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Las condiciones físicas que rodean el trabajo inciden en el ambiente laboral ya sea positiva o negativamente. El tener iluminación, ventilación, aseo, orden, estímulos visuales y auditivos, climatización, seguridad, entre otros factores, afecta el confort y el ánimo del trabajador, convirtiéndose el ambiente físico en un factor determinante del rendimiento laboral.

Es por esta razón que el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, hace las siguientes recomendaciones a las entidades públicas para que estas no afecten el rendimiento de sus trabajadores:

• Se sugiere favorecer y "permitir" la creatividad del empleado para el diseño de su espacio personal, de manera que armonice con el diseño físico general de la oficina.

• Permitir que el empleado establezca su propio orden (no todo tiene que estar "meticulosamente" ordenado), en el cual se sienta reflejado y tranquilo, y dentro del cual pueda disponer de una forma ágil de las cosas que necesita.

• Cuando no sea absolutamente necesaria la posición de pie, el empleado debe disponer de una silla con espaldar adecuado. El estar sentado ahorra energías; así mismo, el poderse mover con libertad, hace menos monótono y pesado cualquier trabajo.

• Con respecto a los estímulos auditivos vale la pena prestar atención a la música en los ambientes de trabajo ya que ésta distrae a algunas personas, mientras que otras sienten que son más productivas cuando trabajan a su ritmo. Si finalmente se decide permitir a los funcionarios que escuchen música en la oficina, se debe tener la seguridad de que todos los servidores están de acuerdo. Si no es así, asegúrese de que los que escuchan música en su lugar de trabajo la pongan a un volumen que no moleste a los demás. Si se trata de música ambiental es igualmente importante tener la seguridad de que la música funciona como un estímulo positivo y que de ninguna manera afecta la productividad.

• Realizar con la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y el apoyo de los servidores expertos en estos temas, estudios de los ambientes físicos para determinar el estado en que se encuentran la iluminación de las oficinas, la posición de los equipos y muebles, los corredores de circulación, las condiciones de temperatura, etc., y aplicar los correctivos necesarios con el objeto de incidir en el bienestar de los servidores.

• Se sugiere, en la medida que sea posible, negociar ritmos y tiempos de trabajo continuos o divididos en relación con las características y circunstancias de cada empleado y con horarios específicos.

• Deberá buscarse una conciliación entre las exigencias del trabajo y las características y condiciones del empleado, de manera que se favorezca al máximo posible la eficiencia de la persona.

Fuente: DAFP. Guía de Intervención. Cultura, Clima y Cambio.