Preguntas sobre el proceso de empalme territorial 2015 - 2016

Aquí se recogen el conjunto de interrogantes que se formularon por parte de los integrantes de los equipos territoriales de empalme, así como las respuestas planteadas por los equipos de la Función Pública y el DNP.

Los interrogantes se organizan alrededor del siguiente conjunto de campos temáticos: Control Interno, Formatos, Fechas y atas del Informe de Gestión, Entidades Descentralizadas y Varios.

 

Campos temáticos

1. Control interno

¿Se han determinado las fechas del informe pormenorizado del Jefe de Control Interno y del Personero y el aplicativo, instrumentos y estructura propuesta para ello o si se emitirá más adelante?

La circular establece de forma genérica "hasta el mes de diciembre del presente año", que se entendería hasta el 31 de diciembre, como en el caso anterior del informe de gestión. No se tiene contemplado ningún aplicativo al respecto. En todo caso se le solicita a la Procuraduría General de la República tal definición y que se emita en los primeros días del mes de noviembre.

 

¿Los jefes de la Oficinas de Control Interno pueden ser, al mismo tiempo, Coordinadores del Proceso de Empalme?

La función básica del Jefe de la Oficina de Control Interno, en este proceso, es servir de garante para la salvaguardia de la información de la administración saliente y que pueda ser recibida, apropiada y usada por la administración entrante. Así mismo, se plantea que debe motivar, supervigilar y facilitar el proceso de empalme, facilitando los insumos que estén a su disposición y apoyando al efecto al Coordinador de Empalme.

En este sentido, no es conveniente que este funcionario cumpla el rol de Coordinador del Empalme, aunque normativamente nada lo restringe, pues se convertiría en juez y parte del Proceso en cuestión.

 

¿Cuándo en un municipio un funcionario tiene el cargo simultáneo de jefe de planeación, infraestructura y control interno (en una misma dependencia) y no por encargo, este funcionario debe/puede continuar en el cambio de administración, como lo determina la ley para los jefes de las Oficinas de Control Interno?

Como el servidor está encargado en funciones no le aplica lo dispuesto en la norma, es únicamente para quienes están en propiedad y el cargo de Jefe se encuentra creado de manera específica y particular.

 

2. Formatos

¿En el formato contractual en la columna "relación del contrato con la actividad misional de la entidad estatal", en este punto el instructivo no aporta información y no ha habido consenso en, si debe ir el sector en cual se deben incluir los recursos, o la meta según el plan de desarrollo o alguna información de acuerdo a la actividad misional de las entidades territoriales que envuelve el marco normativo?

En el formato contractual la casilla "Relación del contrato con la actividad misional" deben indicar el objetivo de la Entidad Estatal que se cumple con la celebración del contrato. (CCE)

En relación con la columna de relación del contrato con la actividad misional de la entidad estatal, lo que sería pertinente colocar es el sector o tema de responsabilidad de la entidad  territorial al cual corresponda el respectivo contrato y al cual le está apuntado a logar un resultado concreto en su plan de desarrollo.

 

El municipio de Lebrija que ya viene adelantando el diligenciamiento de la información requiere información puntual en el formato "INFRAESTRUCTURA DEL TRANSPORTE TERRITORIAL" donde solicitan aclaración del contenido que debe diligenciarse en este formato, si debe realizar un diagnóstico por cada vía del municipio o por el contrario es solo aquellas vías donde el municipio haya ejecutado inversión.

El formato "INFRAESTRUCTURA DEL TRANSPORTE TERRITORIAL" solicita unos datos concretos sobre el inventario de la infraestructura de la entidad territorial en general, de aquellas vías, aeropuertos, tren, ferrocarriles o ríos que son navegables. El objetivo es que el mandatario entrante conozca en detalle la infraestructura con que cuenta la entidad y su estado.

 

Analizado el instructivo para el proceso de empalme, observo que la parte de Deportes no tiene anexos, al igual que el sector eléctrico, no he podido conseguir el instructivo para el sector de educación, victimas y regalías.

Para el tema de Deportes no se elaboró un instructivo sino unas preguntas generales y unos indicadores que permitan dar respuesta a los compromisos de las entidades territoriales con base en sus competencias. Estos lineamientos se encuentran en la página 15 del Instructivo para el Proceso de Empalme  de los Mandatarios Territoriales 2015 – 2016 que se puede bajar de la página del DNP o del Portal Territorial.

Sobre el sector eléctrico no se dispone de un instructivo o formato para diligenciar y el proceso de empalme deberá realizarse con base en las competencias y los compromisos que se hayan realizado en los planes de desarrollo de cada entidad territorial. Igual puede suceder con otros temas no considerados dentro del instructivo y sus formatos, como pueden ser los de desarrollo urbano, los de vivienda rural, los de desarrollo regional o subregional, entre otros, en cuyo caso la entidad debe informar al respecto bajo los criterios generales establecidos para los empalmes.

Con relación al instructivo para el sector de educación, victimas y regalías, es preciso aclarar lo siguiente:

Educación: en la página 12 de Instructivo se presentan unas preguntas generales y unos indicadores que responden a las competencias de las entidades territoriales. Adicionalmente, el Ministerio de Educación creo un enlace para que las entidades territoriales certificadas puedan acceder y encontrar la información pertinente, el siguiente es el enlace:
http://candidatosconlaeducacion.esap.edu.co en el link de "realidad territorial" que aparece en la barra superior de la web para las entidades certificadas. Para las no certificadas, la información la información de matrícula, docentes, establecimientos educativos, docentes  puede ser consultada en: http://bi.mineducacion.gov.co:8380/eportal/web/planeacion-basica/

Víctimas: esta ruta especializada está bajo la responsabilidad del Ministerio del Interior y de la Unidad de Víctimas. Ellos prepararon su estrategia y documento que pueden localizar en el siguiente enlace: http://www.unidadvictimas.gov.co/images/docs/lineamientos-2012-2015.pdf

Regalías: el Sistema General de Regalías proyectó una Ficha que contiene un resumen de los proyectos entre  2012 y 2015. La misma será por entidad territorial y va a estar en la página del sistema: https://www.sgr.gov.co/, para generarla se debe seleccionar la respectiva entidad por parte del usuario y luego dar click en el botón amarillo "Ficha SGR Empalme" para generar la ficha de reporte correspondiente

 

Me correspondió  junto con otros compañeros darle trámite al  formato del anexo 13 - ambiental, Gestión del riesgo, en estos no es muy clara para nosotros lo que debemos hacer realmente, para que por favor de manera respetuosa les solicitamos un poco más de claridad frente al manejo de este formato.

