Resuelva sus dudas sobre el Rediseño Institucional en las Entidades Territoriales

Función Pública realizó el Chat temático sobre el Rediseño Institucional en las Entidades Territoriales en el cual Servidores del área de Desarrollo Organizacional dieron a conocer las respuestas a las preguntas formuladas por los participantes así como los detalles de la normatividad vigente establecida en el artículo 228 del Decreto 019 del 10 de enero de 2012.

¿En dónde se puede consultar la Guía de Rediseño Institucional para Entidades Públicas del Orden Territorial?
La versión 2015 de la Guía de Rediseño Institucional se encuentra disponible en nuestra página web, www.funcionpublica.gov.co/publicaciones/guias, o en el siguiente link:
Guía de Rediseño Institucional para Entidades Públicas del Orden Territorial

Esta publicación se encuentra disponible únicamente en medio magnético y ofrece una serie de vínculos que remiten a los modelos de actos administrativos, análisis de cargas de trabajo y análisis financiero de la entidad, entre otras herramientas útiles para elaborar el estudio técnico.

¿Es obligatorio para las entidades implementar la Guía de Rediseño Institucional para Entidades Públicas del Orden Territorial?
El propósito de la Guía es apoyar a las entidades en sus procesos de modernización administrativa.

Como su nombre lo indica, las guías definen pautas metodológicas para facilitar el conocimiento de las normas relativas al empleo público y la organización del Estado colombiano, pero no constituyen regla inflexible ni son de obligatorio cumplimiento; por el contrario, su propósito es aterrizar la norma a un lenguaje ciudadano de fácil comprensión y aplicación.

En la Guía de Rediseño Institucional aparecen modelos de estructura administrativa con 4, 5 o 6 dependencias. ¿En dónde se ubica la Oficina Asesora de Control Interno si la Ley 1474 del 2011 que es anterior a esta Guía establece que debe estar al máximo nivel?
Tanto la Ley 87 de 1993 como la Ley 1474 de 2011, señalan que las entidades públicas deben garantizar la implementación del Sistema de Control Interno de Gestión, mas no que exista una dependencia encargada de implementarlo.

Esto por las limitaciones presupuestales que suelen tener las entidades territoriales.

En este sentido, se puede concluir que no es absolutamente obligatorio, desde el punto de vista legal y administrativo, que en cada entidad exista una Oficina de Control Interno, ni el empleo de Jefe de Oficina de Control interno, siempre y cuando se garantice la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno, pero sí es imprescindible designar en los términos establecidos por la ley, el funcionario responsable de la implementación del Sistema y de atender las actividades de que trata el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, empleado que deberá estar adscrito al Despacho del Alcalde o Gobernador, según sea el caso.

El empleo de Jefe o Coordinador de Control Interno, puede ser desempeñado por un empleo clasificado en el nivel directivo, asesor o profesional; en tal sentido, el tipo de cargo está directamente relacionado con el esquema que en la estructura de la Entidad se haya definido para poner en operación el Sistema de Control Interno.

¿Para adelantar un rediseño institucional se requiere la autorización del concejo municipal?
Si el rediseño implica modificar la estructura administrativa (la configuración de las dependencias), esta función es del concejo municipal o del alcalde debidamente facultado, según el artículo 313, numerales 3 y 6 de la Constitución Política. Si se trata de una modificación a la planta de personal, es función del Alcalde municipal de acuerdo con el artículo 315 numeral 7 de la Constitución y con base en el procedimiento establecido en el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública.

¿Cuál es el artículo del Decreto 1083 de 2015 para modificar la planta de personal?
Las disposiciones sobre modificación de plantas de personal se encuentran en el Libro 2, Parte 2, Título 12 del Decreto 1083 de 2015, es decir, artículos 2.2.12.1, 2.2.12.2 y 2.2.12.3, los cuales reglamentan el artículo 46 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012. En términos generales la justificación técnica debe contener:

  1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo
  2. Evaluación de la prestación de los servicios
  3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos

La Guía de Rediseño indica cómo se aborda y desarrolla cada uno de estos puntos.

 

Si la administración actual elaboró e implementó el estudio técnico de modernización, ¿puede la nueva administración que llega en enero de 2016 hacer un nuevo estudio y eliminar los cargos que se crearon, teniendo en cuenta que su provisión se hizo mediante encargos y nombramientos en provisionalidad por seis meses?
Teniendo en cuenta que nos encontramos ad portas de la terminación de la vigencia y cambio de gobiernos locales, consideramos que lo más recomendable es no hacer nombramientos en este momento del año, aunque normativamente no hay limitaciones.

En otras palabras, es inconveniente hacer nombramientos en este momento del año, puesto que con ello se puede limitar la gestión de la administración entrante.

Ahora bien, si el Alcalde saliente efectúa nombramientos en provisionalidad en este momento del año, la administración entrante podría declarar la insubsistencia de tales funcionarios, pero el acto administrativo debe estar motivado, con fundamento en las normas vigentes

En las entidades donde no existe en la estructura orgánica la Oficina de Talento Humano, sino que las funciones están a cargo de un profesional universitario ¿Se podría entender que dicho servidor es el Jefe de Personal o de Talento Humano?

Aun cuando no exista Oficina de Talento Humano como dependencia en la estructura formal de la entidad, se puede designar a un servidor que haga las veces de jefe de talento humano y sus responsabilidades deben estar reflejadas en el respectivo Manual de Funciones y de Competencias Laborales.

