Saltar al contenido

Acordeón

Funciones de las Areas del Departamento Administrativo de la función Pública

Despacho del Director General

Son funciones del despacho del Director General, además de las que le señalan la Constitución y el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes:

 

 

1. Formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las políticas en los temas de competencia del Departamento, bajo la dirección del Presidente de la República. 

 

2. Diseñar, adoptar y hacer seguimiento a los planes, programas y proyectos del Sector Función Pública.

 

3. Impartir las directrices para articular la gestión del Departamento y las entidades del Sector Función Pública, en la prestación de los servicios a su cargo. 

 

4. Gestionar, en los asuntos de competencia e interés del Departamento, alianzas con otros gobiernos y organismos internacionales y representar al Gobierno Nacional en convenios y foros internacionales, de acuerdo con la normativa vigente y en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores.

 

5. Orientar el diseño e implementación de programas e instrumentos para el ingreso por mérito en los empleos de la alta dirección de la rama ejecutiva del orden nacional y de los demás que dispongan la Constitución, otras normas o el Presidente de la República.

 

6. Impartir directrices para la coordinación de las actividades del Departamento con las entidades y organismos del Estado del orden nacional y territorial y las entidades del Sector. 

 

7. Presidir el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.

 

8. Dirigir y promover estudios técnicos e investigaciones para facilitar la formulación y evaluación de las políticas, planes y programas dirigidos al cumplimiento del objeto del Departamento.

 

9. Dirigir e impulsar proyectos de ley y actos legislativos en las materias relacionadas con los objetivos, misión y funciones del Departamento, para ser presentados por el Gobierno Nacional ante el Congreso de la República.

 

10. Ejercer la representación legal del Departamento. 

 

11. Ordenar los gastos y suscribir los actos, convenios y contratos, para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignados al Departamento. 

 

12. Nombrar y remover el personal del Departamento que no corresponda a otra autoridad, así como expedir los actos administrativos relacionados con su administración.

 

13. Adelantar y decidir en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores del Departamento.

 

14. Las demás que le asigne el Presidente de la República y las inherentes a la naturaleza y funciones del Despacho.

Grupo de Apoyo a la Gestión Meritocrática

 

El Grupo de Apoyo a la Gestión Meritocrática, adscrito al Despacho de la Dirección General, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Diseñar modelos, herramientas e instrumentos para la gestión meritocrática.

 

2. Diseñar y ejecutar los planes y programas tendientes a la selección de personal de la alta gerencia pública y empleos de libre nombramiento y remoción de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, y de otras entidades que así lo requieran.

 

3. Realizar estudios, investigaciones, análisis, proyecciones y pronósticos de las necesidades para la selección de personal de la gerencia pública.

 

4. Aplicar pruebas de competencias comportamentales de los empleados de libre nombramiento y remoción de la Rama Ejecutiva del orden nacional, en niveles diferentes al técnico y asistencial, cuando se requiera.

 

5. Asesorar a las diferentes entidades públicas y prestar asistencia técnica sobre criterios y procedimientos de selección meritocrática de servidores y apoyarlas en el desarrollo de éstos.

Oficina Asesora de Planeación

La Oficina Asesora de Planeación, adscrita al Despacho del Director General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Administrar y promover el desarrollo, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión del Sector Administrativo Función Pública.

 

2. Asesorar al Director General, a las demás dependencias y a las entidades adscritas y vinculadas en la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales y del Sector.

 

3. Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos del Departamento y de las entidades del Sector.

 

4. Elaborar, en coordinación con las dependencias del Departamento y las entidades del Sector y con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, el Plan de Desarrollo Sectorial e Institucional, los planes estratégicos y de acción, el Plan Operativo Anual y Plurianual de Inversiones y someterlos a aprobación del Director General del Departamento.

 

5. Hacer el seguimiento a la ejecución de la política y al cumplimiento de las metas de los planes, programas y proyectos del Departamento y del Sector Administrativo.

 

6. Presentar al Banco de Proyectos de Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación los proyectos a incluir en el Plan Operativo Anual de Inversiones, tanto del Departamento como de las entidades del Sector.

 

7. Preparar, consolidar y presentar, en coordinación con la Secretaría General, y de acuerdo con las directrices que impartan el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Director General del Departamento, el anteproyecto de presupuesto, así como la programación presupuestal plurianual del Departamento y de las entidades del Sector.

 

8. Desarrollar y validar los indicadores de gestión, de producto y de impacto del Sector y hacer el seguimiento a través de los sistemas establecidos.

 

9. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal sectorial y viabilizar las modificaciones presupuestales del Departamento y de las entidades del Sector en materia de inversión, de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y las normas que lo reglamentan.

 

10. Hacer el seguimiento y evaluación a la gestión institucional y sectorial, consolidar el informe de resultados y preparar los informes para las instancias competentes.

 

11. Liderar la implementación de procesos de evaluación del Departamento que comprenda, entre otros, la evaluación de los procesos, resultados e impacto.

 

12. Estructurar, conjuntamente con las demás dependencias del Departamento y entidades del Sector, los informes de gestión y rendición de cuentas a la ciudadanía y someterlos a aprobación del Director General deI Departamento. 

 

13. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

 

14. Diseñar, en coordinación con las dependencias competentes, el Plan Anticorrupción de la Entidad, para la aprobación del Director General del Departamento y liderar su implementación.

 

15. Diseñar, coordinar y administrar la gestión del riesgo en las diferentes dependencias y procesos de la Entidad con la periodicidad y la oportunidad requeridas.

 

16. Coordinar, acompañar y evaluar los programas y proyectos de cooperación internacional del Departamento y las entidades del Sector atendiendo los lineamientos impartidos por la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC.

 

17. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Oficina.

Grupo de Mejoramiento Institucional

El Grupo de Mejoramiento Institucional, adscrito a la Oficina Asesora de Planeación, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Coordinar el diseño, documentación y puesta en operación de los procesos y procedimientos, para mejorar la gestión institucional y racionalizar los recursos de la Entidad, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

 

2. Aprobar los formatos, procedimientos y guías que faciliten la gestión institucional, asegurando su control e impartiendo la capacitación, asistencia técnica y orientación necesaria en la Entidad.

 

3. Analizar e identificar con las dependencias de la Entidad, los trámites y otros procedimientos administrativos susceptibles de racionalización, simplificación, publicación y administración en el Sistema Único de Información de Tramites -  SUIT.

 

4. Coordinar la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos y las disposiciones legales vigentes.

 

5. Asesorar a las dependencias de la Entidad en la identificación, formulación y ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional y realizar el seguimiento del mismo.

 

6. Promover una cultura de mejoramiento, innovación y mejores prácticas en la gestión por procesos de la Entidad, en coordinación con el Grupo de Gestión Humana.

 

7. Coordinar con Secretaría General y la Oficina de Sistemas la articulación en el Sistema de Gestión Integrado de los requerimientos de la estrategia de Gobierno en Línea, Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y Ley de Transparencia.

 

8. Coordinar el diseño, implementación y seguimiento de las herramientas de medición a los procesos institucionales y presentar los informes consolidados de estas.

 

9. Realizar, en coordinación con el Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, el diseño de las herramientas de evaluación y percepción del servicio, consolidar y divulgar sus resultados.

 

10. Coordinar la postulación de la Entidad a modelos de excelencia y certificaciones relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

 

11. Aplicar los lineamientos y criterios para la ejecución de planes programas y proyectos del Sector y la Entidad.

 

12. Apoyar el desarrollo, sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Institucional, y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.

 

13. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Oficina de Control Interno

La Oficina de Control Interno, adscrita al Despacho del Director General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento. 

 

2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido en el Departamento y el respectivo sector, y que su ejercicio logre ser intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de los que tengan responsabilidad de mando. 

 

3. Constatar que los controles definidos para los procesos y actividades del Departamento se cumplan por parte de los responsables de su ejecución. 

 

4. Verificar que los controles asociados a las actividades del Departamento, estén definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente. 

 

5. Velar por el cumplimiento de las normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del Departamento y recomendar los ajustes necesarios. 

 

6. Servir de apoyo a los servidores de la entidad en el proceso de toma de decisiones para obtener los resultados esperados. 

 

7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información del Departamento y recomendar los correctivos a que haya lugar. 

 

8. Fomentar la cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 

 

9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que adopte el Departamento. 

 

10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro del Departamento, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 

 

11. Publicar un informe del estado del control interno del Departamento en su página web. 

 

12. Asesorar a las dependencias del Departamento Administrativo de la Función Pública en la adopción de acciones de mejoramiento recomendadas por los entes de control. 

 

13. Evaluar la gestión de las dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias, reclamos y denuncias y rendir al Director General un informe semestral. 

 

14. Poner en conocimiento de los organismos competentes, la comisión de hechos presuntamente irregulares que conozca en desarrollo de sus funciones.