Con el fin de dar respuesta a su inquietud sobre el diligenciamiento del formato relacionado con el tema ambiental y de gestión del riesgo me permito informarle lo siguiente:

 

Si su dependencia debe realizar el informe de empalme relacionado con los temas ambientales, de gestión del riegos, cambios climáticos, entre otros, es pertinente que se revise concretamente cuales son las funciones y/o competencias y con base en ello preparen el informe de gestión siguiendo los lineamientos que a continuación les describo.

El formato plantea 3 niveles de gestión, a saber; eso significa que al Alcalde se le entrega un informe con los Aspectos Estratégicos: se refiere a los aspectos que son decisivos para orientar la entidad territorial hacia el logro de los objetivos constitucionales y normativos y los cuales son de decisión del mandatario territorial. Acá deben enfocarse en los asuntos macro que muestre los principales resultados de la gestión durante estos 4 años, escribir claramente lo que se debe realizar en los 3 primeros meses y los riesgos en los que se puede incurrir.

 

Luego viene el informe de las Áreas Misionales: son todas aquellas áreas en las cuales la entidad territorial tiene competencias, bien sea sectorial, poblacional o políticas transversales que son de competencia de la entidad territorial. Este nivel requiere más detalles en la información y análisis de los mismos. Se enfoca a los Secretarios y/o jefes de áreas. Acá deben hacer énfasis en todos los resultados que ustedes como UMATA han desarrollado en los 4 años.

 

Finalmente, el tema relacionado con los asuntos Operativos de la dependencia: todos aquellos procesos y procedimientos que permiten el funcionamiento administrativo de una entidad territorial acorde con las normas y  competencias establecidas. En este nivel se incluyen todos los informes detallados que hacen parte del anexo del informe de gestión.

 

Para el proceso de Empalme de la Entidades de Gobierno, a las áreas de Tecnología y Sistemas se nos ha solicitado diligenciar el Formato No 6. Formato de Gobierno en Línea y Sistemas de Información. Se solicita que ahí se incluya usuarios y contraseñas de los diferentes Sistemas de Información a los que accede o de los que hace uso la Entidad incluidos los desarrollos propios. En este punto tengo la siguiente inquietud como se garantizaría la seguridad de dicha información sin que se comprometa la misma?

Con el fin de dar respuesta a su inquietud, se precisa que el Decreto 2693 de 2012 fue derogado por el Decreto 2573 de 2014, y es este último el que señala la nueva Estrategia de Gobierno en Línea, y que fue recogido en el Decreto Único Sectorial 1078 de 2015 en el Título 9 sobre Políticas y Lineamientos de tecnologías de la información. Para mayor precisión, lo invito a consultar además del Decreto, el Manual de Gobierno en Línea, el cual se encuentra disponible en la página estrategia.gobiernoenlinea.gov.co, específicamente en el siguiente link:
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-8011.html

 

En términos aplicados la entrega de nombres de usuarios y claves debe realizarse el último día de ejercicio de la administración saliente y mediante un acta en donde conste lo que se entrega, la vigencia de las cuentas y las claves, la forma de reemplazarlas y quien se hace responsable por su recepción.

 

Durante el ejercicio de diligenciamiento del formato 12: Lineamientos seguimiento al PDD, en la pregunta No. 1 del ítem 1: Informe aspectos estratégicos para el gobernador. 

Queremos aclarar que el Programa de gobierno, es una de las bases para la formulación del Plan de Desarrollo y el seguimiento que se realiza, durante el ejercicio de la administración, es hacia el Plan de Desarrollo y no hacia el programa de gobierno. Por lo anterior consideramos que esta pregunta no la podemos responder, pues no se ha realizado un balance del cumplimiento del Programa de Gobierno. Queremos aclarar que con la pregunta 3 de este mismo ítem consideramos damos respuesta a la pregunta 1.

Tal como usted lo menciona, esa no es una pregunta, es para que se revise que los compromisos políticos establecidos con los electores y ciudadanía en el Programa de Gobierno se haya cumplido a cabalidad y, en este sentido, el acuerdo ciudadano se realizó. Es claro, que este es un instrumento que da pie a lo que será el Plan de Desarrollo de la entidad territorial, pero muchas entidades se olvidan su carácter y que este es el primer insumo y por eso se quiere dar el mensaje del cumplimiento de ambos instrumentos de planeación, el uno político y muy general y el otro institucional pero mucho más concreto y de mediano plazo. De esta manera, se pueden responder de manera conjunta los dos temas.

 

El formato No. 11 Lineamientos POT, es aplicable a los entes territoriales. De acuerdo con la percepción de la persona asignada para el diligenciamiento en la Gobernación, este formato es aplicable para municipios únicamente.

Efectivamente el formato 11 sobre Lineamientos POT aplica para los Municipios, pero los departamentos también debe dar cuenta de los aspectos relacionados con el Ordenamiento de su territorio, tal como lo establece la Ley 1454 en el artículo 29 el numeral 2, donde señala que los departamentos deben "a) Establecer directrices y orientaciones para el ordenamiento de la totalidad o porciones específicas de su territorio, especialmente en áreas de conurbación con el fin de determinar los escenarios de uso y ocupación del espacio, de acuerdo con el potencial óptimo del ambiente y en función de los objetivos de desarrollo, potencialidades y limitantes biofísicos, económicos y culturales; d) Integrar y orientar la proyección espacial de los planes sectoriales departamentales, los de sus municipios y entidades territoriales indígenas. Y "f) La competencia para establecer las directrices y orientaciones específicas para el ordenamiento del territorio en los municipios que hacen parte de un Área Metropolitana correspondiente a estas, la cual será ejercida con observancia a los principios para el ejercicio de las competencias establecidos en la presente ley." En este sentido, deben dar cuenta de los avances y logros que el tema ha tenido en su territorio.

