidad puede presentar varias experiencias de distintos casos de gestión. De igual forma, experiencias que hayan sido postuladas en el año inmediatamente anterior y que actualmente se encuentren actualizadas. 

Las fichas sectoriales buscan caracterizar los diferentes sectores, departamentos y ciudades capitales, por medio de información asociada a empleo público, desarrollo organizacional, meritocracia, plan anual de vacantes, ley de cuotas, entre otros.

En los datos abiertos de la entidad, se dispone de un conjunto de datos que cuenta con el número de reformas que se presentan en cada una de las entidades de los sectores administrativos de la Rama Ejecutiva del orden nacional.

Sí, en datos abiertos podrá encontrar los reportes que hacen las entidades a nivel nacional y departamental sobre sus planes anticorrupción y estrategias para la atención al ciudadano.

Este información corresponde a los resultados de la gestión en los reportes del Modelo Integral de Planeación y Gestión (MIPG) así como el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) los cuales podrá consultar con mayor especificidad en el portal de MIPG.

Esta categoría es conformada por la caracterización del Empleo Público, que es una completa base de datos en el que se puede definir el perfil de los servidores del Estado. También encontrará la base de procesos de meritocracia, el cumplimiento de la ley de cuotas, así como una caracterización de los gerentes públicos del país y el plan anual de vacantes. Recientemente fue incorporada la cantidad de empleos y tipos de planta por entidad.

Si, la información que disponemos, reúne las bases de datos que tiene el Departamento Administrativo de la Función Pública en los trámites nacionales y departamentales, así como su información detallada en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) con su respectivo reporte histórico.

En el portal web de Función Pública, encontrará una sección que se llama transparencia, allí encontrará la información de interés y en la primera pestaña está disponible el link de publicación de datos abiertos, donde podrá acceder de manera rápida y oportuna.

No, los conjuntos que están publicados en esta sección únicamente se encuentran publicados aquí, la información de datos abiertos es exclusivamente de datos abiertos.

La información es actualizada trimestralmente, teniendo en cuenta la información suministrada por las dependencias.

Los Datos Abiertos son una estrategia del Gobierno Nacional que busca cumplir con las orientaciones de la Ley de Transparencia en garantizar una gestión pública transparente y, por lo tanto, constituirse en un mecanismo de control ciudadano de la actividad estatal y como una herramienta para las investigaciones académicas.

Asimismo, los datos abiertos son datos que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona y han sido diseñados en formatos sin restricciones de uso y de fácil comprensión.

El sistema de información estratégica (SIE) es una herramienta para consolidar y disponer los datos e información estadística más importantes de Función Pública en un único lugar.Lo que muestra la sección estado en cifras, es la información de la entidad de manera interactiva, allí encontrará toda la información que producen y administran las dependencias a través de gráficos y tablas.

El sistema de información estratégica (SIE) es una herramienta para consolidar y disponer los datos e información estadística más importantes de Función Pública en un único lugar.

¿Qué es la prima de servicios?

Es un elemento salarial, el cual consiste en el reconocimiento de una suma de dinero a favor del empleado público al completar un año de servicio cumplido al servicio de una entidad pública.

¿Quiénes tienen derecho?

Los empleados públicos vinculados a las entidades del orden nacional y territorial (a partir del año 2014), tienen derecho al reconocimiento y pago de esta prima.

¿Los trabajadores oficiales tienen derecho al reconocimiento y pago de la prima de servicio?

El reconocimiento y pago de la prima de servicio a los trabajadores oficiales es procedente siempre y cuando esté contemplado en el contrato de trabajo, el reglamento interno, la convención colectiva de trabajo o un laudo arbitral.

¿Cuándo debe pagarse?

Tanto las entidades del orden nacional como las entidades del orden territorial, deberán reconocer y pagar la prima de servicio a los empleados públicos en los primeros 15 días del mes de julio.

¿Cuál es el valor que deben pagar las entidades públicas?

El pago de la prima de servicio corresponde al equivalente a quince días de salario.
 

¿En qué periodo se causa la prima de servicio?

El derecho al reconocimiento y pago de la prima de servicio se causa en el periodo comprendido desde el 1 de julio al 30 de junio del año siguiente.

Se tiene derecho a la prima de servicios si al 30 de junio el empleado tiene menos de seis (6) meses de  vinculación a una entidad pública

Con la expedición del Decreto 1011 de 2019 aplicable al régimen general de empleados públicos de la Rama Ejecutiva, se modificó la forma de liquidar la prima de servicios, eliminando la condición de que el servidor público llevara 6 meses continuos para el pago proporcional de la prima.

Por lo tanto, los servidores públicos del orden nacional y territorial por expresa disposición legal, tendrán derecho a que en el mes de julio se les pague de manera proporcional la prima de servicios así hubieren prestado sus servicios  por un término inferior a seis meses.

¿Cuál normativa establece los factores de liquidación de la prima de servicios?

Para la liquidación de la prima de servicio a los empleados públicos del nivel nacional es aplicable el Decreto Ley 1042 de 1978. Para los empleados públicos del nivel territorial, les aplica los decretos 2351 de 2014 y 2278 de 2018.

¿Qué factores salariales componen la prima de servicio?

Para los empleados públicos vinculados a entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional, los factores de liquidación de la prima de servicio que deben ser tenidos en cuenta, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 59 del Decreto 1042 de 1978, son los siguientes:

a) El sueldo básico fijado por la ley para el respectivo cargo.

b) Los incrementos salariales por antigüedad.

c) Los gastos de representación.

d) Los auxilios de alimentación y transporte.

e) La bonificación por servicios prestados.

Para los empleados públicos vinculados a entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden territorial, los factores de liquidación de la prima de servicio que deben ser tenidos en cuenta, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 1 del Decreto 2278 de 2018 que modificó el Art. 2 del Decreto 2351 de 2014, son los siguientes:

a) La asignación básica mensual correspondiente al cargo que desempeña el empleado al momento de su causación.

b) El auxilio de transporte.

c) El subsidio de alimentación.

d) La bonificación por servicios prestados.

¿Cómo opera la no solución de continuidad en la prima de servicio?

Si un empleado público renuncia a su empleo y se posesiona inmediatamente en otro cargo de mayor remuneración en la misma entidad, se considera que no hubo retiro efectivo del servicio y, en consecuencia, se aplica el principio de favorabilidad de manera que:

1. No es procedente que se realice la liquidación de los elementos salariales y prestacionales por parte de la entidad.

2. Los elementos salariales y prestacionales del cargo que ocupaba se acumulan y se reconocerán al momento de su causación en el nuevo empleo.

En el caso de que un empleado renuncie a su empleo y se posesione en otro cargo pero cuya remuneración  sea menor, si se considera procedente que la Administración proceda con:

1. Liquidar los elementos salariales y prestacionales que correspondan a la relación laboral que finaliza.

2. Iniciar un nuevo periodo para el reconocimiento y pago acorde con el empleo que ocupa.

¿Qué es la prima de navidad?

Es una prestación social, que consiste en el reconocimiento y pago a favor del servidor público de una suma de dinero equivale a un (1) mes de salario en el mes de diciembre.

¿Cuándo se causa el derecho?

La prima de navidad se causa cuando el servidor público ha laborado para la entidad durante todo el año civil, precisando que el año civil es el mismo que coincide con el año calendario, esto es, del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año.

¿Cuándo debe pagarse la prima de navidad y qué salario debe ser tenido en cuenta para su liquidación?

La prima de navidad debe ser pagada los primeros quince (15) días del mes de diciembre, teniendo en cuenta el salario devengado por el servidor público al 30 de noviembre o el último promedio mensual si fuere variable.

¿Es posible pagar proporcionalmente la prima de navidad?
 

Sí, pues conforme al artículo 32 del Decreto 1045 de 1978 y el artículo 17 del Decreto 1011 de 2019 el servidor público que no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho al reconocimiento y pago de la prima de navidad en proporción al tiempo laborado, la cual se liquidará con base en el último salario devengado o en el último promedio mensual si fuere variable.
 

¿Qué sucede con el salario variable al momento de liquidar la prima de navidad?

Es necesario precisar, que se habla de salario variable cuando el empleado público, además de recibir el salario propiamente dicho, recibe también otras remuneraciones y beneficios en razón de su trabajo o con ocasión del mismo, tal como sucede con el reconocimiento de horas extras, recargos nocturnos y dominicales y festivos.

Por lo anterior, en caso de presentarse un salario variable, la liquidación de la prima de navidad debe hacerse con base en el promedio del último salario devengado, pero, si el tiempo de servicio fuera menor de un año se tomará como base el promedio de lo devengado en el año respectivo o tiempo servido.

¿Qué factores salariales componen la prima de navidad?

Para quienes laboraron completo el año civil, la prima de navidad está compuesta por los siguientes factores conforme con el artículo 33 del Decreto 1045 de 1978:
a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo
b) Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978
c) Los gastos de representación
d) La prima técnica
e) Los auxilios de alimentación y transporte
f) La prima de servicios y la de vacaciones
g) La bonificación por servicios prestados.
Para el reconocimiento de la prima de navidad de forma proporcional, también aplica el reconocimiento de los anteriores factores, siempre y cuando los haya recibido efectivamente el empleado durante el tiempo de servicio a la entidad.

SERVICIO ACTIVO

¿Cuándo se encuentra un empleado en servicio activo ?

Un empleado se encuentra en servicio activo cuando se encuentra desempeñando normalmente las funciones del empleo para el cual ha tomado posesión.

LICENCIA

¿En qué consiste la licencia?

Cuando un empleado se separa de manera transitoria del ejercicio de su cargo, bien sea por solicitud propia, por enfermedad, por maternidad o por luto.

¿El otorgamiento de una licencia ordinaria (no remunerada) a favor de un empleado público es facultativo de la entidad o es considerado un derecho a favor del empleado?

La licencia ordinaria o no remunerada es una situación administrativa en la cual se puede encontrar un empleado público por solicitud propia y a juicio de la entidad nominadora; es considerado un derecho del empleado público que no implica la terminación del vínculo laboral, y cuya consecuencia para el servidor es la no prestación del servicio y para la Administración el no pago de los salarios y de las prestaciones sociales durante su término, en ese sentido se colige que los empleados públicos tienen derecho a obtener licencias, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias que regulen la materia. El tiempo de la licencia y el de su prorroga, si la hubiere, no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio.

Es decir, que los empleados públicos tienen derecho a licencia no remunerada durante sesenta (60) días al año, que pueden ser continuos o discontinuos, y puede ser prorrogada a criterio de la Administración hasta por treinta (30) días más, si concurre justa causa. Cuando la solicitud de la licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o caso fortuito, la autoridad nominadora decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

¿Existe alguna restricción durante la licencia ordinaria para que el servidor desempeñe otro cargo?

Según lo dispone el artículo 2.2.5.10.9 del Decreto Sectorial de Función Pública, (Decreto 1083 de 2015), mientras un empleado público se encuentre en licencia ordinaria, no podrá desempeñar otro cargo dentro de la administración pública.  El incumplimiento a esta disposición tendrá como consecuencia sanción disciplinaria y la revocatoria del nuevo nombramiento.

Adicionalmente a los empleados que se encuentren en licencia ordinaria, les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política.

¿Cuál es la forma como se deben reconocer y pagar los dos primeros días de licencia por enfermedad? 

De conformidad con el artículo 18 del Decreto 3135 de 1968 y el artículo 9 del Decreto 1848 de 1969, el empleado incapacitado tendrá derecho al pago de un subsidio en dinero correspondiente a un salario completo durante ciento ochenta días (180), cuando la enfermedad fuere profesional y a las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días y la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes, cuando la enfermedad no fuere profesional.

Ahora bien, cuando la enfermedad sea catalogada como profesional o se considere como accidente de trabajo, la ARL respectiva deberá reconocer y pagar el 100% de la asignación salarial a favor del empleado público, de otra parte, en el caso que se trate de enfermedad general o accidente no laboral, la entidad u organismo público deberá asumir el 100% de la asignación salarial del empleado por los primeros dos (2) días, a partir del tercer (3) día, la Entidad Promotora de Salud (EPS) a la que se encuentre afiliado el empleado público deberá asumir las dos terceras partes 2/3 partes del salario.

¿ Por cuánto tiempo se concede la licencia por luto?

Respecto del término por el que se concede la Licencia por luto, el Congreso de la República expidió la Ley 1635 del 11 de junio de 2013, “por medio de la cual se establece la licencia por luto para los servidores públicos”, que dispuso en su artículo 1º:

“Conceder a los Servidores Públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una: licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles”. 

Debe entenderse, entonces, que el hecho del fallecimiento del cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, se considera como una circunstancia sobreviniente que altera su relación laboral, familiar y personal y la ley le otorga una licencia remunerada por el término de cinco (5) días hábiles.

Licencia de maternidad. ¿Su reconocimiento y pago debe hacerlo la Entidad Pública o la EPS? ¿Cuál es el porcentajeque debe reconocer la Entidad Pública por este concepto? ¿ Puede la Entidad reconocer su valor y recobrar  ante la EPS?

Conforme a  la ley 1822 de 2017, la prestación social por maternidad es un derecho de toda trabajadora en estado de embarazo consistente en el descanso de diez y ocho  semanas remuneradas, contadas a partir del día del parto o del tiempo que estipule el médico que debe ausentarse de su trabajo, las cuales se liquidarán con el 100% del salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso. Se trata así de un derecho laboral de carácter sustantivo con efectos económicos y temporales en la relación laboral de la cual se origina, en favor del sector de los trabajadores públicos y privados, a cargo del sistema de régimen contributivo al cual se encuentre afiliada, o del propio empleador si no lo está, independientemente de si estén o no cobijadas por el sistema integral de seguridad social en salud de la ley 100 de 1993. Está a cargo del empleador el pago de la referida licencia, teniendo éste el derecho a solicitar el reembolso a la EPS en caso de cumplir las exigencias legales, como quiera que de esta forma se brinda la protección especial que la madre y el menor requieren frente a sus necesidades básicas y se evita que puedan verse afectados como consecuencia de demora o conflictos en la reclamación del dinero.

PERMISO 

¿ En qué consiste el permiso remunerado?

El artículo 2.2.5.10.16 del Decreto 1083 de 2015 dispuso el derecho de los funcionarios a solicitar permisos hasta por 3 días cuando medie justa causa. Del mismo modo, en estos casos será el superior del empleado el encargado de autorizar o negar según las necesidades del servicio y conforme al principio de razonabilidad.