 

15. Actuar como interlocutor de los organismos de control en desarrollo de las auditorías que practiquen en la Entidad, y en la recepción, coordinación, preparación y entrega de la información requerida. 

 

16. Asesorar a las dependencias de la Entidad en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos.

 

17. Desarrollar programas de auditoría y formular las observaciones y recomendaciones pertinentes. 

 

18. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Oficina.

Oficina Asesora de Comunicaciones

De acuerdo con el Decreto 666 de 2017 se crera La Oficina Asesora de Comunicaciones, adscrita al Despacho de la Dirección General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y ejecutar la política de comunicación interna y externa y de relacionamiento estratégico de la Función Pública, para la divulgación de la información a nivel nacional, territorial e internacional, bajo las directrices de la Dirección General. 

 

2. Formular y ejecutar el Plan Estratégico Institucional de Comunicaciones y los planes de acción que se requiera, de acuerdo con la naturaleza, objetivo y funciones del Departamento.

 

3. Asesorar y coordinar las relaciones con los medios de comunicación Nacional e internacional, para mantener espacios abiertos de divulgación de los planes, acciones y gestión del sector Función Pública. 

 

4. Preparar y publicar en los medios de comunicación, la información generada por las distintas dependencias del Departamento, bajo las directrices de la Dirección General.

 

5. Adelantar, en coordinación con las demás dependencias del Departamento, campañas de difusión y socialización de la oferta de servicios de la Entidad, que garanticen el acceso oportuno a su información.

 

6. Orientar a la Dirección General en el manejo de las relaciones con los medios de comunicación y demás sectores de la opinión pública a nivel nacional e internacional. 

 

7. Diseñar y administrar los contenidos de la página web del Departamento. Según las directrices que imparta el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 

 

8. Identificar las dificultades en la implementación de estándares y buenas prácticas para el cumplimiento de los principios y normativa de la generación y usos de la información estatal y proponer los correctivos a que haya lugar. 

 

9. Establecer el mapa de riesgo de imagen institucional y elaborar el manual para el manejo de crisis institucional. 

 

10. Establecer indicadores de efectividad que permitan medir el impacto de la gestión de comunicaciones. 

 

11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, adscrita al Despacho del Director General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Impartir lineamientos en materia tecnológica para definir políticas, estrategias y prácticas que soporten la gestión del Sector. 

 

2. Garantizar la aplicación de los estándares, buenas prácticas y principios para el suministro de la información a cargo de las entidades del Sector. 

 

3. Preparar el plan institucional y orientar la elaboración del plan estratégico sectorial en materia de información. 

 

4. Aplicar los lineamientos y procesos de arquitectura tecnológica del Departamento en materia de software, hardware, redes y telecomunicaciones, acorde con los parámetros gubernamentales para su adquisición, operación, soporte especializado y mantenimiento. 

 

5. Asesorar al Director General en la definición de los estándares de datos de los sistemas de información y de seguridad informática de competencia del Departamento. 

 

6. Impartir lineamientos tecnológicos para el cumplimiento de estándares de seguridad, privacidad, calidad y oportunidad de la información del Sector y la interoperabilidad de los sistemas que la soportan, así como el intercambio permanente de información. 

 

7. Elaborar el mapa de información sectorial que permita contar de manera actualizada y completa con los procesos de producción de información del Sector y del Departamento, en coordinación con las dependencias de la entidad.

 

8. Promover aplicaciones, servicios y trámites en línea para el uso de los servidores públicos, ciudadanos y otras entidades, como herramientas para una mejor gestión. 

 

9. Proponer e implementar las políticas de seguridad informática y de la plataforma tecnológica del Departamento, definiendo los planes de contingencia y supervisando su adecuada y efectiva aplicación. 

 

10. Diseñar estrategias, instrumentos y herramientas con aplicación de tecnologías de la información y las comunicaciones para brindar de manera constante y permanente un buen servicio al ciudadano.

 

11. Participar en el seguimiento y evaluación de las políticas, programas e instrumentos relacionados con la información pública. 

 

12. Dirigir y orientar el desarrollo de los contenidos y ambientes virtuales requeridos para el cumplimiento de las funciones y objetivos del Departamento. 

 

13. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Oficina.

Grupo de Servicios de Información

El Grupo de Servicios de Información, adscrito a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Coordinar los proyectos de desarrollo e implementación requeridos para los sistemas de información y aplicaciones asignadas.

 

2. Elaborar y mantener actualizados los cronogramas los sistemas de información y aplicaciones asignadas al Grupo y hacer seguimiento al cumplimiento de los mismos.

 

3. Definir la arquitectura de datos, metadatos e información.

 

4. Generar y mantener actualizada la información descriptiva, prescriptiva y prospectiva de los sistemas de información como apoyo al direccionamiento sectorial y de la Entidad.

 

5. Elaborar el plan técnico de los proyectos de sistemas de información, junto con el cronograma de actividades de operación y de servicios del sistema, según los procedimientos establecidos por la Entidad.

 

6. Responder por la correcta operación técnica y documental de los sistemas de información.

 

7. Coordinar, gestionar y aprobar cada una de las etapas  de  desarrollo, implementación, mejoras, pruebas, soporte y capacitación técnica de los sistemas de información a su cargo.

 

8. Participar en la actualización y aplicación de los planes de contingencia, planes de continuidad de servicios, planes de recuperación, gestión de capacidad, inventario de servicios, niveles de servicio, gestión de cambios, base de conocimiento y base de datos de la gestión de configuración de Tecnologías de la Información – TI, de los sistemas de información y aplicaciones asignadas al Grupo.

 

9. Analizar e identificar riesgos de seguridad, proponer, implementar y hacer seguimiento a los planes de mitigación de los riesgos de sistemas de información y aplicaciones asignadas al Grupo, de acuerdo con la metodología de análisis de riesgo de la Entidad.

 

10. Mantener actualizada la documentación técnica y funcional de los sistemas de información y aplicaciones actualizadas de la Entidad.

 

11. Facilitar y articular con los interesados y áreas internas y externas de la Entidad, los temas tendientes a la correcta operación de los sistemas de información.

 

12. Articular la definición de la arquitectura y de la seguridad de la información propuesta como solución, definición y construcción de las solicitudes de mejora funcional o técnicas.

 

13. Evaluar y proponer protocolos y estrategias tendientes a mejorar la funcionalidad y operación de los sistemas de información.

 

14. Preparar y presentar los informes de seguimiento y avance, estadísticas y reportes de información que la requiera sobre sus sistemas de información.

 

15. Participar activamente en el análisis, elaboración y actualización de los planes, políticas, procedimientos y estrategias para la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Infraestructura y Comunicaciones de la Entidad y, realizar el seguimiento periódico de los mismos para garantizar su cumplimiento.

 

16. Apoyar técnicamente los sistemas de información que desarrollen el proceso de gestión documental y de contenido.

 

17. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Servicios de Tecnología

El Grupo de Servicios de Tecnología, adscrito a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cumplirá las siguientes funciones:

 
1. Definir, planificar e implementar los procesos, procedimientos, planes y proyectos de hardware, software, redes y comunicaciones para la gestión institucional y para la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Infraestructura y Comunicaciones de la Entidad.
 
2. Dimensionar y proyectar la demanda de servicios y activos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS que requiera la Entidad con base en el direccionamiento estratégico y la arquitectura de referencia.
 
3. Administrar los recursos de hardware, software, redes y comunicaciones para la adecuada provisión de servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS y realizar seguimiento de cada proceso con base en acuerdos de niveles de servicio.
 
4. Identificar las necesidades de Innovación y crecimiento de Tecnologías de la Información - TI, servicios, operación y mantenimiento (infraestructura, licenciamiento, y servicios) y proponer su implementación en la Entidad.
 
5. Analizar, dimensionar, configurar, integrar y mantener disponibles las soluciones de infraestructura física y virtual para la provisión de servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS.
 
6. Evaluar técnica y económicamente los proyectos y propuestas tendientes a la adquisición, actualización y/o adopción de soluciones de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS.
 
7. Participar en el análisis, elaboración y actualización de los planes, políticas y procedimientos para la implementación del Sistema de Seguridad de la infraestructura de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - TICS.
 
8. Participar en la elaboración, pruebas, actualización y aplicación de los planes de contingencia, planes de continuidad de servicios, planes de recuperación, gestión de capacidad, inventario de servicios, niveles de servicios, gestión de cambio, base de conocimiento y  base de datos de la gestión de configuración de de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICSDefinir la estrategia de servicio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS, para atender la entrega de productos y las peticiones técnicas de infraestructura que permitan la correcta operación de los distintos sistemas de información y aplicativos.
 