 

Solicito me indique si en el FORMATO GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA ENTIDAD se debe relacionar toda la contratación realizada en los 2012 al 2015?

En efecto, la idea es que se dé cuenta de lo realizado en el período de gobierno. En aquellos casos que impliquen el manejo y relación de grandes volúmenes de información, se debe verificar que la totalidad de asuntos y variables solicitados por los formatos se encuentren en los aplicativos que manejen dicha información, y en caso positivo, dar cuenta del lugar, estado y forma de acceder a dicha información, buscando informar sobre agregados por asuntos temáticos como procesos licitatorios, de mínima cuantía, de prestación de servicios, etc., sin desconocer el tratamiento de la información de carácter estratégico y táctico misional que se plantea en uno de los formatos.

 

Los nuevos formatos reemplazan los de la Resolución Orgánica 5674/2005?

Puesto que dicha resolución orgánica está derogada, en efecto, se reemplazan dichos formatos por los adjuntos al instructivo, los cuales fueron diseñados, ajustados y validados con las autoridades nacionales correspondientes.

 

Quiero preguntar con relación a la elaboración del informe, formato ambiental, lo siguiente: i. Los puntos se resuelven uno a uno en cada una de las preguntas y en estas se relacionarían los documentos anexos? ii. Uno de los puntos es con relación a los riesgos, en este punto se  identifican los que están dispuestos en el PMGRD o se pueden relacionar los otros que hayan sido identificados a la fecha y los que deberán implementarse de medio ambiente y planeación?

El proceso de empalme debe ser realizado tanto por las administraciones territoriales como por las entidades descentralizadas y en este sentido, deben considerar las herramientas propuestas para este proceso (se pueden consultar en el portal territorial www.portalterritorial.gov.co en el enlace de "empalmes efectivos"), en especial las relacionadas con la gestión administrativa dado que estas actividades son realizadas por todas las entidades y en el componente de gestión del desarrollo deben responder por las funciones y/o competencias que les fueron delegadas.

 

El formato plantea 3 niveles de decisión en la gestión, a saber:

Aspectos Estratégicos: se refiere a los aspectos que son decisivos para orientar la entidad territorial hacia el logro de los objetivos constitucionales y normativos y los cuales son de decisión del mandatario territorial. Acá deben enfocarse en los asuntos macro y qué el gerente informe al Alcalde, que muestre los principales resultados, lo que debe realizar en los 3 primeros meses y los riesgos en los que se puede incurrir.

Áreas Misionales: son todas aquellas áreas en las cuales la entidad territorial tiene competencias, bien sea sectorial, poblacional o políticas transversales que son de competencia de la entidad territorial. Este nivel requiere más detalles en la información y análisis de los mismos. Se enfoca a los Secretarios y/o jefes de áreas.

Operativas: todos aquellos procesos y procedimientos que permiten el funcionamiento administrativo de una entidad territorial acorde con la normas y  competencias establecidas. En este nivel se incluyen todos los informes detallados que hacen parte del anexo del informe de gestión.

 

Ciertos temas se repiten en dos o más ámbitos de gestión, teniendo en cuenta que para cada uno se debe informar lo más esencial para el ámbito que corresponde según los alcances descritos.

Sobre las inquietudes particulares: (i) se reporta el cumplimiento de funciones y competencias en desarrollo de cada uno de los temas de los tres ámbitos de gestión, y se relacionarían y anexan documentos de soporte; (ii) los riesgos a los cuales se hace referencia en el marco de los aspectos estratégicos, son aquellos que se pueden presentar en el desarrollo de la gestión ambiental y la gestión del riesgo de desastres, y pueden ser de tipo financiero, jurídico, administrativo, y/o ambiental. El propósito de documentar estos riesgos es brindar información estratégica que fortalezca el proceso de toma de decisiones y faciliten la planeación del desarrollo a cargo de la nueva administración.

Por último, el 4 de noviembre se tiene programado un evento de socialización y manejo del instrumental para empalmes territoriales, convocado por la Gobernación de Antioquia y soportado por el Programa de Gobernabilidad Regional de USAID, en donde el DNP y otras autoridades nacionales explicarán en detalle el proceso y sus instrumentos. A dicho evento se convocó a los alcaldes, jefes de control interno, coordinadores de empalme y jefes de planeación, así como el equipo de empalme del departamento, en donde se tendrá la oportunidad de resolver en detalle esta y otras inquietudes.

 

Favor indicarme a cuál CONPES se refiere el numeral 10. del Formato Ambiental y Gestión de riesgo. Proceso de Empalme.

No se hace referencia ningún Conpes específico, en la medida que el formato invita a las entidades responsables de diligenciarlo, a reportar cuáles acciones desarrolladas durante el periodo 2012-2015 contribuyeron al logro de objetivos definidos en documentos Conpes que tuvieran incidencia sobre su jurisdicción.  

 

Solicitamos su colaboración en la orientación sobre la diferenciación específica relacionada con la parte estratégica, la misional y la operativa que tiene que ver  con  el formato Gestión Ambiental.

De otra parte,  al finalizar el formato, en lo referente a capítulos son informes aparte al del mandatario? o es válido lo contemplado en el informe de gestión de éste puesto que en él se mencionan las acciones  realizadas sobre la gestión del riesgo y desastres.

El formato plantea 3 niveles de decisión en la gestión, a saber:

Aspectos Estratégicos: se refiere a los aspectos que son decisivos para orientar la entidad territorial hacia el logro de los objetivos constitucionales y normativos y los cuales son de decisión del mandatario territorial. Acá deben enfocarse en los asuntos macro y qué el gerente informe al Alcalde, que muestre los principales resultados, lo que debe realizar en los 3 primeros meses y los riesgos en los que se puede incurrir.

Áreas Misionales: son todas aquellas áreas en las cuales la entidad territorial tiene competencias, bien sea sectorial, poblacional o políticas transversales que son de competencia de la entidad territorial. Este nivel requiere más detalles en la información y análisis de los mismos. Se enfoca a los Secretarios y/o jefes de áreas.