En consecuencia, se considera que los permisos se pueden conceder hasta por tres (3) días hábiles sin que la norma establezca la cantidad de veces que se pueden solicitar y/o conceder. Por consiguiente, el empleado podrá solicitar los días de permiso remunerado cuando así los requiera siempre y cuando, a juicio del nominador se configure una justa causa.

COMISIÓN DE SERVICIOS

¿ Qué es una comisión de servicios?

La comisión de servicios es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; no genera vacancia del empleo; puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la comisión y el comisionado tiene derecho a la remuneración del cargo del cual es titular.

Es viable otorgar una comisión de servicios al empleado, cuya duración podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más.

Conforme a las normas que regulan las comisiones de servicios, antes del desplazamiento del empleado, es necesario que se haya proferido un acto administrativo en el que establezcan las condiciones de la comisión, el valor de los viáticos y del transporte. Una vez se ha regresado de la comisión, el empleado tiene la obligación de rendir informe de cumplimiento respectivo.

Por lo tanto, en la comisión de servicios el empleado ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular, sin que esta situación constituya una forma de provisión de empleos.

COMISIÓN DE ESTUDIOS

¿Cuáles son los requisitos para solicitar una comisión de estudios en el exterior?

Los servidores públicos tendrán derechos a solicitar a la entidad que le otorgue una comisión de estudios en el exterior, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

• Los estudios que vaya a realizar guarden relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña.
• Tenga por lo menos un año continuo de servicio en la respectiva entidad.
• Suscriba Convenio mediante el cual se comprometa a prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión y,
• Presente la Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.

ENCARGO

¿Cuándo procede un encargo?

Cuando las entidades del Estado por necesidades del servicio requieran proveer en forma transitoria los empleos de carrera administrativa que se encuentren vacantes temporal o definitivamente, deberán hacerlo mediante la figura del encargo con el empleado de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior de la planta de personal que le asista el derecho, por acreditar los requisitos para su ejercicio, poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño, no haber sido sancionados disciplinariamente en el último año, su última calificación del desempeño sea sobresaliente.

¿El encargo es un derecho preferencial para los empleados con derechos de carrera?

El empleado de carrera administrativa que reúna los requisitos señalados en el artículo 24 de la ley 909 de 2004, para desempeñar el cargo a proveer por vacancia temporal o definitiva, que no haya sido sancionado disciplinariamente en el último año, que desempeñe el empleo inmediatamente inferior y que la última evaluación de desempeño sea sobresaliente, tendrá derecho preferencial a ser encargado de dicho empleo. Vale mencionar, que para el empleado que no obstante reunir los requisitos señalados en la norma, pero que su evaluación del desempeño no sea sobresaliente, será a consideración del nominador encargar al empleado con derechos de carrera no en dicho empleo.

¿Cuándo procede el nombramiento en provisionalidad?

Los nombramientos provisionales se constituyen en un mecanismo de carácter excepcional y transitorio que permite proveer temporalmente un empleo de carrera administrativa, con personal que no fue seleccionado mediante el sistema de mérito, en aquellos casos que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos para ser encargados y no exista lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada para proveer la respectiva vacante.

¿Es viable encargar en los empleos vacantes a quienes tienen nombramiento en provisionalidad?

La provisión de los empleos de carrera administrativa mediante la figura del encargo es procedente con empleados de carrera administrativa de acuerdo a lo anteriormente expuesto; mientras que, las vacancias temporales o definitivas en los empleos de libre nombramiento y remoción, se suplen a juicio del nominador con empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan con los requisitos y el perfil para su desempeño; lo cual significa, que no es procedente nombrar mediante encargo en un empleo de carrera o de libre nombramiento y remoción, a un empleado vinculado con carácter provisional.”

VACACIONES 

¿Qué son las vacaciones?

Es el descanso remunerado a que tiene derecho todo servidor público cuando ha laborado por un (1) año al servicio de la entidad pública a la que está vinculado, considerada, además, como una situación administrativa y una prestación social que tiene incidencia como factor salarial.

¿A qué suma de dinero equivalen las vacaciones?

El valor en dinero de las vacaciones equivale a quince (15) días de salario.

¿En qué momento deben pagarse las vacaciones a los servidores públicos?

De acuerdo con lo señalado en el Decreto 1045 de 1978, las vacaciones deben ser pagadas al menos cinco (5) días antes de la fecha para iniciar el disfrute de las mismas.

¿Qué factores de liquidación componen las vacaciones?

Para liquidar las vacaciones, se tienen en cuenta los siguientes factores:
a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo
b) Los incrementos de remuneración a que hacen referencia los artículos 49 y 97 del Decreto Ley 1042 de 1978
c) Los gastos de representación 
d) La prima técnica
e) Los auxilios de alimentación y transporte
f) La prima de servicios
g) La bonificación por servicios prestados.

¿Qué es la interrupción de las vacaciones y en qué eventos se produce?

La interrupción de las vacaciones ocurre cuando el servidor público se encuentre disfrutándolas y el jefe de la entidad o su delegado, ordene la suspensión del disfrute.

Las vacaciones pueden interrumpirse por parte de la Administración por las siguientes causas, conforme a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 1045 de 1978:
•    Por necesidades del servicio
•    Incapacidad por causa de enfermedad o accidente de trabajo, eventos que deben ser debidamente acreditados.
•    Incapacidad por maternidad o aborto, debidamente acreditados
•    Por concederle al empleado público una comisión
•    Por llamamiento a filas
•    Por licencia de luto (Ley 1635 de 2013)

¿Qué es el aplazamiento de las vacaciones y en cuáles eventos procede?
 

El aplazamiento ocurre cuándo el jefe de la entidad o su designado, habiendo otorgado las vacaciones y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza y procede por necesidad del servicio.

¿Qué es la compensación de vacaciones?

Los eventos para compensar las vacaciones son taxativos y de acuerdo con el artículo 20 del Decreto 1045 de 1978, procede en los siguientes casos:
•    Cuando el jefe de la entidad lo estime necesario, con la finalidad de evitar perjuicios en la prestación del servicio público. Pero, solo se puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año.
•    Cuando opere el retiro definitivo del servicio del empleado público o trabajador oficial, sin haber disfrutado de las vacaciones causadas en ese momento.

Liquidación de vacaciones en encargo y comisión

En el caso de que un servidor público se encuentre en una situación administrativa como es el encargo o una comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción en la misma entidad, debe tenerse en cuenta que las vacaciones se liquidarán con base en el salario que devengue el empleado al momento de iniciar el disfrute.

En el caso particular, de que un empleado esté en una comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción en una entidad diferente en donde está vinculado en carrera administrativa, es preciso indicar, que dicha situación implica un cambio de régimen jurídico en cuanto a su remuneración y sus prestaciones sociales, por lo tanto, las vacaciones que se causen y deban reconocerse en dicha entidad, se liquidarán por el tiempo prestado en la misma mientras perdure la comisión en libre nombramiento y remoción. 

¿Qué sucede con las vacaciones reconocidas entre una vigencia y otra mientras ocurre el incremento salarial?

Es preciso tener en cuenta que el reajuste salarial realizado en una vigencia tiene efectos fiscales a partir del 1° de enero, por lo tanto, cuando un empleado público sale a disfrutar del periodo de vacaciones, el descanso remunerado, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación son liquidadas con base en los factores salariales que el empleado esté percibiendo al momento de disfrutarlas.

Por lo anterior, si el inicio del periodo de descanso comienza al final de un año y termina durante el siguiente año; la prima de vacaciones y la bonificación por recreación NO deberán tener ajustes; pero, el sueldo de vacaciones (que es recibido por adelantado) SI deberá ser reajustado, pues el aumento salarial tiene el carácter de retroactivo a partir del 1° de enero de cada año.

¿Se debe pagar el reconocimiento por coordinación, en las vacaciones del coordinador? 

Debe tenerse en cuenta, que una de las consecuencias de las vacaciones es la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones, además de la no concurrencia al sitio de trabajo durante el período de vacaciones. Por lo tanto, si el coordinador de un grupo de trabajo se encuentra en disfrute de sus vacaciones, al separarse temporalmente del ejercicio de su cargo y no ejercer las funciones propias del empleo, tiene como consecuencia, que durante el disfrute de las mismas el empleado designado coordinador de un grupo no tendrá derecho a percibir este beneficio.

¿Cómo operan las vacaciones colectivas?

Conforme con lo dispuesto en el artículo 36 del Decreto Ley 2150 de 1995, se pueden conceder vacaciones colectivas con la autorización de los Ministros, Directores de departamentos administrativos, Superintendentes, Directores de establecimientos públicos, Gerentes de empresas industriales y comerciales y los Jefes de unidades administrativas especiales.

En el evento de conceder vacaciones colectivas, puede ocurrir que se dé el caso de servidores que no hayan completado el año continuo de servicio, situación por la cual se entenderían que son vacaciones anticipadas y en el caso de ocurrir el retiro del servicio, dichos servidores públicos deben autorizar el descuento del valor que hayan recibido por descanso vacacional y prima de vacaciones de sus emolumentos y prestaciones sociales.

PRIMA DE VACACIONES

¿Qué es la prima de vacaciones y a cuánto equivale?

Es un auxilio económico que percibe el servidor público al cumplir cada año de servicios, la cual equivale a quince (15) días de salario.

¿Cuándo debe pagarse la prima de vacaciones?
 

La prima de vacaciones debe pagarse al mismo tiempo que las vacaciones, es decir, al menos cinco (5) días antes de la fecha para iniciar su disfrute.

Mide la gestión y desempeño institucional en las entidades que están en el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 compilado en el Decreto Único 1083 de 2015.

Es el incentivo por excelencia al buen desempeño institucional de las entidades públicas colombianas. Tiene como propósito el reconocimiento de experiencias exitosas que promuevan, entre otros aspectos, la legalidad, el emprendimiento y la equidad, a través de la innovación pública, las cuales además son inscritas en el Banco de Éxitos de la Administración Pública.

Es el instrumento que permite monitorear y evaluar los avances en la implementación de las políticas de gestión y desempeño de las entidades públicas. Opera como el instrumento de evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Es un registro público, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el cual se consignan, documentan y divulgan las experiencias exitosas en materia de innovación pública.

Organismos y entidades que están en el ámbito de cobertura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1083 de 2017, es decir, entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público de los órdenes nacional y territorial, niveles central (alcaldías y  gobernaciones) y descentralizado.

En el caso de las entidades descentralizadas que tengan capital público y privado, deberán diligenciar la información, aquellas en las que el Estado posea el 90% o más del capital social.

Así mismo, los organismos y entidades que están en el ámbito de cobertura de la Ley 87 de 1993.

• Para conocer sus avances e identificar los aspectos susceptibles de mejora, respecto a la gestión y el desempeño y sobre el estado de avance    del sistema de control interno institucional de cada entidad.
• Para sustentar los ejercicios de planeación institucional con base en los resultados de su gestión.
• Para que las entidades territoriales utilicen los resultados de la medición como insumo para la elaboración de los informes que se deberán entregar en el próximo proceso de empalme.

Los resultados del FURAG se pueden consultar a través del enlace Instructivo de usuario MIPG - Nación 2018; allí se encuentra un reporte interactivo que permitirá visualizar los resultados de todas las entidades que reportaron información a través del FURAG para la vigencia 2018. Este reporte interactivo está dividido en cuatro secciones:

• Resultados MIPG Nación
• Resultados MECI Nación
• Resultados MIPG Territorio
• Resultados MECI Territorio

Así mismo, se podrán consultar una serie de documentos que facilitarán la lectura e interpretación de los resultados tales como la Metodología de Medición 2018, el consolidado de resultados de todas las entidades y el listado de índices de gestión y desempeño calculados para la vigencia 2018.

La convocatoria se hace anual y es coordinada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Es la gestión que realiza una Institución en el formato contenido en el sistema frente al registro, corrección y actualización de la información de sus trámites y Otros Procedimientos Administrativos de cara al usuario - OPA.

Trámite:

Conjunto de requisitos, pasos, o acciones reguladas por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.

Otro procedimiento administrativo -OPA:

Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional, que determina una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad. 

Un formato integrado puede ser registrado en el SUIT, basado en un modelo como producto de su estandarización. Los modelos comprenden:

Modelo = Las acciones o condiciones están reglamentadas en normas nacionales. En el sistema se identifica porque el FI tiene creados momentos, los cuales han sido registrados por el DAFP y deben ser complementados por la institución.

Plantilla = Las acciones o condiciones están reglamentadas en normas territoriales o propias de la Institución. En el sistema se identifica porque el FI NO tiene creados momentos, los cuales deben ser registrados por la institución.

Ver registro Basado en Modelo – Módulo VI Modelos

Código postal es:

Pasos para obtener el código postal:

a. Ingresar a http://www.4-72.com.co/

b. En el menú principal ingrese a servicios de información y de clic sobre la palabra código postal.

c. Posteriormente de clic sobre el mapa

d. De clic sobre "conoce tu código postal"

e. Realizar la búsqueda por cualquiera de los siguientes criterios

f. Al tener este dato regístrelo en el SUIT en el punto de atención que está creando.

Cuando se está modificando un punto de atención repetido o con la dirección repetida y aparece el mensaje "Ya existe un punto de atención con ese nombre"

• En el caso de que el nombre del punto de atención este repetido, se debe cambiar el nombre de alguno de los puntos de atención, colocando el departamento al que pertenece en el caso de los puntos de atención territoriales. Ejemplo: Registraduria Colón – Nariño; y de esta forma permite realizar la modificación sin arrojar error.

• Si estos puntos tienen registros asociados se debe ingresar a cada registro y cambiarle el punto de atención asignado por el modificado anteriormente.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Al ingresar a Gestionar puntos de atención, el SUIT muestra la siguiente información donde se puede ordenar ascendentemente la columna de "Nombre de punto de atención"
2. Aquí se pueden observar los puntos de atención repetidos y se le da clic a la acción de modificar para cambiar el nombre, como se muestra en la figura.

Si es el caso de que la dirección del punto de atención este repetido, se debe cambiar la dirección de alguno de los puntos de atención.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Al ingresar a Gestionar puntos de atención, el SUIT muestra la siguiente información donde se puede ordenar ascendentemente la columna de "Dirección punto de atención"
2. Si al ordenar la columna de la dirección alguna esta repetida, se debe ingresar a modificar la dirección de este punto.

