En chat temático, Función Pública resolvió inquietudes sobre el Sigep

Con el objetivo de asesorar a las entidades públicas del país en el tema del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, Sigep, Función Pública realizó el chat temático en el que se resolvieron las dudas de los servidores.

A través de esta jornada, los participantes del chat conocieron diversos aspectos como generalidades del Sigep, ingreso de información y despliegue territorial. A continuación se presentan las inquietudes manifestadas por los usuarios que participaron en el chat:

¿Qué es el Sigep?
El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, Sigep, es una herramienta tecnológica de administración y gestión del talento humano que facilita el manejo de la información de los servidores públicos y contratistas al servicio del Estado, orientado a fortalecer el proceso de toma de decisiones institucionales y la formulación de políticas públicas.

Si voy a laborar en una entidad del Estado, ¿Debo ingresar mi información al Sigep?
Sí, pero para ingresar su información al Sigep debe asegurarse con el jefe de recursos humanos o de contratos de la entidad pública, que su hoja de vida ha sido debidamente dada de alta (creada en el sistema) para que una vez habilitado con su usuario (número de documento) y contraseña, información que será remitida a su correo electrónico, usted pueda ingresar al portal del Sigep para actualizar y complementar su hoja de vida.

Para la anterior gestión en el sistema, la entidad debe formar parte del Sigep, acorde con el Plan de Despliegue establecido para su implementación gradual.

¿Qué información debo aportar al Sigep para que mi hoja de vida quede diligenciada correctamente?
En la hoja de vida del Sigep se debe diligenciar toda la información requerida en los diferentes campos, sin embargo hay cierta información que es de carácter obligatorio: información básica de identificación, formación académica y experiencia laboral.

Recuerde mantener actualizada su hoja de vida, en especial de su empleo actual y dar clic en "Certifico que la información de mi hoja de vida se encuentra actualizada".

¿Cuáles son los documentos que debo cargar obligatoriamente en formato PDF?
Los documentos obligatorios a cargar en el Sigep son: cédula de ciudadanía; documentos adicionales (libreta militar, tarjeta profesional, licencia de conducción, entre otros) cuando sean requeridos; soportes de estudios de educación formal (diplomas y actas de grado, certificaciones de experiencia docente y experiencia laboral), teniendo en cuenta que los archivos deben estar en formato PDF con peso máximo de 1000 KB.

La foto no es obligatoria, pero por presentación y transparencia se sugiere adjuntarla en archivo JPG.

¿A quién debo dirigirme en mi entidad para información referente al Sigep?
Las personas encargadas de direccionar a los servidores y contratistas de las entidades, son los jefes de recursos humanos y/o contratos de cada entidad pública. Cualquier información adicional se puede encontrar en la página del Sigep, www.sigep.gov.co

Si requiere soporte o solución a incidencias del Sistema, usted cuenta con una línea telefónica en la que lo pueden atender en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a vierne,s en los teléfonos 3344080, 334 4086; 3410515, o si lo desea en el correo electrónico:soportesigep@funcionpublica.gov.co.

¿Cómo protege Sigep el derecho que tengo a mantener la privacidad de mi información sensible?
Los datos personales que usted suministra al Sigep serán administrados por las entidades públicas respectivas, con el direccionamiento técnico y operativo de la Función Pública y su confidencialidad y seguridad estarán garantizadas de conformidad con las disposiciones legales de la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que regulan la protección de datos personales.

Igualmente, los datos personales están salvaguardados con la política de privacidad para el tratamiento de dichos datos, establecida en la Función Pública, la cual podrá ser consultada en www.funcionpublica.gov.co o enwww.sigep.gov.co.

¿Existe la posibilidad de acceder a un instructivo (video, diapositivas) sobre el manejo del Sigep?
Si la Alcaldía ya forma parte del Sigep, en el portal Webwww.sigep.gov.co/instructivos se encuentran los instructivos y paso a paso para el manejo del sistema.

¿Cómo puedo ser asesorado en el manejo del Sigep?
Los servidores y contratistas deben acercarse a la oficina de recursos humanos o de contratos de la entidad para que los operadores de la institución aclaren las dudas sobre el ingreso y actualización de información en el Sigep. Como herramienta de apoyo, los usuarios pueden adquirir en la página del Sigep los manuales del paso a paso para realizar la actualización de su hoja de vida. También se puede consultar el cronograma de actividades del portal de Función Pública y del Sigep para conocer la programación de los días en los cuales puede asistir a la Sala Millenium de la Función Pública a las capacitaciones en temas del SIGEP.

¿Cuál es la fecha límite para que todos los servidores y entidades cumplan con la implementación del Sistema?
No existe fecha límite. Desde el momento en que la entidad acorde con el Plan de despliegue entra a formar parte del Sigep, recibiendo la capacitación correspondiente y las claves de acceso al sistema para su operación, la entidad debe iniciar su proceso de cargue y actualización permanente de la información. Es obligación de la entidad estar al día con la implementación del Sistema y es responsanbilidad de los servidores públicos y de los contratistas mantener actualizada su información en la hoja de vida.

¿Qué sucede cuando un servidor ya tiene su hoja de vida en estado "aprobada" pero no la encuentra en la página del Sigep?
Depende del proceso. Si la persona es servidor público, con el proceso del alta ya empiezan a figurar sus datos públicos en el directorio de servidores empleados y contratistas del Sigep. Si la persona es contratista, es necesario que Gestión Humana adelante previamente el proceso del alta de la hoja de vida en el sistema (ingreso de datos básicos) y posteriormente el cargue de la hoja de vida por parte del contratista; por último, el registro del contrato en el sistema para que puedan figurar sus datos públicos en el directorio.

¿Hasta cuándo tienen plazo los entes territoriales para subir la información de sus servidores y contratistas al Sigep?
El plazo está determinado por el plan de despliegue territorial; oportunamente se le informará a cada municipio el momento en que ingresará al Sigep para que organice su información y reciba la capacitación correspondiente.

En el caso del departamento de Boyacá, ¿Ya se conoce el cronograma del despliegue?
Para el caso de la Gobernación de Boyacá y la Alcaldía de Tunja se tiene programado continuar con el proceso en el primer semestre del 2016, así como para aquellos municipios que durante el presente año recibieron claves de acceso al sistema y por lo tanto deben estar cargando información al mismo.

¿Qué pasa con los municipios a los cuales no se han asignado claves y no se ha iniciado el proceso?
No ingresarían al Sigep hasta tanto se les notifique su ingreso al sistema y se programe la capacitación respectiva.

En el Valle del Cauca se han iniciado capacitaciones con las alcaldías, ¿Cuándo realizarán las capacitaciones y asesorías para los hospitales?
El plazo está determinado por el plan de despliegue territorial; oportunamente se le informará a cada municipio el momento en que ingresará al Sigep, para que organice su información y reciba la capacitación correspondiente.

¿Es obligatorio que los contratistas de una entidad estén registrados en el Sigep como requisito para contratar?
Si es una entidad pública que se rige por la ley de contratación (Ley 80 de 1993) tiene la obligación legal de exigir al contratista de prestación de servicios que registre su hoja de vida en el Sigep previo a la firma de contrato; así mismo, debe revisar, validar y aprobar el contenido de la hoja de vida para proceder a la firma del contrato. Por su parte, el contratista tiene la obligación legal de mantener su hoja de vida actualizada en el sistema.