9. Articular la definición de la arquitectura y de la seguridad de la información propuesta como solución, definición y construcción de las solicitudes de mejora en la operación de las mismas.
 
10. Brindar el soporte especializado en infraestructura de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS a la Entidad.
 
11. Realizar seguimiento a la gestión de actualizaciones, instalaciones, incidentes, problemas, cambios y configuraciones de la infraestructura tecnológica de la Entidad, y supervisar el servicio de terceros.
 
12. Realizar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura tecnológica y el mejoramiento continuo del Proceso de Administración de la Tecnología y la actualización de su documentación.
 
13. Analizar e identificar riesgos de seguridad, proponer, implementar y hacer seguimiento a los planes de mitigación, de acuerdo con la metodología de análisis de riesgo de la Entidad y buenas prácticas.
 
14. Elaborar los informes de seguimiento relacionados con la Gestión de la Infraestructura y la Seguridad de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS.
 
15. Realizar los análisis económicos para proyectar financieramente las necesidades de soporte, mantenimiento, actualización de infraestructura y licencias, así como la proyección de servicios y tercerización de los mismos bajo modalidad de arriendo, compra, leasing o demanda.
 
16. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.
Grupo de Proyectos Estratégicos de TIC

El Grupo de Proyectos Estratégicos de TIC, adscrito a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Administrar los recursos de tecnología asignados a los portales a cargo de la Entidad, así como los recursos de los Proyectos Especiales, y realizar seguimiento a cada uno de ellos para prestar un adecuado servicio según los acuerdos de niveles del servicio establecidos para usuarios internos y externos.

 

2. Proponer soluciones que resuelvan las necesidades de la Entidad en términos de diseño e implementación de sistemas de información, gobierno de datos, aplicativos, integración, proyectos de Tecnologías de la Información - TI y despliegue de las mismas, acordes con la arquitectura de referencia definida para la Entidad.

 

3. Participar activamente en la construcción y actualización del plan estratégico de Tecnologías de la Información y las comunicaciones - PETIC, de acuerdo con los estándares de Gobierno en Línea, la normatividad, la arquitectura de referencia y las políticas de la Entidad.

 

4. Evaluar técnica y económicamente las modalidades de contratación de los proyectos y propuestas tendientes a la adquisición, actualización y/o adopción de soluciones de Tecnologías de la Información – TI.

 

5. Participar en la elaboración, pruebas, actualización y aplicación de los planes de contingencia, análisis de impacto en el negocio, planes de continuidad de servicios, planes de recuperación, gestión de capacidad, inventario de servicios, niveles de servicio, gestión de cambios, base de conocimiento, portales, base de datos de la gestión de configuración de Tecnologías de la Información - TI y proyectos asignados al Grupo.

 

6. Coordinar, gestionar y aprobar cada una de las etapas de desarrollo, implementación, mejoras, pruebas, soporte y capacitación técnica de los portales y proyectos sistemas de información a su cargo. Elaborar los planes de los proyectos asignados y presentarlos para aprobación, según los procedimientos y políticas establecidas por la Entidad.

 

7. Facilitar y articular con los interesados y áreas internas y externas de la Entidad los temas tendientes a la correcta operación de los sistemas de información y ejecución de los proyectos denominados como especiales.

 

8. Articular la definición de la arquitectura y de la seguridad de la información propuesta como evaluar y proponer protocolos y estrategias tendientes a mejorar la funcionalidad y operación de los portales y Sistemas de Información.

 

9. Preparar y presentar los informes de seguimiento y avance, estadísticas y reportes de información que se requieran sobre los proyectos.

 

10. Responder por la calidad de la información que se genera en los portales y Sistemas, de Información, cumpliendo las políticas y protocolos definidos por la Entidad.

 

11. Brindar el soporte especializado en relación a los proyectos especiales de Tecnologías de la Información - TI, realizando seguimiento a la gestión de actualizaciones, instalaciones, incidentes, problemas, cambios y configuraciones de los sistemas y portales y de su infraestructura asociada, y supervisar el servicio de terceros.

 

12. Participar activamente en el análisis, elaboración y actualización de los planes, políticas y procedimientos para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Entidad y realizar el seguimiento periódico de los mismos para garantizar su cumplimiento.

 

13. Analizar e identificar riesgos de seguridad, proponer, implementar y hacer seguimiento a los planes de tratamiento, de acuerdo con la metodología de gestión de riesgo de la Entidad y buenas prácticas.

 

14. Gestionar los proyectos, programas y portafolio de Tecnologías de la Información - TI en forma integral con base en buenas prácticas y generar las métricas y tableros de control para su evaluación y seguimiento.

 

15. Identificar potenciales duplicaciones, conflictos e interacciones entre los proyectos.

 

16. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Despacho del Subdirector

Son funciones del Despacho del Subdirector del Departamento, además de las señaladas en el artículo 62 de la Ley 489 de 1998, las siguientes:

 

 

 

1. Asistir a la Dirección en el proceso de formulación, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas a cargo del Departamento.

 

2. Coordinar, articular y hacer el seguimiento a las direcciones técnicas del Departamento asegurando la integralidad de la gestión institucional, para garantizar el cabal cumplimiento de sus funciones y de los planes, programas y proyectos. 

 

3. Orientar y coordinar bajo las directrices del Director General, el ejercicio del control administrativo de las entidades del Sector.

 

4. Asistir al Director General del Departamento en el ejercicio del direccionamiento estratégico, la evaluación y el control de la gestión sectorial. 

 

5. Promover, bajo las directrices de la dirección general, la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos para el cumplimiento de las funciones de las dependencias misionales del Departamento. 

 

6. Coordinar con la dirección general, el desarrollo de alianzas y convenios con otros gobiernos, organismos internacionales, entidades nacionales y territoriales, con el propósito de fortalecer, promover e impulsar los servicios del Departamento.

 

7. Apoyar y asistir al Director General del Departamento, en coordinación con la Dirección Jurídica, en el análisis y seguimiento a proyectos de actos legislativos y de ley ante el Congreso de la República. 

 

8. Dirigir y orientar la elaboración de informes sobre el cumplimiento de las políticas, planes y programas del Departamento a las instancias que lo soliciten. 

 

9. Liderar y coordinar la elaboración de herramientas e instrumentos requeridos para la implementación y evaluación de las políticas del Departamento.

 

10. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones del Despacho.

Dirección de Gestión del Conocimiento

La Dirección de Gestión del Conocimiento, adscrita al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Diseñar y aplicar estrategias, en coordinación con las distintas dependencias del departamento, para la adquisición, el uso, la difusión, el aprovechamiento, la evaluación, la medición y las demás actividades relacionadas con la gestión del conocimiento, para hacerlo accesible a sus servidores públicos. 

 

2. Desarrollar las competencias necesarias para la generación de conocimiento y para valorar y asimilar el que se origine en otras entidades públicas, privadas o en la academia.

 

3. Diseñar e implementar modelos de medición del capital intelectual del Departamento mostrando la utilidad que puede ofrecer a la entidad y a la administración, en cumplimiento de su misión institucional propiciando la innovación y el mejoramiento continuo. 

 

4. Planificar y coordinar la cadena de gestión del conocimiento integrando los procedimientos para su incorporación, creación o formación, transmisión interna y su posterior utilización en la administración pública. 

 

5. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en materia de su competencia que permitan la formulación de la política y la toma de decisiones, para una mejor prestación del servicio público.

 

6. Dirigir y orientar la generación de conocimiento en materia de empleo público, organización administrativa, desempeño institucional, control interno, transparencia y participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.

 

7. Dirigir, orientar y realizar estudios e investigaciones, en coordinación con la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP, destinados a traducir el conocimiento generado en el Departamento en las materias de su competencia, para promover la innovación en la gestión pública. 

 

8. Recopilar, clasificar y analizar estudios, investigaciones y demás documentos que se hayan adelantado por la entidad o por otras entidades de la Administración Pública o por particulares en los temas de competencia del Departamento, que permitan la toma de decisiones y la actualización de las políticas. 

 

9. Apoyar el proceso de evaluación de la eficacia y el impacto de las acciones adelantadas por el Departamento para mejorar la gestión de la Administración Pública.

 

10. Promover el crecimiento del conocimiento y generar información oportuna para la toma de decisiones de Gobierno.

 

11. Desarrollar capacidad técnica para promover el uso y aplicación de los instrumentos diseñados por el Departamento en cooperación con centros de pensamiento, universidades y de más entidades.

 

12. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Dirección de Empleo Público

La Dirección de Empleo Público, adscrita al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer, diseñar, ejecutar y evaluar la política de empleo público y de gestión del talento humano del Estado en lo correspondiente a la planeación, el ingreso, la permanencia, el desarrollo, los estímulos, la evaluación y el retiro de los servidores públicos, observando el principio del mérito en igualdad de condiciones y las competencias laborales.