El DAFP creará el usuario con el rol de Administrador de gestión del SUIT, quien realiza las siguientes funciones:

• Gestionar los Administradores de trámites
• Gestionar los formularios de la Institución
• Gestionar el inventario de formatos integrados de la Institución
• Gestionar datos de operación

Para las Instituciones del orden nacional, el Sectorialista remitirá los datos a la mesa de ayuda, con la siguiente información:

• Los nombres y apellidos completos de la persona
• Número de documento de identificación (ejemplo: cédula)
• Teléfono fijo y/o extensión
• Correo electrónico institucional

Para las instituciones del orden territorial, deberán remitir completamente diligenciado el formato que se encuentra publicado en la siguiente ruta:

www.suit.gov.co

Material de capacitación

II Usuarios

El documento en Excel : Creación de usuarios para el orden territorial

1. El Portal gov.co es un punto web que presenta a los ciudadanos la información acerca de los trámites y otros procedimientos de cara a los usuarios que han sido inscritos en el SUIT.

¿Es viable que a un empleado público se le conceda la modalidad laboral del teletrabajo en el exterior? 

Teniendo en cuenta que la finalidad del teletrabajo es la utilización de las tecnologías de la información como soporte para el desarrollo de la actividad laboral, que se podrá otorgar a los servidores públicos siempre que se cumplan con las condiciones establecidas en las normas, en criterio Dirección Jurídica, no es viable otorgar el beneficio del teletrabajo desde el exterior a un empleado público.

¿El otorgamiento del beneficio del teletrabajo a un empleado público se materializa mediante acto administrativo? 

Se considera importante señalar que la entidad u organismo público que decida implementar el teletrabajo como modalidad de trabajo, deberá reglamentarlo mediante un acto administrativo (Resolución), en la cual se señalará de manera clara y sucinta todos y cada uno de los aspectos que rodean el teletrabajo en la entidad, entre ellos, derechos, deberes, el procedimiento dispuesto por la entidad para acceder al beneficio, causales para dar por terminado el teletrabajo etc.   

En ese sentido, se considera que en el caso que una entidad pública haya adoptado el teletrabajo como modalidad laboral, al otorgar el teletrabajo a un empleado público deberá realizarlo igualmente mediante acto administrativo, en el cual se deberá indicar que se incluyen las condiciones que de manera general ha establecido la entidad, incluyendo las específicas causales de terminación del beneficio.

¿El carácter de tele trabajador se considera como un derecho adquirido a favor del empleado?

Se precisa que uno de los principios que orientan el teletrabajo como modalidad de trabajo es la voluntariedad, entendida como el acuerdo de las voluntades de la administración y del empleado público encaminado para que el ejercicio de las funciones propias del empleo se desarrollen mediante dicha modalidad.

Ahora bien, para su implementación y desarrollo la administración deberá proceder a expedir la reglamentación del caso, señalando en forma clara la forma de acceder al beneficio, seguimiento al teletrabajo, así como las causales para su terminación, sin que dicha connotación (teletrabajador) le otorgue al empleado algún tipo de estabilidad laboral o derive en derechos adquiridos a favor de este.

¿La reversibilidad en el teletrabajo es una decisión discrecional de la administración? 

En caso que la entidad decida implementar el teletrabajo como modalidad laboral, la administración deberá reglamentar de manera clara y precisa las condiciones mediante las cuales se implementa el teletrabajo en la entidad, dentro de la reglamentación deberá indicar las causales por las cuales se finaliza el beneficio del teletrabajo para un empleado público.

De otra parte, se considera procedente señalar que el teletrabajo como modalidad laboral comporta como principios para su implementación, duración y terminación, entre otros, la voluntariedad y la reversibilidad, esta última entendida como la facultad que le asiste al empleador para dar por terminado el teletrabajo a un empleado y la posibilidad que le asiste a quien presta sus servicios en la modalidad de teletrabajo para desistir del mismo y en consecuencia, retornar a su puesto habitual de trabajo; es decir, finalizar el teletrabajo como modalidad laboral, y por ello regresar a ocupar su puesto de trabajo en las instalaciones físicas de la entidad.

¿El conferir el teletrabajo a un empleado es una decisión discrecional por parte de la administración?  

El teletrabajo tiene como principio orientador la voluntariedad, entendida como el acuerdo de las voluntades de la administración y del empleado público para realizar las funciones propias del empleo mediante dicha modalidad, su permanencia y la terminación del mismo.

Así las cosas, se indica que el ejercicio de las funciones propias de su cargo por parte del empleado mediante el teletrabajo, será la suma de las voluntades de la administración y del empleado, resaltando que las condiciones para su realización deberán ser reglamentadas de manera clara por la administración.

¿Qué se entiende por cargo equivalente al momento de hacer una incorporación con ocasión de la modificación de la planta de personal?

El artículo 89 del decreto 1227 de 2005, reglamentario de la Ley 909 de 2004, modificado por el decreto 1746 del 1 de junio 2006, establece: “Artículo 1°. Se entiende que un cargo es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura diferente.” Por lo anterior, la noción de cargo equivalente se predica de empleos iguales o similares en cuanto a funciones, requisitos de experiencia, estudios, competencias laborales y que tengan una asignación salarial igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura de empleos, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura de empleos diferente.

¿Es viable el reconocimiento y pago de la prima por coordinación de grupos internos de trabajo en las entidades públicas del nivel territorial?

De acuerdo con lo expuesto, se concluye que si bien las entidades públicas del nivel territorial tienen la competencia para conformar grupos internos de trabajo, el reconocimiento salarial del veinte por ciento (20%) sobre la asignación básica mensual por la coordinación de los mismos, sólo tiene dentro de su ámbito de aplicación a las entidades públicas del orden nacional, razón por la cual se considera que no resulta viable hacer el reconocimiento por coordinación a empleados de una entidad descentralizada del orden territorial, como es el caso de una Empresa Social del Estado del orden Departamental.

¿Qué empleados públicos son beneficiarios del reconocimiento y pago del auxilio de transporte ?

El auxilio de transporte se reconocerá y pagará en todos los lugares del país donde se preste el servicio público de transporte, a favor de los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salarios mínimo legal mensual vigente, y tiene por finalidad subsidiar los gastos que ocasiona el transporte desde su residencia al sitio de trabajo y de éste nuevamente a la residencia del empleado.

Con fundamento en lo expuesto, se considera que los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente, tienen derecho al auxilio de transporte, siempre y cuando en dicho Municipio se preste el servicio público de transporte.

No se tendrá derecho al auxilio de transporte cuando el funcionario disfrute de vacaciones, se encuentre en uso de licencia, suspendido en el ejercicio de sus funciones o cuando la entidad suministre el servicio.

¿Qué empleados públicos son beneficiarios del reconocimiento y pago del subsidio de alimentación?  

Respecto al reconocimiento del subsidio de alimentación se circunscribe para los empleados públicos, a los que su asignación básica mensual no supere el valor señalado en los decretos salariales que expida el Gobierno Nacional año tras año, siempre que el organismo cuente con el presupuesto necesario para su reconocimiento, que la entidad no suministre directamente el alimento y que el empleado no se encuentre en vacaciones, licencia o suspendido del servicio.

Para el caso, de los empleados públicos que devenguen para el año 2017 una asignación básica mensual no superior a un millón quinientos cuatro mil cuarenta y siete pesos ($1.504.047) moneda corriente, tendrán derecho a cincuenta y tres mil seiscientos treinta y cuatro pesos ($53.634) moneda corriente mensuales por concepto de subsidio de alimentación, siempre y cuando la entidad no suministre la alimentación a los empleados.

¿Cuál es la oportunidad y el responsable de realizar el reconocimiento y pago de viáticos a favor de un empleado público en caso del otorgamiento de una comisión de servicios?

Como quiera que la comisión de servicios se otorga a un empleado público para que ejerza sus funciones y/o cumpla actividades que le interesan a la administración en una sede distinta de la entidad, se considera que antes de iniciar la comisión de servicios, la administración debió expedir el acto administrativo otorgando la comisión junto con el reconocimiento y pago de los viáticos y gastos de transporte a favor del empleado comisionado.

¿Es viable el reconocimiento y pago de la prima técnica a favor de los empleados públicos de las entidades del nivel territorial?

A partir de la vigencia de la sentencia con Radicado 11955 del 19 de marzo de 1988, proferida por el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, con ponencia del magistrado Dr. Silvio Escudero Castro, mediante la cual se decretó la nulidad del artículo 13 del Decreto 2164 de 1991, no hay norma que consagre la posibilidad de otorgamiento de prima técnica para los empleados de las entidades del nivel territorial.

Así las cosas, en criterio de esta Dirección Jurídica, no se considera procedente reconocer y pagar primas técnicas a favor de un empelado de una entidad u organismo público del nivel territorial.

¿Qué es un Manual de Funciones y Competencias Laborales?

El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos. Es, igualmente, insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas.

¿Cómo se construye el manual específico de funciones y de competencias laborales? 

El manual debe contener los siguientes elementos:

1. Identificación y ubicación del empleo.

2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo.

3. Conocimientos básicos o esenciales.

4. Competencias Comportamentales.

5. Requisitos de formación académica y experiencia.

La Función Pública además expidió la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, actualizada en septiembre de 2015, y que se encuentra a disposición en nuestra página web: www.funcionpublica.gov.co/guias.

¿El número de fichas del Manual de Funciones y Competencias Laborales debe ser igual al número de empleos públicos que tenga la entidad? 

No necesariamente. El área funcional y el propósito principal del empleo son los elementos que permiten diferenciar los empleos en cada área o dependencia, por lo tanto, lo más recomendable es contar con fichas de empleo distintas para cada área funcional en donde vayan a ser ubicados los empleos de un mismo código y grado salarial. Por ejemplo, si en la planta de personal se cuenta con un profesional universitario grado 11 para el área de planeación y otro para el área jurídica, deberán elaborarse dos fichas de empleo separadas que contengan todos los elementos señalados en la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales (identificación del empleo, contenido funcional, conocimientos básicos, competencias y requisitos de estudio y experiencia).

Sin embargo, si la planta de personal cuenta con varios cargos con igual código, grado salarial, propósito principal y área funcional, la ficha de empleo puede ser la misma.

¿Qué son los núcleos básicos del conocimiento - NBC?

El Decreto 1083 de 2015, introduce los Núcleo Básico de Conocimiento – NBC como un elemento nuevo para los requisitos de estudio del Manual de funciones y competencias laborales. El Núcleo Básico de Conocimiento – NBC es la agrupación de disciplinas académicas o profesiones según la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES), a cargo del Ministerio de Educación Nacional. Los diferentes NBC se encuentran descritos en el artículo 2.2.2.4.9 del Decreto 1083 de 2015 establece:

Cada entidad puede definir en el manual de funciones, los Núcleos Básicos de Conocimiento - NBC que considere necesarios para el ejercicio de un determinado empleo, inclusive si pertenecen a áreas de conocimiento diferentes, siempre y cuando ellos estén relacionados con la naturaleza de las funciones del empleo. Es decir, el registro de varios núcleos de conocimiento para una determinada ficha de empleo es perfectamente válido.  

¿Para que sirven los núcleos básicos del conocimiento en los manuales de funciones y competencias laborales? 

El objetivo de la inclusión de los Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC), es facilitar el ajuste del manual de funciones respecto a sus modificaciones permanentes, las cuales implicaban incluir nuevas disciplinas académicas cada vez que surgían nuevas titulaciones que no aparecían en dicho manual; a razón de la multiplicidad desbordada de programas académicos de educación superior registrados en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior – SNIES.

Con esta disposición se concentran estos programas académicos en 55 Núcleos Básicos del Conocimiento, que permiten un manejo más simple, flexible y práctico tanto para la elaboración del manual de funciones, como para la provisión misma de los empleos, con las salvedades que ya se han hecho sobre el perfil ocupacional y las restricciones legales para algunos empleos específicos. 

¿Cuál es la consecuencia de no realizar los cambios y modificaciones a los manuales de funciones de la entidad pública, conforme a lo establecido en la normatividad vigente? 

No llevar a cabo estos cambios a los manuales de funciones puede conducir a sanciones disciplinarias establecidas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único). No obstante, si bien la acción de ajuste del manual específico no se realiza dentro del término, la respectiva autoridad no pierde la competencia para expedir el respectivo manual ajustado, en los términos del Decreto 1083 de 2015.

¿Cuándo se recomienda establecer alternativas de requisitos de formación académica y experiencia profesional en el manual específico de funciones y de competencias laborales? 

La fijación de alternativas al requisito básico del empleo, aplicando las equivalencias entre estudios y experiencia es discrecional de la entidad. Por lo tanto no es absolutamente necesario definir alternativas en todos los empleos sino en aquellos en los cuales la entidad lo considere pertinente, por razones de oferta laboral o porque las funciones no requieren un alto grado de especificidad en los requisitos.

Es decir, para aquellos empleos en los cuales la entidad ha dispuesto que se requiere de personal altamente calificado y especializado, no se recomienda definir alternativas con el fin de no perder el horizonte del cargo y se mantenga la integridad tanto del propósito principal como de las funciones esenciales del empleo.

Por otra parte, si no se precisan personas altamente calificadas y especializadas para un determinado empleo y se requiere una experiencia que pudiere ser compensada con requisitos diferentes a los exigidos inicialmente, seguramente y como excepción a la regla, pueden establecerse las alternativas que se consideren necesarias para poder obtener la flexibilidad en empleos cuyos perfiles pueden ser aplicables a diferentes dependencias de la organización. Lo ideal es que se establezca como máximo una alternativa de requisitos para mantener la integridad del perfil.

¿Existe algún formato especial para la actualización del manual de funciones? 

No existe un formato especial para realizar el manual de funciones, lo fundamental es que contenga los parámetros indicados en la Guía para establecer o modificar el manual de funciones y competencias laborales, y se hagan de conformidad con la normativa vigente, es decir, cuidando que no se desnaturalicen los empleos (que se asignen funciones que no correspondan a cada nivel), que los requisitos establecidos correspondan con los requisitos generales establecidos para entidades del orden nacional (art. 2.2.4.1 y subsiguientes del Decreto 1083 de 2015), y se respeten los límites mínimos y máximos para cada nivel de empleo en el orden territorial (art. 13 del Decreto 785 de 2005). 