Operativas: todos aquellos procesos y procedimientos que permiten el funcionamiento administrativo de una entidad territorial acorde con la normas y  competencias establecidas. En este nivel se incluyen todos los informes detallados que hacen parte del anexo del informe de gestión.

 

Ciertos temas se repiten en dos o más ámbitos de gestión, teniendo en cuenta que para cada uno se debe informar lo más esencial para el ámbito que corresponde según los alcances descritos.

 

Tenemos la siguiente consulta respecto a la contratación, pues en el instructivo en lo referente a la fase 1 "Fase preparatoria"  en lo concerniente a cómo elaborar el informe de gestión refiere: Uso de los Sistemas de Información. Si la Administración ya ha consignado información en los Sistemas de Información y ésta se encuentra actualizada en algún sistema de información nacional o territorial (SECOP, SIGEP; SUIT entre otros), en el tema que corresponde al sistema de gestión incluye la ruta para acceder a la información, clave para acceder y el reporte.

En nuestro caso efectivamente venimos diligenciando la información tanto en el SECOP como en el aplicativo de nuestra Contraloría "Gestión Transparente", PREGUNTAMOS LO SIGUIENTE: Si contamos con la información contractual en estos aplicativos y como se explica sólo se hace el enlace al reporte, junto con las claves de acceso para los contratos que cumplen con las características definidas, pero en ninguno de estos aplicativos se cuenta con toda la información así de especifica como esta en el anexo 3.

Se debe aprovechar la información disponible y actualizada del aplicativo, pero se debe complementar en lo pertinente con aquella adicional requerida por los formatos con el fin de garantizar su integridad y que esté completa.

 

Para el caso de Puerto Wilches, en el formato de gestión administrativa,  en el formato 9. Formato Recursos Físicos e Inventarios se pregunta lo siguiente: ¿Si no hay información sobre fecha y valor de adquisición cual es el procedimiento? ¿Si los muebles se cambian de sitio y no se tiene el registro en la hoja de vida, cuál es el procedimiento? En este mismo formato, en el cuadro de inventario inmueble, la funcionaria manifestó no tener clave sistema SIGA y no saber el procedimiento para obtener efectivamente dicha información, ya que lo intentó una vez y no le sirvió.

Si no se cuenta con la información se debe colocar como "No disponible" y se debe dar la razón de ello, como llamado de atención a la siguiente administración para efectuar el procedimiento de completar estos datos. Sobre el cambio de localización de los muebles, si se cuenta con la información pues debe actualizarse y en caso de no saberse de ello, se debe informar, como en el caso anterior, de la situación, para verificar realmente en donde se encuentra, pues la nueva administración no puede recibir algo de lo que no tenga constancia. 

Por último, si nunca se ha tenido acceso al aplicativo SIGA, pues no hay información disponible en él y de ello debe informarse a la administración entrante para que proceda a gestionar su alimentación.

 

La secretaría de salud pregunta que si existe alguno otro formato de salud donde se evidenciara más información, porque cree que con el entregado no se refleja todo lo necesario.

El formato plantea lo mínimo de lo que debe informarse y analizarse, pero si la entidad territorial considera que hay más aspectos sobre los que debe informar, pues debe hacerlo de manera complementaria. De todas maneras puede consultar el formato: 13 Complementario Salud que hace parte de los otros formatos del componente de gestión del desarrollo territorial.

 

Respecto de los formatos de lineamientos del informe de empalme en el sector ambiental y agropecuario, me surgen algunas inquietudes respecto a algunos de los puntos, teniendo en cuenta que el Municipio de Puerto Lleras es un Municipio de sexta categoría y algunos de los puntos son de planes y/o programas de un orden superior (capitales, gobernaciones) son actividades que no se manejan en el municipio por el contexto del territorio.

Nos permitimos manifestar lo siguiente:

  • Un principio considerado para los actuales procesos de empalme, es partir de la información existente y evitar, en lo posible, la búsqueda y consolidación de nueva información.
  • Ante todo es pertinente verificar que el tema o temas son de competencia o responsabilidad de la entidad territorial, según su categoría.
  • En el evento de no aplicar se debe indicar esta circunstancia y explicar la razón de la no aplicabilidad.
  • Si no se cuenta con la información requerida, siendo de su competencia el tema, se debe indicar de tal circunstancia como advertencia a la siguiente administración.

¿Me encuentro diligenciando el formato 13 correspondiente a "Lineamientos para la formulación del informe de Empalme" Tema: Gestión Ambiental del Departamento Nacional de Planeación.  Como se muestra en la imagen, la casilla que dice "Riesgos" no es suficientemente clara a qué tipo de riesgos se refiere, por tanto, respetuosamente me permito solicitarle me oriente en cuanto a que tipo de riesgos necesita que se haga mención.

Los riesgos a los cuales se hace referencia en el marco de los aspectos estratégicos, son aquellos que se pueden presentar en el desarrollo de la gestión ambiental y la gestión del riesgo de desastres, y pueden ser de tipo financiero, jurídico, administrativo, y/o ambiental. El propósito de documentar estos riesgos es brindar información estratégica que fortalezca el proceso de toma de decisiones y faciliten la planeación del desarrollo a cargo de la nueva administración.

Quería solicitarle por favor me brinde una asesoría para el diligenciamiento y alistamiento de la información que se solicita en el documento ambiental. ¿Debemos diligenciar el formato ambiental y de Gestión del Riego? ¿Qué información debemos diligenciar de este formato?

En el  formato del anexo 13- ambiental - gestión del riesgo, no es muy claro lo que se debe hacer realmente, para que por favor se dé más claridad frente al manejo de este formato. En el cuadro de Ambiental y Riesgo, para su diligenciamiento, como hago? Debe ser un escrito adjunto donde se esboce ítem por ítem?

Favor consultar primero el instructivo de diligenciamiento del formato y una vez hecho esto plantear las dudas específicas que se presenten.

 

Sobre el tema Contable, cuáles son instrucciones que se tienen parta el proceso de empalme de las entidades territoriales?