 

2. Formular planes estratégicos del talento humano e impartir lineamientos para su implementación por los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva.

 

3. Diseñar y adoptar metodologías y herramientas para la divulgación, implementación y seguimiento de la política de gestión del talento humano.

 

4. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones y demás documentos en los temas de su competencia, para la toma de decisiones y la actualización de las políticas y herramientas a cargo del Departamento. 

 

5. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, estudios, investigaciones y evaluaciones de la política de empleo público y de gestión del talento humano y proponer los instrumentos técnicos y jurídicos e impulsar sus reformas.

 

6. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información en materia de empleo público que permitan la formulación de la política, la planificación del talento humano y la toma de decisiones.

 

7. Asesorar, acompañar y capacitar a los servidores públicos para facilitar el cumplimiento de las políticas y disposiciones en materias relacionadas con la gestión y desarrollo del talento humano.

 

8. Hacer seguimiento al cumplimiento y aplicación por parte de las unidades y comisiones de personal de las normas generales en materia de empleo público, fomentar su profesionalización e identificar sus fortalezas y brechas.

 

9. Orientar el diseño e implementación de instrumentos para el ingreso por mérito y evaluación de los servidores que ocupan empleos de Gerencia Pública en la Rama Ejecutiva y en los demás que disponga la Constitución Política o la ley, el reglamento o el Presidente de la República, y crear, administrar y actualizar el Banco de Gerentes Públicos al servicio del Estado.

 

10. Coordinar acciones de formación y capacitación con la Escuela de Alto Gobierno de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP, dirigidas a fortalecer las capacidades de los servidores públicos y de la Gerencia Pública en Colombia.

 

11. Adelantar las acciones pertinentes para garantizar el principio de igualdad en la gestión del talento humano al servicio del Estado, que eviten cualquier acción discriminatoria.

 

12. Apoyar a la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC, en el ejercicio de sus funciones, suministrarle información, darle traslado del Plan Anual de Empleos Vacantes, según los datos proporcionados por las entidades y formular los parámetros con los cuales adoptará los instrumentos para la evaluación del desempeño de los servidores públicos.

 

13. Formular y actualizar, en coordinación con la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP, el Plan Nacional de Formación y Capacitación y el contenido curricular básico de los programas de inducción y de reinducción para los servidores públicos de la Rama Ejecutiva y elaborar y divulgar los instrumentos para la formulación e implementación de los Planes Institucionales de Capacitación. 

 

14. Apoyar la profesionalización de los servidores públicos del Estado y promover las reformas dirigidas a su mejoramiento. 

 

15. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Grupo de Análisis y Políticas para el Empleo Público

El Grupo de Análisis y Políticas para el Empleo Público, adscrito a la Dirección de Empleo Público, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y/o actualizar la política de Empleo Público y estrategias para su implementación.

 

2. Diseñar e implementar el Plan Estratégico de Empleo Público de acuerdo con los lineamientos del Gobierno Nacional, las mejores prácticas internacionales y las directrices de la Alta Dirección.

 

3. Desarrollar modelos, herramientas e instrumentos articulados con otras políticas de competencia de la Entidad, para la implementación de las políticas de empleo público.

 

4. Diseñar y coordinar la implementación integral de los lineamientos y directrices en materia de empleo público, en las entidades del orden nacional y territorial de todas las ramas del Poder Público.

 

5. Liderar la formulación, el seguimiento, el monitoreo y la evaluación de todos los subsistemas o componentes relacionados con el empleo público.

 

6. Dar lineamientos y coordinar la planificación estratégica del talento humano en todas las entidades públicas, siguiendo las directrices del Gobierno Nacional.

 

7. Adelantar estudios, investigaciones y documentar experiencias en materia de empleo público y de gestión del talento humano.

 

8. Conceptualizar y diseñar todos los instrumentos, recursos, materiales, guías y demás herramientas que se requieran para implementar la política de empleo público de manera integral.

 

9. Conceptualizar, diseñar y coordinar el sistema de monitoreo y evaluación del empleo público en Colombia.

 

10. Recopilar, analizar y verificar toda la información relacionada con el empleo público en entidades de todas las ramas del poder público, de todos los órdenes y niveles.

 

11. Controlar el cumplimiento de todos los objetivos, metas, estadísticas e indicadores relacionados con el empleo público y con la gestión del talento humano.

 

12. Liderar y coordinar la planeación de la Dirección para cumplir con los propósitos misionales de la Entidad.

 

13. Realizar las actividades de la Dirección de Empleo Público que se requieran para el logro de los propósitos misionales.

 

14. Realizar acciones con las diferentes dependencias de la Entidad y con otras entidades para el cumplimiento de los propósitos de la Dirección de Empleo Público y para el cumplimiento de las diferentes acciones relacionadas con el empleo público y con la gestión del talento humano.

 

15. Participar en la planeación de la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.

 

16. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.

 

17. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.

 

18. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Asesoría y Gestión para el Empleo Público

El Grupo de Asesoría y Gestión para el Empleo Público, adscrito a la Dirección de Empleo Público, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Asesorar técnicamente a los diferentes organismos y entidades del Estado en la adopción e implementación de la política de empleo público y de gestión del talento humano.

 

2. Emitir conceptos técnicos a las entidades e instancias del Gobierno Nacional sobre el empleo público y la gestión del talento humano.

 

3. Adelantar acciones integrales necesarias para la emisión de conceptos técnicos con el fin de articular conceptual y técnicamente la línea doctrinaria en materia de empleo público.

 

4. Adelantar las acciones integrales que permitan mejorar la gestión y desempeño de los programas de Gobierno, sectores, entidades y/o sistemas públicos, tanto del orden nacional como territorial.

 

5. Realizar asesorías, gestión y seguimiento integral a las entidades, con el fin de verificar el nivel de cumplimiento, pertinencia e implementación de la política e instrumentos del empleo público.

 

6. Promover la implementación de los instrumentos, herramientas y metodologías en las entidades, diseñadas por la Dirección de Empleo Público.

 

7. Evaluar el servicio prestado a los Grupos de Valor, según las políticas institucionales para la medición y evaluación a los usuarios y tomar los correctivos que sean necesarios.

 

8. Elaborar y sistematizar conceptos tipo, emitidos en las diversas materias de competencia de la Dirección.

 

9. Generar datos, estadísticas, informes y análisis sobre la gestión desarrollada en los temas de su competencia.

 

10. Elaborar el plan de implementación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP y el plan de servicios acorde con los lineamientos de la Alta Dirección y en concordancia con las políticas y planes de empleo público y de desarrollo organizacional.

 

11. Participar en la planeación de la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.

 

12. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.

 

13. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.

 

14. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Dirección de Desarrollo Organizacional

La Dirección de Desarrollo Organizacional, adscrita al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer, diseñar, ejecutar y evaluar la política en materia de estructura y formas de organización administrativa del Estado y proponer al Gobierno nacional los ajustes necesarios.

 

2. Diseñar y adoptar metodologías y herramientas para la divulgación, implementación y seguimiento de la política en los temas de competencia de la Dirección.

 

3. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones y demás documentos en los temas de su competencia, para la toma de decisiones y la actualización de las políticas y herramientas a cargo del Departamento. 

 

4. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, estudios, investigaciones y evaluaciones de la política y prácticas en desarrollo organizacional y de funcionamiento del Estado.

 

5. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en las materias de su competencia que permitan la formulación de la política y la toma de decisiones, para una mejor prestación del servicio público.

 

6. Determinar estructuras y otras formas de organización de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, garantizando la configuración integral y articulada de sus dependencias, de sus funciones, de las relaciones y de sus niveles de responsabilidad y autoridad que faciliten el cumplimiento de su objeto.

 

7. Impartir lineamientos para la definición de las plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, que permitan adoptar medidas para garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo y facilitar la movilidad de los servidores en la entidad y en la Administración Pública. 

 

8. Asesorar, acompañar y capacitar a las entidades del Estado para facilitar el cumplimiento de las políticas y disposiciones en materia de organización y funcionamiento del Estado.

 

9. Adoptar, en coordinación con la Dirección de Empleo Público, instrumentos de gestión destinados a definir los puestos de trabajo, las funciones, los requisitos y competencias necesarias para el desempeño de los empleos. 

 

10. Emitir concepto técnico a las reformas de las estructuras administrativas y otras formas de organización, plantas de empleos, y estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional.

 

11. Asesorar e impartir lineamientos para el diseño de las estructuras administrativas y las plantas de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial y demás entidades del Estado, teniendo en cuenta sus particularidades y características. 

 

12. Proponer, para adopción del Gobierno nacional, la política de remuneración de los servidores públicos orientada al cumplimiento de los principios constitucionales y legales. 

 

13. Proponer, en coordinación con las demás direcciones técnicas, herramientas que permitan medir y mejorar el nivel de desempeño de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional y territorial, orientado al cumplimiento de su objeto, metas y resultados. 

