Guía para la Racionalización de Trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

  • En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
  • En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Objetivo y alcance

 

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

Paso 4: Formulación de acciones y rediseño del trámite

 

 

A partir de las causas identificadas en el paso anterior, se continúa con la identificación de acciones para atacar dichas causas y, por ende, minimizar los efectos negativos de los problemas o añadir mayor valor al usuario.

Actividad 1: Criterios para la definición de acciones de racionalización

Racionalización Normativa
Racionalización Normativa:
Son acciones o medidas de carácter legal para mejorar los trámites, asociadas a la modificación, actualización o emisión de normas.

Racionalización Administrativa
Racionalización Administrativa:
Son actividades de racionalización que buscan simplificar y mejorar procesos internos, horarios de atención, puntos de atención, tiempos de ejecución, costos asociados al trámite para el usuario, costos internos para la entidad, requisitos asociados, formularios, formatos y medios de pago..

Racionalización Tecnológica:
Son actividades de racionalización que implican el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para agilizar los procesos y procedimientos que soportan los trámites, lo que permite la modernización interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas (hardware, software y comunicaciones).

Actividad 2: Listado de acciones

Acciones
Considerando los criterios para la definición de acciones explicados en el numeral anterior, así como aquellas oportunidades que surjan en la sesión de trabajo, se debe generar un listado de las acciones identificadas y registrar información que servirá para:
  • Priporizarlas
  • Ejecutarlas y
  • Realizarles seguimiento.

Actividad 3: Resgistro de la estrategia de racionalización

Después de haber definido el listado anterior, se deberán seleccionar las acciones de racionalización:
  • Administrativas
  • Normativas
  • Tecnológicas

Las que se implementarán en el corto plazo, se deben registrar en la estrategia de racionalización del Sistema Único de Información de Trámites (SUIT); y llevar a cabo la actualización del componente de racionalización del Plan Anticorrupción de la Entidad.

Las acciones de racionalización de mediano y largo plazo, se tendrán documentadas para incluirlas en el Plan Anticorrupción y en la Estrategia de Racionalización de futuras vigencias.