¿Se pueden hacer ajustes parciales en los manuales de funciones? 

En efecto, tanto para las entidades del orden nacional como las territoriales, es función del área de talento humano mantener actualizado el manual de funciones y de competencias laborales, y dicha actualización implica en algunas ocasiones hacer modificaciones parciales, como por ejemplo adicionar funciones a un empleo, modificar requisitos o abrir nuevos perfiles (fichas) de empleo. En todo caso, cada modificación debe estar justificada técnicamente y se adopta mediante acto administrativo del jefe de la entidad.

¿El ajuste o actualización del manual se hace por medio de estudio técnico o diagnóstico? 

No es necesario realizar un estudio técnico. Sin embargo, cuando el ajuste implica precisar, adicionar, fusionar o suprimir funciones, es conveniente que se deje documentado el proceso de ajuste en esas materias.

Para las entidades territoriales no se encuentran estipulados los requisitos de experiencia como sí se establecen para las entidades del orden nacional ¿Cuál sería el parámetro para establecerlos? 

En el Decreto 785 de 2005 no se estipula el detalle de requisitos de estudios y experiencia por grado, en razón a que la adopción de las escalas salariales y la identificación de los grados para cada empleo es una autonomía de los entes territoriales y por lo tanto no son similares a las del nivel nacional. En consecuencia cada entidad territorial deberá diseñar su propia matriz de requisitos, a partir de los topes mínimos y máximos de los requisitos señalados en el Decreto 785 de 2005. Igualmente se puede tener como parámetro de progresividad, en la exigencia de estudios y experiencia.

¿Cuál es la jornada laboral de los empleados públicos?

La jornada ordinaria de trabajo que deben cumplir los empleados públicos corresponde a cuarenta y cuatro (44) horas semanales, podrá ser distribuida por el Jefe del Organismo de acuerdo con las necesidades del servicio, para ser cumplida de lunes a sábado, pudiendo compensar la jornada de este último día con tiempo diario adicional en los restantes.

¿Es viable el reconocimiento y pago de horas extras, dominicales y festivos a favor de empleados públicos del nivel profesional?

En el caso que las labores se presenten en forma habitual o permanente en días dominicales y festivos, el trabajador tiene derecho a una remuneración equivalente al doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de descanso compensatorio. Tendrán derecho a este reconocimiento los empleados sin importar el nivel jerárquico al que pertenezca.

El trabajo en dominicales y festivos de manera ocasional da lugar a la  compensación con un día de descanso remunerado o con una retribución en dinero, a elección del empleado. En este evento se deberá tener en cuenta los niveles y condiciones a que hace referencia el artículo 40 del Decreto 1042 de 1978, de manera que sólo tienen derecho a su reconocimiento los empleados del nivel técnico hasta el grado 9 y asistenciales hasta el grado 19 y su correspondiente en el nivel territorial.

Ahora bien, no existe disposición que permita el reconocimiento del trabajo suplementario o de horas extras a empleados públicos del nivel profesional; es por eso que se recomienda suplir el tiempo laborado por fuera de la jornada ordinaria con tiempo de descanso.

¿Es procedente el reconocimiento y pago del recargo nocturno a favor de los empleados públicos de las entidades del nivel territorial? 

Respecto del reconocimiento por el trabajo desarrollado en jornada nocturna, resulta procedente señalar que si las labores ordinaria o permanentemente se desarrollan en jornada nocturna, los empleados tendrán derecho a recibir un recargo del treinta y cinco por ciento sobre el valor de la asignación mensual; para este caso no se tiene en cuenta la clasificación, el nivel y el grado salarial de los empleados, por lo que tienen derecho a su reconocimiento los empleados de los niveles asistencial, técnico y profesional.

¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que un contratista se postule al cargo de Congresista? 

De acuerdo con lo señalado en el artículo 179 de la Constitución Política, no podrá ser elegido Congresista quien haya intervenido en gestión de negocios ante entidades públicas, o en la celebración de contratos con ellas en interés propio, o en el de terceros, o haya sido representante legal de entidades que administren tributos o contribuciones parafiscales, dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la elección. Las inhabilidades previstas en los numerales 2, 3, 5 y 6 se refieren a situaciones que tengan lugar en la circunscripción en la cual deba efectuarse la respectiva elección.

Se debe tener en cuenta, que lo que constituye causal de inhabilidad es la intervención en la celebración de contratos y no su ejecución. En consecuencia, puede inferirse que la fecha que se debe tener en cuenta para que se configure la causal de inhabilidad relacionada con la celebración de contratos es el momento de su suscripción y no su ejecución.

¿Los miembros de una Unidad de Trabajo Legislativo (UTL) del Congreso de la República pueden participar en las elecciones al Congreso a celebrarse en el año 2018, sin haber renunciado un año antes de la respectiva elección? 

Esta Dirección Jurídica considera que un Asesor de una Unidad Legislativa del Congreso al no ejercer autoridad administrativa o civil por sus funciones predominantemente asesoras para el logro de la función legislativa, no debe presentar renuncia a su empleo un (1) año antes de las respectivas elecciones. 

No obstante, el empleado público que no ejerza jurisdicción ni autoridad y que aspire a ser elegido como Representante a la Cámara o como Senador, deberá presentar renuncia a su empleo antes del día de la inscripción suya como candidato, toda vez que no podría participar en política como empleado público, teniendo en cuenta las disposiciones existentes sobre prohibición de participación o intervención en política de los servidores públicos.

De otra parte, un contratista de prestación de servicios vinculado en el Congreso de la Republica se encontrará inhabilitado para aspirar a ser elegido Representante a la Cámara o Senador si el contrato lo suscribió dentro de los seis meses (6) anteriores a las elecciones. 

Ahora bien, si el contrato lo suscribió con antelación mayor a los seis (6) meses de la fecha de las  elecciones, así el contrato se encuentre en ejecución, se colige que no existe inhabilidad, en razón a que la norma limita la inhabilidad a la suscripción pero no a su ejecución.

¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que quien presta sus servicios en una entidad pública sin que medie nombramiento y posesión o la suscripción de un contrato se postule para ser elegido como Congresista? 

Se considera procedente  analizar las funciones generales del empleo con el fin de determinar si las mismas implican ejercicio de autoridad política, civil, administrativa o militar. 

Si revisadas las funciones asignadas al empleo se determina que ellas implican poderes decisorios, de mando, imposición, vigilancia y control sobre los subordinados y las personas jurídicas y naturales, se presentaría la inhabilidad consagrada en el numeral 2 del artículo 179 de la Carta Política, razón por la cual el empleado deberá presentar renuncia a su cargo al menos doce (12) meses antes de las elecciones, en el caso que el interesado advierta que en el ejercicio de su empleo no ejerce autoridad civil, política o administrativa, no se presentaría la inhabilidad consagrada en el numeral 2 del artículo 179 estudiado, dicho análisis deberá realizarlo el interesado de acuerdo con las funciones de su empleo.

Por otra parte, es preciso señalar que los servidores públicos no podrán tomar parte en las actividades de los partidos y movimientos políticos y en las controversias políticas, sin perjuicio de ejercer libremente el derecho al sufragio; por tal razón, ningún empleado público podrá intervenir en política, hasta tanto el legislador no expida la ley estatutaria que establezca las condiciones en que se permitirá su participación.

Considerando lo anterior, en criterio de esta Dirección jurídica, se considera que el empleado público que no ejerza jurisdicción ni autoridad y que aspire a ser elegido como Congresista, deberá presentar renuncia a su empleo antes del día de la inscripción suya como candidato, toda vez que no podría participar en política como empleado público, teniendo en cuenta las disposiciones existentes sobre prohibición de participación o intervención en política de los servidores públicos. 

¿Existe algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para que un empleado público en uso de licencia no remunerada suscriba un contrato de prestación de servicios con otra entidad pública? 

Durante la licencia ordinaria el servidor público no pierde su calidad como tal, adicionalmente, se precisa que por expresa prohibición Constitucional y legal, los servidores públicos se encuentran inhabilitados para celebrar contratos Estatales, con las entidades u organismos públicos del Estado ya sea directa o indirectamente.

Así las cosas, se colige que el empleado público en uso de una licencia no remunerada se encuentra inhabilitado para suscribir un contrato de prestación de servicios con la misma u otra entidad pública.

¿Un concejal que ha finalizado su período Constitucional se encuentra inhabilitado para ser nombrado como empleado público o suscribir un contrato estatal con una entidad pública del respectivo municipio?

Se considera que al terminar el periodo constitucional las incompatibilidades de los concejales se extinguen, por consiguiente, no se encuentra impedimento legal para que la persona que ejerció como concejal de un municipio, aun en el caso que se haya desempeñado como presidente de la corporación, en la Administración siguiente se vincule como empleado público o celebre un contrato estatal en el mismo municipio, siempre que cumpla con el perfil y los requisitos para acceder a uno u otro.

¿Una persona que tiene suscrito un contrato de prestación de servicios con una entidad del Estado puede vincularse como empleado público en la misma entidad pública? 

En criterio de esta Dirección se considera que en el evento en que una persona haya celebrado contrato con una entidad oficial, se vincule como empleado público, le sobrevendría la inhabilidad contemplada en el artículo 8º literal f) de la Ley 80 de 1993, situación que le obligaría a ceder los contratos previa autorización escrita de la autoridad contratante, o si ello no fuere posible deberá renunciar a su ejecución.

¿Un Concejal de un municipio puede celebrar contrato estatal con una entidad pública de un municipio diferente al que es concejal? 

En criterio de esta Dirección Jurídica, como quiera que el concejal municipal es considerado un servidor público, se encuentra inhabilitado para celebrar contratos con entidades del Estado y con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 127 Constitucional y el numeral 1º, literal f) del artículo 8º de la Ley 80 de 1993.

¿Existe algún tipo de inhabilidad para que un ex empleado del nivel directivo de una entidad del nivel municipal suscriba un contrato de prestación de servicios con la misma entidad? 

Las inhabilidades para que ex servidores públicos contraten con el Estado consagradas en los artículos 8 de la Ley 80 de 1993 y 4 de la Ley 1474 de 2011, aplica frente a la entidad respectiva para quienes hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

En ese sentido se considera que quien ejerció un empelo del nivel directivo en una entidad u organismo público, se encuentra inhabilitado para celebrar contratos estatales con la misma entidad durante los dos (2) años siguientes a su retiro.

¿Las entidades descentralizadas del orden territorial están obligadas al presentar la encuesta de calidad?

No, para las entidades del orden territorial no es obligatorio; sin embargo, si la entidad cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad la pueden responder.

¿Cómo puedo acceder a las instrucciones de diligenciamiento del formulario?

En la parte inferior de la la página del aplicativo se pueden descargar las instrucciones de diligenciamiento, para que pueda orientarse sobre toda la estructura del reporte.

¿El informe se puede enviar a algún correo?

El informe no debe enviarse a ningún correo, éste se diligencia en el mismo aplicativo en la pestaña de informe, donde se deben diligenciar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno.

¿Cuándo puedo consultar los resultados de mi reporte?

Una vez se dé el cierre del aplicativo se iniciará con el procesamiento de la información diligenciada y los resultados podrán visualizarse durante el mes de marzo del año en curso.

¿Qué debo hacer con los resultados cuantitativos obtenidos?

Los resultados cuantitativos deben ser utilizarlos para revisar las posibles acciones de mejora para el Sistema de Control Interno.

¿Puedo conocer un bosquejo general del contenido de la encuesta, antes de contestarla?

Debido a la finalidad del formulario, el cual no sólo indaga por la carencia o existencia de los elementos MECI, sino que también por la madurez, la previsualización del cuestionario definitivamente invalidaría las respuestas obtenidas. Por ende, obtener un bosquejo antes de diligenciar la encuesta no es posible, pero se puede revisar el instructivo que se encuentra en la página del aplicativo, donde podrá encontrar datos de relevancia para el informe.

¿Las empresas sociales del estado están obligadas a desarrollar la encuesta de calidad?

La encuesta de calidad puede ser diligenciada por estas entidades, dado que se indaga por temas generales de procesos, procedimientos, indicadores, entre otros comunes al sistema de acreditación que manejan estas entidades.

¿Es viable que a un empleado  se le asignen funciones diferentes a las contenidas para el empleo en el manual específico de funciones y competencias laborales?

En criterio de esta Dirección Jurídica, se considera pertinente que a un empleado se asignen funciones adicionales a las consignadas para su empleo en el manual específico de funciones y de competencias laborales, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza jerárquica y área funcional del empleo y sin desconocer las orientaciones de la sentencia C-447 de 1996, antes citada.

Así las cosas, la asignación de funciones es una figura a la que puede acudir la administración cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a los cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un  cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Cabe señalar, que esta figura no tiene una reglamentación para determinar por cuánto tiempo se pueden asignar las funciones adicionales a un empleado, ni cuántas funciones se le pueden asignar, siempre y cuando no se desnaturalice el cargo que desempeña.

¿Es viable asignar funciones de un empleo del nivel directivo a un empleado del nivel profesional?

Se considera procedente que a un empleado público se le asignen funciones adicionales a las establecidas en el manual especifico de funciones y de competencias laborales para el cargo del cual es titular, siempre que las funciones que se pretenden asignar, guarden relación con el empleo del cual se es titular, con el fin de no desnaturalizar el empleo.

Por lo anterior, es necesario que al interior de la entidad se revisen las actuaciones y actos administrativos del caso en atención a lo que se acaba de expresar, con el fin de que todos los empleos de la entidad, tengan definidas sus funciones, tareas y responsabilidades que correspondan al nivel jerárquico de los cargos.

¿Se considera viable que durante el disfrute de una comisión de estudios al exterior se sigan ejerciendo funciones propias del empleo?

Es procedente indicar que durante el disfrute de una comisión de estudios en el exterior, el empleado se separa de las funciones asociadas al cargo, por lo que no se considera viable que continúe ejerciendo funciones propias del empleo.

¿Qué se entiende por estructura organizacional?

La estructura organizacional es entendida como el conjunto de dependencias y sus funciones, las cuales deben responder a los propósitos institucionales en términos de eficacia, eficiencia y efectividad para la prestación de los servicios por parte de las entidades, logrando la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

¿Cuál es la diferencia entre modernización institucional y rediseño institucional? 