 

14. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Grupo de Análisis y Políticas para las Entidades Públicas

El Grupo de Análisis y Políticas para las Entidades Públicas, adscrito a la Dirección de Desarrollo Organizacional, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Implementar y generar en coordinación con la Dirección de Gestión de Conocimiento el diseño de estrategias, estudios, investigaciones e instrumentos para apoyar al Grupo de Asesoría y Gestión para las Entidades Públicas.

 

2. Implementar, probar y ajustar modelos, herramientas e instrumentos para la modernización institucional, articulados con políticas de competencia de la Entidad.

 

3. Elaborar estudios y análisis institucionales y sectoriales sobre la situación actual, evolución y tendencias en materia de organización administrativa (plantas de personal, sistemas de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos) y proponer al Director de Desarrollo Organizacional las recomendaciones del caso, acorde con las políticas gubernamentales, sectoriales, los acuerdos internacionales, la jurisprudencia y el marco normativo aplicable.

 

4. Asesorar y orientar integral y técnicamente a los diferentes organismos y entidades del Estado en aspectos relacionados con la adopción e implementación de la organización administrativa, plantas de personal, manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales, nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos y estatutos.

 

5. Emitir concepto técnico a las entidades e instancias del Gobierno Nacional en los temas y asuntos relacionados con organización administrativa (plantas de personal, manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales, nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos y estatutos).

 

6. Adelantar estudios y pruebas piloto para el fortalecimiento institucional a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional y territorial.

 

7. Proponer la agenda de política e instrumentos de competencia de la Dirección, que atiendan las necesidades de los diferentes sectores de la administración pública.

 

8. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Asesoría y Gestión para las Entidades Públicas

El Grupo de Asesoría y Gestión para las Entidades Públicas, adscrito a la Dirección de Desarrollo Organizacional, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1.  Asesorar y orientar integral y técnicamente a los diferentes organismos y entidades del Estado en aspectos relacionados con la adopción e implementación de la organización administrativa, plantas de personal, manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales, nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos y estatutos.

 

2. Emitir concepto técnico a las entidades e instancias del Gobierno Nacional en los temas y asuntos relacionados con organización administrativa (plantas de personal, manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales, nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos y estatutos).

 

3. Implementar, probar y ajustar modelos, herramientas e instrumentos para la modernización institucional, articulados con políticas de competencia de la Entidad.

 

4. Elaborar estudios y análisis institucionales y sectoriales sobre la situación actual, evolución y tendencias en materia de organización administrativa (plantas de personal, sistemas de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos) y proponer al Director de Desarrollo Organizacional las recomendaciones del caso, acorde con las políticas gubernamentales, sectoriales, los acuerdos internacionales, la jurisprudencia y el marco normativo aplicable.

 

5. Adelantar estudios y pruebas piloto de herramientas para el fortalecimiento institucional a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional y territorial.

 

6. Hacer un seguimiento selectivo para verificar el cumplimiento de las políticas e instrumentos competencia de la Dirección de Desarrollo Organizacional.

 

7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Dirección de Gestión y Desempeño Institucional

La Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, adscrita al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones: 

 

 

1. Proponer, diseñar, ejecutar, promover y evaluar la política en materia de gestión administrativa, desempeño institucional y calidad, incentivos a la buena gestión y control interno en el Estado, y proponer al Gobierno nacional los ajustes necesarios.

 

2. Diseñar y adoptar metodologías y herramientas para la divulgación, implementación y seguimiento de la política en los temas de competencia de la Dirección.

 

3. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones y demás documentos en los temas de su competencia, para la toma de decisiones y la actualización de las políticas y herramientas a cargo del Departamento. 

 

4. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, estudios, investigaciones y evaluaciones de la política y prácticas en gestión administrativa, desempeño institucional y calidad, incentivos a la gestión y control interno y de funcionamiento del Estado.

 

5. Adelantar acciones que fortalezcan y faciliten el desarrollo administrativo y el mejoramiento de la Administración Pública en términos de calidad en el servicio, cumplimiento de temas y satisfacción de los ciudadanos. 

 

6. Adelantar acciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, con énfasis en su función preventiva y de apoyo al proceso de toma de decisiones y de su apropiación por parte de los servidores públicos.

 

7. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en las materias de su competencia que permitan la formulación de la política y la toma de decisiones, para una mejor prestación del servicio público.

 

8. Impartir lineamientos para la adopción de buenas prácticas de gestión administrativa y control interno para que la Administración logre el cumplimiento de su propósito fundamental y la generación de valor público. 

 

9. Administrar el Banco de Éxitos de la Administración Pública y promover, entre otros reconocimientos, el Premio Nacional de Alta Gerencia y la implementación de las buenas prácticas identificadas por el Departamento.

 

10. Proponer, en coordinación con la Dirección de Desarrollo Organizacional, herramientas que permitan medir y mejorar el nivel de desempeño de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional y territorial, orientado al cumplimiento de su objeto, metas y resultados. 

 

11. Asesorar y asistir técnicamente a las entidades del Estado en materia de gestión administrativa, desempeño institucional y calidad, incentivos a la gestión y control interno.

 

12. Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno y prestar el apoyo requerido para el ejercicio de sus actividades. 

 

13. Dirigir el análisis y emisión de conceptos al Presidente de la República sobre la idoneidad y conveniencia técnica de los nombramientos de los Jefes de Control Interno de las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

 

14. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Grupo de Análisis y Políticas para la Gestión y Desempeño Institucional

El Grupo de Análisis y Política para la Gestión y Desempeño Institucional, adscrito al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones: 

 
 
1. Diseñar y adoptar metodologías y herramientas para la divulgación, implementación y seguimiento de la política en los temas de competencia de la Dirección. En coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento.
 
2. Elaborar estudios y análisis institucionales y sectoriales sobre la situación actual, evolución y tendencias en materia de gestión pública, desempeño de las organizaciones, incentivos a la gestión y control interno. En coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento.
 
3. Elaborar estudios sobre políticas y modelos, incluyendo control interno, calidad, desarrollo administrativo y gestión institucional, y proponer las mejoras necesarias. En coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento.
 
4. Proponer criterios y variables para determinar el grado de implementación y madurez de las políticas e instrumentos de conformidad con las herramientas y modelos de gestión y de medición existentes en la Entidad. En coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento.
 
5. Desarrollar y proponer instrumentos técnicos y normativos integrales para la implementación de políticas de competencia de la Dirección. En coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento.
 
6. Generar estadísticas, informes y análisis descriptivos y prospectivos sobre la gestión en los temas de su competencia.
 
7. Controlar el cumplimiento de todos los objetivos, metas, estadísticas e indicadores relacionados con la competencia de la Dirección.
 
8. Participar en la planeación de la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.
 
9. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.
 
10. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.
 
11. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.
Grupo de Asesoría y Gestión para el Desempeño Institucional

El Grupo de Asesoría y Gestión para el Desempeño Institucional, adscrito al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones: 

 

 

1. Asesorar técnica e integralmente a los diferentes organismos y entidades del Estado en aspectos relacionados con las políticas de gestión pública, desempeño de las organizaciones, incentivos a la gestión y control interno.

 

2. Emitir conceptos técnicos a los diferentes organismos y entidades del Estado en los temas y asuntos relacionados con las políticas de gestión pública, desempeño de las organizaciones, incentivos a la gestión y control interno, articulado con las demás direcciones técnicas de la Entidad.

 

3. Adelantar las acciones integrales que permitan mejorar la gestión y desempeño de los programas de Gobierno, sectores, entidades y/o sistemas públicos, tanto del orden nacional como territorial.

 

4. Coordinar con las instancias de la Entidad las acciones necesarias para la emisión de conceptos técnicos con el fin de articular conceptual y técnicamente la línea doctrinaria.

 

5. Realizar revisiones selectivas a las entidades con el fin de verificar el nivel de cumplimiento, pertinencia, estándares y nivel de madurez, dados en las políticas e instrumentos.

 

6. Aplicar las evaluaciones para verificar el cumplimiento de los atributos del servicio según las políticas institucionales para la medición y evaluación a los usuarios y tomar los correctivos que sean necesarios.

 

7. Elaborar y sistematizar conceptos tipo emitidos en las diversas materias de competencia de la Dirección.

 

8. Generar estadísticas, informes y análisis sobre la gestión desarrollada en los temas de su competencia.

 

9. Participar en la planeación de  la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.

 

10. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.

 

11. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.

 

12. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano

La Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, adscrita al Despacho de la Subdirección, cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Proponer, diseñar, ejecutar y evaluar la política de participación ciudadana, de rendición de cuentas, transparencia en la gestión pública y servicio al ciudadano, en los temas de su competencia y en coordinación con las demás entidades que cumplen funciones en estas materias.

