Concepto 594641 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 15 de diciembre de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

EMPLEO
- Subtema: Encargo

Ley 909 de 2004- ART 24. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA
- Subtema: COVID-19

Las actividades de los servidores públicos y contratistas del Estado que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
- Subtema: Traslado

El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado. El traslado podrá hacerse también cuando sea solicitado por los empleados interesados, siempre que el movimiento no afecte el servicio.

*20206000594641*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000594641

 

Fecha: 15/12/2020 01:47:47 p.m.

 

Bogotá

 

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS –- RADICACIÓN: 20209000520222 de fecha 28 de octubre de 2020.

 

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual pone de presente que es empleada del distrito de Bogotá y por ende solicita se emita concepto sobre algunas situaciones administrativas que se presentan al interior de algunas entidades distritales, las cuales nos permitimos dar respuesta en el mismo orden de la solicitud así:

 

Inicialmente es importante destacar que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 20161, realiza la interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con el empleo público y la administración de personal; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, no funge como entre de control, y carece de competencia para decidir sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades del Estado o de los servidores públicos, dichas competencias están atribuidas a los jueces de la república. Así las cosas, solo es dable realizar una interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con la materia de su consulta.

 

1. Ahora bien, con relación a su primera y segunda inquietud e la cual, manifiesta que el Decreto 648 de 2017 en su artículo 2.2.5.4.3, establece: “Reglas generales del traslado. El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado. El traslado podrá hacerse también cuando sea solicitado por los empleados interesados, siempre que el movimiento no afecte el servicio.”, y que las plantas de personal de las entidades distritales se caracterizan por ser globales y flexibles, si se halla plenamente demostrado que el traslado o permuta no causa perjuicios al servicio y que el empleo tenga funciones afines, es decir, que éstas sean semejantes o complementarias, que haya un hilo conductor entre ellas, y el área de desempeño en que se desarrollan, que no haya desmejora en las condiciones salariales del funcionario y que este mismo solicite su traslado por desavenencias y tratos despectivos por parte de su superior y/ó compañeros de trabajo, que no constituyen acoso laboral o por asignación excesiva de trabajo privilegiando con menos trabajo a los funcionarios de cargos más altos, legalmente es acorde a derecho, negar tal traslado indicando que “los cambios en la ubicación de los cargos o traslados entre las dependencias implican modificar la estructura de la planta de personal justificadas por el jefe del área, frente a lo cual nos permitimos informarle lo siguiente:

 

En relación con los movimientos de personal dentro de las plantas de personal de las entidades u organismos públicos, se considera procedente acudir al traslado y la reubicación física de los empleos, estos movimientos se presentan en desarrollo del manejo de las plantas de personal globalizadas.

 

En ese sentido, se considera procedente destacar que dentro del manejo de la planta global, el nominador de la entidad está facultado para reubicar los funcionarios en cualquiera de las dependencias que requiera de sus servicios, por consiguiente un cargo puede ser reasignado a la nueva dependencia a ejercer las funciones propias del cargo o relacionadas con el mismo, siempre y cuando no se desconozcan los lineamientos generales señalados en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad.

 

De otra parte, la planta global permite que en forma general se determinen los empleos que se requieren en la respectiva entidad, sin que sean designados a una dependencia en particular, lo que permite que sean movidos de una dependencia a otra de acuerdo con las necesidades de la entidad, logrando así una administración más ágil y dinámica con una mejor utilización del recurso humano. Sin embargo, el movimiento del personal a otras dependencias, no implica el cambio de la función del empleo respectivo, de esta manera las funciones básicas del empleo se conservarán, sin interesar la dependencia a la cual se pertenezca.

 

En relación con los movimientos dentro de las plantas de personal de las entidades, es preciso tener en cuenta que es viable el traslado y la reubicación física de los empleos. La Corte Constitucional en la Sentencia C-447 de 1996, expresó sobre este aspecto lo siguiente:

 

“El sistema de planta global... no implica como lo sostiene la demandante que la planta de personal no sea fija, lo que ocurre es que se agrupan los empleos de acuerdo con su denominación para ser posteriormente distribuidos por la autoridad competente, de acuerdo con la dependencia y el área de trabajo...(...)

 

La administración pública debe ser evolutiva y no estática, en la medida en que está llamada a resolver los problemas de una sociedad cambiante. Por esta razón, una planta de personal rígidamente establecida en una ley o un reglamento cuya modificación estuviera sujeta a dispendiosos trámites, resultaría altamente inconveniente y tendería a paralizar a la misma administración, como lo ha dicho la Corte, desconociendo, de paso, el artículo segundo de la Constitución, en virtud del cual las autoridades de la República están instituidas para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.