No existe definición legal en el ordenamiento jurídico colombiano, siendo preciso anotar que este Departamento no pretende imponer una interpretación teórica, toda vez que existen múltiples de ellas según los diversos enfoques y tratadistas de la ciencia administrativa. No obstante lo anterior, se sugiere un texto académico que trata sobre la evolución de estos términos en las denominadas “reformas de primera y segunda generación en América Latina”, el cual ha servido como insumo para desarrollar la Cartilla de Administración Pública No. 19. “Guía de Modernización de Entidades Públicas”.  

Se puede inferir que reorganización, modernización reestructuración y rediseño administrativo, son sinónimos que se pueden definir como el análisis de la situación actual de una entidad pública respecto al cumplimiento de su objeto, funciones, procesos y prestación del servicio, y busca proponer alternativas de mejora en la organización de la entidad para su óptimo desarrollo.

¿Qué autoridad es la competente para aprobar la modificación de estructura de una entidad pública? 

En el orden nacional:

La competencia para la modificación de la estructura de las entidades del orden nacional, es del Presidente de la República conforme a lo señalado en artículo 54 de la Ley 489 de 1998.

Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del orden nacional requieren de concepto técnico favorable por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, previo a la expedición del acto administrativo correspondiente, de acuerdo con el artículo 95 del Decreto 1227 de 2005.

En el orden territorial:

Es necesario aclarar que la competencia para modificar la estructura de la administración municipal (creación o supresión de dependencias o entidades), le corresponde a los Concejos Municipales o al Alcalde dotado de facultades extraordinarias, conforme a lo señalado en el artículo 313 de la Constitución Política.

Las entidades territoriales, tanto del nivel central como descentralizadas, cuentan con autonomía administrativa, por lo tanto no requieren aprobación de ninguna entidad para llevar a cabo sus modificaciones a la planta de personal.

La competencia de la Función Pública, en lo que tiene que ver con los procesos de reforma administrativa en el nivel territorial, incluida la modificación de la planta de personal, es únicamente la de brindar la asesoría que tales entidades estimen necesaria. No obstante, cuando se trate de municipios clasificados en 5ª y 6ª categoría, aquellos contarán con el acompañamiento gratuito de la Escuela Superior de Administración Pública, según los términos del Artículo 5° de la Ley 1551 de 2012.

¿Qué proceso se debe adelantar para realizar la supresión de una entidad territorial? 

Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con una justificación asociada o por lo menos uno de los principios descritos en el artículo 52 de la Ley 489 de 1998. Así mismo, es importante tener en cuenta los parámetros establecidos en el Decreto 254 de 2000 y la Ley 1105 de 2006, que aun cuando aplica para entidades del orden nacional, señala las pautas para llevar a cabo dicho proceso de liquidación.

¿Quién tiene la competencia para fijar las asignaciones básicas e incremento salarial? 

En el orden nacional: El Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente de la República, dicta mediante Decreto en cualquier momento del año, las asignaciones básicas e incremento salarial de los empleados públicos, con la claridad de que una vez se tome una decisión, los decretos salariales tendrán efectos fiscales a partir del 1° de enero de 2017.

En el orden territorial: corresponde a la Asamblea departamental o al Concejo municipal, según sea el caso, fijar conforme al presupuesto respectivo y dentro de los límites máximos salariales establecidos por el Gobierno Nacional, las escalas de remuneración correspondientes a las diferentes categorías de empleo del municipio, dependiendo de las particularidades de cada entidad territorial y teniendo en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos para los entes territoriales previsto en el Decreto 785 de 2005. Dicha función también la puede cumplir el respectivo gobernador o alcalde dotado de facultades extraordinarias.

¿Se debe realizar incremento salarial cada año? 

Sí, por disposición constitucional y legal, el ajuste o incremento salarial es de carácter obligatorio. El ajuste salarial se efectúa reconociendo la pérdida de la capacidad adquisitiva del dinero y se actualiza año a año, así el reajuste del valor del salario se realizará de acuerdo al índice de precios al consumidor (IPC) y eventualmente a otros factores.

¿Qué elementos se deben tener en cuenta en el orden territorial para fijar la escala salarial y el incremento salarial? 

No sobrepasar el límite máximo salarial establecido por el Gobierno Nacional;

El salario del Alcalde, con el fin de que ningún funcionario devengue un salario superior al de aquel;

Las finanzas y presupuesto de la entidad, de manera que no se comprometa su equilibrio y sostenibilidad financiera; y

El derecho al incremento salarial de que gozan todos los empleados del ente territorial.

Los indicadores de gasto de funcionamiento que establece la Ley 617 de 2000.

¿ Es viable la entrega en dinero a los empleados públicos por concepto de dotación? 

Es posible cumplir con la obligación de entrega de la dotación  a los funcionarios que por ley tienen derecho cada año, a través del sistema de bonos contratados con personas o empresas que suministren el calzado y vestido de labor, que resulten adecuados  para la clase de labor que se desempeña, la naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad; sin embargo se resalta que su reconocimiento en dinero no será procedente, excepto cuando se pague como parte de la indemnización laboral al retiro del servicio, cuando no se reconoció en el momento que se encontraba vinculado el empleado, en razón a la naturaleza de dicha prestación.

Así las cosas, se precisa que mientras el vínculo laboral se mantenga vigente no hay lugar al pago en dinero, únicamente habrá lugar a reconocer la dotación en dinero cuando el servidor se retire del servicio y la administración le deba su reconocimiento.

¿Qué empleados tienen derecho a recibir dotación?

La dotación es una prestación social consistente en la entrega gratuita y material de un vestido y un calzado a cargo del empleador y para uso del servidor público en las labores propias del empleo que ejerce; los requisitos para acceder al derecho a la dotación son: que el servidor reciba una asignación básica mensual inferior a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, y que haya cumplido más de tres meses al servicio de la entidad.

¿Cuál es la prescripción de la dotación?

En virtud de lo dispuesto por el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo, las acciones que emanen de las leyes sociales prescribirán en tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible. El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpirá la prescripción pero sólo por un lapso igual.

Así las cosas, los derechos laborales que superaron los tres (3) años de causación sin que se hayan cancelado o se haya realizado la reclamación respectiva se encuentran prescritos, situación que deberá analizar la administración de manera particular.

No obstante lo anterior, la solicitud por escrito realizada por un empleado público, suspende los términos de prescripción por un lapso igual.

¿Es viable el otorgamiento de Kits escolares para los hijos de los funcionarios de una E.S.E., dentro de programas de Bienestar Social?

Una vez revisada la legislación vigente para el tema de la consulta, consideramos que no resulta viable jurídicamente el otorgamiento de los Kits escolares mencionados en la pregunta, debido a que la normatividad no contempla ese tipo de ayudas dentro de los Programas de Bienestar; sin perjuicio de lo anterior, podría estudiarse la posibilidad de enfocar las ayudas educativas para los hijos de los empleados, subsidiando las matriculas para programas de básica primaria; reglamentando la materia con base en estudios técnicos que permitan determinar grupos de beneficiarios bajo criterios de equidad, eficiencia, economía, cobertura y siempre que la entidad cuente con el presupuesto para implementarlos. 2007EE5032 del 04 de Julio de 2007.

¿Qué condiciones deben tener los empleos para ser considerados Gerencia Pública?

En las entidades del orden nacional es gerente público quien cumple las cuatro condiciones siguientes: 1. Ser funcionario público 2. Pertenecer al nivel directivo 3. Ocupar un empleo de libre nombramiento y remoción 4. No haber sido nombrado directamente por el Señor Presidente de la República. En las entidades del orden territorial es gerente público quien cumple las cuatro condiciones siguientes: 1. Ser funcionario público 2. Pertenecer al nivel directivo 3. Ocupar un empleo de libre nombramiento y remoción 4. No estar desempeñando el cargo de: Secretario de Despacho, Director, Gerente, Rector de Institución de Educación Superior distinto a los entes universitarios autónomos. (Ver artículo 47 de la Ley 909 de 2004).

¿Los secretarios de despacho de las alcaldías son gerentes públicos?

No. Los empleos de secretario de despacho de las entidades del orden territorial no se consideran gerentes públicos y por lo tanto no están obligados a concertar acuerdos de gestión. En igual situación están los directores, gerentes o rectores de instituciones de educación superior distintas a los entes universitarios autónomos. (Art. 47, Ley 909 de 2004).

¿Qué otros empleos del nivel territorial no se consideran Gerencia Pública?

En el nivel territorial, no se consideran empleos de Gerencia Pública aquellos que han sido considerados de Alta Dirección Territorial, de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo del artículo 4 del Decreto 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. Estos empleos son: Diputados, Gobernadores, Concejales, Alcaldes Municipales o Distritales, Alcalde Local, Contralor Departamental, Distrital o Municipal, Personero Distrital o Municipal, Veedor Distrital, Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos, Gerentes de Unidades Administrativas Especiales, Directores, Gerentes o Presidentes de entidades descentralizadas.  Así mismo, de conformidad con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, el empleo de Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en el nivel territorial, a partir de la vigencia de la citada ley pasa a clasificarse como de período fijo de cuatro (4) años que comienza en la mitad del respectivo período del Gobernador o Alcalde. Por lo cual también quedan exceptuados.

¿Quien está en calidad de encargado en un empleo de gerencia pública, concerta acuerdo de gestión?

Si se trata de un encargo en situación de vacancia definitiva, el encargado no concerta acuerdo de gestión porque esta situación administrativa no puede superar los tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo debe ser provisto en forma definitiva (artículo 24. Ley 909 de 2004), y de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.13.1.9 del Decreto 1083 de 2015, para que el gerente público y su superior jerárquico concerten y formalicen el acuerdo de gestión se prevé un plazo no mayor a cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de posesión del cargo; se entendería entonces que en la situación de encargo antes mencionada no se alcanzaría a concertar el acuerdo de gestión. Si se trata de un encargo en situación de vacancia temporal el encargado si debe suscribir acuerdo de gestión con su superior jerárquico, siempre y cuando dicha vacancia supere los cuatro (4) meses antes mencionados.

¿Cuál es la fecha máxima para concertar y evaluar el acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión está muy ligado a la planeación institucional; por lo tanto, debe concertarse en el momento en que se adopten las metas y planes institucionales. Su evaluación debe realizarse en un plazo no mayor de tres meses, contado a partir de la finalización de la vigencia del acuerdo; sin embargo, es conveniente que este proceso se realice antes de que se surtan las evaluaciones del desempeño de los servidores de carrera, para que sirva de referente de las mismas.

¿Cada cuánto se hace seguimiento a los acuerdos de gestión?

El artículo 2.2.13.1.10 del Decreto 1083 de 2015 estipula que los compromisos pactados deben ser objeto de seguimiento permanente, del cual debe dejarse constancia escrita de los aspectos más relevantes para que sirvan de soporte en la evaluación. Dada la relación tan estrecha que existe entre los acuerdos de gestión y la planeación institucional, sería conveniente ajustar el seguimiento de éstos a las fechas y condiciones de seguimiento de dicha planeación.

¿Quién debe evaluar el acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión debe evaluarlo el superior jerárquico del gerente público y esta función es indelegable.

¿Cuando el superior jerárquico del gerente público renuncia, debe efectuar la evaluación del acuerdo?

Si. Antes de retirarse de la entidad el superior jerárquico debe proceder a evaluar los acuerdos de gestión que haya suscrito con sus subalternos. El nuevo superior jerárquico debe revisar, con el gerente público, los compromisos concertados con el anterior jefe, ya sea para validarlos o para cambiar lo que considere pertinente y al finalizar la vigencia del acuerdo, éste deberá ponderar su evaluación con la del jefe anterior para calificar el acuerdo de gestión.

¿Cuál es la vigencia de un acuerdo de gestión?

El acuerdo de gestión debe pactarse para una vigencia anual que coincida con los períodos de programación y evaluación previstos en el ciclo de planeación de la entidad. Así mismo, habrá períodos inferiores dependiendo de las fechas de vinculación del respectivo gerente público (Art. 2.2.13.1.6 del Decreto 1083 de 2015).

¿Se debe formalizar el acuerdo de gestión?

Cualquiera sea el sistema de evaluación que se adopte, éste debe establecerse reglamentariamente. Dicha reglamentación deberá contemplar, entre otras cosas, los criterios para involucrar la evaluación de gestión de las oficinas de control interno, la escala de valoración del acuerdo de gestión, las condiciones para obtener la máxima calificación. Se sugiere que en dicha reglamentación se contemplen también aspectos como el número de seguimientos que se realizarán en la vigencia del acuerdo, las fechas de concertación y evaluación de los acuerdos y el tratamiento de las evidencias de desempeño.

¿Existe una metodología obligatoria para concertar los acuerdos de gestión?

El Departamento ha diseñado una metodología para concertar, hacer seguimiento y evaluar los acuerdos de gestión, la cual debe ser adoptada siempre y cuando la entidad no haya desarrollado su propio mecanismo de evaluación para los gerentes públicos.

El Código de Integridad fue construido teniendo en mente a todas las personas que trabajan al servicio del país desde las entidades de la rama ejecutiva del Estado. Esto, por supuesto, incluye a maestros, policías, soldados, diplomáticos, servidores de planta temporal, contratistas del Estado, pasantes, etc., independiente de en qué parte del país se encuentren. Por esto, hacemos énfasis en la necesidad de involucrar a todas las personas que trabajan en las entidades en los procesos de socialización y apropiación de este Código, independiente de su tipo de contratación.

El Código de Integridad busca ser el complemento pedagógico, positivo y preventivo de las disposiciones de la Ley Anticorrupción. En este sentido, su implementación contribuye a los procesos que cada entidad desarrolla para cumplir con lo dictaminado en dicha Ley, así como es evidencia adicional para las evaluaciones de Transparencia por Colombia. Por último, es importante dejar claro que la Política de Integridad está completamente articulada con el proyecto de la Ruta de Integridad de la Secretaría de Transparencia.

El Código en sí mismo no es suficiente para convertirse en una guía pedagógica realmente aplicable de los valores y acciones propuestas. Es fundamental contar con un sistema de implementación que permita no sólo que los servidores públicos conozcan el Código, sino que efectivamente tengan espacios para vivirlo, interiorizarlo, apropiarlo, relacionarlo con su labor cotidiana. Para esto, creamos la Caja de Herramientas de socialización y apropiación del Código. Esta caja es solo un compendio de ideas, no es vinculante ni de obligatorio cumplimiento. Las entidades podrán optar por adaptar las herramientas a sus necesidades y realidades, así como por implementar sus propias metodologías para trabajar el Código de Integridad con los servidores.