 

2. Proponer, implementar, hacer seguimiento y evaluar las políticas que faciliten la relación de los particulares con la Administración Pública a través de la autorización, simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de los trámites y procedimientos que se exigen para el ejercicio de actividades, acceso a los derechos y cumplimiento de las obligaciones. 

 

3. Diseñar y adoptar metodologías y herramientas para la divulgación, implementación y seguimiento de la política en los temas de competencia de la Dirección.

 

4. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones y demás documentos en los temas de su competencia, para la toma de decisiones y la actualización de las políticas y herramientas a cargo del Departamento. 

 

5. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, estudios, investigaciones y evaluaciones de la política y prácticas de política de participación ciudadana y transparencia en la gestión pública y servicio al ciudadano.

 

6. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en las materias de su competencia que permitan la formulación de la política y la toma de decisiones, para una mejor prestación del servicio público.

 

7. Impartir directrices para que las entidades del Estado involucren a los ciudadanos y a las organizaciones de la sociedad civil en el diagnóstico, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública, para incrementar la confianza en la administración pública.

 

8. Elaborar, adoptar y hacer seguimiento a las metodologías e instrumentos orientados a la interiorización de una cultura de integridad en los servidores públicos. 

 

9. Elaborar, adoptar y hacer seguimiento a la implementación del Manual Único de Rendición de Cuentas y demás instrumentos que permitan la difusión de información, la promoción del dialogo y el control social.

 

10. Diseñar, promover e implementar la política de acceso a la información pública, en coordinación con la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística y demás entidades pertinentes.

 

11. Elaborar y adoptar los instrumentos técnicos para que las entidades del Estado y los particulares que cumplen funciones públicas, publiquen y divulguen la información que, de conformidad con las normas legales, debe ser de conocimiento público.

 

12. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Grupo de Análisis y Políticas para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano

El Grupo de  Análisis y Política para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, adscrito a la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Formular las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano, en coordinación con las entidades competentes en la materia.

 

2. Definir estrategias para la adecuada implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano en las entidades del orden nacional y territorial.

 

3. Participar en el diseño de la Política Pública de Acceso a la Información Pública de manera articulada con las entidades líderes en la materia.

 

4. Diseñar y proponer proyectos de Ley, decretos, resoluciones, directivas, metodologías e instrumentos para la implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.

 

5. Realizar estudios e investigaciones para la formulación, implementación y mejoramiento de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.

 

6. Definir los lineamientos y directrices para la elaboración de los planes estratégicos e institucionales en los temas de democratización de la gestión pública, racionalización de trámites y servicio al ciudadano de las entidades en su ámbito de aplicación.

 

7. Diseñar modelos, metodologías e instrumentos que faciliten la participación de la ciudadanía en el diseño, ejecución, evaluación de las políticas, planes, programas y actividades de las entidades públicas.

 

8. Determinar las acciones que deban implementar las entidades públicas para garantizar el ejercicio de la participación ciudadana.

 

9. Conceptuar y hacer seguimiento a las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.

 

10. Elaborar el Manual Único y los lineamientos metodológicos para el proceso de rendición de cuentas en las entidades de la Rama Ejecutiva, del orden nacional y territorial, así como las orientaciones y recomendaciones para las demás ramas del Poder Público, en coordinación con las entidades competentes en la materia.

 

11. Participar en las reuniones de articulación interinstitucional requeridas para la implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.

 

12. Emitir conceptos y absolver consultas formuladas por entidades o particulares relacionados con la identificación de los trámites y su registro en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.

 

13. Definir, diseñar y promover, en coordinación con la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP y la Red Institucional de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas, el Plan Nacional de Formación de Veedores y los programas de capacitación en rendición de cuentas, control social y participación ciudadana en la gestión pública.

 

14. Participar en la planeación de la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.

 

15. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.

 

16. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.

 

17. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Asesoría y Gestión para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano

El Grupo de  Asesoría y Gestión para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, adscrito a la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, cumplirá las siguientes funciones:

 
 
1. Asesorar y orientar técnica e integralmente a los diferentes organismos y entidades del Estado en aspectos relacionados con las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.
 
2. Promover y evaluar la implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, pública, racionalización de trámites y servicio al ciudadano con las entidades del orden nacional y territorial.
 
3. Coordinar el cumplimiento de las metas adquiridas por la Entidad en el marco de políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia,  racionalización de trámites y servicio al ciudadano.
 
4. Capacitar a las entidades en la elaboración e implementación de las estrategias para la adecuada implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.
 
5. Participar en la promoción e implementación de la Política Pública de Acceso a la Información Pública de manera articulada con las entidades líderes en la materia.
 
6. Realizar el seguimiento y la retroalimentación a las estrategias de Racionalización de Trámites, Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana, contenidas en los planes de anticorrupción y de atención al ciudadano de las entidades del orden nacional y territorial.
 
7. Estudiar las propuestas de creación de nuevos trámites puestos a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública y emitir el concepto técnico respectivo.
 
8. Ejercer la Secretaría Técnica del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites – GRAT.
 
9. Participar en los talleres y pruebas funcionales para el levantamiento de nuevas funcionalidades o mejoras a ser aplicadas e implementadas en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
 
10. Diseñar las mejoras o nuevas funcionalidades a ser aplicadas e implementadas en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, y realizar las respectivas pruebas.
 
11. Brindar soporte técnico sobre la funcionalidad de racionalización de trámites en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
 
12. Realizar la verificación de la información de trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT registrada por parte de las entidades del orden nacional y territorial.
 
13. Capacitar a los usuarios del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT en el registro y actualización de la información asociada a los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario.
 
14.Brindar soporte técnico sobre el registro de los trámites y funcionalidades del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
 
15.Administrar el portal del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
 
16. Generar reportes de información de los resultados de la implementación de las políticas de participación ciudadana en la gestión, transparencia, racionalización de trámites y servicio al ciudadano.
 
17. Estandarizar los trámites dentro de la administración pública y verificar su cumplimiento en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT y procedimientos.
 
18. Participar en la planeación de la atención integral a los usuarios de la Entidad, en coordinación con la Subdirección.
 
19. Realizar la atención integral a los usuarios de la Entidad de acuerdo a los lineamientos y prioridades definidos por la Subdirección.
 
20. Realizar la atención integral territorial, sectorial e institucional, conforme a las directrices de la Subdirección.
 
21. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.
Dirección Jurídica

La Dirección Jurídica, adscrita al Despacho del Subdirector, cumplirá las siguientes funciones: 

 

 

 

1. Servir de autoridad en doctrina jurídica para las entidades y organismos del Estado en los temas de competencia del Departamento.

 

2. Estudiar, emitir conceptos y preparar proyectos de actos legislativos, leyes y decretos que el Director General deba someter a consideración del Gobierno nacional y hacer el seguimiento en los temas de competencia del Departamento.

 

3. Asesorar a las entidades públicas en la interpretación de las normas que regulan la organización y el funcionamiento del Estado y la administración del personal a su servicio

 

4. Impartir las directrices jurídicas y adoptar los instrumentos para la interpretación y aplicación de las normas por parte de las dependencias y demás organismos y entidades del Estado en los temas de competencia del Departamento.

 

5. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones y demás documentos en los temas de su competencia, para la toma de decisiones y la actualización de las políticas y herramientas a cargo del Departamento. 

 

6. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, estudios, investigaciones y evaluaciones de la política de competencia del Departamento.

 

7. Asesorar al Director General y a las demás dependencias, en los asuntos, políticas, instrumentos, herramientas y consultas jurídicas que se presenten en el ejercicio de sus funciones.

 

8. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en los cuales se compile, sistematice, actualice, publique y difunda la información normativa, jurisprudencial, doctrinal y demás relacionada con los temas de competencia del Departamento, para una mejor prestación del servicio público.

 

9. Definir y orientar la política de defensa judicial en los temas de competencia del Departamento.

 

10. Representar judicial y extrajudicialmente al Departamento en los procesos judiciales y procedimientos administrativos en los cuales sea parte, previo otorgamiento de poder o delegación del Director General y apoyar a las entidades públicas en la defensa jurídica en los temas de competencia del Departamento. 

 

11. Establecer estrategias de prevención del daño antijurídico y participar en la definición de riesgos jurídicos del Departamento.

 

12. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar el cobro a través de este proceso de las multas impuestas a favor del Departamento por parte de las autoridades competentes o hacer efectivo ante las autoridades judiciales competentes, los derechos de crédito que a su favor tiene y verificar que se desarrolle.

 

13. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del Departamento.

 

14. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dirección.