La Contaduría General de la Nación sacó la Circular 005 de Octubre 19 de 2015, en la cual establece el Proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes. Allí se establecen las diferentes fechas de corte de la información. La misma puede ser consultada en la página del CHIP; http://goo.gl/USHnuw

 

3. Fechas y actas de informe de gestion

El municipio de Barrancabermeja hace una solicitud de aclaración puntual respecto al acta de gestión que habla la ley 951 de 2005 que es la que han venido desarrollando bajo el esquema normativo y que rinden a los entes de control. La pregunta concreta es si deben seguirla realizando o no a la luz de los nuevos cuadros de información que deben diligenciar (al no conocer derogación de la ley o alguno de sus artículos como asesor sugerí que ese proceso lo debían seguir realizando). Los nuevos formatos reemplazan los de la Resolución Orgánica 5674/2005?

Esta Resolución fue derogada, tal como aparece en la Fe de Erratas de la guía de la Procuraduría General de la Nación:

En este sentido, para elaborar el informe de gestión debe considerar lo que plantea la Circular 018 y por tanto el instructivo y las herramientas de apoyo que se desarrollaron para ello.

 

Esta información se hace con corte a 31 de Octubre de 2010 (los cuadros así lo piden), para cuando empiecen las reuniones con el equipo de empalme del mandatario entrante, luego según la cartilla de empalme entregada por la procuraduría aparece que el informe de gestión se debe presentar al DNP el 15 de Diciembre de 2015 (esto lo deben enviar en físico y dirigido a quién?) lo que indicaría que deben actualizarlo a 30 de noviembre?

Luego entonces al cierre de Gobierno deben actualizar de nuevo los cuadros a 31 de Diciembre de 2015 para entregarlos al mandatario entrante?

Como lo plantea la Circula Conjunta 018 de 2015, las herramientas a aplicar son los instructivos elaborados y expedidos bajo la coordinación de la Función Pública y el DNP. La Procuraduría General de la Nación ha hecho claridad respecto de la fecha del 1º de diciembre establecida en ella como la límite para la colocación del Informe de Gestión en la página web de la entidad, en el sentido que esta fecha es la inicial y no la terminal, pues dicho informe se puede colocar hasta el último día de la administración. El 15 de diciembre se origina en la Ley 1151 de 2007, art. 112, en los siguientes términos "Información para la formulación de los planes de desarrollo de las entidades territoriales y para la preparación de informes de gestión. Los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo período de Gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para efectos de la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y la presentación de los informes que requieran las entidades competentes", que se mantiene vigente y que se relaciona con la gestión del desarrollo. Sin embargo no se indica que esta información deba ser remitida al DNP.

 

Es claro que en los formatos se plantea la posibilidad de que la información sea a Octubre 31, sin embargo, la recomendación general es que la información sea la más actualizada y real posible. Si es posible contar con información a 31 de diciembre a esa fecha se debe realizar el reporte. Seguramente cundo comience el proceso de empalme en la fase 2 habrá que ir complementado la información para actualizarla.

 

Esta información es la que se debe colgar en cada una de las páginas Web de las entidades territoriales. El acta de empalme y el informe de gestión se deben remitir a la Contraloría General de la República y los informes de las Oficinas de Control Interno y las Personerías deben enviarse a las Procuradurías Provinciales y a las Gerencias Regionales de la Contraloría, y el gobernante saliente cuenta con quince días hábiles luego de haber entregado su cargo para formalizar el Acta del Informe de Gestión, según la Ley 951 de 2005.

 

En la circular 018 de 2015 se hace mención de la ley 951 de 2005 en referencia con el acta informe de gestión, pero se da en la resolución (Circular Conjunta) unos plazos muy diferentes a los de la ley. Me explico, en la ley se habla que el acta de informe de gestión que es el documento formal de entrega de cargo dice que se entrega dentro de los 15 días de terminado el periodo (es decir dentro de los 5 días hábiles de enero) y que quien recibe tiene 30 días contados a partir de allí para hacer las verificaciones y requerimientos de claridad que corresponde. Diferente a la circular que habla que debe estar lista en diciembre. Me resultan varias dudas:

  • Igual que se hace el empalme, se debe hacer luego acta de informe de gestión, ya que las fechas son diferentes?
  • Si efectivamente luego del empalme se hace acta informe de gestión, esta información si es con corte al 31 de diciembre de 2015.
  • Tiene la Procuraduría y la Contraloría la potestad de cambiar los tiempos definidos en una ley?

¿Con  relación a la primera inquietud se comenta: el proceso de empalme contempla tres etapas: elaboración del informe de gestión, que se debe corresponder con lo planteado en la Ley 9151/05 pero bajo los parámetros trazados en la circular conjunta 018/15 de CGR y PGN, que incluye los lineamientos del DNP y la Función Pública; la segunda fase, es la del empalme propiamente dicho, que sobre la base del informe de gestión, lleva a la suscripción de las Actas de Empalme y;  una tercera fase de apropiación y uso de la información del informe de gestión, por parte de la nueva administración. Las fechas que se proponen en la circular son las del Empalme, la idea es que al hacer entrega del informe de gestión no tenga que realizar nuevas acciones ni informes sino el mismo del proceso de Empalme.

Efectivamente, la Circular conjunta 018/15 menciona que el acta de informe de gestión se debe entregar el 15 de enero de 2016; sin embargo, este fue un lapsus y la Procuraduría reconoce que la fecha que efectivamente se debe tener en cuenta es la que establece la Ley 951 de 2005 establece en el Artículo 4° lo siguiente: " Para computar el término para rendir el informe de que trata la presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello." En este sentido la administración saliente tiene 15 días hábiles que sería el 23 de enero de 2016 y no el 15 como se menciona en la Circular 018.

 

Sobre sus preguntas adicionales comentamos:

El Acta de Informe de Gestión es un documento en el cual se hace la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos estatales, los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal, en el que se haga entrega del informe de la gestión realizada por los mismos y el acta administrativa, en la que en forma global conste el estado que guarda la administración, a los titulares entrantes. Las fechas son las que establece la Ley 951 de 2005, tal como se aclaró en el numeral anterior.