 

Preocupa a la actora -con plausible interés- que a un funcionario público lo puedan trasladar a otra dependencia a desempeñar funciones que desconoce. Sin embargo, ello no es así, pues la flexibilidad de la planta de personal no se predica de la función asignada al empleo sino del número de funcionarios que pueden cumplirla, pues, siguiendo el ejemplo anotado, si se trata del cargo de "Técnico en ingresos públicos" su función siempre será la misma, sin interesar la dependencia a la cual pertenezca. Los artículos demandados en ningún momento facultan a obrar de manera distinta.(...)

 

La planta de personal global y flexible, de acuerdo con las consideraciones expuestas, no es contraria a lo dispuesto en el artículo 122 del Estatuto Superior y, por el contrario, constituye una modalidad de manejo del recurso humano en la administración pública que propende la modernización de ésta y la eficaz prestación del servicio público, además de constituir un desarrollo práctico de los principios constitucionales de eficacia, celeridad y economía, como medio para alcanzar los objetivos del Estado social de derecho. (...)” (subraya nuestra).

 

En este orden de ideas, cuando una entidad tiene planta global, cada empleo de la entidad pertenece a ella en general y no a cada dependencia en particular, siendo competencia del jefe del organismo distribuir los cargos y ubicar el personal de acuerdo con las necesidades del servicio.

 

Con fundamento en la planta global, la administración puede reubicar el cargo donde lo requiera, y las funciones serán las del área donde esté ubicado, siempre y cuando sean de la misma naturaleza, del mismo nivel jerárquico, mismo código y grado del cargo del cual es titular el funcionario, de tal forma que no se desnaturalice el empleo. 

 

En síntesis, la entidad puede distribuir los empleos y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad; siempre y cuando no implique condiciones menos favorables para el empleado.

 

En conclusión, es pertinente manifestar que para que proceda la reubicación es necesario que las funciones asignadas en virtud de la reubicación guarden relación con las funciones asignadas en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad al empleo del cual es titular.

 

Igualmente, la entidad puede reubicar el cargo donde lo requiera, siempre y cuando las funciones sean de la misma naturaleza, del mismo nivel jerárquico, mismo código y grado del cargo del cual es titular el funcionario, de tal forma que no se desnaturalice el empleo y no se desmejoren las condiciones laborales del empleado. 

 

En cuanto a la viabilidad de un traslado, me permito informarle que de acuerdo con el Decreto 1083 de 2015, una de las formas de provisión de los empleos públicos, es el traslado, el cual se produce cuando se provee un cargo en vacancia definitiva con un empleado en servicio activo, observando como lo indica el artículo 2.2.5.9.2 del citado Decreto 1083 de 2015 que el empleo a proveer tenga funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares.

 

De acuerdo con la norma en cita, para dar aplicación a la figura del traslado debe existir un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares; así mismo, debe obedecer a necesidades del servicio o por solicitud del empleado, en este último evento, siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio ni afecte la función pública. Ahora bien, cuando el traslado implique cambio de sede, el funcionario tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado.

 

En relación con la figura del traslado y a propósito de la estabilidad de los servidores de carrera, la Corte Constitucional señaló:

 

“(…) La estabilidad de los servidores de carrera, tanto en lo relacionado con su permanencia como con lo referente a la inalterabilidad de las condiciones de trabajo, debe ser garantizada. No obstante, como lo ha señalado la jurisprudencia constitucional, ello no implica necesariamente la inamovilidad funcional y geográfica del servidor, pues el ejercicio de la discrecionalidad organizativa de la administración debe permitir que se evalúe, conforme a unos criterios de razonabilidad y proporcionalidad, el equilibrio entre las necesidades del servicio y los derechos de los servidores públicos, con el fin de hacer efectivos los principios de la función pública. (art. 209 C.P.)2 Subraya nuestra

 

Sobre la figura del traslado, se pronunció el Consejo de Estado a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil en concepto radicado con el No.1047 del 13 de noviembre de 1997, donde señaló:  

 

 "(...)   El traslado... procede por necesidades del servicio, “siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado; también a solicitud del funcionario interesado, sí el movimiento no perjudica al servicio. Es decir, cuando el traslado se origina en la administración no puede conllevar condiciones desfavorables al servidor, y cuando proviene de la iniciativa del empleado interesado, no puede serlo en detrimento del servicio.