Grupo de Estudio y Apoyo a la Formulación de Políticas

El Grupo de Estudio y Apoyo a la Formulación de Políticas, adscrito a la Dirección Jurídica, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Adelantar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, los estudios, e investigaciones que contribuyan a la formulación y actualización de las normas y demás instrumentos jurídicos en las materias que sean de competencia del Departamento.

 

2. Estudiar, emitir conceptos y preparar proyectos de actos legislativos, leyes y decretos que el Director General deba someter a consideración del Gobierno Nacional y hacer el seguimiento en los temas de competencia del Departamento.

 

3. Revisar las políticas emitidas por la Entidad y proponer ajustes a las mismas, de acuerdo con las modificaciones y actualizaciones de las disposiciones legales.

 

4. Recopilar, clasificar y analizar, en coordinación con la Dirección de Gestión del Conocimiento, información, estudios, investigaciones jurídicas y demás documentos en los temas de competencia del Departamento, para la toma de decisiones.

 

5. Analizar estudios e investigaciones jurídicas que se hayan adelantado por la entidad o por otras entidades de la Administración Pública o por particulares en los temas de competencia del Departamento, que permitan la actualización de las normas en las materias del Departamento.

 

6. Proponer el diseño y administrar, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los sistemas de información y aplicativos en los cuales se compile, sistematice, actualice, publique y difunda la información normativa, jurisprudencial y doctrinal en los temas de competencia del Departamento, para una mejor prestación del servicio público.

 

7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Grupo de Asesoría, Conceptos y Relatoría

El Grupo de Asesoría, Conceptos y Relatoría, adscrtio a la Dirección Jurídica, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Adelantar acciones que permitan atender con criterios de calidad y oportunidad, en los plazos señalados en la ley, las consultas jurídicas, peticiones, quejas y reclamos a cargo de la Dirección Jurídica.

 

2. Atender las consultas telefónicas y personales que se formulen a la Dirección Jurídica, bajo los lineamientos impartidos por el Grupo de Servicio al Ciudadano.

 

3. Asesorar a las entidades públicas en la interpretación de las normas que regulan la organización y el funcionamiento del Estado y la administración del personal a su servicio.

 

4. Definir los criterios de interpretación jurídica que debe adoptar la Función Pública en los temas de su competencia, en los cuales no se haya fijado una línea por parte de la jurisprudencia o de la doctrina, bajo las directrices del Director Jurídico.

 

5. Revisar, de manera permanente, la normativa y la jurisprudencia y advertir sobre las implicaciones en los criterios adoptados al interior de la Dirección.

 

6. Suministrar la información requerida para mantener actualizada la base de información normativa de la Función Pública, con la jurisprudencia y la doctrina expedida en la materia.

 

7. Prestar el apoyo jurídico que requieran las dependencias de la Función Pública.

 

8. Realizar la revisión y clasificación de los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica y definir los criterios de publicación en los sistemas de información y aplicativos en los cuales se compile, sistematice, actualice, publique y difunda la información normativa, jurisprudencial y doctrinal en los temas de competencia del Departamento, para una mejor prestación del servicio público.

 

9. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Grupo de Defensa Judicial

El Grupo de Defensa Jurídica, adscrtio a la Dirección Jurídica, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Representar judicial y extrajudicialmente al Departamento en los procesos judiciales y procedimientos administrativos en los cuales sea parte, previo otorgamiento de poder o delegación del Director General y apoyar a las entidades públicas en la defensa jurídica en los temas de competencia del Departamento.

 

2. Coadyuvar en la formulación de las políticas institucionales y las estrategias en materia de prevención del daño antijurídico, y presentar al Comité de Conciliación y defensa Judicial las propuestas, modificaciones y actualizaciones que legal o administrativamente correspondan.

 

3. Establecer y ejecutar la estrategia de defensa judicial en los distintos procesos en que sea vinculada por activa o pasiva la Entidad, atendiendo los criterios y las directrices impartidas por las instancias competentes de la Institución.

 

4. Preparar las fichas técnicas de los distintos asuntos que deban ser presentados a consideración y aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, ejercer su secretaría Técnica y llevar el registro y control de las actas de las reuniones.

 

5. Atender oportunamente las acciones de tutela, de cumplimiento y demás acciones constitucionales que se instauren en contra de la Entidad.

 

6. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar el cobro a través de este proceso de las multas impuestas a favor del Departamento por parte de las autoridades competentes o hacer efectivo ante las autoridades judiciales competentes, los derechos de crédito que a su favor tiene y verificar que se desarrolle.

 

7. Prestar asesoría en materia procesal a las distintas dependencias de la Entidad y a los clientes externos en temas de su competencia.

 

8. Preparar las intervenciones procesales que se requieran en cumplimiento de la actividad litigiosa a cargo de la entidad, consultando criterios de calidad, autocontrol, oportunidad y eficiencia.

 

9. Ejercer el control de la actividad judicial, llevar su registro, hacer la correspondiente evaluación y presentar los informes que administrativa o institucionalmente correspondan.

 

10. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Grupo Documental de Asuntos Jurídicos

El Grupo Documental de Asuntos Jurídicos, adscrtio a la Dirección Jurídica, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Ejecutar las políticas archivísticas con los documentos y expedientes de la Dirección Jurídica de conformidad con la normativa vigente y con las necesidades de la Función Pública, con el fin de administrar, conservar y salvaguardar el patrimonio documental de la entidad.

 

2. Hacer seguimiento y organizar los archivos del área, teniendo en cuenta la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental, de acuerdo con los lineamientos de la Secretaría General – GGD.

 

3. Verificar la ubicación y disponibilidad de los archivos para facilitar la búsqueda de quien lo requiera y velar por correcto uso de los documentos jurídicos que reposen en la Dirección Jurídica.

 

4. Realizar las actividades de transferencia documental de acuerdo con las fechas indicadas.  

 

5. Registrar la asignación de las peticiones a los abogados, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Director Jurídico y el coordinador del Grupo de Asesoría, Conceptos y Relatoría.

 

6. Hacer el seguimiento de los conceptos elaborados por los abogados una vez radicados, hasta continuar con su trámite final en el Grupo de Gestión Documental.

 

7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Secretaría General

Son funciones de la Secretaría General, las siguientes: 

 

 

1. Asistir al Director General en la determinación de las políticas, los objetivos y las estrategias relacionadas con la administración del Departamento. 

 

2. Implementar la política de empleo público e impartir los lineamientos para la adecuada administración del talento humano del Departamento.

 

3. Impartir los lineamientos para mantener actualizado el Manual de Funciones y Competencias Laborales del Departamento.

 

4. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros, los servicios administrativos, la gestión documental y las notificaciones del Departamento. 

 

5. Coordinar la elaboración del Programa Anual de Caja de conformidad con las obligaciones adquiridas y presentarlo al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 

6. Dirigir la programación, elaboración y ejecución de los Planes de Contratación y de Adquisición de Servicios y Obra Pública de la Entidad, de manera articulada con los instrumentos planeación y presupuesto.

 

7. Impartir las instrucciones para el seguimiento a la ejecución de los recursos asignados a los proyectos de inversión y para la formulación y seguimiento a los proyectos de funcionamiento del Departamento.

 

8. Prestar el soporte técnico básico o de primer nivel a los usuarios internos del Departamento, garantizando el adecuado funcionamiento de la infraestructura tecnológica base, en coordinación con las dependencias competentes. 

 

9. Preparar en coordinación con la Oficina de Planeación, el Anteproyecto Anual de Presupuesto, de acuerdo con las directrices que impartan el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Director General del Departamento, velando por su correcta y oportuna presentación.

 

10. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución de bienes muebles e inmuebles necesarios para el normal funcionamiento del Departamento.

 

11. Consolidar los estados financieros y de ejecución presupuestal de la respectiva vigencia fiscal para la rendición de la cuenta anual con destino a las entidades competentes.

 

12. Apoyar la orientación, coordinación y el ejercicio del control administrativo de las dependencias de la entidad.

 

13. Dirigir y coordinar los estudios técnicos requeridos para modificar la estructura interna y la planta de personal del Departamento.

 

14. Gestionar y hacer seguimiento al servicio prestado a entidades, servidores públicos y ciudadanos así como la adecuada atención de las solicitudes, quejas, reclamos y derechos de petición realizados por los ciudadanos y dar las soluciones pertinentes.

 

15. Coordinar la función disciplinaria y aplicar el procedimiento con sujeción a lo establecido en las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.

 

16. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional

 

17. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Secretaría.

Grupo de Gestión Contractual

El Grupo de Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General en todos los aspectos contractuales de la Entidad.

 

2. Acompañar, asesorar y apoyar los procesos de contratación que requieran los líderes de los procesos institucionales.

 

3. Ejecutar el Plan de Adquisiciones de la Entidad, responder por su publicación y realizar el seguimiento al mismo.

 

4. Adelantar los procesos contractuales requeridos por las áreas de la Entidad, según sus necesidades, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

 

5. Elaborar, legalizar y liquidar los contratos que se requieran, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y los procedimientos establecidos al interior de la Entidad.

