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Continuando con su misión de mantener actualizados a los servidores públicos del país en diferentes temas de interés para su buen desempeño en el sector público nacional, elDepartamento Administrativo de la Función Pública da a conocer especialmente a los representantes legales de las entidades del orden nacional y territorial, jefes de talento humano, miembros de juntas y/o consejos directivos de entidades descentralizadas, y funcionarios que presten sus servicios en las entidades y organismos públicos que se rigen por la Ley 909 de 2004, las preguntas más frecuentes sobre modificación de planta de personal.

1. ¿En qué momento es pertinente modificar la planta de personal de una entidad?
La modificación de las plantas de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1227 de 2005, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

En este orden de ideas, las causas o motivaciones para modificar la planta de personal de una entidad pública son:
• Fusión, supresión o escisión de entidades
• Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad
• Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro
• Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones
• Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios
• Redistribución de funciones y cargas de trabajo
• Introducción de cambios tecnológicos
• Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad
• Racionalización del gasto público
• Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas

2. ¿Cuál es el procedimiento para modificar la planta de personal de una entidad?
La entidad debe elaborar un estudio técnico que justifique, con base en las circunstancias que se mencionan en la respuesta anterior, la modificación de la planta de personal. Este documento o justificación técnica debe contener como mínimo:
• Análisis de procesos
• Evaluación de la prestación de los servicios
• Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos

Para profundizar en la metodología aplicable, se le sugiere consultar la Guía de Rediseño Institucional de Entidades Públicas, publicada por Función Pública, la cual se encuentra disponible, en nuestra página web,www.dafp.gov.co, pestaña publicaciones, vínculo guías y cartillas.

3. ¿Se requiere autorización por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública para adelantar una modificación a la planta de personal de una entidad?
Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del orden nacional requieren de concepto técnico favorable por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, previo a la expedición del acto administrativo correspondiente, de acuerdo con el artículo 95 del Decreto 1227 de 2005.

De otro lado, tratándose de entidades territoriales, tanto del nivel central como descentralizadas, éstas cuentan con autonomía administrativa, por lo tanto no requieren aprobación de ninguna entidad para llevar a cabo sus modificaciones a la planta de personal.

La competencia de la Función Pública, en lo que tiene que ver con los procesos de reforma administrativa en el nivel territorial, incluida la modificación de la planta de personal, es únicamente la de brindar la asesoría que tales entidades estimen necesaria. No obstante, cuando se trate de municipios clasificados en 5ª y 6ª categoría, aquellos contarán con el acompañamiento gratuito de la Escuela Superior de Administración Pública, según los términos del Artículo 5° de la Ley 1551 de 2012.

4. ¿Qué se entiende por planta de personal estructural y planta global?
La planta estructural corresponde a aquella mediante la cual se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución. En este caso, ante cualquier modificación en su configuración o en la redistribución de los empleos, implica una modificación al manual de funciones para poder hacer un movimiento de cargos de una dependencia a otra. En consecuencia, habrá un solo perfil de empleo porque cada cargo está adscrito a una dependencia específica.

Por su parte, la planta de personal global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución.

Con este modelo el Jefe o Director General de la entidad correspondiente, distribuirá los empleos y ubicará el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad.

En el escenario de la planta global se pueden establecer tantos perfiles de empleo como áreas funcionales (o dependencias) se tengan contempladas para la ejecución de las funciones y el cumplimiento de la misión institucional de la Entidad.

5. ¿Qué es una planta temporal?
Es un conjunto de empleos que se crean para atender procesos o actividades extraordinarias en la entidad, y se debe cumplir al menos una de las siguientes condiciones:
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración;
b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a 12 meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

Esta figura está reglamentada en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004 y en la primera parte del Decreto 1227 de 2005.

Así mismo, la Ley determina que debe justificarse la creación de estos cargos con motivaciones técnicas en cada caso e igualmente existir la apropiación y disponibilidad presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales. Definido lo anterior, el ingreso a estos empleos, se efectuará con base en las listas de elegibles vigentes para proveer cargos de carácter permanente y, si ello no es posible, se realizará un proceso de evaluación de las capacidades y competencia de los candidatos.

