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Se establece el procedimiento para autorizar la creación de nuevos trámites, su adopción e implementación, la modificación estructural de los trámites ya existentes, y el seguimiento a la política de racionalización de trámites.

Procedimiento para autorizar la creación de nuevos trámites, adopción e implementación

  1. La entidad responsable del trámite debe ingresar al Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), registrar la información básica del trámite, anexando los siguientes documentos:
  2. Solicitud mediante comunicado suscrito por el servidor autorizado por la entidad que lidera el trámite.

    Proyecto definitivo de acto administrativo que va a expedir la entidad responsable de reglamentar el trámite.

    La manifestación de impacto regulatorio.

  3. Una vez ingresada la solicitud al sistema, el Departamento Administrativo de la Función Pública revisará los documentos aportados.
  4. El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá solicitar información adicional o ajustes a los documentos presentados.
  5. El Departamento Administrativo de la Función Pública en un término de treinta (30) días emitirá concepto frente a la solicitud presentada por la entidad.
  6. Una vez se haya expedido el acto administrativo que regula el trámite, la entidad responsable deberá finalizar el registro para su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

Procedimiento para modificación estructural de trámites ya existentes

  1. Ingresar al Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) y registrar la modificación propuesta en el formato integrado del trámite.
  2. El Departamento Administrativo de la Función Pública determinará si se trata de una modificación estructural; en este caso se requerirá la presentación de la manifestación de impacto regulatorio que justifique el incremento en la carga administrativa al ciudadano, usuario o grupos de interés.
  3. El Departamento Administrativo de la Función Pública en un término de treinta (30) días emitirá concepto frente a la solicitud de modificación estructural presentada por la entidad.
  4. Una vez se haya expedido el acto administrativo que modifica estructuralmente el trámite, se autorizara la modificación en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

Guía metodológica para la racionalización de trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

1. En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

2. En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

guía metodológica

  1. Preparación: Consiste en planear, analizar y socializar la importancia del enfoque por procesos para el análisis de trámites y el cumplimiento de la política de racionalización.
  2. Recopilación de información general: Consiste en obtener toda la información general que pueda requerirse para entender y analizar los trámites y procesos asociados, para posteriormente priorizarlos y enfocarse en las diferentes oportunidades de racionalización e interoperabilidad.
  3. Análisis y diagnóstico: Consiste en la priorización de los trámites identificados, el análisis detallado de la información recopilada en el punto anterior para los trámites priorizados, y la elaboración del diagnóstico de la situación actual para los trámites priorizados.
  4. Formulación de acciones de racionalización y rediseño: A partir de las causas identificadas, se continúa con la identificación de acciones de racionalización para atacar dichas causas y, por ende, minimizar los efectos negativos de los problemas y añadir mayor valor al usuario.
  5. Implementación y monitoreo: A partir del listado de acciones del punto anterior, se debe realizar la implementación, monitoreo y evaluación de las acciones de racionalización definidas, según su plazo de implementación.
  6. Evaluación y ciclo continuo de racionalización: Hacer una evaluación de las acciones implementadas y realizar nuevos ciclos de racionalización.

Manifestación del impacto regulatorio que presentan las entidades para acreditar la creación, adopción o modificación del trámite deberá contener:



Justificación



Costos de implementación



Manifestación del impacto regualtorio



Recursos presupuestales y administrativos



Eficacia



Eficiencia

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