 

Las normas que regulan el régimen de traslados son comunes tanto para los funcionarios de libre nombramiento y remoción como para los de carrera administrativa, en lo que no resulte incompatible con los estatutos de carreras especiales, porque se trata de disposiciones sobre administración de personal y no propiamente de carrera.” (Negrita y subrayado fuera del texto).

 

De acuerdo con lo anterior, podemos concluir que para efectuar traslados de empleados públicos, se deben cumplir las siguientes condiciones:

 

-Que el empleo a donde se va a trasladar el funcionario esté vacante en forma definitiva.

 

-Que los dos empleos tengan funciones y requisitos similares.

 

-Que el traslado no implique condiciones menos favorables para el empleado; entre ellas, que se conservan los derechos de carrera y de antigüedad en el servicio.

 

-Que las necesidades del servicio lo permitan.

 

-Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.

 

-Los gastos originados por el traslado, serán asumidos por la entidad.

 

Finalmente, para dar respuesta a su inquietud en criterio de esta Dirección Jurídica si la denominación del empleo no existe en el área a la cual se va a trasladar o reubicar el empleo la entidad debe hacer movimientos de personal con el fin que este empleo se encuentre en el área  o dependencia en la cual se va  a reubicar al empleado y este movimiento puede entenderse como modificación a la planta de personal .

 

3. Con relación a su tercera y cuarta y quinta inquietud en la cual manifiesta que si a una funcionaria, que colocó una queja por acoso laboral y dentro del proceso no hubo acuerdo en la etapa de conciliación, por no aceptar el responsable de Talento Humano el traslado de la funcionaria a otra área, excusándose en la razón expuesta en el numeral anterior, debe la quejosa por orden de Talento Humano permanecer en la dependencia hasta que termine el proceso de acoso laboral y que en su etapa decisoria se ordene el traslado, y si es competente para proyectar respuesta a una solicitud de traslado, un funcionario que no es abogado y que está en encargo en una subdirección de talento humano, pues habría allí un conflicto de intereses ya que para mantener su encargo debe negar este tipo de peticiones, para no entrar en conflicto con el querer de su jefe inmediato, así no haya sustento jurídico para su posición, frente a sus preguntas nos permitimos manifestarle que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 20163, realiza la interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con el empleo público y la administración de personal; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, no funge como entre de control, y carece de competencia para decidir sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades del Estado o de los servidores públicos, lo cual solo podrá pronunciarse la entidad nominadora, como en el caso particular es alguna entidad del orden distrital.

 

4. Con relación a su sexta ( 6) inquietud en la cual manifiesta que  cuál es la norma que lo reglamenta al teletrabajo en pandemia. Si existe legislación sobre el tema en las actuales circunstancias a causa del covid 19 desde marzo de 2020, que considere horarios flexibles, respete el horario laboral del Distrito prohibiendo llamadas, envío de trabajo, ¿órdenes de conectarse por parte de los jefes fuera del horario laboral, frente a lo vual me permito manírsele lo siguiente:

 

El Decreto 457 de 2020 por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público, ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia. No obstante, lo anterior, para que el aislamiento preventivo obligatorio garantizara el derecho a la vida, a la salud en conexidad con la vida y la supervivencia, los gobernadores y alcaldes, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, deben permitir el derecho de circulación de las personas en los siguientes casos o actividades:

 

(…)

 

Las actividades de los servidores públicos y contratistas del Estado que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado.

 

Así mismo, en cuanto a la declaratoria de emergencia, es importante traer a colación el Decreto 491 de 2020 que en su artículo 3 dispuso que, para evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del Decreto 491 de 2020, velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

Con el Decreto 491 de 2020, lo que se estipuló fue una nueva modalidad de trabajo (en casa), sin que para el efecto se haya modificado las normas sobre administración de personal.

 

Igualmente, el artículo 4 del decreto 593 de 2020, dispone que durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del Coronavirus COVID-19, las entidades del sector público y privado procurarán que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen la funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares.

 

De acuerdo con las normas descritas las entidades del sector público y privado procurarán que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen la funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa, ahora bien, si las labores que desarrollan los empleados no son tele trabajables, la administración podrá asignarles nuevas funciones de acuerdo a la naturaleza del empleo. Finalmente, con relación a que se respeten los horarios de trabajo, cada entidad internamente organiza el tema planteado por usted, por lo al deberá acudir a la entidad nominadora y solicitarla.