La caja de herramientas es una guía práctica de implementación del Código que permitirá darle vida a estos valores. Contiene una serie de actividades y estrategias para llevar a cabo la socialización e implementación del Código de Integridad dentro de las entidades. Más allá de las actividades en particular, la caja se constituye en una propuesta de una nueva manera de hacer las cosas, de ubicar al servidor público en el centro de estos asuntos y de buscar, a través de actividades lúdicas, innovadores, dinámicas, simbólicas y reflexivas que impacten en lo cotidiano, identificar buenas prácticas para enaltecer, compartir y aprender de ellas, y ajustar hábitos negativos en nuestra labor como servidores.

El Artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, por el cual se expide el MIPG II, expresa que: “En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.”

Como se infiere del artículo referenciado, las políticas del MIPG serán planeadas y evaluadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual deberá ser el único comité en las entidades. No obstante, se podrán conformar grupos de trabajo, equipos técnicos o fuerzas de tarea que apoyen la formulación de estrategias de operación y articulación al interior de la entidad. En el caso de que estos grupos ya estén conformados, podrán continuar trabajando como grupos de trabajo que apoyen el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y deberán cambiar su nombre de manera que ya no se conozcan como comités.

En este nuevo contexto, se sugiere ajustar el nombre del Comité de Ética y que este equipo de trabajo se convierta en un grupo de apoyo que trabaje de la mano con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para adelantar la socialización y apropiación del Código de Integridad, así como seguir adelante con las funciones que se venían manejando previamente. Para las entidades que no cuentan hasta el momento con comités de ética, sugerimos crear un equipo de trabajo de integridad.

Este equipo de trabajo debe ser liderado por los grupos de gestión humana como líderes de la política de integridad. Otros aliados para este equipo son: Oficinas de planeación, oficinas de control interno, grupos y oficinas de comunicaciones, y grupos de servicio al ciudadano.

El FURAG 2 incluye preguntas que buscan medir el nivel de implementación del Código de Integridad en las entidades, pero estas preguntas no serán empleadas para evaluar el nivel de integridad de cada entidad. Esto obedece a dos razones: la primera es que buscamos que las entidades no implementen el Código de Integridad porque se sientan obligadas a hacerlo, sino porque consideren que es importante; la segunda es que entendemos la integridad como un compendio de actitudes y comportamientos de los servidores públicos que buscamos sean reforzados a través del Código.

En este sentido, construimos un índice de integridad que contempla la gestión de las entidades en 3 categorías: 1. Adecuación institucional para la integridad, 2. acciones para promover ciudadanos corresponsables, y 3. acciones para promover la integridad de los servidores públicos.

Así mismo, la Política de Integridad cuenta con una Matriz de Autodiagnóstico que permitirá a las entidades hacer una revisión de su gestión en la implementación y seguimiento del código de integridad.

No es necesario; En la medida que el MIPG fue decretado mediante la expedición del Decreto No. 1499 de 2017, desde el momento de su expedición todos sus componentes entraron en vigencia para las entidades para las cuales tiene aplicabilidad el modelo. Esto quiere decir que con dicho decreto el Código de Integridad entró en vigencia jurídica para todas estas entidades. Ahora bien, si por facilidades administrativas es de utilidad para la entidad expedir un acto administrativo que derogue el código de ética anterior y adopte el Código de Integridad, es completamente válido.

Como un paso previo a la adaptación del código, sugerimos adelantar el proceso de armonización entre el Código de Ética de la entidad y el Código de Integridad, lo cual permitirá identificar qué elementos del código de ética particulares de cada entidad no hacen parte del Código de Integridad. El siguiente paso será entonces determinar si esos elementos son fundamentales para la entidad y por tanto deben o no ser adicionados al Código de Integridad de la entidad.

Cada entidad podrá optar por agregar hasta dos valores adicionales, así como añadir o ajustar principios de acción de los 5 valores del código general. Estas adaptaciones al Código general son complemente opcionales y corresponden a la autonomía de cada entidad; de preferirlo así, una entidad es libre de adoptar el Código de Integridad sin hacer modificaciones.

Para esto, hemos dispuesto un mecanismo de armonización en la Caja de Herramientas (ver pregunta 8), así como sugerimos llevar a cabo un proceso participativo para involucrar a los servidores de la entidad en la toma de decisiones en torno a la adaptación del Código.

En cuanto a la imagen gráfica, el código de integridad, así como todos los materiales de las actividades y estrategias que componen la Caja de Herramientas son completamente adaptables a la imagen de cada entidad. De hecho, en algunas entidades incluso han optado por re-nombrar el Código y han implementado varios tipos de estrategias para crear una “marca” en torno a su código de integridad particular.

Códigos de ética:

Estrictamente hablando, el Código de Integridad reemplaza a los códigos de ética de las entidades que fueron construidos bajo el marco del MECI. En este sentido, invitamos a las entidades a hacer parte de la implementación del Código de Integridad del Servicio Público, generando un proceso de armonización entre los valores formulados por la entidad en el Código de Ética, frente a lo formulado en el Código de Integridad (ver pregunta 8).

Con esto buscamos que esta estrategia no sea un “borrón y cuenta nueva”, sino que las entidades puedan efectivamente dar continuidad a sus procesos previos mediante la apropiación del Código de Integridad, y que esta estrategia se vea enriquecida por el conocimiento que cada grupo de gestión humana tiene de su entidad. Buscamos frenar la dispersión de códigos de ética y que todas las entidades del país compartamos un estándar de comportamiento definido a través de los 5 valores que componen el Código de Integridad.

Códigos de Buen gobierno:

Estos códigos fueron concebidos desde el MECI como instrumentos diferentes a los códigos de ética por su enfoque en la gerencia corporativa. Si bien con el paso de los años en muchas entidades los códigos de ética y de buen gobierno se han fusionado, creemos que es importante diferenciarlos. En este sentido, el Código de Integridad no tiene relación alguna con los códigos de buen gobierno, ni los afecta de ninguna manera.

Dicho lo anterior, las entidades en donde existen códigos de buen gobierno vigentes y de utilidad para los procesos gerenciales tienen total autonomía para seguirlos trabajando de manera independiente al Código de Integridad.

Códigos de ética del auditor interno:

Según el Decreto 648 de 2018, en el cual se establecen los instrumentos para la actividad de la auditoría interna, el Código de Ética del Auditor es un instrumento esencial para dicho proceso y, como tal, se constituye en un elemento clave en el desarrollo de las funciones de los auditores internos de las entidades, pues contiene lineamientos que atienden a la objetividad, independencia y debido cuidado profesional que deben tener dichos servidores públicos en el ejercicio de su labor. En este sentido, el Código de Ética del Auditor es distinto al Código de Integridad, dado que el segundo es una guía de acción para la totalidad de los servidores públicos independiente de sus funciones específicas.

Ahora bien, se recomienda revisar la posibilidad y pertinencia de incluir en el Código de Ética del Auditor elementos del Código de Integridad para así alinear estos instrumentos y facilitar su seguimiento y evaluación futura.

Como parte de la operación del MIPG II, cada entidad deberá emprender un proceso para adoptar el Código de Integridad, haciendo las modificaciones que se consideren pertinentes (ver pregunta 8) y formulando una estrategia de socialización y apropiación del Código para los servidores públicos de la entidad. Por su puesto, lo anterior implica una transacción desde los anteriores códigos de ética de cada entidad hacia la apropiación colectiva de este instrumento que compartiremos todos los servidores públicos del país.

Los Códigos de Ética que existían en las entidades colombianas como parte del MECI se caracterizaban por su heterogeneidad, por ser extensos y complicados, y porque en muchos casos fueron escritos por consultores externos; lo anterior significaba que los servidores públicos en su mayoría no conocían el código de ética de su entidad.

Esto llevó a que se planteara la necesidad de crear un Código de Integridad para todas las entidades del Estado que diera continuidad al trabajo que venían haciendo los Equipos de Talento Humano frente a la ética pública y la promoción de la transparencia, pero ahora desde una óptica más práctica, pedagógica y preventiva, proponiendo un lenguaje común entre las entidades y sus servidores.

En muchos países del mundo hay una tendencia hacia un enfoque preventivo y pedagógico en torno a la ética pública que complemente el enfoque disciplinario (los códigos disciplinarios, los mecanismos de control interno, los entes de control, etc). Buscamos adoptar este enfoque en el contexto colombiano.

El Código de integridad fue construido por medio de un proceso colaborativo y co-creador en donde más de 25.000 servidores públicos y ciudadanos participaron en la identificación de los valores que los componen. Este proceso fue liderado por un equipo interdisciplinario de Función Pública, específicamente de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano y el Equipo de Cambio Cultural de dicha entidad.

Para seleccionar los 5 valores, el equipo de trabajo revisó los más votados por servidores y ciudadanos en el proceso participativo e integró los valores que más se asemejaban unos con otros. Así, se definió que el código estaría compuesto por los siguientes valores: Honestidad (integración de honestidad y transparencia – 13.879 votos), Respeto (1.168 votos), Compromiso (integración de Actitud de Servicio y Compromiso – 4.137 votos), Diligencia (Integración probidad, idoneidad y eficiencia – 2.138 votos) y Justicia (643 votos). Una vez seleccionados los valores, el equipo de Función Pública trabajó en la redacción de las definiciones, así como de los principios de acción, buscando mantener un lenguaje simple y cercano. También se le apostó a un diseño fresco y agradable, con fotos de servidores públicos reales.

El Código de Integridad es el principal instrumento técnico de la Política de Integridad del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG II, la cual hace parte de la Dimensión de Talento Humano. Dado que el principal objetivo del MIPG es fortalecer el talento humano de las entidades, el Código de Integridad aporta a dicho propósito a través de un enfoque de integridad y orgullo por lo público diseñado para trabajar de la mano con los servidores públicos.

Al ser parte del MIPG, se busca que el Código de Integridad sea adoptado por parte de los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo, y por ende el Código de Integridad, es vigente para aquellas en que el Estado posea el 90% o más de su capital social.

Si ha olvidado su contraseña, puede hacer uso de la funcionalidad He Olvidado mi Contraseña.

El sistema le asignará una nueva contraseña, la cual le será informada en el correo electrónico que tenga registrado en su hoja de vida.

Dado que a la fecha este informe se ha venido estructurando con base en los elementos del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y que dicha herramienta ha sido modificada dentro del MIPG como la 7ª dimensión del mismo, en criterio de la Función Pública será importante considerar los siguientes aspectos para su análisis y posterior publicación en las fechas determinadas en la normatividad así:

1. Para los meses correspondientes al 2017, revisar el cumplimiento de las acciones para la definición y/o actualización de la institucionalidad, tanto del Sistema de Gestión como del Sistema de Control Interno, vitales para iniciar el proceso de implementación del MIPG y del MECI, es decir, revisar la creación o actualización del Comité Institucional de Gestión y Despeño, así como el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, éste último actualizado mediante el Decreto 648 de 2017.  En este contexto, analizar si se han adelantado sesiones que permitan la asignación de responsabilidades frente a la implementación o actualización del modelo.
2. Para los meses del año 2018, a partir de las 7 dimensiones del MIPG analizar si se han adelantado los diagnósticos correspondientes, planes de acción, así como otras actividades tendientes a definir y dar cumplimiento a la ruta definida para la entidad en todo el proceso de implementación o actualización.

Una vez las entidades cuenten con un avance significativo en la implementación o actualización del MIPG alineado con el MECI, o bien hayan culminado dicho proceso, en una segunda etapa el informe de las oficinas de Control Interno deberá migrar hacia la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, así como Actividades de Monitoreo, lo anterior teniendo en cuenta que se tratará en adelante de una evaluación de tercera línea de defensa.

En este esquema será necesario analizar el diseño y efectividad de la estructura de control diseñada, así como el ejercicio de las líneas estratégica, primera y segunda en cada uno de los componentes ya citados.

El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno anteriormente reglamentado a través del artículo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015, ha sido modificado, por lo que en adelante será a través del aplicativo FURAG que se estará recolectando la información sobre el avance del Sistema de Control Interno en todas las entidades, por tratarse de una dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, por lo que el reporte a 28 de febrero de cada vigencia no se debe presentar ante la Función Pública.

En consecuencia, la evidencia que pueda ser requerida por los organismos de control en relación con el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno vigencia 2017, corresponderá al reporte presentado a través del FURAG II en noviembre de 2017, por lo que en caso de necesitar el certificado de presentación de dicho reporte, las entidades podrán acceder al aplicativo, mediante el usuario y contraseña asignados podrán descargarla en el menú en la parte superior.

Finalmente, en cuanto a la periodicidad para este reporte que adelante se manejará y las fechas de presentación, será necesario estar atentos a nuestra página web, donde oportunamente estaremos informando los lineamientos correspondientes.

Sobre la alineación de la planeación institucional y la incorporación de los lineamientos de gestión y desempeño, me permito informarle que el Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para a Integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, busca unificar la fecha para que las entidades formulen y adopten como parte del plan de acción institucional los siguientes planes:

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR
2. Plan Anual de Adquisiciones
3. Plan Anual de Vacantes
4. Plan de Previsión de Recursos Humanos
5. Plan Estratégico de Talento Humano
6. Plan Institucional de Capacitación
7. Plan de Incentivos Institucionales
8. Plan de trabajo anual en Seguridad y Salud en el Trabajo
9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETI
11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información
12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

Es importante señalar que el decreto no pretende agrupar instrumentos ni metodologías para la formulación de los diferentes planes, solamente unifica su fecha de presentación y su propósito es orientar a las entidades a que de manera articulada definan todo lo necesario para hacia la consecución de los objetivos y metas institucionales, de modo tal que los responsables puedan desagregar cada uno de los temas en rutas de acción detalladas, de forma articulada y orientada al direccionamiento estratégico de la entidad.

Lo anterior, con el propósito de mejorar el impacto que estos temas tienen en las entidades y que dejen de verse como operativos, sino que se eleve su importancia y se tomen las decisiones al más alto nivel de la entidad.

Para MIPG, el plan de acción recoge los requerimientos de todas las políticas, estrategias e iniciativas de gobierno, en materia de Gestión y desempeño Institucional sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologías e instrumentos propios. Por lo tanto, a través de una planeación integral se busca orientar las capacidades de las entidades hacia el logro de los resultados y simplificar y racionalizar la gestión de las entidades en lo referente a la generación y presentación de planes, reportes e informes.

