Saltar al contenido

Sistema de Gestión de Calidad

Manual de Operaciones y de Calidad

Manual de Calidad: El Manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, cumpliendo con los estándares de calidad de la Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Internacional ISO 9001:2008, con un enfoque hacia el Cliente Interno y Externo basado en procesos y de mejora continua.

 

También contiene información sobre nuestra entidad, el alcance, control y distribución de este documento, la información sobre los procesos de la entidad, así como la referencia a los procedimientos y registros que exige el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

El Manual de la Calidad del DAFP se encuentra a disposición de todos los usuarios, servidores y partes interesadas en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de la entidad, en el aplicativo Calidad DAFP.

 

Define la política, los objetivos y la responsabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad; contiene todos los procesos, procedimientos y directrices relacionadas, como también los formatos de registro, guías de trabajo e instructivos que deben y/o pueden requerirse en la gestión.

Caracterización de Procesos

La entidad ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad en el que se contempla lo siguiente:

 

Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación, los cuales se han identificado, en el Mapa de Procesos, como: Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo, y Medición y Análisis. Dentro del Mapa de Procesos se muestra la relación de los Procesos Misionales, en la cual se evidencia la forma en que la entidad gestiona las políticas públicas, sin que se tenga que cumplir una secuencia en la totalidad de los Procesos Misionales para dar cumplimiento con el objeto de los mismos.

 

La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el documento identificado como "Mapa de Procesos", de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.

Caracterización de procedimientos

 

Direccionamiento Estratégico

Plan Estratégico

Presentación de Informes

Selección Técnica de Cargos de Jefes de Control Interno

 

Subproceso de Meritocracia

Apoyo selección técnica Gerencia por concurso

Apoyo selección gerencia pública

Apoyo selección jefes de control interno

 

Subproceso de Incentivos a la Gestión

Gestión y difusión del Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de Ëxitos

 

Formulación

Definición de la Política

Realización de Investigación

Seguimiento y evaluación de la implementación

 

Difusión

Definición y desarrollo de estrategias de difusión

 

Asesoría y Orientación

Asesoría en políticas de competencia del DAFP

Orientación en temas de competencia del DAFP

Respuestas a quejas, reclamos y denuncias del usuario formuladas por escrito

 

Gestión Financiera

Programación, elaboración y presentación del presupuesto DAFP

Ejecución del gasto

Arqueo de caja menor

Gestión de ingresos recaudos

Conciliación bancaria

Cierre contable

Generación de informes y estados financieros

 

Gestión Documental

Control de documentos

Control de registros – Administración de archivos

Correspondencia externa recibida y enviada

Consulta y préstamo de documentos

 

Gestión Administrativa

Elaboración plan contratación y mantenimiento

Caja menor etapa 1 Apertura

Caja menor etapa 2 Funcionamiento

Caja menor etapa 3 Reembolso

Caja menor etapa 4 Legalización definitiva

 

Gestión Contractual

Modalidad de selección pública

Modalidad de selección abreviada

Modalidad contratación directa

Modalidad contrato servicios profesionales y apoyo a la gestión

Modalidad mínima cuantía

Modalidad concurso de Méritos

 

Gestión del Talento Humano

Ingreso y permanencia de personal

Bienestar social e incentivo

Nómina

Seguridad social y parafiscales

Evaluación del desempeño laboral y calificación del servicio

Retiro de personal

Expedición de certificaciones para pensiones y/o bono pensional

 

Administración de la Tecnología Informática

Construcción y mantenimiento de sistemas de información

Atención mesa de servicios

 

Apoyo Jurídico y representación judicial

Apoyo jurídico interno

Cobro obligaciones del DAFP mediante jurisdicción coactiva

Representación judicial DAFP como demandado

Representación judicial DAFP como demandante

 

Medición y Análisis

Producto no conforme

Acciones correctiva y preventiva

Seguimiento y medición

Auditorias

Seguimiento a la gestión

Diseño, seguimiento y análisis de indicadores

Políticas de operación

Plan de Mejoramiento Institucional

Certificados de Calidad

Procedimiento para toma de decisiones