 

Luego de realizar el empalme entre administración saliente y entrante, se producen algunos documentos adicionales, como son las Actas de Empalme, las cuales forman un todo con el informe de gestión. La información que allí se registra debe ser la más actualizada posible; si se puede con corte al 31 de diciembre de 2015 sería lo ideal, pero hay temas en los cuales no se va a poder realizar por ejemplo en lo contable y financiero. En Contratación es pertinente que se entregue a 31 de diciembre pero este no es un obstáculo siempre y cuando se tenga actualizada la información y en el SECOP.

 

Una Circular no puede cambiar las determinaciones de una Ley y, como ya se anotó, se trató de un lapsus que ya fue reconocido, dándole alcance a las fechas, así:

  • Fecha de entrega del informe de gestión, mediante acta administrativa (art. 10º. Ley 951/05): 15 hábiles después de salir de su cargo.
  • El informe de gestión de cada entidad territorial deberá estar a disposición de la ciudadanía a más tardar el 31 de diciembre de 2015 en la página web de la entidad territorial.

 

El acta de informe de gestión de qué habla la ley 951 de 2005  y la resolución 5674 de la Contraloría de la República es realizada por cada uno de los secretarios, directores y gerentes de entidades descentralizadas del orden Municipal. O por el contrario se realiza una sola acta de informe de gestión donde el alcalde hace entrega de la administración de acuerdo a  la resoluciones 5674  de la Contraloría General de la República

Sobre este asunto le informo que la  Resolución 5674 de la Contraloría General de la República fue derogada tal como lo menciona la Fe de Erratas de la Cartilla de la Procuraduría General de la Nación, como reza  a continuación:

Por lo tanto para elaborar el informe de Gestión debe considerar el instructivo y los formatos que para tal fin se pusieron a disposición de todas las entidades territoriales y descentralizadas por parte del DNP y la Función Pública.

Cada entidad – tema debe realizar una entrega formal de su quehacer en los términos establecidos en el "Instructivo para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Territoriales 2015-2016", y suscribir un acta parcial de empalme, cuyo modelo se publicará en el portal territorial a partir de la primera semana del mes de noviembre.

 

Acudo a Ustedes nuevamente solicitándoles claridad, ya que en el cartilla que han emitido denominada "recomendaciones para un empalme exitoso", elaborada por la  Procuraduría, DNP, Función Pública y otras entidades, no se hace claridad sobre los temas ya consultados con anterioridad y surgen nuevas inquietudes, por ejemplo en  la página 38, capítulo VIII de la cartilla relacionado con presentación del acta de informe de gestión, citan las resoluciones 6289 del 2011, 6245 de 2012.

Ahora bien  la Resolución Orgánica 5674 de 2005 - Reglamentaba la metodología para elaborar el Acta de Informes de Gestión, entendida como el conjunto de información administrativa, legal y financiera que debe acompañar un proceso de empalme. Modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003. Determina los formatos para ello. 

La Resolución Orgánica 5674 de 2005 fue derogada por  la resolución 6289 de 2011, por la cual se establece el SIRECI y esta modificada por la resolución 6445 de 2012 y está posteriormente derogada por la resolución 7350 de 2013 que está vigente y determina que la información debe conservarse en la entidad.

 

No hay congruencia entre las fechas establecidas en la Circular Conjunta No. 018 de 2015, la cartilla de "Orientaciones para un Empalme Exitoso" y el "Instructivo para el Proceso de Empalme Territorial 2015-2016". Nos pueden clarificar este asunto?

En el trabajo realizado por varios de los departamentos del país, sobre el tema de empalmes territoriales, en semanas anteriores, nos hemos visto en la necesidad de precisar lo siguiente con relación a las herramientas que se han promulgado, interrelacionadas pero con propósitos y alcance distintos, así:

  • La Circular Conjunta 018 de 2015, que se constituye en el marco de actuación para los procesos de empalme, y que dentro de sus contenidos se contempla que los procesos de empalme se regirán por los lineamientos  o directrices que al efecto expidan la Función Pública y el DNP. En esta circular hay dos aspectos por clarificar en cuanto a las fechas allí establecidas (de acuerdo con la PGN): el informe de gestión se debe colgar a más tardar el 31 de diciembre y no el 1º. de diciembre como allí se anota; el tiempo de platear inconformidades por parte de la nueva administración, son quince días hábiles luego de que el anterior mandatario haya dejado el cargo, y no el 15 de enero como se anota en la circular.
  • La cartilla "Orientaciones para un Empalme Exitoso", iniciativa de la PGN, tendiente a explicar que se busca y las implicaciones del proceso. Su carácter es indicativo y contiene elementos complementarios pero no de riguroso cumplimiento, como se aclara en la Fe de erratas que te remitimos con anterioridad, o respecto de las Actas de entrega del Informe de Gestión. Con este carácter se sugiere a quienes se debe remitir el Informe de Gestión, con un sentido preventivo y de transparencia, más que de obligatoriedad. Sin embargo, la Circular Conjunta si establece la obligatoriedad de colgar el Informe de Gestión en la página web de la entidad territorial con fines de consulta de los interesados.
  • Por último el "Instructivo para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Territoriales 2015-2016" y el conjunto de anexos, que se respalda y da desarrollo a lo establecido en la Circular Conjunta, se orienta a establecer cómo y con qué medios se elabora el informe de gestión.

 

4. Entidades descentralizadas y otras

Una Empresa de Acueducto y Alcantarillado se encuentra obligada al diligenciamiento de la información objeto de consulta en la forma que contemplan los formatos.

Con relación a su inquietud sobre sobre el diligenciamiento de los formatos que se sugieren por parte del DNP y del DAFP para el proceso de empalme de las entidades territoriales, es pertinente anotar que aplica también para las entidades descentralizadas (por ser estas parte de la administración territorial) y en este sentido, lo que se sugiere es revisar fundamentalmente lo relacionado con los formatos del componente de gestión administrativa en cuanto apliquen y analizar la pertinencia de aplicabilidad en el componente de gestión del desarrollo territorial, en función de la razón de ser la empresa; en este caso se realizará un informe detallado sobre los servicios que maneja la empresa, en razón de las funciones y/o competencias que les fueron delegadas, en este caso las relacionadas con el tema de servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.