Así las cosas, el plan de acción integral que deberá publicarse a 31 de julio de 2018 y en adelante a 31 de enero de cada vigencia, contendrá las líneas estratégicas relacionadas con los 12 planes citados, lo que permitirá desarrollar las políticas de gestión y desempeño correspondientes de forma articulada y con una clara orientación hacia la consecución de las metas y objetivos institucionales, esencia del MIPG.

En cuanto a un formato para estos fines, cada entidad acorde con sus características podrá definirlo, lo que es claro frente a esta publicación es que debe contener líneas estratégicas de cada uno y no necesariamente el nivel de detalle o desagregación, dado que como hemos expresado internamente cada líder tendrá la responsabilidad de desplegar sus actividades al detalle para su correspondiente ejecución y seguimiento.

Los comités que es necesario conformar en el orden territorial (Rama Ejecutiva) son:

• Comités Departamentales, Municipales o Distritales de Gestión y Desempeño (Lineamientos: Decreto 1499 de 2017, Artículo 2.2.22.3.7), este comité es responsabilidad de los Gobernadores o Alcaldes quienes conforman sus respectivos comités con los miembros de su Consejo de Gobierno y con los gerentes, presidentes o directores de las entidades adscritas y vinculadas del nivel central y descentralizado de su jurisdicción, en este caso la Secretaría Técnica será ejercida por el Jefe de Planeación o quien haga sus veces en la Gobernación o Alcaldía según corresponda.

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño (Lineamientos: Decreto 1499 de 2017, artículo 2.2.22.3.8): Este comité lo debe crear cada entidad internamente.

• Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (Lineamientos: Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.1.5). Este comité es anterior al Decreto 1499 de 2017, por lo que cada entidad internamente lo revisa y actualiza para que tengan funciones que permitan armonizarse con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

• Comités Departamentales, Municipales o Distritales de Auditoria ((Lineamientos: Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.3.14): Este comité lo deben conformar los Jefes de Control Interno de Gobernaciones o Alcaldías con sus respectivos pares (jefes de control interno o quienes hagan sus veces) de las entidades adscritas y vinculadas del nivel central y descentralizado de su jurisdicción. En caso de no contar con el cargo de jefes de control interno o bien un servidor que tenga asignadas las funciones de control interno, podrá directamente participar el respectivo Representante Legal o bien delegar a una persona para que participe.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, acorde con lo definido en el Decreto 1499 de 2017 debe incluir todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión definidas en el MIPG, por lo que aquellos comités que no estén estipulados en una norma específica serán absorbidos por éste.

En cuanto a los comités que debe absorber, nuestra Dirección Jurídica en un análisis de la reglamentación, define los siguientes, cuyas funciones deberán ser incluidas dentro del Comité Institucional de Gestión y Desempeño:

  Fuente: Función Pública. Dirección Jurídica. 2017

Así las cosas, las funciones de los comités citados deberán quedar contenidas dentro del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, así mismo sugerimos que tengan en cuenta las políticas contenidas en el modelo, de modo tal que puedan definir de forma concreta otras funciones que atiendan la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, así como su sostenimiento a largo plazo, así:

1. Planeación Institucional
2. Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público
3. Talento Humano
4. Integridad
5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
7. Servicio al ciudadano
8. Participación ciudadana en la gestión pública
9. Racionalización de trámites
10. Gestión documental
11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea
12. Seguridad Digital
13. Defensa jurídica
14. Gestión del conocimiento y la innovación
15. Control Interno
16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Se debe señalar que la entidad internamente debe hacer el análisis correspondiente, de manera tal que cuente con el soporte de los cambios que se hagan y aseguren que todos los temas quedan contenidos, aquellos comités de carácter obligatorio, es decir los exigibles en alguna norma específica, se mantendrán. Para éstos últimos, es importante que dentro del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se establezca una función para que sea posible conocer los avances en sus actividades en los temas de su competencia, ya que son temas de vital importancia para la toma de decisiones y se requiere contar con información integral en el marco de dicho comité.

Frente al Sistema de Acreditación en Salud, el citado Decreto 1499 de 2017 estable lo siguiente:

ARTÍCULO 2.2.22.1.5. Articulación y complementariedad con otros sistemas de gestión. El Sistema de Gestión se complementa y articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.

El Sistema de Gestión será compatible con los modelos de acreditación específicos establecidos para los sectores de Educación y Salud, entre otros. (Subrayado fuera del texto)

De acuerdo con la disposición anterior, el Sistema de Gestión se complementa y articula con otros sistemas, modelos y estrategias que establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño para las entidades públicas y es compatible con los modelos de acreditación específicos, establecidos para los sectores de Educación y Salud.

En este sentido, el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGC) es el sistema propio de calidad del sector salud, establecido por la Ley 100 de 1993 se define en el Decreto 1011 de 2006 como “el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos, deliberados y sistemáticos, que desarrolla el sector salud para generar, mantener, y mejorar la calidad de los servicios de salud del país”. Su objetivo es proveer de servicios de salud a los usuarios individuales y colectivos de manera accesible y equitativa, a través de un nivel profesional óptimo, teniendo en cuenta el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el propósito de lograr la adhesión y satisfacción de dichos usuarios.

Este sistema ha sido reconocido por el Ministerio de Salud, como un Sistema independiente y articulable con los demás modelos de calidad, integrado por cuatro componentes a saber: Sistema Único de Habilitación SUH, Plan de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud PAMEC, Sistema Único de Acreditación SUA y el Sistema de Información para la Calidad en Salud SIC.

Puede concluirse entonces que las empresas sociales del Estado como prestadoras de servicios de salud aplicarán de manera obligatoria las disposiciones del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud SOGCS, de conformidad con el Decreto 011 de 2006, por lo que en relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG deberán articular o incorporar temas de gestión y control que dicho modelo desarrolla.

Las declaraciones de bienes y rentas no se pueden eliminar, en razón a que en el aplicativo SIGEP se debe registrar el histórico de las declaraciones elaboradas.

No es posible modificar los datos de la declaración de bienes y rentas así haya sido mal diligenciada; lo único que permite el sistema es efectuar ajustes  en valores de ingresos, bienes y deudas a la última declaración registrada.

Para realizar el registro de su hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en el SIGEP por primera vez, la entidad que le solicita esta información es la encargada de habilitar el usuario y contraseña. 

En el filtro de “nivel académico”, ubique el cursor en el campo “Nombre” para generar una búsqueda avanzada, escriba las tres primeras letras de su nivel académico ejemplo:

·       PRO  (Profesional)

·      TEC   (Tecnológica o Técnica Profesional)

Una vez realizados los anteriores pasos, debe proceder a realizar la búsqueda y selección de la Universidad o Institución Educativa y posteriormente la del Programa Académico respectivo.

Si al ingresar al SIGEP para gestionar la información de su hoja de vida, usted encuentra campos que no puede modificar, solicite a los administradores del sistema en su entidad habilitar esta posibilidad, retirando el check de verificación de los registros correspondientes.

Si la cuenta de correo electrónico que tiene en su hoja de vida ya no se encuentra vigente, favor dirigirse al personal administrador del sistema en su institución (jefe de recursos humanos o jefe de contratos, o quienes hagan sus veces), y solicite el ingreso de una cuenta de correo que usted tenga vigente.

• Todas las Instituciones que forman parte de la  Administración Pública (La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano)
• Empresas de servicios públicos domiciliarios de cualquier orden y naturaleza
• Particulares que desempeñen función administrativa

Las entidades deben inscribir sus trámites y otros procedimientos de cara al ciudadano, dando cumplimiento a la ley 962 de 2005 artículo 1º en la que se contempla:

Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites.

Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal.

Además el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 establece:

Sin perjuicio de las  exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal.

El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación.

• Responde a las necesidades del ciudadano, también fue pensada en los servidores públicos, con el fin de facilitar la gestión que adelantan las Instituciones, permitiendo un registro de trámites más FÁCIL y ÁGIL
• Fomenta la escritura de los trámites en un lenguaje entendible que busca garantizar la efectividad en la comunicación entre los servidores públicos y los ciudadanos, facilitando el uso de la información para la ejecución de los trámites.
• Integración con otros sistemas de información
• Implementación de sinónimos para búsqueda por lenguaje común para el ciudadano.
• Actualizaciones automáticas del costo del trámite, que se encuentre dado por incrementos anuales como el IPC o salario mínimo.
• Accesibilidad del 100% vía web para que las entidades interactúen con el sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
• Descripción clara de los momentos que debe seguir el ciudadano para la realización del trámite.
• Generación de estadísticas y reportes que permiten hacer seguimiento y trazabilidad a nivel de sector, departamento, municipio, e institución.
• Seguimiento a los tiempos de respuesta en la revisión y corrección de los trámites y otros procedimientos administrativos.
• Establece alertas y notificaciones.

• Procedimientos que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas
• Procedimientos administrativos que no sean misionales
• Peticiones, quejas, reclamos, denuncias - PQRD
• Procedimientos policivos
• Procedimientos adelantados por las comisarías de familia de carácter policivo
• Contravenciones
• Procedimientos adelantados en la contratación pública
• Procedimientos que se adelanten de oficio o en revisión
• Conciliaciones en general
• Cumplimiento de orden judicial

Ampliar información en la Guía de usuario del SUIT

1. Tener creada la entidad en SIGEP (Sistema de Información y Gestión del Empleo Público). Aplica solo para instituciones que forman parte de la administración pública.
2. Tener un usuario creado con el rol de "Administrador de gestión del SUIT".
3. Tener uno o varios usuarios creados con el rol de "Administrador de Trámites".

El Sistema Único de Información de Trámites – SUIT es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el DAFP en virtud de la Ley 962 de 2005 y del Decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito final ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía.

Para que este sistema pueda operar en la Institución se hace necesario que la máxima autoridad como responsable de implementar la Política Antitrámites nombre:

1. A un funcionario como Administrador de gestión del SUIT, quien ejercerá  las siguientes funciones:

• Gestionar Usuarios
• Gestionar Formularios
• Gestionar Inventarios de Trámite  y Otros procedimientos

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que sea la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, donde se nombre el Administrador de usuarios, ya que existe una relación directa entre sus funciones y la política anti trámites, y por el conocimiento amplio de la entidad, además existen algunas normas  que hacen referencia a la Política Antitrámites  e involucra a las oficinas de planeación.

Ley 872 de 2003 – Artículo 1: El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas.

NTC GP 1000:2009 – Numeral 7.2.1: Procesos  relacionados con el cliente "La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio", éstos incluyen los relacionados con la política de racionalización de trámites.

Ley 1474 de 2011 - Artículo  73: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.  Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitramites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Decreto 2641de 2012 - Artículo 4: La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.

1. Nombrar uno o varios funcionarios como Administrador de Trámites, quien ejercerá las siguientes funciones:

• Registrar, Corregir y Actualizar los Trámites y Otros procedimientos administrativos de cara al usuario en SUIT v3.0

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que el Administrador de Trámites sea un funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad en los procesos de capacitación y asesoría.

1. Digitando: www.suit.gov.co en cualquier navegador
2. Ingresando desde el botón que dice "Ingresar al SUIT" al lado derecho
   1. con el usuario y contraseña asignada
   2. ó con el usuario y con la contraseña que el usuario cambió
3. Digitar las palabras o números que aparecen en el "captcha" para evitar ingresos indebidos

4. NOTA: Si digita mal el "captcha" o su contraseña (3) tres veces debe esperar 10 minutos para que el SUIT lo deje ingresar nuevamente

   

1. Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la contraseña, password ó clave desde la opción MI CUENTA
2. Dar click en Cambiar contraseña

3. Digitar la clave asignada por el sistema

4. Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones:

• Clave de fácil recordación
• Clave con letras y números intercalados
• Clave de mínimo 8 caracteres

5.Dar click en el botón 

La nueva clave ingresada, será recordada por el SUIT 3, para futuros ingresos.

Al ingresar al SUIT dar clic en la opción ¿Olvidó su contraseña?, digitar el usuario asignado y dar clic en la opción restablecer contraseña. Al correo electrónico registrado en la cuenta recibirá una notificación con la nueva clave asignada, la cual podrá cambiar siguiendo los pasos establecidos en la pregunta frecuente ¿Cómo cambio la contraseña?

Una vez ingrese con su usuario y contraseña asignada, ingresar a la opción Mi cuenta, en las opciones de menú seleccionar Modificar datos  para habilitar la información de la cuenta, donde puede actualizar los datos. Una vez realizadas las actualizaciones oprimir el botón inferior Modificar datos para que los cambios sean guardados.

Recuerde que es importante mantener esta información actualizada para poder recibir información y notificaciones sobre el sistema.

1. Internet Explorer 10 y versiones anteriores (Recientemente Microsoft liberó la versión 11 del navegador Internet Explorer, sin embargo esta versión no es soportada por la aplicación SUIT 3. Por lo cual le recomendamos si desean utilizar Internet Explorer no realizar dicha actualización, se recomienda trabajar en las versiones anteriores 8, 9 o 10 o trabajar con los otros navegadores como Mozilla Firefox, Chrome y Safari.)
2. Firefox 19 y versiones superiores
3. Chrome 24.0.1312.52 y versiones superiores
4. Safari 24.0.1312.52 y versiones superiores

a. En Internet Explorer:

Ingresar al navegador Internet Explorer, hacer clic en el botón "Ayuda" y seleccionar "Acerca de Internet Explorer", aparecerá un pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado.

b. En Firefox

Ingresar al navegador Mozilla Firefox, hacer clic en el botón "Ayuda" y seleccionar  "Acerca de Mozilla Firefox",  aparecerá el siguiente pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado:

c. En Chrome

Ingresar al navegador Google Chrome, en la parte superior derecha en la configuración de Chrome dar clic y seleccionar "Información de Google Chrome",  aparecerá el siguiente pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado

d. En Safari

Ingresar al navegador Safari, en la parte superior derecha en el menú de ajustes generales dar clic y seleccionar "acerca de safari"

Luego aparece la versión que se tiene instalada mostrando la siguiente información:

a. Vista de compatibilidad

1. Primero verificar que la barra de herramientas esté activada, si no está activada oprimir la tecla Alt, aparecerá la barra de configuración en la parte superior así:

2. Luego dar clic en la opción Herramientas,  ubicado en la parte superior del navegador

3. Clic en configuración de vista de compatibilidad, como se muestra a continuación:

a. Aparece la siguiente pantalla:

1. Se debe verificar que la URL del SUIT 3 no se encuentre dentro de los sitios web agregados a la vista de compatibilidad.