6. ¿Cuál es el procedimiento para establecer una planta temporal?
La entidad deberá elaborar el estudio técnico conforme a lo dispuesto en el artículo 95 y 96 del decreto 1227 de 2005, y deberá reflejar la necesidad de crear empleos temporales. En dicho estudio técnico debe justificarse la creación de estos empleos y la apropiación y disponibilidad presupuestal requerida para pagar los salarios y prestaciones sociales que generen.

Le corresponde a la respectiva entidad hacer claridad respecto al tiempo de duración de los empleos temporales, conforme a lo establecido en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005.

7. ¿Cuál es el mecanismo de selección en una planta temporal?
En primer lugar se solicitará la lista de elegibles vigente a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que efectúe la revisión correspondiente en Banco Nacional de Listas de Elegibles y que correspondan a un empleo de la misma denominación, código y asignación básica del empleo a proveer.

En caso de ausencia de lista de elegibles se debe dar prioridad a la selección de personas que se encuentren en carrera administrativa, cumplan los requisitos para el cargo y trabajen en la misma entidad.

Si agotados los dos pasos anteriores quedan empleos vacantes, la entidad puede adelantar autónomamente un proceso de selección para vincular en estos cargos a personas que cumplan con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias laborales.

8. ¿Es procedente crear una planta temporal para una Empresa Industrial y Comercial del Estado?
Las plantas de empleos temporales aplican para los empleos señalados en el campo de aplicación de la Ley 909 de 2004, es decir, para los empleados públicos que laboran en este caso en una Empresa Industrial y Comercial del Estado, cuya relación es legal y reglamentaria, y no para los trabajadores oficiales que se vinculan a la entidad mediante contrato de trabajo. En otras palabras, la generalidad en este tipo de entidades, es que predominan los trabajadores oficiales y la planta de empleados públicos es mínima.

En este orden de ideas, para Empresas Industriales y Comerciales del Estado lo más recomendable es ampliar su planta de trabajadores oficiales y hacer las contrataciones que se requieran para el normal funcionamiento de la empresa, en lugar de crear plantas temporales de empleados públicos.

9. ¿Cuál es la diferencia entre traslado y reubicación de funcionarios?
La reubicación se presenta cuando la planta de personal es global. En este caso se pueden hacer los movimientos de personal que el representante legal considere necesarios para el buen funcionamiento de la institución.

Por otra parte, el traslado es aplicable cuando la planta de personal es estructural, lo cual implica modificar el acto administrativo por el cual se establece la planta y el correspondiente manual de funciones y competencias laborales para trasladar el empleo de una dependencia a otra.

La figura del traslado se encuentra regulada en los artículos 29 y siguientes del Decreto 1950 de 1973, por lo que estas disposiciones aplican a todos los empleados públicos en entidades con plantas estructurales, es decir, en las que se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución.

10. ¿Es viable la asignación de un cargo de planta global en una dependencia específica que cuenta con personal perteneciente a la planta estructural, por ejemplo el despacho del director?
Sobre el particular es necesario recordar que la planta de personal global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución.

Con este modelo el Jefe o Director General de la entidad correspondiente, distribuirá los empleos y ubicará el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad.

Con estas consideraciones en mente, es viable asignar, mediante un acto de distribución de planta, el o los cargos de la planta global que se requieran para atender las necesidades del servicio, mediante un grupo interno de trabajo para que no se desconceptúe la noción de planta global, por cuanto dichos cargos siguen perteneciendo a esta, y no a la planta estructural, en este caso, la del despacho.

11. ¿Es viable que funcionarios de planta global dependan directamente del representante legal de la entidad o Director?
No es posible asignar empleos de la planta global en el Despacho sin que medie un acto administrativo de modificación de planta de personal, porque en planta estructural se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución. Cualquier transformación en su configuración o en la redistribución de los empleos implicará una modificación del decreto de planta de personal para poder hacer un movimiento de cargos de una dependencia a otra.