 

6. Proyectar los actos administrativos que se requieran y/o deriven de la actividad contractual de la Entidad.

 

7. Aprobar las garantías exigidas en los contratos.

 

8. Mantener actualizada la información contractual de la Entidad, así como lo referente a las disposiciones legales vigentes e informarla de manera oportuna a las dependencias.

 

9. Asesorar y adelantar las acciones necesarias para la solución de controversias y/o diferencias derivadas de los contratos suscritos por la Entidad.

 

10. Registrar y/o publicar en los sistemas y/o aplicativos dispuestos para la actividad contractual la información requerida, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

 

11. Expedir las certificaciones que sean requeridas con ocasión de la actividad contractual.

 

12. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del Grupo conforme a las normas legales vigentes y necesidades de la Entidad y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del Grupo.

 

13. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.

 

14. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Gestión Humana

El Grupo de Gestión Humana, adscrito a la Secretaría General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General en los elementos conceptuales y técnicos necesarios para la formulación de las políticas, planes, programas y estrategias de gestión y proyección del talento humano de la Entidad.

 

2. Formular, ejecutar y evaluar los planes estratégicos y programas para la gestión del talento humano en sus fases de ingreso, permanencia y retiro de los servidores de la Entidad, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

 

3. Diseñar, dirigir, implementar, administrar y evaluar las políticas y programas en materia de gestión humana de los servidores públicos de la Entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.  

 

4. Realizar la liquidación y trámite oportuno de la nómina de personal, prestaciones sociales y demás reconocimientos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

 

5. Elaborar y mantener actualizado el manual de funciones y competencias laborales de la Entidad conforme a la planta de personal y a las disposiciones legales vigentes.

 

6. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la formulación de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos internos y las disposiciones legales vigentes.

 

7. Custodiar, sistematizar y mantener actualizadas las historias laborales de todos los servidores públicos de la Entidad.

 

8. Llevar el registro de las situaciones administrativas de los servidores públicos de la Entidad, proyectar los actos administrativos que correspondan a la Dependencia y expedir las certificaciones requeridas por los mismos, así como las destinadas al trámite de bonos pensionales.

 

9. Diseñar e implementar el plan anual de vacantes de la Entidad.

 

10. Desarrollar estrategias para el fortalecimiento del talento humano e incorporar elementos de innovación y gestión del cambio en la Entidad.

 

11. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del Grupo conforme a las normas legales vigentes y necesidades de la Entidad y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del Grupo.

 

12. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.

 

13. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Gestión Financiera

El Grupo de Gestión Financiera, adscrito a la Secretaría General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General en lo relacionado con la ejecución, desarrollo y control de las actividades relacionadas con los aspectos financieros de la Entidad.

 

2. Apoyar la definición e implementación de la estructura de costos en la Entidad basado en las disposiciones legales vigentes.

 

3. Registrar el anteproyecto de presupuesto para la vigencia siguiente en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y desagregación de los gastos de personal y generales de la vigencia actual.

 

4. Gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público las modificaciones al presupuesto como: adiciones, reducciones, traslados presupuestales, entre otros, sujetos a la aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, incluyendo actos administrativos si se requieren.

 

5. Efectuar el registro de las operaciones financieras en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF.

 

6. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y efectuar los Registros Presupuestales correspondientes.

 

7. Administrar el Programa Anual Mensualizado de Caja de la Entidad aprobado para cada vigencia de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

 

8. Garantizar el registro de la ejecución, contabilización y presentación de informes fiscales, presupuestales, contables y de pagaduría de la Entidad ante los diferentes entes de control.

 

9. Responder con oportunidad y calidad por el registro de la totalidad de operaciones financieras, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

 

10. Elaborar los estados financieros de la Entidad y realizar su registro en los aplicativos dispuestos para éste fin, siguiendo las disposiciones legales que en la materia expida la Contaduría General de la Nación.

 

11. Realizar las evaluaciones financieras de las propuestas presentadas dentro de los procesos de contratación de la Entidad.

 

12. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del Grupo conforme a las normas legales vigentes y necesidades de la Entidad y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del Grupo.

 

13. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.

 

14. Efectuar los pagos de las obligaciones de la Entidad de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

 

15. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Gestión Administrativa y Documental

El Grupo de Gestión Administrativa, adscrito a la Secretaría General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General en lo relacionado con los servicios administrativos, recursos físicos que requiera la Entidad.

 

2. Consolidar el plan de necesidades de bienes, obras y/o servicios de las dependencias de la Entidad.

 

3. Formular, priorizar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en lo relacionado con el presupuesto de funcionamiento para cada vigencia fiscal.

 

4. Administrar acorde con las disposiciones legales vigentes, los bienes que reciba o adquiera la Entidad y mantener actualizados los registros de almacén e inventarios.

 

5. Asegurar el mantenimiento, conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad, así como la constitución de las pólizas de seguros que garanticen su protección.

 

6. Ejecutar de manera oportuna, las actividades previas y necesarias para la constitución anual de la caja menor, por parte del Director de la Entidad y gestionar todas aquellas actividades referentes a su funcionamiento y cierre definitivo, de acuerdo con los procedimientos institucionales y las disposiciones legales vigentes.

 

7. Ejecutar las actividades internas y/o externas necesarias para la continuidad en la prestación del servicio de comunicaciones móviles, en concordancia con las políticas de austeridad del gasto emitidas por el Gobierno Nacional y por la Entidad.

 

8. Ejecutar las actividades y trámites internos y/o externos necesarios para mantener en funcionamiento el parque automotor bajo la responsabilidad de la Entidad.

 

9. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del Grupo conforme a las normas legales vigentes y necesidades de la Entidad y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del Grupo.

 

10. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.

 

11. Dirigir, controlar y hacer seguimiento oportuno al soporte técnico de primer nivel en la infraestructura tecnológica básica del Departamento.

 

12. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Gestión Documental

El Grupo de Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General, cumplirá las siguientes funciones:

 

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General en lo relacionado con los servicios administrativos, recursos físicos y/o de gestión documental que requiera la Entidad.

 

2. Realizar las actividades de recepción, distribución y despacho de la correspondencia interna y externa, ejerciendo el control operativo de los registros de información ingresados a los aplicativos utilizados en la Dependencia.

 

3. Liderar al interior de la Entidad las políticas archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, con el fin de administrar, conservar y salvaguardar el patrimonio documental de la Entidad.

 

4. Orientar a las dependencias de la Entidad en la actualización de la Tabla de Retención Documental y realizar seguimiento a lo establecido en ella.

 

5. Planear, administrar, controlar y evaluar el Programa de Gestión Documental de la Entidad.

 

6. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional

El Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, adscrito a la Secretaría General, tendra las siguientes funciones:

 

 

1. Proponer y asistir a la Secretaría General frente a la definición e implementación de estrategias tendientes a mejorar continuamente el servicio al ciudadano en la Entidad.

 

2. Responder las peticiones de primer nivel de atención que formulen los ciudadanos por los diferentes canales de atención, cuando sean de competencia de la Entidad.

 

3. Conocer y tramitar las peticiones de consulta de segundo nivel recibidas por el canal escrito, telefónico, presencial y virtual, sobre las que exista pronunciamiento escrito de la Entidad y escalar las peticiones que ingresen del tercer nivel de servicio.

 

4. Establecer y controlar los niveles de acuerdos de servicio relacionados con la atención a las peticiones institucionales por nivel y por canal en la Entidad.

 

5. Administrar los canales institucionales para la atención a las peticiones de los usuarios de la Entidad.

 

6. Aplicar las herramientas e instrumentos desarrollados por la Entidad para la atención a peticiones de usuarios.

 

7. Aplicar las estrategias y lineamientos definidos por la Entidad para la atención a usuario.

 

8. Recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y/o denuncias por actos de corrupción que presenten los ciudadanos respecto de los servicios que presta la Entidad y del comportamiento de sus servidores atendiendo las políticas dispuestas por la Dirección y de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes y en la resolución interna que reglamente el derecho de petición, las quejas, reclamos y denuncias.

 

9. Administrar, conservar y salvaguardar el Centro de Documentación de la Entidad, de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad documental.

 

10. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del Grupo conforme a las normas legales vigentes y necesidades de la Entidad y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del Grupo.

 

11. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.

 

12. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Grupo de Control Disciplinario Interno

El Grupo de Control Disciplinario Interno, adscrito a la Secretaría General, es el encargado de conocer y fallar, en primera instancia, los asuntos disciplinarios contra los servidores públicos y exservidores del Departamento.

 

Esto de conformidad con lo establecido en las Resoluciones 385 de 2002 y 096 de 2011.