1. Verificar que la última opción no esté marcada o seleccionada

a. En Mozilla Firefox

1. En la parte superior de la ventana de Firefox, hacer clic en el menú Herramientas y seleccionar Opciones
2. Seleccionar el panel Avanzado.
3. Hacer clic en la pestaña Red.
4. En la sección Contenido web cacheado, hacer clic en Limpiar ahora.

b. En Internet Explorer

1. En la parte superior de Internet Explorer, hacer clic en el menú Herramientas  y seleccionar Opciones de internet.

1. Aparece un pantallazo en el cual se debe, hacer clic en la pestaña General y luego en el botón eliminar.

1. Hacer clic en el botón de eliminar aparecerá un cuadro para marcar lo que se quiere eliminar. Mínimo seleccione ARCHIVOS TEMPORALES DE INTERNET y COOKIES

1. Dar clic en el botón  Eliminar.

c. En Chrome

1. Hacer clic en el menú de Chrome  situado en la barra de herramientas del navegador.
2. Seleccionar Herramientas.
3. Seleccionar la opción Borrar datos de navegación...
4. En el cuadro de diálogo que aparece, marcar las casillas de verificación correspondientes a los tipos de información que se desea eliminar.
5. Utilizar el menú de la parte superior para seleccionar los datos que se desea eliminar. (Mínimo seleccionar VACIAR CACHE)
6. Seleccionar en la lista desplegable Eliminar elementos almacenados desde:" el origen de los tiempos para eliminar todo.
7. Haz clic en Borrar datos de navegación.

El SUIT 3 utiliza de los navegadores el "Corrector ortográfico" el cual se recomienda activar y usar para que los trámites no cuenten con errores de ortografía.

Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuación se explican los pasos de cómo hacerlo para los navegadores más comunes:

a. Activación ortográfica para el navegador Google Chrome:

1. Entrar a la configuración de Google Chrome

2. Hacer clic en la opción de "Configuración"

3.Hacer clic en la opción de "Mostrar opciones avanzadas"

4. Buscar la opción de "Idioma" y hacer clic en el botón de "Configuración de idiomas y del corrector ortográfico…" como se muestra en la figura:

En la ventana que abre el navegador, verifique que se encuentre activa la opción de "Habilitar la opción ortográfica", que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actívela.

b. Activación ortográfica para el navegador Mozilla Firefox:

1. Hacer clic en la opción de "Herramientas"

2. Hacer clic en la opción de "Opciones"

3. Hacer clic en la opción de "Avanzado"

4. En la pestaña "General" verifique que se encuentre activa la casilla de "Comprobar la ortografía mientras se escribe"; de lo contrario actívela.

Adicionalmente a estos pasos se debe instalar el corrector Español/España de la siguiente manera:

1. Hacer clic en la opción de "Herramientas"
2. Hacer clic en la opción de "Complementos"
3. Acá se debe buscar el idioma que instalaremos y hacer clic en él. En nuestro caso se instalará Español/España.
4. Al hacer clic aparecerá una nueva ventana, en la que se debe poder Añadir a Firefox (el botón verde), si no aparece se debe bajar este complemento de Internet.

c. Activación ortográfica para el navegador Internet Explorer:

Este navegador es el único que no tiene dentro de sus herramientas un corrector ortográfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortográfico se debe hacer la instalación de uno.

Se recomienda descargar e instalar del software gratuito "Speckie" el cual se complementa adecuadamente con este navegador.

Speckie solo trae por defecto el diccionario para "Inglés", de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro del Formato Integrado del Tramite - FIT la marcará como error.

Para instalar el diccionario en "Español" debe realizar los siguientes pasos:

1. Haga clic sobre cualquier palabra resaltada como error.
2. Haga clic sobre la opción de "Configuración Speckie".
3. De la sección de "Directorios instalados", haga clic en el botón de "Obtener más diccionarios"
4. Seleccione de la lista el diccionario "Spanish (Español)"
5. Haga clic en la opción de "Instalar"
6. Una vez haya realizado los pasos descritos, el diccionario quedará configurado y listo para usarse.

d. Activación ortográfica para el navegador Safari:

1. En cualquier cuadro de texto editable, se hace clic derecho sobre la palabra subrayada,
2. luego clic en Ortografía y gramática y se marca Comprobar ortografía mientras se escribe.

a. ¿Qué son las coordenadas Geográficas?

Son un conjunto de líneas imaginarias que permiten ubicar con exactitud un lugar en la superficie de la Tierra. Estas coordenadas son representadas por medio de la latitud y la longitud, las cuales están dadas en medidas angulares medidas desde el centro de la Tierra.

b. Definición de Latitud y Longitud

Latitud: Es la distancia en grados, minutos y segundos que hay con respecto al paralelo principal, que es el ecuador (0º). La latitud puede ser norte y sur.

Longitud: Es la distancia en grados, minutos y segundos que hay con respecto al meridiano principal, que es el meridiano de Greenwich (0º).La longitud puede ser este y oeste.

c. ¿Cómo obtener la latitud y longitud de un punto?

1. Ingrese a la siguiente dirección de Internet: www.maps.google.com

2. En la caja de dialogo digite la ciudad y si conoce la dirección que desea ubicar digítela también, y luego de clic en el botón buscar y ubique el punto exacto que desea como muestra la figura:

3. De clic derecho sobre el punto exacto en el mapa y seleccione ¿Que hay aquí?, le mostrara los valores de latitud y longitud, de la siguiente manera:

4. En la caja de búsqueda aparecerán dos números decimales separados por comas, el primero representa la latitud y el segundo la longitud, como muestra la figura:

Al tener estos datos de latitud y longitud se deben registrar en el Sistema SUIT 3  en el punto de atención.

Código postal es:

Pasos para obtener el código postal:

a. Ingresar a http://www.4-72.com.co/

b. En el menú principal ingrese a servicios de información y de clic sobre la palabra código postal.

c. Posteriormente de clic sobre el mapa

d. De clic sobre "conoce tu código postal"

e. Realizar la búsqueda por cualquiera de los siguientes criterios

f. Al tener este dato regístrelo en el SUIT en el punto de atención que está creando.

Las entidades contarán con un formato de Autodiagnóstico, el cual les permitirá establecer las brechas con el fin de efectuar los ajustes a que haya lugar. 

Vale la pena aclarar que los componentes del MECI actualizado, desarrollan los elementos que se venían manejando en la actualización del MECI 2014. 

Esta actualización del MECI, define con mayor claridad, la asignación de responsabilidades frente a la gestión de riesgos y del control (enmarcando en una Línea Estratégica y Tres Líneas de Defensa), por lo cual, es necesario, que las entidades a través de la Alta Dirección, actualicen la Política de Administración del Riesgo en lo pertinente, sea comunicada y monitoreada en su implementación.

Los atributos de calidad que se encuentran en cada una de las dimensiones, orientarán y facilitarán a las entidades hacia la calidad como parte de su quehacer institucional; dichos atributos responden a los requerimientos normativos de la ISO 9001 de 2015 y permitirán a las entidades que lo deseen, certificarse en calidad. No obstante, dicha certificación se efectúa con referencia a la norma de calidad arriba mencionada.

La actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI considera el ejercicio del control interno como transversal a las demás dimensiones. La estructura del MECI actualizado está integrada por cinco componentes teniendo como referente el modelo COSO y permeada por una asignación clara de responsabilidades frente a la gestión de riesgos y del control (enmarcado los Lineamientos Estratégicos y las Tres Líneas de Defensa), no siendo tarea exclusiva de las oficinas de control interno. 

Los componentes que contempla la actualización son: Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación y Actividades de monitoreo.

Una de las dimensiones de MIPG es la de “Control Interno”. MIPG promueve el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual éstas deben establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para su prevención, verificación y evaluación. Por tanto, para MIPG el Sistema de Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones atiendan su propósito. 

Esta dimensión corresponde al Sistema de Control Interno SCI (previsto en la Ley 87 de 1993), integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos y se opera a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI. 

En función de la articulación de los sistemas de gestión y de control se cuenta con la versión actualizada del MECI, fundamentada en cinco componentes tomando como referencia el Modelo COSO y, bajo un esquema de asignación de responsabilidades para la gestión del riesgo y control (Tres Líneas de Defensa) , no siendo una tarea exclusiva de las oficinas de control interno.

Frente a la operación, MIPG se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados y en generar los impactos deseados, esto es, la gestión y el desempeño institucional. MIPG tiene una mirada multidimensional de la gestión, lo que significa que la operación de MIPG se desarrolla a través de la puesta en marcha de unas dimensiones que toman como referencia el conocido y clásico ciclo de gestión PHVA Planear – Hacer – Verificar – Actuar y, adicionalmente, incluyen elementos propios de la gestión pública como son todos los referentes a la relación entre el Estado colombiano y los ciudadanos. 

Estas dimensiones se entienden como el conjunto de políticas, prácticas, elementos o instrumentos con un propósito común, que, puestas en práctica de manera articulada e intercomunicada, permitirán que MIPIG opere. 

1. • Direccionamiento estratégico y planeación: planear

1. • Gestión con valores para el resultado: hacer

1. • Evaluación para el resultado y control interno: verificar y actuar.

1. • La interacción entre estas dimensiones, esencial en la lógica del sistema, se logra a través de la información, la comunicación y la gestión del conocimiento.

1. • Previo a lo anterior, es necesario indicar la importancia que para MIPG tienen las personas que hacen parte de los equipos de trabajo de las entidades públicas, su bienestar (laboral y personal), su compromiso y la correcta orientación por parte de quienes son los líderes formales (equipos directivos).

Para atender los propósitos antes mencionados, el Modelo cuenta con una estructura integrada por tres componentes:

Institucionalidad:

• Conjunto de instancias que trabajan coordinadamente para establecer las reglas, condiciones, políticas, metodologías para que el Modelo funcione.

Operación:

• Conjunto de dimensiones y políticas de gestión y desempeño institucional, que, puestas en práctica de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el Modelo funcione.

Medición:

• Conjunto de instrumentos y métodos que permiten medir y valorar la gestión y el desempeño de las entidades públicas.

Las entidades deben establecer políticas internas claras y articuladas para operar las distintas dimensiones del Modelo; entendiendo por política interna, un lineamiento que define e imparte la alta dirección con el fin de orientar la ejecución de las actividades frente a un tema en particular y, su articulación con otras políticas y dimensiones del modelo. Usualmente, las entidades cuentan con políticas frente a la seguridad y salud en el trabajo, la contratación o adquisición de bienes y/o servicios, la gestión y seguridad de la información, la gestión documental, la gestión ambiental, la perspectiva de la calidad dentro de los procesos, entre otros temas. 

En este sentido, las políticas del Sistema Integrado de Gestión que se han constituido en algunas entidades, se encuentran inmersas en las diferentes dimensiones que contempla el modelo y cuyo propósito se enmarca en la gestión hacia resultados.

No existe un plazo establecido para la implementación o actualización del modelo, no obstante, se recomienda que desde la expedición del decreto 1499 de 2017, las entidades inicien la revisión de sus procesos de planeación, gestión, evaluación, entre otros, a la luz del Marco General y del Manual Operativo del modelo y, puedan identificar oportunidades de mejora.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión–MIPG se aplicará a los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el modelo aplicará en aquellas, en que el Estado posea el 90% o más del capital social. 

No obstante, las entidades que no pertenezcan a la rama ejecutiva, pero estén dentro del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deben aplicar la dimensión de control interno y por ende actualizar el Modelo Estándar de Control Interno MECI.

Las certificaciones otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009 continuarán vigentes hasta la fecha, para la cual fueron expedidas. 

Así mismo, las entidades y organismos públicos, que lo consideren pertinente, podrán voluntariamente, certificarse bajo las normas nacionales e internacionales de calidad que así lo consideren.

La norma técnica de calidad NTCGP1000:2009 pasó a ser parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. La calidad, como marco en el cual se deben gestionar las entidades, pasa a ser una condición permanente y característica esencial del actuar institucional. Por lo anterior, la calidad estará presente, a través de atributos que deberán ser evidenciables en cada una de las dimensiones de MIPG.

• No sobrepasar el límite máximo salarial establecido por el Gobierno Nacional;

• El salario del Alcalde, con el fin de que ningún funcionario devengue un salario superior al de aquel;

• Las finanzas y presupuesto de la entidad, de manera que no se comprometa su equilibrio y sostenibilidad financiera; y

• El derecho al incremento salarial de que gozan todos los empleados del ente territorial.

• Los indicadores de gasto de funcionamiento que establece la Ley 617 de 2000.

Sí, por disposición constitucional y legal, el ajuste o incremento salarial es de carácter obligatorio. El ajuste salarial se efectúa reconociendo la pérdida de la capacidad adquisitiva del dinero y se actualiza año a año, así el reajuste del valor del salario se realizará de acuerdo al índice de precios al consumidor (IPC) y eventualmente a otros factores.

En el orden nacional: El Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente de la República, dicta mediante Decreto en cualquier momento del año, las asignaciones básicas e incremento salarial de los empleados públicos, con la claridad de que una vez se tome una decisión, los decretos salariales tendrán efectos fiscales a partir del 1° de enero de 2017.

En el orden territorial: corresponde a la Asamblea departamental o al Concejo municipal, según sea el caso, fijar conforme al presupuesto respectivo y dentro de los límites máximos salariales establecidos por el Gobierno Nacional, las escalas de remuneración correspondientes a las diferentes categorías de empleo del municipio, dependiendo de las particularidades de cada entidad territorial y teniendo en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos para los entes territoriales previsto en el Decreto 785 de 2005. Dicha función también la puede cumplir el respectivo gobernador o alcalde dotado de facultades extraordinarias.

Es la integración de políticas de desarrollo administrativo, instancias  y esquemas de planeación sectorial e institucional.  Incluye un instrumento de reporte de avance de la gestión que se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional.

La norma técnica de calidad NTCGP1000:2009 pasó a ser parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. La calidad, como marco en el cual se deben gestionar las entidades, pasa a ser una condición permanente y característica esencial del actuar institucional. Por lo anterior, la calidad estará presente, a través de atributos que deberán ser evidenciables en cada una de las dimensiones de MIPG.