 

Realizando revisión de la información a consignar en los informes de empalme se encuentra el formato ambiental y gestión del riesgo, y pues tengo la duda, ¿debemos diligenciar este formato? ¿Qué información debemos diligenciar de este formato, Siendo una empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo?

Se debe revisar si la entidad tiene responsabilidad y maneja temas relacionados con el ambiente y la gestión del riego (que las deben tener), para que sean parte del informe de gestión. Si hay asuntos que no se ajustan a los contenidos del formato sugerido, de igual manera deben informarse de manera complementaria. El formato plantea 3 niveles de gestión, a saber:

Aspectos Estratégicos: se refiere a los aspectos que son decisivos para orientar la entidad territorial hacia el logro de los objetivos constitucionales y normativos y los cuales son de decisión del mandatario territorial. Acá deben enfocarse en los asuntos macro y qué el gerente informe al Alcalde, que muestre los principales resultados, lo que debe realizar en los 3 primeros meses y los riesgos en los que se puede incurrir.

Áreas Misionales: son todas aquellas áreas en las cuales la entidad territorial tiene competencias, bien sea sectorial, poblacional o políticas transversales que son de competencia de la entidad territorial. Este nivel requiere más detalles en la información y análisis de los mismos. Se enfoca a los Secretarios y/o jefes de áreas.

Operativas: todos aquellos procesos y procedimientos que permiten el funcionamiento administrativo de una entidad territorial acorde con la normas y  competencias establecidas. En este nivel se incluyen todos los informes detallados que hacen parte del anexo del informe de gestión.

 

Las entidades descentralizadas del orden municipal (ESE hospital, Empresas públicas de la Ceja y el instituto Cejeño de la Recreación y deporte) elaboran su propia acta informe de gestión?

Las entidades descentralizadas elaboran su informe de gestión para el proceso de empalme considerando los lineamientos para el componente administrativo y las competencias o funciones que tiene a su cargo; es decir, el Instituto Cejeño de Recreación y Deporte lo hará sobre el tema administrativo y en gestión del desarrollo sólo trabajará el tema de Deporte y Recreación. Puesto que este asunto será uno de los que figurará en el cronograma de trabajo entre administración saliente y entrante (de sus equipos de trabajo), pues al momento de entregar al delegado del nuevo mandatario se deberá suscribir el acta parcial correspondiente.

 

La circular conjunta 18 del 2015 le aplica a las Corporaciones Autónomas Regionales?

No aplica porque no son parte de las entidades territoriales, dada su autonomía. La Circular Conjunta 018 de 2015, en su encabezado determina unos destinatarios, dentro de los cuales no se encuentran las CAR

 

De acuerdo a lo conversado por teléfono, te había manifestado la inquietud con los formatos que debe utilizar la contraloría departamental de Antioquia para realizar el acta de gestión (proceso de empalme) de la señora contralora, los que aparecen publicados en la página de ustedes son para utilizarlos específicamente para los alcaldes pero no están para las otras entidades como había sido en épocas anteriores.   Les pedimos el favor de que nos orienten al respecto.

Buen día. En este proceso no nos hemos involucrado con las Contralorías Territoriales, ni para el control sobre los procesos de empalme de las entidades territoriales por parte de estas, ni con su propio proceso de empalme (que tendría que trabajarse con la Auditoría General de  la Nación).

 

Ahora bien, puesto que en este ejercicio se realizó  un esfuerzo por la actualización normativa, conceptual e instrumental de los Procesos de Empalme, pueden utilizarse las herramientas desarrolladas por otras instancias de manera referencial, mientras se determine un direccionamiento específico para ellas.

 

Como hay cambio de gobierno, el empalme se realiza por el ente central específicamente o si debe llevar acompañados los respectivos informes adicional por cada uno de los entes descentralizados.

Lo anterior dado que ni en la circular, ni en el instructivo se precisa, sólo en el instructivo de empalme en la página 21.

El empalme también cobija la administración descentralizada y debe incorporarse dentro de lo que entrega el gobernante  saliente como un todo.

 

Resulta que mi oficina de planeación que lidera el empalme, ha entendido que sólo se tiene en cuenta a los descentralizados en los formatos que piden alguna información de ellos, pero que no deben llenar cada uno los formatos, ya que ellos harán los empalmes respectivos cuando se dé el cambio de cada gerente.  Que esto se desprendía, ya que en ningún momento ni en la circular, ni en el instructivo hacían mención de tener que tener en cuenta a los descentralizados. Ahora nosotros como Control Interno entendíamos que si se debían tener en cuenta y que cada descentralizado hacia el empalme respectivo y que luego nosotros incluíamos la información como adicional.

Las entidades descentralizadas forman parte del conjunto de la administración y se encuentran bajo la dirección del respectivo mandatario territorial, como lo establece la ley 489 de 1998, el cual debe dar cuenta de todos los aspectos de su administración al gobierno entrante. En este sentido si deben hacer el respectivo Informe de Gestión, con base a los instrumentos – formatos que les apliquen, pero siempre considerando la información pertinente por nivel de decisión (estratégico, táctico –misional y operativo).  Eso no obsta que en el momento adecuado, cada director o gerente tenga que hacer su propio proceso de empalme, pare el cual el ejercicio actual será un avance.

 

5. Varios

Cuál es el modelo o formato de acto administrativo que puedan utilizar las entidades territoriales para formalizar el tema de empalmes. Esta pregunta nos la realizan desde Tunja y desde Sabana de Torres en Santander.

Para iniciar el proceso, en su etapa 1, se puede ver un modelo de Decreto en la guía de la Procuraduría en la página 61

 

Cuál es el propósito de las Sesiones de la Comisión de Empalme establecida por el Gobernante saliente?

Se hacen para analizar, discutir y entregar la información de cada dependencia o tema definido. Se recomienda al mandatario saliente, con el apoyo del Coordinador del Empalme, o quien haga sus veces, realizar una reunión previa con las diferentes dependencias e institutos descentralizados, con el fin de sensibilizarlos sobre la importancia y el alcance del empalme de gobierno, y orientarlos acerca de la organización de la información y su debida entrega con el fin de salvaguardar las responsabilidades de la administración saliente.