12. ¿Cuál es la diferencia entre empleado público y trabajador oficial?
La diferencia entre empleado público y trabajador oficial radica básicamente en que el primero se rige por una relación legal y reglamentaria, esto es, establecida por ley o reglamentos válidos, que no pueden ser modificados sino por normas de la misma jerarquía de aquellas que las crearon, a diferencia del tipo de vinculación contractual, del segundo, en donde existe la posibilidad de la previa deliberación sobre las condiciones y de las prestaciones correspondientes, en sentido favorable, por decisión unilateral del patrono o por convenciones colectivas de trabajo.

• Empleados públicos.
• Tienen una relación legal y reglamentaria con el Estado, es decir, que debe existir un acto administrativo de nombramiento y un acto de posesión.
• Trabajadores oficiales.

Relación contractual, existe un contrato laboral de trabajo que contiene las condiciones de la relación. Así pues, el trabajador oficial se rige por el contrato laboral de trabajo, la convención colectiva y el reglamento interno de trabajo y cualquier adición o modificación de las actividades a desarrollar por parte de trabajador, se realizan modificando dicho contrato.

13. ¿Qué se entiende por formalización laboral de acuerdo a la Sentencia C-614 de 2009?
La formalización laboral es un proceso mediante el cual se transforman en empleos los contratos de prestación de servicios cuyas obligaciones corresponden a procesos o actividades que la entidad adelanta de manera regular y continua.

En este sentido, la Corte Constitucional prohibió a la administración pública celebrar contratos de prestación de servicios para el ejercicio de funciones de carácter permanente, porque constituye una medida de protección a la relación laboral, ya que no sólo impide que se oculten verdaderas relaciones laborales, sino también que se desnaturalice la contratación estatal, pues el contrato de prestación de servicios es una modalidad de trabajo con el Estado de tipo excepcional, concebido como un instrumento para atender funciones ocasionales, que no hacen parte del giro ordinario de las labores encomendadas a la entidad, o siendo parte de ellas no pueden ejecutarse con empleados de planta o se requieran conocimientos especializados.

Para adelantar este proceso de formalización, la entidad debe adelantar un estudio, de acuerdo con los parámetros del Decreto 1227 de 2005, con el fin de ampliar su planta de personal y vincular a ella a empleados para que cumplan las funciones permanentes que hasta el momento estén desempeñando contratistas por prestación de servicios.

14. ¿Qué proceso se debe adelantar si no se cuenta con presupuesto suficiente para vincular a todos los contratistas en la planta una vez que ésta se amplía?
Con la expedición de la Directiva Presidencial 006 de 2014sobre austeridad del gasto y según ella las modificaciones de planta de personal se deben hacer a costo cero (0), los recursos que existen para pagar a los contratistas, pasan a formar parte de los dineros con los cuales se paga la nómina de empleados, es decir que debe hacerse el traslado presupuestal del rubro con el que se viene pagando a los contratistas (gastos generales), al rubro de servicios personales desde el cual se hace el pago de la nómina.

15. ¿Por qué razón algunos cargos en vacancia definitiva son ocupados por personal ajeno a la carrera administrativa, aun existiendo funcionarios con derechos de carrera al interior de la entidad y que han obtenido evaluación del desempeño sobresaliente?

El artículo 24 de la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005 señalan que mientras se lleva a cabo el proceso de selección y se requiera la provisión temporal de cargos de carrera, los empleados con derechos frente a la misma tendrán derecho preferencial a ser encargados de tales empleos, si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses.

En este sentido, el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. Igualmente, los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

Finalmente, si en la planta de personal no se encuentran funcionarios que reúnan los requisitos antes mencionados, el empleo se provee en provisionalidad por una persona que aun cuando no pertenece a la planta de la entidad, cumple los requisitos, aptitudes y habilidades requeridas para desempeñar el cargo.