En la circular 100-09 de 2015 del DAFP se manifiesta que las reformas de la planta deben socializarse con representantes de los sindicatos, es decir ¿Se les debe presentar los resultados del estudio técnico?
La Circular 009-2015 insta a las entidades públicas a garantizar la participación de las organizaciones sindicales durante el proceso de rediseño, con el fin de escuchar sus inquietudes y sugerencias.

Sin embargo, también señala que las decisiones que tome la administración en uso de las facultades constitucionales y legales que posee, no son negociables.

Es decir, que el espíritu de esta Circular es abrir un espacio de diálogo para mejorar la gestión pública, pero la decisión final es de la administración.

¿Qué pasa si las organizaciones sindicales no están de acuerdo con el proceso de modernización o rediseño institucional, aun cuando éste se encuentre ajustado a la norma?

Los procesos de modernización deben obedecer a necesidades del servicio y cumplir al menos una de las condiciones que señala el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, si se trata de estructura administrativa, y el Decreto 1083 de 2015, para modificar la planta de personal. En este orden, si existen razones suficientes para adelantar el proceso, la Entidad puede hacerlo, siempre y cuando se haga conforme a la norma.

También es preciso recordar que con base en la Constitución Política, le corresponde al Concejo Municipal o la Asamblea Departamental, establecer y/o modificar la estructura de municipios y departamentos respectivamente. Por su parte, los Alcaldes y Gobernadores establecen la planta de personal en sus entidades.

En consecuencia, como se indicó en la respuesta anterior, la implementación del estudio técnico de rediseño no es negociable, como lo señala la misma Circular 009-2015, en el sentido que la socialización se hace "(…) sin perjuicio de las facultades constitucionales y legales asignadas a las diferentes autoridades públicas para la adopción y expedición de los actos administrativos correspondientes".

¿En una reestructuración se puede bajar el grado de un empleo de libre nombramiento y remoción?
Disminuir el grado salarial de un empleo implica modificar la planta de personal. En este caso se suprime el empleo en cuestión y se vuelve a crear con otro grado salarial, según los resultados del estudio técnico que se adelante. En este orden, es factible disminuir el grado de un empleo de libre nombramiento y remoción; sin embargo, quien lo ocupa mantendrá los mismos derechos salariales hasta que abandone dicho empleo y quien llegue a ocupar el nuevo empleo, ingresará bajo las nuevas condiciones; en otras palabras, no se pueden desmejorar las condiciones laborales del empleado.

¿Puede un Alcalde modificar la planta de personal de una Entidad si está vigente una convocatoria de concurso de méritos para los empleos en vacancia de ese Municipio?
El Alcalde puede modificar su planta de personal, pero no puede modificar ni suprimir los cargos que se encuentren en la OPEC (Oferta Pública de Empleos de Carrera), de acuerdo con lo dispuesto en la Circular 074 de 2009 proferida por la Procuraduría General de la Nación y la Comisión Nacional del Servicio Civil, la cual señala: "(…) las entidades no podrán suprimir empleos reportados y que ya han sido ofertados a los aspirantes, ni podrán modificar los manuales y requisitos de los mismos antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el período de prueba, o que no existan más aspirantes en la lista de elegibles".

¿Al hacer el rediseño institucional de la entidad se puede hacer al tiempo el de la Personería Municipal?
Para el caso de la Personería, su estructura y planta de personal la establece el Concejo Municipal, por iniciativa del personero. En este sentido, el estudio técnico se puede adelantar de forma paralela a la modernización de la alcaldía, si llegare a presentarse el caso (art. 32 de la Ley 136 de 1994)

¿Un servidor de libre nombramiento debe renunciar a su cargo para ser nombrado en otro cargo de un nivel superior igualmente de libre nombramiento?
En efecto, el artículo 128 de la Constitución Política señala que nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público. En este sentido, para poder posesionarse en un empleo diferente, la persona que ocupa un cargo de libre nombramiento y remoción deberá presentar la renuncia protocolaria para poder posesionarse en el otro cargo, mediante un nombramiento ordinario.

¿Cuál es la denominación de acuerdo con la norma para el Asesor de Control Interno, cual es el grado y código, ya que la Ley 909 de 2004 y el decreto reglamentario no lo contemplan?

El Jefe de Control Interno no tiene denominación de empleo propia, de modo que se puede crear en la planta de personal en el nivel directivo, asesor o profesional, y asignarle las funciones de jefe de control interno en su respectivo Manual de Funciones y Competencias Laborales. El nivel de empleo en este caso dependerá de los recursos presupuestales y el tamaño de la entidad.

Así mismo, para ser Jefe de Oficina, Asesor, o Profesional con funciones de Jefe de Control Interno, el aspirante debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 1474 de 2011, es decir, poseer título profesional y acreditar tres (3) años de experiencia en temas de control interno (art. 8, Ley 1474 de 2011).

Finalmente, el Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la Circular Externa No. 100-02, precisó en relación con la Ley 1474 de 2011, que son asuntos de control interno los siguientes:

  • Aquellos relacionados con la medición y evaluación permanente de la eficiencia, eficacia y economía de los controles al interior de los Sistemas de Control Interno.
  • Asesoría en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
  • Actividades de Auditoría.
  • Actividades relacionadas con el fomento de la cultura del Control.
  • Evaluación del proceso de planeación, en toda su extensión; lo cual implica, entre otras cosas y con base de los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances.
  • Formulación, evaluación e implementación de políticas de control interno.
  • Evaluación de los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.
  • Asesoría y acompañamiento a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.
  • Valoración de riesgos.