 

Para solicitar su colaboración para concretar la definición de los siguientes términos: Aspectos Estratégicos, Aspectos Misionales y Aspectos Operativos.

El proceso de empalme debe ser realizado tanto por las administraciones territoriales como por las entidades descentralizadas y en este sentido, deben considerar las herramientas propuestas para ello (consultar en el portal territorial www.portalterritorial.gov.co en el enlace de "empalmes efectivos"), en especial las relacionadas con la gestión administrativa dado que estas actividades son realizadas por todas las entidades y en el componente de gestión del desarrollo deben responder por las funciones y/o competencias que les fueron delegadas.

 

El formato plantea 3 niveles de decisión en la gestión, a saber:

Aspectos Estratégicos: se refiere a los aspectos que son decisivos para orientar la entidad territorial hacia el logro de los objetivos constitucionales y normativos y los cuales son de decisión del mandatario territorial. Acá deben enfocarse en los asuntos macro y qué el gerente informe al Alcalde, que muestre los principales resultados, lo que debe realizar en los 3 primeros meses y los riesgos en los que se puede incurrir.

Áreas Misionales: son todas aquellas áreas en las cuales la entidad territorial tiene competencias, bien sea sectorial, poblacional o políticas transversales que son de competencia de la entidad territorial. Este nivel requiere más detalles en la información y análisis de los mismos. Se enfoca a los Secretarios y/o jefes de áreas.

Operativas: todos aquellos procesos y procedimientos que permiten el funcionamiento administrativo de una entidad territorial acorde con la normas y  competencias establecidas. En este nivel se incluyen todos los informes detallados que hacen parte del anexo del informe de gestión.

Ciertos temas se repiten en dos o los tres ámbitos de gestión, teniendo en cuenta que para cada uno se debe informar lo más esencial para el ámbito que corresponde según los alcances descritos y las orientaciones que dentro del instructivo y los formatos anexos se dan.

 

Dentro de los Instrumentos ofrecidos para realizar el empalme con candidatos electos para alcaldías y gobernaciones, encontramos el "lineamientos para la formulación del informe de empalme" el cual contiene diferentes preguntas que se deben resolver para el perfil de un sector. Nuestras preguntes son:

A. ¿el soporte de estas preguntas tiene algún formato?

B. ¿Estas preguntas es solo para elaborar el informe resumen? 

Ante todo se debe precisar que las orientaciones metodológicas e instrumentales se dieron a través del documento "Instructivo para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Territoriales 2015-2016", que da desarrollo a lo establecido en la Circular Conjunta 018 de 2015 de la Contraloría General de la República y de la Procuraduría General de la Nación. El instructivo cuenta con un conjunto de formatos anexos que se clasifican en dos grandes campos: Gestión Administrativa y Gestión del Desarrollo. 

 

Los formatos de Gestión Administrativa se encuentran en archivos Excel y tienen, al menos, tres hojas que consideran los siguientes aspectos temáticos: un instructivo con relación al tema del archivo que orienta su procesamiento; un formato de los aspectos estratégicos y tácticos que se deben identificar de la información general y que se orientan a proveer de la información básica al alcaldes y los secretarios (directores o jefes de oficina) correspondientes, a través de indicaciones precisas; la última hoja hace relación a la información específica del asunto temático.

 

Los formatos de Gestión del Desarrollo contienen preguntas de diverso orden, aparte de los asuntos relacionados con la información de cada asunto misional, que se orientan a identificar aspectos relevantes que deben ser de conocimiento para la siguiente administración. Si bien no se solicita, es evidente que cada afirmación o respuesta debe estar sustentada en elementos que permitan su verificación, no solo por parte de la nueva administración sino de las entidades de control. La mayor parte de estas preguntas son de carácter abierto y por ello no tienen un formato, pero si deben ser precisas, concisas y fundamentadas.

 

El resumen del informe de gestión debe originarse en los formatos que indagan sobre los aspectos estratégicos y los táctico – misionales, que pueden consolidarse en algún esquema como el de los tableros de control, tanto para el campo de gestión administrativa como de gestión del desarrollo.

 

¿A quiénes se les tiene que remitir el Informe de Gestión?

Puesto que el Informe de Gestión es un instrumento de uso interno, este sólo se debe entregar a la administración entrante por parte de la administración saliente, y debe estar a disposición de la Contraloría General de la República (de acuerdo con el parágrafo único del artículo sexto de la resolución 7350 de 2013 de la CGR), pero para conocimiento de la ciudadanía se debe colgar en la página web de cada entidad territorial. Es conveniente que se entregue copia de dicho informe al Consejo Territorial de Planeación, a la Contraloría Departamental/Municipal respectiva y a la Asamblea o Concejo (si lo solicitan).

 

¿La fecha límite para la entrega de los informes por parte de los jefes de Control Interno al igual que los personeros es después del vencimiento del termino de los treinta días calendario de los electos para elevar objeciones respecto del contenido del acta de informe de gestión, conforme a lo señalado en la ley 951 de 2005?

Artículo 3°. El proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos deberá realizarse:

1. Al término e inicio del ejercicio de un cargo público para los servidores públicos descritos en los artículos 1° y 2° de la presente ley o de la finalización de la administración para los particulares que administren fondos o recursos del Estado.

2. Cuando por causas distintas al cambio de administración se separen de su cargo los servidores públicos a quienes obliga este ordenamiento. En este caso, la entrega y recepción se hará al tomar posesión del cargo por parte del servidor público entrante, previa aceptación que deberá rendir en los términos de la presente ley. Si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la entrega y recepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo.

Artículo 4°. Para computar el término para rendir el informe de que trata la presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello.

Luego la ley señala:

 

Artículo 5°. Los servidores públicos del Estado y los particulares enunciados en el artículo 2º, están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión, los asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo al reglamento y/o manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad, dependencia o departamento de que se trate.

Asimismo, el servidor público entrante está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido.

La verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados en el acta de entrega y recepción se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.