 

5. Con relación a su séptima, octava y novena inquietud relacionadas con cargas de trabajo, concretamente con que el hecho que un jefe haga el reparto, lo faculta para asignar más trabajo a funcionarios de diferente nivel jerárquico o grado, con la excusa, por ejemplo, que el funcionario del nivel profesional especializado se pensionó y por eso debe asignar las labores de este exfuncionario a otro del nivel técnico o asistencial o puede un jefe dar más trabajo cuantitativa y cualitativamente hablando, a los funcionarios del nivel profesional más bajo de una dependencia, privilegiando que los de grados 27 a 30, tengan carga laboral más baja, por consideraciones subjetivas, frente a lo cual nos permitimos manifestarle que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 20164, realiza la interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con el empleo público y la administración de personal; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, no funge como entre de control, y carece de competencia para decidir sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades del Estado o de los servidores públicos, lo cual solo podrá pronunciarse la entidad nominadora. Por lo cual deberá acudir a la entidad distrital en la cual sucedieron los hechos para que sean ellos quienes se pronuncien sobre el particular.

 

6. Con relación a su décima inquietud en la cual manifiesta que luego de los procesos de lleno de vacantes provistas por concursos, ¿Debe cada entidad suplir las vacantes existentes a este momento, mediante la figura del encargo con funcionarios de carrera administrativa, frente a la firma de proveer los empleos de carrera administrativa a manera general me permito manifestarle lo siguiente:

 

El artículo 18 del Decreto 2400 de 1968, por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones, dispone:

 

 “ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo”. (Subrayado fuera de texto)

 

De lo anterior puede concluirse que la figura del encargo tiene un doble carácter: por un lado es una situación administrativa en la que se puede encontrar un empleado en servicio activo (Decreto 2400 de 1968, art. 18) para que atienda total o parcialmente las funciones de otro cargo; y por otro, es una modalidad transitoria de provisión de empleos vacantes transitoria o definitivamente. Otra característica que tiene el encargo es que el empleado encargado tendrá derecho al sueldo de ingreso señalado para el empleo que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular. De igual manera, el encargo puede conllevar a que el empleado se desvincule o no de las propias de cargo.

 

La figura del encargo también se encuentra regulada por la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la ley 1960 de 2019, de la siguiente forma:

 

 “ARTÍCULO . El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:

 

 ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

 En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicara para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

 

 PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.

 

De conformidad con lo expuesto el encargo conlleva la designación temporal a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. Esto significa, que el empleado desempeñará simultáneamente las funciones del cargo para el cual fue designado mediante encargo y las del empleo del cual es titular; o únicamente desempeñará las funciones del cargo para el cual fue designado en encargo; en ambos eventos el encargo procede mediante acto administrativo del nominador.

 

Así las cosas, el empleado de carrera administrativa que reúna los requisitos señalados en la norma para desempeñar el cargo a proveer por vacancia temporal o definitiva, que no haya sido sancionado disciplinariamente en el último año, que desempeñe el empleo inmediatamente inferior y que la última evaluación de desempeño sea sobresaliente, tendrá derecho preferencial a ser encargado de dicho empleo.

 

Conforme a lo anterior, cuando se presente una vacancia temporal o definitiva de un empleo de carrera administrativa, este podrá proveerse a través del encargo con empleados de carrera administrativa los cuales tienen derecho preferencial a ocupar mediante encargo el empleo vacante de carrera administrativa, mientras su titular no lo ejerce y es una garantía para conservar los derechos de carrera del empleo del cual es titular en el evento que no se pueda proveer el empleo a través del encargo se deberá proveer con un nombramiento provisional.

 

Finalmente, con relación a sus inquietudes 11 a la 14 en las cuales pregunta sobre los procesos de encargo particulares al interior de las entidades distritales, me permito manifestarle que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 20165, realiza la interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con el empleo público y la administración de personal; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, no funge como entre de control, y carece de competencia para decidir sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades del Estado o de los servidores públicos, lo cual solo podrá pronunciarse la entidad nominadora. Por lo cual deberá acudir a la entidad distrital en la cual sucedieron los hechos para que sean ellos quienes se pronuncien sobre el particular.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Luis Fernando Nuñez.

 

Revisó. Jose Fernando Ceballos

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

 

2. Corte Constitucional Sentencia C-443 de 193. Magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero.

 

3. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

 

4. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

 

5. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública